Đặc điểm kế toán hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán vì hàng kém chất lượng, sai quy cách, chủng loại....

Chính sách trả hàng của công ty: Khách hàng có quyền trả hàng do hàng hóa bị hư hỏng, sai quy cách,.. tại thời điểm nhận hàng.

3.2.2 Chứng từ, sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán 3.2.2.1 Chứng từ, sổ sách:

Hóa đơn trả hàng.

3.2.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán

Khi nhận được thông tin trả hàng của khách hàng từ 2 nguồn thông tin như sau:

- Thông tin trả hàng được cập nhập trên các sàn thương mại điện tử, kế toán bán hàng sẽ cập nhập thông tin trả hàng của từng khách hàng lên phần mềm bán hàng nội bộ của công ty bao gồm những thông tin sau: mã đơn hàng (tương ứng đối với 1 đơn hàng khách hàng tạo), tên sàn thương mại điện tử trả (ví dụ: Shopee hoặc Tiki), mã hàng hóa, số lượng, tổng tiền. Bên cạnh đó, Bộ phận kho sau khi nhận thông tin trả hàng và hàng hóa từ đơn vị vận chuyển trả hàng sẽ kiểm tra trên phần mềm bán hàng nội bộ những thông tin sau: mã đơn hàng, tên sàn thương mại điện tử trả, mã hàng hóa, số lượng. Sau đó, Bộ phận do sẽ thực hiện thao tác ghi nhận hàng hóa vào kho trên hệ thống.

- Hàng ngày, kế toán xuất hóa đơn sẽ tự động đổ dữ liệu từ hệ thống bán hàng nội bộ của công ty và tiến hành import dữ liệu hàng trả vào phần mềm kế toán Fast phân hệ hàng bán bị trả.

- Lưu ý, đối với những hóa đơn đã xuất sau ngày báo cáo Thuế ghi nhận nghiệp vụ xuất Hóa đơn điều chỉnh giảm doanh và nhập hàng trả vào kho. Trường hợp 2, đối với những hóa đơn chưa báo cáo Thuế đã được hủy trực tiếp trên phân hệ bán hàng.

Sau khi nhận thông tin trả hàng theo mô tả quy trình luân chuyển chứng từ hàng bán bị trả lại ở trên, Kế toán xuất hóa đơn sẽ ghi nhập nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm kế toán trên máy tính.

Theo trình tự ghi sổ đã được cài đặt, số liệu sau khi được ghi nhận sẽ tự động cập nhập số lượng và giá trị hàng bán trả về vào sổ nhật kí chung, sổ chi tiết TK 521 và các sổ liên quan như TK 112, TK131, TK 632, TK 156.

3.2.3Tài khoản sử dụng.

Để phù hợp với công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh, kế toán sử dụng loại tài khoản như sau:

TK 5213: Hàng bán bị trả lại

TK 52131: Hàng bán bị trả lại hàng hóa

3.2.4 Ví dụ minh họa

 Căn cứ vào hoá đơn trả lại hàng số 0300514 ngày 31/12/2020 của Khách hàng không lấy hóa đơn VNShop_Eucerin (HĐ GTGT số 0300514: xem phụ lục II)

Ngày 31/12/2020, Khách đặt hàng trên sàn thương mại đện tử VNShop với mã đơn hàng 20C09WAE39 trả hàng với lý do hàng cận hạn sử dụng giá trả về có thuế là 499.000 đồng/hộp (thuế suất 10%). Hình thức chi trả khoản trả hàng là giảm trừ công nợ chưa thanh toán.

Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán:

- Thông tin trả hàng được cập nhập trên các sàn thương mại điện tử, kế toán bán hàng sẽ cập nhập thông tin trả hàng của khách hàng VNShop_ Eucerin lên phần mềm bán hàng nội bộ của công ty bao gồm những thông tin sau: mã đơn hàng 20C09WAE39, tên sàn thương mại điện tử VNShop_ Eucerin, mã hàng hóa, số lượng, tổng tiền là 499.000.

- Bên cạnh đó, Bộ phận kho sau khi nhận thông tin trả hàng và hàng hóa từ đơn vị vận chuyển trả hàng sẽ kiểm tra trên phần mềm bán hàng nội bộ những thông tin sau: mã đơn hàng, tên sàn thương mại điện tử trả, mã hàng hóa, số lượng. Sau đó, Bộ phận do sẽ thực hiện thao tác ghi nhận hàng hóa vào kho trên hệ thống.

