Cỏc kỹ thuật kiểm tra là những cụng cụ, phương tiện để tiến hành cụng tỏc kiểm tra. Theo thời gian, với sự tiến bộ của khoa học quản lý và cụng nghệ tin học, hàng loạt cỏc cụng cụ, phương tiện hiện đại đó ra đời đỏp ứng yờu cầu nõng cao hiệu quả của kiểm tra trong quản trị kinh doanh.
9.3.1. Cỏc cụng cụ kiểm tra truyền thống
a) Cỏc dữ liệu thống kờ
Cỏc dữ liệu thống kờ rất quan trọng đối với cụng tỏc kiểm tra. Chỳng phản ỏnh rừ ràng kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp (lỗ, lói, doanh số, giỏ cả, chi phớ, khả năng thu hồi vốn đầu tư, năng suất, tỡnh hỡnh sản xuất sản phẩm ...). Cỏc dữ liệu thống kờ cú thểđược thể hiện dưới nhiều dạng như biểu, bảng. Muốn cho cỏc dữ liệu trở nờn cú ý nghĩa, ngay cả khi chỳng được thể hiện trờn cỏc biểu đồ cũng cần so sỏnh với tiờu chuẩn cú thể cú. Chẳng hạn việc tăng hoặc giảm 3% hay 5% chi phớ hoặc doanh số với kế hoạch cú ý nghĩa gỡ? Sự sai lệnh đú nghiờm trọng tới mức nào? Điều gỡ cú thể xảy ra trong thời gian tới? Ai chịu trỏch nhiệm?... Trong doanh nghiệp cú rất nhiều loại dữ liệu thống kờ nhưng một trong những dữ liệu quan trọng nhất là cỏc bỏo cỏo kế toỏn tài chớnh.
b) Cỏc bảng bỏo cỏo kế toỏn tài chớnh
Bỏo cỏo kế toỏn tài chớnh là những bảng phõn tớch tổng hợp nhất về tỡnh hỡnh tài sản, vốn, cụng nợ cũng như tỡnh hỡnh tài chớnh, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Cỏc bỏo cỏo tài chớnh được sử dụng để theo dừi giỏ trị tiền tệ của cỏc sản phẩm và dịch vụ
vào và ra khỏi doanh nghiệp. Chỳng là cụng cụ để giỏm sỏt ba điều kiện tài chớnh chủ yếu của doanh nghiệp như khả năng thanh toỏn của doanh nghiệp; điều kiện tài chớnh chung của doanh nghiệp (cõn bằng dài hạn giữa cỏc khoản nợ và cú); khả năng sinh lợi của doanh nghiệp.
Cỏc bảng bỏo cỏo tài chớnh được cỏc nhà quản trị, cỏc cổđụng, cỏc cơ quan tài chớnh, cỏc nhà phõn tớch đầu tư... sử dụng rộng rói đểđỏnh giỏ hoạt động của doanh nghiệp.
c) Ngõn quỹ
Ngõn quỹ là một trong những cụng cụ kiểm tra lõu đời nhất và được sử dụng rộng rói nhất. Ngõn quỹ biểu thị sự phõn bổ cỏc nguồn theo dựđịnh. Ngõn quỹ thiết lập nờn phương hướng, là phương tiện để thực hiện, sau đú trở thành tiờu chuẩn đểđo lường việc thực hiện trong thực tế.
d) Cỏc bỏo cỏo và phõn tớch chuyờn mụn
Cỏc bản bỏo cỏo và phõn tớch chuyờn mụn thường được sử dụng trong phạm vi cỏc vấn đề
riờng lẻ cú tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp. Vớ dụ ụng Tổng Giỏm đốc một cụng ty lớn đó thuờ một nhúm chuyờn gia tài chớnh phõn tớch, đỏnh giỏ lại sức mạnh tài chớnh của cụng ty.
