2.4.2.1 Chứng từ sổ sách.
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn GTGT.
2.4.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán.
Dưới đây là một quy trình mua hàng – trả tiền ngay
Bộ phận có nhu cầu gởi “ Phiếu yêu cầu mua hàng” (2 liên) cho bộ phận mua hàng. Trên phiếu yêu cầu này phải có chữ kí của người thẩm quyền xét duyệt của từng phòng ban. Liên thứ 1 bộ phận có yêu cầu lưu trữu lại, Liên thứ 2 gởi tới phòng mua hàng
Bộ phận mua hàng gởi “ Đơn đặt hàng” có đầy đủ thông tin tên nhà cung cấp, số lượng, chủng loại, giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng, tổng số tiền, và phòng ban sử dụng hàng hóa này cho Tổng giám đốc xét duyệt. Đơn đặt hàng này bao gồm 3 liên: Liên 1 phòng mua hàng lưu trữ, Liên 2 cho bộ phận kho, Liên thứ 3 cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp gởi hàng đi cho đơn vị và gởi riêng hóa đơn GTGT cho phòng kế toán. Khi hàng về tới kho, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng lẫn số lượng, chủng loại trên “Đơn đặt hàng”. Kế toán kho tiến hành lập phiếu nhập kho (bao gồm 2 liên) đồng thời nhận mã hàng hóa, số lượng lên hệ thống quản lý hàng tồn kho, mặc khác kí nhận chỗ người lập phiếu và đưa cho thủ kho, người chuyển hàng hóa kí xác nhận. Sau khi hoàn tất xong, kế toán kho lưu lại liên 1 phiếu nhập kho, liên 2 chuyển về kế toán bán hàng.
Kế toán bán hàng tiến hành kiểm tra phiếu nhập kho và biên bản giao nhận hàng (nếu có), đơn đặt hàng, hóa đơn ghi nhận giá vốn hàng bán, tăng thuế GTGT, ghi nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp lên phần mềm kế toán.
Bước tiếp theo tới hạn thanh toán, kế toán nợ phải trả làm phiếu đề nghị thanh toán kèm theo những chứng từ có liên quan gởi Kế toán trưởng và tổng giám đốc duyệt, Sau khi duyệt xong lưu chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán kiểm tra lại thông tin và tiến hành thanh toán.
Kế toán thanh toán làm lệnh “Uỷ nhiệm chi” thanh tóan cho nhà cung cấp. Sau khi thanh toán xong, ngân hàng gởi “Giấy báo Nợ” hoặc “Bảng sao kê” kế toán kiểm tra xem trong bảng sao kê đã có khoản thanh toán này chưa và nội dung thanh toán có đung hay không. Tiếp theo, kế toán thanh toán ghi nhận giảm nợ phải trả của nhà cung cấp và giảm số tiền chuyển khoản của công ty trên phần mềm kế toán.
=
Đơn giá bình quân
Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân Đơn giá bình
TK 154
Xuất kho thành phẩm, hàng hóa để bán TK 155, 156
Thành phẩm, hàng hoá xuất kho gửi bán
Khi hàng gửi đi bán được xác định là tiêu thụ
TK 632 TK 155,156
TK 154
Thành phẩm, hàng hóa đã bán bị trả lại nhập kho
Cuối kỳ kết chuyển GVHB của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ
Thành phẩm SX ra tiêu thụ ngay không qua nhập kho
Thành phẩm SX ra gửi đi bán không qua nhập kho
Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
TK 911
TK 157
Cuối kỳ kết chuyển giá thành dịch vụ hoàn thành tiêu thụ vào cuối kỳ Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
TK 159
2.4.3 Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán2.4.3.1 Tài khoản sử dụng: 2.4.3.1 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 632 “Gía vốn hàng bán” dùng để phản ánh giá gốc của hàng hóa dịch vụ bán ra, hao hụt của hàng hóa do công ty chịu trách nhiệm, dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
TK 632- Giá vốn hàng bán
TK 632 không có số dư cuối kỳ.
2.4.3.2 Sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán (Nguồn: Thông tư 200.133)
2.5 Kế toán chi phí bán hàng 2.5.1 Khái niệm và đặc điểm
Chi phí bán hàng là toàn bộ những chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm lương và các khoản trích theo lương của cán bộ nhân viên phục vụ quá trình bán hàng, các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bản hành sản phẩm, hàng hóa….
