6.4.1. Những căn cứ của hoạch định
Thứ nhất, cỏc định hướng phỏt triển, cỏc chớnh sỏch của Nhà nước, của ngành
Thứ hai, kết quảđiều tra, nghiờn cứu nhu cầu thị trường
Thứ ba, kết quả phõn tớch và dự bỏo về tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, về cỏc khả năng và nguồn lực cú thể khai thỏc Chẩn đoỏn bờn trong Sự tiến triển của mụi trường Mục đớch, khuynh hướng, nhiệm vụ Kế hoạch định hướng những mục tiờu chung Khả năng sinh lợi hay tài chớnh dự kiến Chấp nhận KH hoạt động Ngõn sỏch Kiểm tra Kết quả dự kiến Dự ỏn đầu tư
Thứ tư, hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật Thứ năm, kết quả nghiờn cứu và ứng dụng cỏc thành tựu của tiến bộ kỹ thuật - cụng nghệ, hợp lý hoỏ sản xuất. 6.4.2. Cỏc bước của hoạch định a) Xỏc định sứ mệnh và mục tiờu của tổ chức - Sứ mệnh của tổ chức (mission)là lý do để nú tồn tại. Sứ mệnh của tổ chức thường trả lời những cõu hỏi quan trọng như: Tại sao tổ chức tồn tại? Tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực nào? Tổ chức sẽđi vềđõu? Bản cụng bố sứ mệnh của tổ chức cú ý nghĩa khuyến khớch, thỳc đẩy cỏc thành viờn suy nghĩ và hành động theo chỳng mỗi ngày.
Cỏc mục tiờu cần được xỏc định một cỏch cụ thể trờn cỏc phương diện về số lượng, cỏc điều kiện cụ thể, cỏc dữ kiện cú thểđo lường được và được thể hiện bằng văn bản mang tớnh bắt buộc
để thực hiện trong một thời gian nhất định. Núi cỏch khỏc: Cỏc mục tiờu thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp để hoàn thành một cụng việc cụ thểở mức độ và thời gian nào đú.
b) Phõn tớch những cơ hội và đe dọa, những điểm mạnh, yếu của tổ chức
Viẹc phõn tớch những cơ hụi, đe doạ, điểm mạnh, yếu của tổ chức thường thụng qua việc sử
dụng mụ hỡnh phõn tớch SWOT. SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cỏi đầu tiờn của cỏc từ tiếng Anh: Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities) và nguy cơ
(Threats). Đõy là cụng cụ cực kỳ hữu ớch giỳp chỳng ta tỡm hiểu vấn đề hoặc ra quyết định trong việc tổ chức, quản lý cũng như trong kinh doanh.
Trờn thực tế, việc vận dụng SWOT trong xõy dựng kế hoạch kinh doanh, hoạch định chiến lược, đỏnh giỏ đối thủ cạnh tranh, khảo sỏt thị trường, phỏt triển sản phẩm và cả trong cỏc bỏo cỏo nghiờn cứu, đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
- Phõn tớch SWOT là phõn tớch cỏc yếu tố mụi trường bờn ngoài mà doanh nghiệp phải đối mặt (cỏc cơ hội và nguy cơ) cũng như cỏc yếu tố thuộc mụi trường nội bộ doanh nghiệp (cỏc mặt mạnh và mặt yếu). Đõy là một việc làm khú đũi hỏi nhiều thời gian, cụng sức, chi phớ, khả năng thu nhập, phõn tớch và xử lý thụng tin sao cho hiệu quả nhất.
- Doanh nghiệp xỏc định cỏc cơ hội và nguy cơ thụng qua phõn tớch dữ liệu về thay đổi trong cỏc mụi trường: Kinh tế, tài chớnh, chớnh trị, phỏp lý, xó hội và cạnh tranh ở cỏc thị trường nơi doanh nghiệp đang hoạt động hoặc dựđịnh thõm nhập.
Cỏc cơ hội cú thể bao gồm tiềm năng phỏt triển thị trường, khoảng trống thị trường, gần nguồn nguyờn liệu hay nguồn nhõn cụng rẻ và cú tay nghề phự hợp.
- Cỏc nguy cơ đối với doanh nghiệp cú thể là thị trường bị thu hẹp, cạnh tranh ngày càng khốc liệt, những thay đổi về chớnh sỏch cú thể xảy ra, bất ổn vờ chớnh trịở cỏc thị trường chủ chốt hay sự phỏt triển cụng nghệ mới làm cho cỏc phương tiện và dõy chuyền sản xuất của doanh nghiệp cú nguy cơ trở nờn lạc hậu.