Nhờ cỏc bản bỏo cỏo và phõn tớch chuyờn mụn, cỏc nhà quản trị cú thể phỏt hiện được nguyờn nhõn sõu xa của những sai lệch mà khụng một bản bỏo cỏo thống kờ nào cú thể phản ỏnh
9.3.2. Cỏc hệ thống kiểm tra,kiểm soỏt chớnh
Cú năm lĩnh vực trọng tõm tương ứng với 5 hệ thống kiểm soỏt chớnh: Nhõn sự, tài chớnh,
điều hành (tỏc nghiệp), thụng tin và thành tớch của toàn bộ tổ chức.
a) Hệ thống kiểm soỏt nhõn sự
Quản trị là quỏ trỡnh hoàn thành cỏc cụng việc thụng qua nhõn sự. Nhưng làm thế nào để
kiểm soỏt nhõn sự hữu hiệu?
Hàng ngày, cỏc quản trị viờn giỏm sỏt trực tiếp cỏc thuộc cấp của mỡnh và sửa sai kịp thời. Quản trị viờn cần đỏnh giỏ việc làm của cỏc thuộc viờn đồng thời cú chếđộ khen thưởng hoặc xử
phạt tương ứng.
b) Hệ thống kiểm soỏt tài chớnh
Để đạt được mục tiờu lợi nhuận, nhà quản trị cần phải kiểm soỏt tài chớnh bằng cỏch xem xột cụng ty cú đủ tiền mặt để trang trải cỏc chi phớ đang phỏt sinh, cỏc khoản nợ đỏo hạn, gỏnh nặng nợ nần cú quỏ sức chăng?
Cỏc tài sản đó tận dụng vào sản xuất kinh doanh chưa?
Cần phải giảm phớ ở cỏc khoản mục chi tiờu nào? Phõn bổ tài nguyờn và sử dụng tài nguyờn tốt nhất chưa?
Cú rất nhiều cỏch tớnh toỏn cỏc tỷ số tài chớnh (Financial Ratios) chỉ ra cỏc điều cần biết trờn
đõy gồm bốn loại chớnh:
Cỏc tỷ số thanh toỏn lưu hoạt (Liquidity Ratios): Đo lường khả năng trả nợ ngắn hạn của doanh nghiệp. Cỏc tỷ sốđũn cõn nợ (Leverage Ratios): Đo lường khả năng sinh lợi và khả năng trả nợ dài hạn của doanh nghiệp
Cỏc tỷ sốđiều hành hoạt động (Operation ratios): Đo lường hiệu năng sử dụng tài nguyờn của doanh nghiệp. Cỏc tỷ số doanh lợi (Profitability ratios): Đo lường hiệu năng quản trị tổng quỏt của doanh nghiệp qua mức lợi nhuận đạt được. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c) Hệ thống kiểm soỏt tỏc nghiệp
Kiểm soỏt tỏc nghiệp cũn gọi là quản lý tỏc nghiệp (OM - Operation Management) phần kiểm soỏt cỏc hoạt động điều hành của doanh nghiệp. Cú nhiều kỹ thuật hiện đại về lĩnh vực kiểm soỏt tỏc nghiệp hoặc điều hành cụng ty sao cho việc sản xuất kinh doanh đạt được kết quả và hiệu quả tốt nhất. Sau đõy là một số kỹ thuật chớnh:
Kỹ thuật MRP II (Manufacture Resource Planning) giỳp nhà quản trị hoạch định nguồn lực sản xuất, phõn bổ và sử dụng cỏc tài nguyờn ởđầu vào của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh
Kỹ thuật duyệt xột và lượng giỏ chương trỡnh (PERT - Program Evaluation and Review Technique). Kỹ thuật duyệt xột và lượng giỏ chương trỡnh cũn gọi là phương phỏp sơđồ mạng. Kỹ thuật giỳp nhà quản trịước tớnh cỏc chi phớ hoặc dự trự thời gian để thực hiện cỏc cụng đoạn của một quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. PERT là một phỏt sinh về quản trị, thõu túm cỏc nguyờn tắc và kiến thức cơ bản thụng qua việc thiết kếđạt được hiệu quả mong muốn.