2.5.2 Chứng từ sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách2.5.2.1 Chứng từ sổ sách 2.5.2.1 Chứng từ sổ sách
Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng kê thanh toán tạm ứng, bảng lương. - Giá vốn hàng hóa đã tiêu thụ
- Chi phí nguyên vật liệu vượt mức và chi phí sản xuất chung không phân bổ
- Hao hụt mất mát của hàng tồn kho - Chi phí tự xây dựng vượt mức
- Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn
-Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho
-Kết chuyển giá vốn hàng bán của hàng hóa dịch vụ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
334, 338 641
Giá trị ghi giảm chi phí bán hàng
911
111,152, 1388
Cuối kỳ kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh Chi phí nhân viên
Chi phí vật liệu, dụng cụ 152, 153, 242
Chi phí khấu hao 214
Thuế, lệ phí phải nộp
Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền mặt 333
331, 111
2.5.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách
Mô tả quy trình chi phí bán hàng: lương và các khoản trích theo lương
Hàng tháng, Phòng nhân sự gởi bảng lương về cho phòng kế toán để tiến hành kiểm tra và xét duyệt. Sau khi kế toán kiểm tra các nội dung như: số người tham gia lao động ở công ty, mức lương thực nhận, mức lương đóng bảo hiểm, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN,...có đầy đủ và đúng không. Nếu đúng và đầy đủ kế toán tổng hợp kí vào Bảng lương và trình cho kế toán trưởng và tổng giám đốc kí duyệt.
Khi kí duyệt xong, gởi trả lại chứng từ bảng lương cho phòng nhân sự để gởi ngân hàng đi lương. Kế toán tổng hợp gởi thông tin tổng số tiền trong Bảng lương cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán làm phiếu đề nghị thanh toán cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc duyệt. Tiếp theo làm lệnh Uỷ nhiệm chi hoặc Séc để chuyển tiền cho ngân hàng. Sau khi chuyển tiền xong, ngân hàng gởi “Gíấy báo Nợ” hoặc “Bảng sao kê” cho đơn vị, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra thông tin trên sao kê có đúng với số tiền và nội dung thanh toán này chưa.
Đồng thời kế toán thanh toán cập nhập vào phần mềm kế toán vào phân hệ chi tiền ngân hàng còn kế toán tổng hợp trích lương và các khoản trích theo lương vào nhật kí chung.
2.5.3 Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán2.5.3.1 Tài khoản sử dụng 2.5.3.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” dùng để tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, lao vụ, dịch vụ, hoa hồng bán hàng, quảng cáo, bảo hành sản phẩm, chi phí phát sinh trong doanh nghiệp và có 7 TK cấp 2 như sau:
TK 6411: Chi phí nhân viên. TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì. TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415: Chi phí bảo hành.
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí khác bằng tiền.
641- Chi phí bán hàng
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
2.5.3.2 Sơ đồ hạch toán:
-Chi phí bán hàng thực tế phát sinh -Các khoản giảm chi phí bán hàng
-Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng(Nguồn: Thông tư 200.133) 2.6 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
2.6.1 Khái niệm và đặc điểm:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí liên quan chung đến toàn bộ hoạt động quản lý điều hành chung của doanh nghiệp gồm: tiền lương, các khoản trích theo lương, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động,….
2.6.2 Chứng từ, sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán: 2.6.2.1 Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn mua hàng, bảng tính khấu hao, bảng tính lương.
2.6.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán
Hàng ngày, khi có phát sinh các khoản liên quan tới chi phí quản lý doanh nghiệp như chi phí lương thuộc Ban giám đốc và các quản lý do phòng nhân sự cung cấp Bảng lương, chi phí văn phòng như tiền điện, nước, điện thoại cố định, internet do bộ phận hành chính cung cấp đầy đủ chứng từ như phiếu đề nghị thanh toán có chữ kí duyệt của bộ phận liên quan và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Bảng tính khấu hao...để kế toán tiến hành Kế toán tổng hợp gởi thông tin tổng số tiền cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán làm phiếu đề nghị thanh toán cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc duyệt. Tiếp theo làm lệnh Uỷ nhiệm chi hoặc Séc để chuyển tiền cho ngân hàng.
Sau khi chuyển tiền xong, ngân hàng gởi “Gíấy báo Nợ” hoặc “Bảng sao kê” cho đơn vị, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra thông tin trên sao kê có đúng với số tiền và nội dung thanh toán này chưa.
2.6.3 Tài khoản và sơ đồ hạch toán:2.6.3.1 Tài khoản sử dụng: 2.6.3.1 Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí tiền lương quản lý, trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm….TK này có 8 TK cấp 2 như sau:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422: Chi phí vật liệu, bao bì quản lý. TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6425: Thuế, phí và lệ phí.
TK 6426: Chi phí dự phòng.
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí khác bằng tiền.
642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
-Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh.
-Các khoản giảm trừ chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 142 chờ phân bổ
-Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
Trích khấu hao TSCĐ TK 334,338 TK 642 TK 911 TK 111,112,331 TK 242 TK 214 TK 139
Chi phí phát sinh trả bằng tiền Kết chuyển chi phí QLDN để xác định kết quả kinh doanh
Tiền lương, bảo hiểm cho người lao động Phân bổ chi phí trả trước
Dự phòng phải thu khó đòi
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
2.6.3.2 Sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp (Nguồn: Thông tư 200.133)
2.7 Kế toán doanh thu tài chính và chi phí tài chính2.7.1 Kế toán doanh thu tài chính: 2.7.1 Kế toán doanh thu tài chính:
2.7.1.1 Khái niệm và đặc điểm:
Doanh thu hoạt động tài chính là những khoản thu được do hoạt động đầu tư hoặc kinh doanh về vốn mang lại bao gồm: thu nhập về hoạt động góp vốn tham gia liên doanh, hoạt động đầu tư mua bán chứng khoán, cho thuê TSCĐ theo phương thức thuê tài chính, khoản chiết khấu thanh toán được hưởng do mua hàng….