- Ngày 31/12/2020, kế toán xuất hóa đơn sẽ đổ dữ liệu từ hệ thống bán hàng nội bộ của công ty và tiến hành import dữ liệu hàng trả vào phần mềm kế toán Fast phân hệ hàng bán bị trả.

Kế toán phản ánh nghiệp vụ đã phát sinh như sau:

Nợ TK 52131: 453.636

Nợ TK 33311: 45.364

Chứng từ 3.2: Chứng từ nhập liệu hóa đơn hàng bán bị trả lại 0300514 trên phần mềm Fast.

Kế toán sau khi nhận thông tin sẽ hạch toán vào sổ nhật ký chung. Theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ.

Trích NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2020

Đơn vị tính: VNĐ

Chứng từ

Diễn giải ghi sổĐã

cái Số hiệu TK Số phát sinh CT Số Ngày tháng Nợ Có

HD 0300514 31/12/2020 Khách đặt hàng trên sàn thương mại đệntử VNShop trả hàng x 52131 453.636

HD 0300514 31/12/2020 Khách đặt hàng trên sàn thương mạiđện tử VNShop trả hàng x 13111 453.636 HD 0300514 31/12/2020 Thuế GTGT - Khách đặt hàng trên sànthương mại đện tử VNShop trả hàng

33311

4 45.364

HD 0300514 31/12/2020 Thuế GTGT - Khách đặt hàng trên sànthương mại đện tử VNShop trả hàng 13111

4 45.364 Sau khi ghi nhận vào sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK131 theo trình tự thời gian phát sinh

Trích SỔ CÁI Tháng 12 năm 2020

Tài khoản 5213 – Doanh thu bán bán bị trả lại

Đơn vị tính: VNĐ

Chứng từ

Diễn giải ĐƯ Số tiền

CT Số Ngày Nợ Có

Số dư đầu kỳ

TH BT002/12 31/12/2020 [Kết chuyển từ TK 52131 sang TK 511] 511 453.636

Cộng số phát sinh 453.636 453.636

Số dư cuối kỳ 3.3 Kế toán giá vốn hàng bán

3.2.1 Đặc điểm

 Nhà cung cấp và phương thức giao nhận: Hàng hóa mua từ các nhà cung cấp do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện, giao nhận hàng hóa trực tiếp tại kho công ty (kho bên mua).

 Thanh toán đối với các giao dịch mua hàng: Hình thức thanh toán này thông qua: giao dịch chuyển khoản bằng ngân hàng và giao dịch bằng tiền mặt.

- Đối với giao dịch chuyển khoản bằng ngân hàng: Thời hạn thanh toán được thực hiện thông qua các điều khoản đã được kí kết trên hợp đồng.

- Đối với giao dịch bằng tiền mặt: Với những nhà cung cấp mua hàng phát sinh không thường xuyên, số tiền thanh toán ít, công ty thanh toán sau khi nhận được hàng và hóa đơn giá trị gia tăng.

- Nhà cung cấp: Theo dõi trên hệ thống dựa vào: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế (Công ty), số điện thoại, email, người liên hệ. Chi tiết theo từng nhà cung cấp, số đầu kì, số phát sinh, số cuối kì

Phương thức mua hàng: Hiện tại công ty có mua hàng trong nước và hàng nhập khẩu

Trường hợp mua hàng trong nước:

Gía gốc hàng hóa = Giá mua+Chi phí mua-Khoản giảm giá và chiết khấu thương mại

- Chi phí mua: chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm...

Trường hợp mua hàng nhập khẩu:

Gía gốc hàng hóa = Giá mua+Các khoản thuế không được hoàn lại + Chi phí thu mua

- Các khoản thuế không được hoàn lại gồm: thuế NK, thuế BVMT, thuế TTĐB,.... - Thuế nhập khẩu = Giá nhập tại cửa khẩu x Thuế suất thuế nhập khẩu

- Thuế GTGT hàng nhập khẩu = (Gía nhập tại cửa khẩu+Thuế nhập khẩu)xThuế suất thuế GTGT

 Phương pháp tính giá vốn hàng hóa/dịch vụ: Áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước

3.3.2 Chứng từ, sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán 3.3.2.1 Chứng từ, sổ sách

Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT.