- Với việc phõn tớch mụi trường nội bộ của doanh nghiệp, cỏc mặt mạnh về tổ chức doanh nghiệp cú tthể là cỏc kỹ năng, nguồn lực và những lợi thế mà doanh nghiệp cú được trước cỏc đối thủ cạnh tranh (năng lực chủ chốt của doanh nghiệp) như cú nhiều nhà quản trị tài năng, cú cụng nghệ vượt trội, thương hiệu nổi tiếng, cú sẵn tiền mặt, doanh nghiệp cú hỡnh ảnh tốt trong mắt cụng chỳng hay chiếm thị phần lớn trong cỏc thị trường chủ chốt.
- Những mặt yếu của doanh nghiệp thể hiện ở những thiếu sút hoặc nhược điểm và kỹ năng, nguồn lực hay cỏc yếu tố hạn chế năng lực cạnh tranh của cỏc doanh nghiệp. Đú cú thể là mạng
lưới phõn phối kộm hiệu quả, quan hệ lao động khụng tốt, thiếu cỏc nhà quản trị cú kinh nghiệm quốc tế hay sản phẩm lạc hậu so với cỏc đối thủ cạnh tranh...
Kết quả của quỏ trỡnh phõn tớch SWOT phải đảm bảo được tớnh cụ thể, chớnh xỏc, thực tế và khả thi vỡ doanh nghiệp sẽ sử dụng kết quảđú để thực hiện những bước tiếp theo như: Hỡnh thành chiến lược, mục tiờu chiến lược chiến thuật và cơ chế kiểm soỏt chiến lược cụ thể. Chiến lược hiệu quả là những chiến lược tận dụng được cỏc cơ hội bờn ngoài và sức mạnh bờn trong cũng như
vụ hiệu húa được những nguy cơ bờn ngoài và hạn chế hoặc vượt qua được những yếu kộm của bản thõn doanh nghiệp.
c) Xõy dựng cỏc kế hoạch chiến lược dự thảo để lựa chọn
Chiến lược dự thảo để lựa chọn chiến lược tối ưu nhất được xõy dựng sau khi hoàn thành
đỏnh giỏ doanh nghiệp trờn mọi phương diện. Quỏ trỡnh đỏnh giỏ và lựa chọn cỏc chiến lược này
được xem xột trong những điều kiện mụi trường.
Bốn chiến lược phỏt triển thụng dụng nhất thường được sử dụng trong hoạch định chiến lược:
- Chiến lược thõm nhập thị trường
Bao hàm việc tỡm kiếm cơ hội phỏt triển trong thị trường mà doanh nghiệp đang hoạt động với những hàng hoỏ và dịch vụ hiện cú. Sự gia tăng thị phần bằng cỏch kớch thớch sức mua đối với sản phẩm, thu hỳt khỏch hàng của đối thủ cạnh tranh bằng cỏch giảm giỏ bỏn, nõng cú chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mó...
Thõm nhập thị trường bằng cỏch: Tăng quy mụ thị trường, biến khỏch hàng tiềm năng thành khỏch hàng hiện tại...
- Chiến lược mở rộng thị trường
Bao hàm việc tỡm kiếm những thị trường mới cho sản phẩm hiện cú ba phương phỏp cơ bản
để thực hiện chiến lược này là tỡm những khu vực thị trường mới và những người tiờu dựng mới. - Chiến lược phỏt triển sản phẩm
Quỏ trỡnh tạo ra những sản phẩm mới hoặc cải tiến những sản phẩm hiện cú. Doanh nghiệp cú thểđi vào những lĩnh vực kinh doanh mới được đỏnh giỏ cú triển vọng lớn cho sản phẩm mới.
d) Triển khai kế hoạch
Sau khi chuẩn bị và lựa chọn một chiến lược thớch hợp, doanh nghiệp cần phải triển khai kế
hoạch đú. Cú hai loại triển khai kế hoạch:
6.4.3. Phương phỏp lập kế hoạch
Trong thực tế cỏc doanh nghiệp cú thể sử dụng nhiều phương phỏp lập kế hoạch như: Phương phỏp cõn đối, phương phỏp quan hệđộng, phương phỏp tỉ lệ, phương phỏp toỏn kinh tế, phương phỏp dự bỏo,...
a. Phương phỏp cõn đối
Nội dung của phương phỏp cõn đối là việc nghiờn cứu mối quan hệ giữa nhu cầu về một đối tượng kinh tế với tư cỏch là chỉ tiờu kế hoạch và khả năng đỏp ứng nhu cầu đú nhằm đề xuất cỏc biện phỏp thiết lập và duy trỡ quan hệ cõn bằng cần phải cú giữa chỳng.