Doanh thu phát sinh từ tiền lãi và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có khả năng tạo ra lợi ích kinh tế từ thu nhập đó. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Cổ tức lợi nhuận được chia được ghi nhận khi công ty được quyền nhận cổ tức hoặc được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn.
2.7.1.2 Chứng từ, sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán 2.7.1.2.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng
Giấy báo có, bảng sao kê tiền gửi ngân hàng. Hợp đồng kinh tế.
2.7.1.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán
Trong quý, khi có các khoản phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính như tiền lãi thì chứng từ gồm giấy báo có của ngân hàng, chiết khấu thanh toán thì cần theo hợp đồng quy định để căn cứ,....kế toán sẽ hạch toán vào phần mềm cụ thể là nhật kí chung.
2.7.1.3 Tài khoản và sơ đồ hạch toán2.7.1.3.1Tài khoản sử dụng 2.7.1.3.1Tài khoản sử dụng
TK 911 TK 111,121…
TK 111,131…
TK 111,112… TK 152,228…
Khoản chiết khấu thanh toán được hưởng
Thu nhập cho thuê TSCĐ tài chính TK 515
Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Lãi đầu tư chứng khoán, lãi cho vay
Lãi của hoạt động liên doanh
TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”
515- Doanh thu hoạt động tài chính
Tài khoản 515 không có số dư cuối kỳ
2.7.1.3.2 Sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp doanh thu tài chính (Nguồn: Thông tư 200.133) 2.7.2 Kế toán chi phí tài chính
2.7.2.1 Khái niệm và đặc điểm
Chi phí hoạt động tài chính là những chi phí liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính và kinh doanh vốn.
Chi phí hoạt động tài chính gồm: chi phí liên quan đến hoạt động góp vốn tham gia liên doanh, chi phí liên quan tới cho vay vốn, dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán.
2.7.2.2 Chứng từ, sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ cái kế toán 2.7.2.2.1 Chứng từ, số sách sử dụng:
Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi ngân hàng, bảng sao kê tiền gửi ngân hàng.
2.7.2.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ cái kế toán
Khi nhận được các chứng từ như giấy báo nợ, bảng sao kê ngân hàng từ ngân hàng... kế toán thanh toán tiến hành hạch toán kế toán vào Sổ Nhật Ký Chung.
2.7.2.3 Tài khoản và sơ đồ hạch toán2.7.2.3.1 Tài khoản sử dụng 2.7.2.3.1 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 635 “Chi phí hoạt động tài chính” để phản ánh
635- Chi phí hoạt động tài chính
Tài khoản 635 không có số dư cuối kỳ.
-Số thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp
-Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính TK 515 sang TK 911 xác định kết quả kinh doanh
-Các khoản doanh thu hoạt động tài chính phát sinh
-Chiết khấu thanh toán được hưởng
-Các khoản chi phí hoạt động tài chính -Các khoản thua lỗ do thanh lý đầu tư ngắn hạn -Dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán
-Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán -Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính
và các khoản thua lỗ phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh
Chi phí lãi vay vốn sản xuất kinh doanh
TK 635 TK 911
TK 131
Kết chuyển chi phí HĐTC chi phí HĐ Chi phí chiết khấu thanh toán
TK 111, 112, 141
TK 229
TK 121,128…
Lỗ bán chứng khoán, lỗ liên doanh TK 229
Trích lập dự phòng giảm giá đầu tư tài chính
2.7.2.3.2 Sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí tài chính(Nguồn: Thông tư 200.133) 2.8 Kế toán thu nhập khác và chi phí khác
2.8.1 Kế toán thu nhập khác: 2.8.1.1 Khái niệm và đặc điểm:
Thu nhập khác là những khoản thu nhập mà doanh nghiệp không dự tính trước được hoặc có dự tính đến nhưng ít khả năng thực hiện hoặc những khoản thu không mang tính chất thường xuyên, Bao gồm:
- Thu từ thanh lý TSCĐ, nhượng bán TSCĐ. - Thu tiền phạt khách hàng do vi phạm hợp đồng. - Thu tiền bảo hiểm được bồi thường.
- Thu được các khoản nợ phải thu đã xóa sổ vào chi phí kỳ trước. - Thu các khoản thuế được giảm, được hoàn lại.
- Thu các khoản thu khác.
2.8.1.2 Chứng từ, sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán.2.8.1.2.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng 2.8.1.2.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng
Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn bán hàng, biên bản thanh lý tài sản, hợp đồng kinh tế,