Kỹ thuật giảm thiểu tồn trữ (JIT - Just-In-Time Tecchnique), kỹ thuật này của người Nhật cũn gọi là kỹ thuật Kanban (thuật ngữ Nhật). Nú mang ý nghĩa cỏc nguồn lực của cụng ty cần đưa vào quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh ngay khi cần thiết thay vỡ tồn kho dự trữ mất thời gian và tốn kộm vụ ớch.
d) Hệ thống kiểm soỏt thụng tin
Sự tiến bộ khoa học kỹ thuật và nhất là của ngành tin học buộc cỏc nhà quản trị phải biết thớch ứng với những biến đổi của bối cảnh thế giới ngày nay.
Để cụng ty cú thể phỏt triển ngày càng hữu hiệu và tồn tại trong một nền kinh tế thị trường ngày càng diễn ra sự cạnh tranh gay gắt trong kinh doanh, nhà quản trị cần biết cỏch biến đổi về
nhõn sự, về cấu trỳc, và nhất là về kỹ thuật cụng nghệ của cụng ty. Tất cả những yờu cầu đú đều phụ thuộc vào sự cập nhật thụng tin.
Tầm quan trọng của hệ thống thụng tin quản trị (MIS - Management Information System) giỳp phõn loại, tập hợp, phõn tớch cỏc thụng tin để quản trị thường xuyờn toàn bộ hoạt động kinh doanh thụng qua việc sử dụng mỏy vi tớnh. MIS cũn cú thể giỳp phõn tớch hệ thống quyết định, phõn tớch cỏc yờu cầu thụng tin, tập hợp cỏc quyết định và triển khai việc xỷ lý thụng tin hiện hữu một cỏch hiệu quả nhất.
Hệ thống kiểm soỏt thụng tin bao gồm việc tiến hành kiểm soỏt bốn phõn hệ chớnh của MIS như phõn hệ thụng tin thương mại, phõn hệ thụng tin sản xuất, phõn hệ tài chớnh, phõn hệ thụng tin nhõn sự. Ngoài ra, để giỳp cho nhà quản trị nhanh chúng và nhạy bộn trong kinh doanh nhất là
để tạo được ưu thế cạnh tranh cho cụng ty, hiện nay ngành tin học đó đưa vào ứng dụng hai hệ
thống sau đõy:
- Hệ thống thụng tin hỗ trợ việc ra quyết định (DSS - Decision Support System); - Hệ thống thụng tin chiến lược (SIS - Strategic Information System).
e) Hệ thống kiểm soỏt thành tớch của toàn bộ tổ chức quản trị
Mục tiờu của trọng tõm kiểm soỏt này là xem xột toàn bộ thành tớch hoạt động của tổ chức quản trị về cỏc mặt như năng suất, hiệu quả, lợi nhuận, phong cỏch làm việc, chất lượng sản phẩm, tớnh linh hoạt, tớnh ổn định... của tổ chức. Việc đỏnh giỏ thành tớch được căn cứ vào một trong ba phương thức kiểm soỏt sau:
Cỏch tiếp cận mục tiờu tổ chức (Organizational Goals Approach) căn cứ vào những mục tiờu đó vạch sẵn của tổ chức đểđỏnh giỏ; Cỏch tiếp cận hệ thống (System Approach) căn cứ vào phương tiện lẫn mục tiờu thực hiện của tổ chức để đỏnh giỏ; Cỏch tiếp cận khỏch hàng chiến lược (Strategic Constituencies Approach) căn cứ vào khả năng của cụng ty đỏp ứng được cỏc nhu cầu của khỏch hàng đến mức độ nào đểđỏnh giỏ.
TểM TẮT
Khỏi niệm và ý nghĩa của cụng tỏc kiểm tra
Kiểm tra (hay cũn gọi là kiểm soỏt) là quỏ trỡnh ỏp dụng những cơ chế và phương phỏp để đảm bảo rằng cỏc hoạt động và thành quảđạt được phự hợp với cỏc mục tiờu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức.
Sự cần thiết và lợi ớch của hệ thống kiểm soỏt nội bộ:
Một hệ thống kiểm soỏt nội bộ vững mạnh sẽđem lại cho tổ chức cỏc lợi ớch như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sút vụ tỡnh gõy thiệt hại, cỏc rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giỏ thành, giảm chất lượng sản phẩm...).