3.3.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán

Luân chuyển chứng từ tương tự với kế toán doanh thu bán hàng và kế toán hàng bán bị trả lại.

Mỗi nghiệp vụ phát sinh kế toán tiến hành ghi nhận vào hệ thống phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra giá vốn cho số lượng hàng đã tiêu thụ vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 632, sổ cái TK 632 và các TK liên quan TK 156. Cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.

3.3.3 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 632 dùng để phản ánh giá vốn hàng bán của công ty. TK 6321: Gía vốn hàng bán hàng hóa, thành phẩm. TK 63211: Gía vốn hàng bán hàng hóa.

3.3.4 Ví dụ minh họa

Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước.

 Căn cứ vào phiếu nhập hàng trả số PN202012-0953, ngày 07/12/2020 nhập lại số lượng

hàng hóa do khách hàng không lấy hóa đơn của số chứng từ 0223247 và 0223248.

Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán

- Khi nhận hàng trả về tới kho của đơn vị vận chuyển, Thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hóa về chất lượng lẫn số lượng sản phẩm dựa vào mã đơn hàng, tên sàn thương mại điện tử trả, mã hàng hóa, số lượng. Đồng thời, kế toán kho tiến hành nhập kho để nhập hàng vào hệ thống phần mềm bán hàng nội bộ.

- Kế toán xuất hóa đơn tiến hành đổ file dữ liệu những đơn hàng trả trên hệ thống phần mềm bán hàng nội bộ. Tiếp theo, tiến hành kiểm tra và đổ dữ liệu vào phần mềm kế toán Fast để tiến hành xuất hóa đơn hàng bán bị trả lại để ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi giảm thuế GTGT, trừ lại số tiền cho khách, mặt khác ghi nhận lại hàng và giảm giá vốn hàng bán.

- Theo trình tự ghi sổ đã được cài đặt, số liệu sau khi được ghi nhận sẽ tự động cập nhập số lượng và giá trị hàng bán trả về vào sổ nhật kí chung, sổ chi tiết TK 632 và các sổ liên quan như TK TK 156.

- Kế toán phản ánh nghiệp vụ đã phát sinh như sau:

Nợ TK 63211: 350.874

Có TK 1561: 350.874

Chứng từ 3.3: Chứng từ phiếu nhập kho hàng trả số phiếu PN202012-0953 trên phần mềm Fast.

Trình tự thì chúng ta tiếp tục ghi vào sổ nhật ký chung số phiếu PN202012-0953 như sau:

Trích NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2020

Đơn vị tính: VNĐ

Chứng từ

Diễn giải Đã ghi sổ

cái Số hiệu TK Số phát sinh CT Số Ngày tháng Nợ Có PN202012 0953 07/12/2020 Giá vốn hàng bị trả lại x 632 350.874 PN20201 2 0953 07/12/2020 Giá vốn hàng bị trả lại x 156 350.874

Tiếp theo thì chúng ta tiếp tục ghi vào sổ cái số phiếu PN202012-0953 như sau:

Tháng 12 năm 2020

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

Đơn vị tính: VNĐ

Chứng từ

Diễn giải Số tiền

CT Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ PN202012 0953 07/12/2020 Giá vốn hàng bị trả lại 156 350.874 TH BT006/12 31/12/2020 [Kết chuyển từ TK 632 sang TK911] 911 350.874 Cộng số phát sinh 350.874 350.874 Số dư cuối kỳ 3.4 Kế toán chi phí bán hàng 3.4.1 Đặc điểm

Công ty sử dụng TK 641 – “Chi phí bán hàng” để theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng bao gồm: chi phí lương nhân viên, chi phí vận chuyển hàng, chi phí khấu hao tài sản …. Công ty mở các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi chi phí bán hàng.

 Chi phí nhân viên: bao gồm chi phí lương và các khoản trích theo lương.

- Số lượng lao động tính tới thời điểm 31/12/2020 của công ty bao gồm 76 người. - Bộ phận bán hàng bao gồm 61 người có nhiệm vụ:

+ Theo dõi đơn đặt của khách hàng trên các sàn thương mại điện tử (Lazada, Shopee, Sendo, Vnshop, Tiki, Yes24) cung cấp thông tin kịp thời đến các bộ phận có liên quan. + Đảm nhận việc cập nhập dầy đủ và kịp thời cơ chế bán hàng, các chương trình khuyến mãi liên tục của các sàn thương mại, của các nhà cung cấp nhằm đảm bảo việc bán hàng thuận lợi.