Khi sử dụng phương phỏp cõn đối, người ta phải tiến hành lập cỏc bảng cõn đối để qua đú phỏt hiện tỡnh trạng mất cõn đối giữa nhu cầu và khả năng đỏp ứng về một đối tượng kế hoạch cụ
những trường hợp như thế, cỏc biện phỏp cõn đối về thực chất chớnh là cỏc biện phỏp tỏc động vào nhu cầu và khả năng làm cho chỳng trở thành tương xứng với nhau.
Phương phỏp cõn đối được tiến hành qua ba bước:
Bước 1: Xỏc định nhu cầu cỏc yếu tố sản xuất để thực hiện cỏc mục tiờu kinh doanh dự
kiến.
Bước 2: Xỏc định khả năng bao gồm khả năng đó cú và chắc chắn sẽ cú của doanh nghiệp về cỏc yếu tố sản xuất.
Bước 3: Cõn đối giữa nhu cầu và khả năng về cỏc yếu tố sản xuất.
Trong cơ chế thị trường, phương phỏp cõn đối được xỏc định với cỏc yờu cầu sau:
- Cõn đối được thực hiện là cõn đối động, cõn đối để lựa chọn phương ỏn sản lượng chứ
khụng phải cõn đối theo phương ỏn sản lượng được chỉđịnh.
- Thực hiện cõn đối liờn hoàn, tức là tiến hành nhiều cõn đối kế tiếp nhau để liờn tục bổ
sung và điều chỉnh phương ỏn cho phự hợp với thay đổi của mụi trường kinh doanh.. - Thực hiện cõn đối trong từng yếu tố trước khi tiến hành cõn đối giữa cỏc yếu tố..
b. Phương phỏp định mức
Nội dung của phương phỏp định mức là dựa trờn việc sử dụng cỏc định mức kinh tế kỹ thuật về tiờu hao cỏc yếu tố nguồn lực cho một đơn vị sản phẩm đầu ra hoặc một đơn vị kết quả trung gian (đơn vị thời gian vận hành mỏy múc thiết bị, một cụng đoạn của quỏ trỡnh sản xuất,...) để tớnh toỏn tổng nhu cầu về từng yếu tố kinh tế cần phải cú đảm bảo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đó dựđịnh. Vỡ vậy, cỏc hệ thống kinh tế kỹ thuật được sử dụng trong quỏ trỡnh lập kế hoạch phải đảm bảo cỏc yờu cầu:
- Cỏc định mức phải đảm bảo tớnh tiờn tiến về kỹ thuật sản xuất và tổ chức sản xuất, tổ chức lao động.
- Trong một số trường hợp, cỏc định mức cú thể dựng làm tiờu chuẩn để đỏnh giỏ hiệu quả
sử dụng cỏc yếu tốđầu vào, cần phải xem xột mức độ tương đồng giữa cỏc doanh nghiệp khỏc nhau về chếđộ phõn cấp quản lý và khả năng đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật.
c. Phương phỏp phõn tớch cỏc nhõn tố tỏc động
Khi ỏp dụng phương phỏp này đũi hỏi cỏc nhà quản trị phải cú cỏch xem xột, phõn tớch hệ
thống và tổng thể nhiều vấn đề, cú sự hiểu biết sõu sắc bản chất của đối tượng kế hoạch, về cỏc
đặc điểm định tớnh và định lượng của nú, biết đặt tỡnh trạng của cỏc yếu tố nội tại của doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế của cỏc yếu tố ngoại lai.
Phương phỏp này cú hai phạm vi sử dụng: Để tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu kế hoạch cụ thể và để
xõy dựng kế hoạch tổng thể.
d. Phương phỏp tỉ lệ cốđịnh
Nội dung của phương phỏp này là dựa trờn giả định rằng xu hướng vận động của một số
nhõn tố cú liờn quan đến chỉ tiờu kế hoạch cần tớnh toỏn là ổn định để ỏp dụng cỏc số liệu đú vào việc tớnh toỏn chỉ tiờu kế hoạch cú thểđạt được trong kỳ.