Cấu tạo của hệ thống kiểm soỏt nội bộ
Tựy vào loại hỡnh hoạt động mục tiờu và quy mụ của tổ chức mà hệ thống kiểm soỏt nội bộ được sử dụng khỏc nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần cú đủ năm thành phần:
- Hệ thống giỏm sỏt và thẩm định
Cỏc loại kiểm tra, kiểm soỏt
- Kiểm tra phũng ngừa (lường trước) - Kiểm tra đồng thời
- Kiểm tra phản hồi
Cỏc nguồn kiểm tra chớnh
- Kiểm tra của cỏc nhúm cú quyền lợi - Kiểm tra của chớnh doanh nghiệp - Kiểm tra của nhúm - Sự tự kiểm tra của chớnh cỏc cỏ nhõn Bản chất của kiểm tra - Kiểm tra là một hệ thống phản hồi - Kiểm tra là một hệ thống dự bỏo Những yờu cầu đối với hệ thống kiểm tra hiệu quả - Kiểm tra gắn liền với kết quả mong muốn - Tớnh khỏch quan - Tớnh toàn diện - Tớnh thời điểm Quỏ trỡnh kiểm tra (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xõy dựng cỏc tiờu chuẩn và phương phỏp đo lường sự thực hiện - Đo lường và đỏnh giỏ sự thực hiện
Cỏc phương phỏp kiểm tra
Cỏc phương phỏp kiểm tra rất đa dạng và cú thể được phõn loại theo nhiều tiờu chớ khỏc nhau như theo quỏ trỡnh hành động, theo mức độ tổng quỏt của nội dung kiểm tra, theo tần suất của cỏc cuộc kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra. Cỏc phương phỏp kiểm tra xem xột quỏ trỡnh hành động, bao gồm những dạng cơ bản:
- Kiểm tra trước hành động. - Kiểm tra lường trước.
- Kiểm duyệt (kiểm tra được hoặc khụng). - Kiểm tra sau hoạt động .
Cỏc cụng cụ kiểm tra truyền thống
- Cỏc dữ liệu thống kờ
- Cỏc bảng bỏo cỏo kế toỏn tài chớnh - Ngõn quỹ
- Cỏc bỏo cỏo và phõn tớch chuyờn mụn
Cỏc hệ thống kiểm tra chớnh
Cú năm lĩnh vực trọng tõm tương ứng với 5 hệ thống kiểm soỏt chớnh: Nhõn sự, tài chớnh, điều hành (tỏc nghiệp), thụng tin và thành tớch của toàn bộ tổ chức.
- Hệ thống kiểm tra tài chớnh - Hệ thống kiểm tra tỏc nghiệp - Hệ thống kiểm soỏt thụng tin - Hệ thống kiểm soỏt thành tớch của toàn bộ tổ chức quản trị CÂU HỎI ễN TẬP VÀ THẢO LUẬN 1. Khỏi niệm và ý nghĩa của cụng tỏc kiểm tra? 2. Cấu tạo của hệ thống kiểm soỏt nội bộ? 3. Cỏc loại kiểm tra, kiểm soỏt? 4. Cỏc nguồn kiểm tra chớnh? 5. Bản chất của kiểm tra? 6. Những yờu cầu đối với hệ thống kiểm tra hiệu quả? 7. Quỏ trỡnh kiểm tra? 8. Cỏc phương phỏp kiểm tra? 9. Cỏc cụng cụ kiểm tra truyền thống? 10. Cỏc hệ thống kiểm tra chớnh ?
PHẦN THỨ TƯ. QUẢN TRỊ HỌC TRONG XU THẾ HỘI NHẬP CHƯƠNG 10. NHỮNG VẤN ĐỀ CỦA QUẢN TRỊ HỌC HIỆN ĐẠI GIỚI THIỆU Mục đớch yờu cầu
Sau khi học xong chương này, sinh viờn phải nắm được cỏc vỏn đề sau:
- Văn húa ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức và cỏc cụng việc mà nhà quản trịđảm trỏch, do cần phải nghiờn cứu văn húa của dõn tộc tỏc động đến văn húa của tổ chức và văn húa quản trị.