+Tổng hợp các báo cáo theo định kì hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban giám đốc. + Theo dõi hàng cận date trong kho để đề xuất phương bán xử lý kịp thời... - Công thức tính lương của công ty theo bảng dưới đây:

T Tên đề mục Cách tính lương

1 Lương thỏa thuận

2 Bổ sung khác

3 Thu nhập theo ngày công Lương thỏa thuận x Ngày công làm việc

4 Hỗ trợ chi phí gửi xe 250,000 VND (cố định)

5 Khoản ngoài lương

5.1 Hỗ trợ chuyên cần 300,000 VND

5.2 Phụ cấp khác/thưởng (xem Ghi chú)

6 Truy thu

7 Tổng thu nhập gross (7=3+4+5-6)

Thu nhập theo ngày công + Hỗ trợ chi phí gửi xe + Khoản ngoài lương - Truy thu

KHOẢN PHẢI TRỪ NGƯỜI LAO ĐỘNG

9 8% Bảo hiểm xã hội Mức lương tham gia BHXH bắt buộc x 8%

10 1.5% Bảo hiểm y tế Mức lương tham gia BHXH bắt buộc x 1.5%

11 1% Bảo hiểm thất nghiệp Mức lương tham gia BHXH bắt buộc x 1 %

12 1% Kinh phí công đoàn (không quá 149,000 đ/tháng) Mức lương tham gia BHXH bắt buộc x 1 % 13 Giảm trừ mỗi cá nhân nộp thuế 11,000,000 đ/tháng

14 Giảm trừ gia cảnh 4,400,000 đ/người/tháng 15 Thu nhập tính thuế TNCN (15=7-9-10-11-13-

14)

Tổng thu nhập gross - BHXH – BHYT – BHTN – KPCĐ – giảm trừ mỗi cá nhân nộp thuế – giảm trừ gia cảnh

16 Thuế TNCN phải nộp Thu nhập tính thuế x thuế suất

17 Tổng các khoản phải trừ NLĐ chịu (17=9+10+11+12+16)

BHXH + BHYT + BHTN + KPCĐ + Thuế TNCN phải nộp.

18 Thu nhập thực lãnh (18=7-17) Tổng thu nhập gross - Tổng các khoản phải trừ NLĐ chịu

KHOẢN PHẢI TRỪ DOANH NGHIỆP

19 Các khoản khấu trừ vào chi phí doanh nghiệp (19=20+21+22+23) BHXH + BHYT + BHTN + KPCĐ

20 17% Bảo hiểm xã hội cộng thêm Mức lương tham gia BHXH bắt buộc x 17%

21 3% Bảo hiểm y tế cộng thêm Mức lương tham gia BHXH bắt buộc x 3%

22 1.5% Bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp Mức lương tham gia BHXH bắt buộc x 1.5%

23 2% Kinh phí Công đoàn Mức lương tham gia BHXH bắt buộc x 2%

24 TỔNG CHI PHÍ DOANH NGHIỆP PHẢI TRẢ (24=18+19)

Thu nhập thực lãnh + Các khoản khấu trừ vào chi phí doanh nghiệp

Bảng 3.1: Bảng cách tính lương nhân viên của công ty TNHH Global Jet Commerce.

Chú ý: Mục 5.1 – Chuyên cần: Nếu đi làm trễ sau 8h30 hoặc quên bấm dấu vân tay lúc vào làm và lúc tan sở sẽ không được tiền chuyên cần. Ngoài ra, đi làm trễ và quên bấm dấu vân tray sẽ bị trừ 50.000/lần ghi nhận vào mục 6 – Truy thu.

Chi phí vật liệu, bao bì: vì đây là công ty bán hàng trên các sàn thương mại điện tử nên

trước khi giao hàng các hàng hóa phải được đóng gói một cách cẩn thận. Vì vậy chi phí vật liệu, bao bì thường xuyên phát sinh và chiếm một phần lớn trong chi phí bán hàng.

- Chi phí vật liệu, bao bì bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu để mục đích đóng gói hàng hóa sản phẩm như thùng carton, băng keo, giấy tem nhiệt, màng Pe, túi xốp, màng Foam,

Đặc điểm kế toán hàng bán bị trả lại

Khái niệm và đặc điểm

Kế toán chiết khấu thương