Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng. Bộ phận kinh doanh kiểm tra, xét duyệt đơn đặt hàng và đồng thời lập hợp đồng kinh tế (đối với trường hợp khách hàng mới). Hợp đồng được lập thành 4 bản, ký duyệt và gửi cho khách hàng kiểm tra, ký tên, đóng dấu và chuyển trả lại 2 bản. 1 bản được lưu tại phòng kinh doanh theo từng đối tượng, bản còn lại được chuyển đến cho kế toán bán hàng. Căn cứ vào thời điểm giao hàng ghi trong đơn đặt hàng, bộ phận kinh doanh lập lệnh bán hàng (3 liên), liên 1 của lệnh bán hàng được lưu theo đối tượng khách hàng, liên 2 chuyển đến cho kế toán bán hàng, liên còn lại được chuyển đến cho bộ phận kế toán kho.
Căn cứ vào lệnh bán hàng do bộ phận kinh doanh chuyển đến, kế toán kho lập phiếu xuất kho (2 liên) và phiếu giao hàng (2 liên). Sau khi phiếu giao hàng và phiếu xuất kho đã được ký duyệt. Kế toán kho chuyển liên 2 phiếu xuất kho cho thủ kho chuẩn bị các thủ tục xuất hàng, 2 liên phiếu giao hàng cho bộ phận giao hàng.
Thủ kho nhận được phiếu xuất kho từ kế toán kho, tiến hành xuất hàng hoá cho bộ phận giao hàng, phiếu xuất kho được lưu lại theo số thứ tự.
Bộ phận giao hàng nhận hàng từ thủ kho, 2 liên phiếu giao nhận từ kế toán kho sẽ chuyển hàng đến cho khách hàng. Khách hàng kiểm tra và nhận hàng, ký vào phiếu giao hàng sau đó giữ lại 1 liên, liên còn lại bộ phận giao hàng đem về chuyển cho kế toán kho vào cuối ngày.
Kế toán kho nhận, kiểm tra và đối chiếu phiếu giao hàng với phiếu xuất kho. Sau đó, kế toán kho chuyển phiếu giao hàng cho kế toán bán hàng. Kế toán kho căn cứ vào phiếu xuất kho để nhập liệu vào phần mềm kế toán, cập nhật vào sổ chi tiết hàng hoá và lưu phiếu xuất kho theo số thứ tự.
Kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phiếu giao hàng và lệnh bán hàng, kiểm tra, đối chiếu và lập hóa đơn GTGT (3 liên), liên 2 gửi cho khách hàng, liên 1 và 3 dùng làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm, cập nhật sổ chi tiết bán hàng. Hợp đồng kinh tế, phiếu giao hàng và lệnh bán hàng được kế toán bán hàng lưu theo từng đối tượng khách hàng, hóa đơn được lưu theo số thứ tự.
Ghi nhận vào sổ sách kế toán
Theo trình tự ghi sổ đã được cài đặt, các số liệu về doanh thu bán hàng sẽ tự động cập nhập vào các bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511 và các sổ liên quan như TK 111 (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt), hoặc TK 112, TK131. Cuối kì kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.