- Quỏ trỡnh phỏt triển của mỗi doanh nghiệp là quỏ trỡnh thay đổi trong mụi trường kinh doanh ngày càng biến động. Mụi trường kinh doanh càng rộng, tớnh chất biến động của nú càng lớn. Sự biến động của mụi trường tỏc động trực tiếp đến doanh nghiệp, đũi hỏi doanh nghiệp hoặc phải thay đổi để thớch ứng hoặc nếu khụng sẽ bị loại ra khỏi mụi trường kinh doanh.
- Kinh tế tri thức là kinh tế hậu cụng nghiệp, cú bước phỏt triển mạnh về chất, trong đú tri thức đúng vai trũ chủ đạo bờn cạnh cỏc thành tố truyền thống khỏc của kinh tế như lao động, vốn, tư liệu sản xuất.
NỘI DUNG
10.1. QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC 10.1.1. Những hành vi cỏ nhõn
Những hành vi cỏ nhõn gồm cú:
a. Thỏi độ
Những thỏi độ liờn quan đến cụng việc thụng thường gồm cú: - Sự hài lũng với cụng việc
- Sự gắn bú với cụng việc - Sự ràng buộc với tổ chức
Những nhõn viờn hài lũng cú năng suất cao. Những cuộc nghiờn cứu đó cho biết những nhõn viờn cú năng suất cao thường là những người thấy thỏa mỏi.
b. Nhõn cỏch
Cú rất nhiều nột nhõn cỏch, nhưng chỉ cú một sốđược chỳ ý tới trong việc nối liền những nột nhõn cỏch với những hành vi trong tổ chức.
- Nột thứ nhất là kiềm chế.
- Nột thứ hai là tớnh chuyờn quyền.
- Nột thứ ba là đặc trưng, những người cú nột đặc trưng thường thực dụng.
- Nột chấp nhận rủi ro làm cho người cú nột này quyết định nhanh chúng, ớt cần tin tức, hợp với những cụng việc mua bỏn chứng khoỏn, nhưng khụng hợp với cụng việc kế toỏn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c. Nhận thức
Nhận thức là một quỏ trỡnh mà những cỏ nhõn dựng để tổ chức và phỏn đoỏn những ấn tượng của cảm giỏc nhằm tỡm ra một ý nghĩa cho mụi trường của họ.
Sự nhận thức của người ta bị biến đổi bởi một số yếu tố, nằm ngay trong chủ thể (người nhận thức) hay đối tượng nhận thức, như nhõn cỏch, thỏi độ, động cơ, quyền lợi, kinh nghiệm đó qua và những kỳ vọng, hoặc như sự hấp dẫn hay khụng, sựồn ào hay im lặng v.v.
Mẫu hành vi cỏ nhõn:
Hỡnh 10.1 túm tắt sự nghiờn cứu của chỳng ta về hành vi cỏ nhõn. Thật vậy, người ta khi gia nhập tổ chức đó sẵn cú những thỏi độ và một nhõn cỏch. Nhận thức về hoàn cảnh sẽ ảnh hưởng đến động cơ, những cỏi gỡ chỳng ta học tập và hành vi làm việc cỏ nhõn. Hành vi cỏ nhõn cũn bịảnh hưởng bởi tài năng và kỹ năng khi người nhõn viờn gia nhập tổ chức.
10.1.2. Hành vi nhúm
Hành vi cỏ nhõn khi đứng trong nhúm khỏc với khi đứng một mỡnh.
a. Định nghĩa và phõn loại nhúm
Nhúm là một số người từ hai trở lờn, tương tỏc và tương thuộc, cựng nhau hoàn thành những mục tiờu nhất định. Nhúm cú thể là chớnh thức khi nờu rừ trong cấu trỳc của tổ chức và khụng chớnh thức khi khụng nờu rừ trong cấu trỳc, mà chỉ là một sự tập hợp lại tự nhiờn đểđỏp ứng một nhu cầu xó hội nào đú.
Nhúm gồm cú 4 loại:
- Nhúm chỉ huy được định ra theo sơđồ tổ chức, dưới quyền tổ chức của một nhà quản trị. - Nhúm nhiệm vụđể thi hành những nhiệm vụ nhất định
- Nhúm quyền lợi hợp thành vỡ những quyền lợi giống nhau, như nhúm ủng hộ một đội búng đỏ nào đú.