Vớ dụ: Doanh thukh = Sản lượngkh ì (1 - Hệ số tồn kho kỳ bỏo cỏo)
e. Phương phỏp quan hệđộng
Phương phỏp này dựa trờn việc nghiờn cứu, khảo sỏt xu hướng vận động của một đối tượng kinh tế với tư cỏch là chỉ tiờu kế hoạch đó định hỡnh và ổn định trong một khoảng thời gian tương
6.5. CÁC CễNG CỤ HỖ TRỢ HOẠCH ĐỊNH 6.5.1. Cỏc kỹ năng dự bỏo
a. Khỏi niệm dự bỏo
Dự bỏo vừa là nghệ thuật và là khoa học tiờn đoỏn cỏc sự việc xảy ra trong tương lai. Nghệ
thuật dự bỏo được thể hiện ở cả chiều rộng, cả chiều sõu của tư duy, kinh nghiệm về kinh doanh, cũng như khả năng vận dụng linh hoạt cỏc phương phỏp ước đoỏn theo từng tỡnh thế cụ thể của sự
việc xảy ra trong thời gian tới.
Cỏc kỹ thuật dự bỏo cơ bản thường được sử dụng trong hoạch định là dự bỏo theo kịch bản; kỹ thuật Delphi; phương phỏp mụ hỡnh phỏng. Mặc dự cỏc phương phỏp trờn cú thể chồng lấn lờn nhau nhưng khụng loại trừ nhau. Tất cảđều nhằm làm rừ và định hướng về tương lai. Mặc dự kết quả dự bỏo là khụng chắc chắn, nhưng chỳng rất cần thiết bởi vỡ chỳng là cơ sởđể cỏc nhà quản trị hoạch định trong tương lai.
Trong doanh nghiệp, để xõy dựng cỏc kế hoạch sản xuất kỹ thuật, tài chớnh, người ta sử
dụng ba loại dự bỏo chủ yếu sau: - Dự bỏo kinh tế;
- Dự bỏo cụng nghệ; - Dự bỏo về nhu cầu.
b. Vai trũ của dự bỏo
Dự bỏo là hoạt động cần thiết và khụng thể thiếu được của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Bởi vỡ dự bỏo, đặc biệt là dự bỏo về nhu cầu hàng hoỏ và dịch vụ của doanh nghiệp cú những vai trũ chủ yếu sau:
- Nhờ dự bỏo, mới cú thể cú những căn cứ khoa học cho việc định hướng phỏt triển doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định.
- Nhờ dự bỏo mới cú thể lường trước được những khú khăn, thuận lợi sẽ đến với doanh nghiệp như thị trường, uy tớn, cỏc đối thủ cạnh tranh hoặc sẽ cạnh tranh với doanh nghiệp v.v…
- Kết quả của dự bỏo là căn cứ cho việc quyết định mở rộng hay thu hẹp thị trường, việc lựa chọn quy mụ cần phỏt triển của doanh nghiệp.
- Nú là căn cứđể doanh nghiệp xõy dựng cỏc chiến lược kinh doanh, cỏc kế hoạch tỏc chiến khỏc, như kế hoạch tài chớnh, kế hoạch cung cấp vật tư - kỹ thuật, kế hoạch nhõn sự v.v…
- Kết quả của dự bỏo cho phộp ước tớnh được giỏ bỏn sản phẩm hàng hoỏ dịch vụ và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
c. Cỏc phương phỏp dự bỏo định tớnh Dự bỏo theo kịch bản
Dự bỏo theo kịch bản là sự mụ tả bằng văn bản một tương lai cú thể xảy ra. Kỹ thuật dự bỏo này do Herman Kalrn và Anthony Weiner đề xướng vào năm 1967. Cỏc nhà lập kế hoạch sử dụng cỏc kịch bản nhằm vạch ra những cõu hỏi như:
- Mụi trường hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai sẽ biến đổi như thế nào?
- Những trạng thỏi tiềm năng (giả thiết) cú thể xảy ra đối với doanh nghiệp trong tương lai như thế nào?
- Doanh nghiệp cú thể ỏp dụng những chiến lược nào để ngăn ngừa, định hướng thỳc đẩy hay giải quyết những trạng thỏi tương lai đú?
Kỹ thuật dự bỏo Delphi
Kỹ thuật dự bỏo Delphi (phương phỏp chuyờn gia) là một cụng cụ hỗ trự dự bỏo trờn cơ sở
nhất trớ của tập thể cỏc chuyờn gia. Phương phỏp dự bỏo này được thực hiện bằng cỏch đề nghị cỏc chuyờn gia đưa ra ý kiến của họ và qua nhiều lần lấy ý kiến cho tới khi họđạt được sự nhất trớ. Ngày nay, kỹ thuật Delphi đó được cụng nhận như một cụng cụ quan trọng hỗ trợ cho hoạch định chiến lược. Cỏc bước cơ bản của kỹ thuật Delphi:
Bước 1: Chuẩn bị bảng cõu hỏi để gửi tới cỏc chuyờn gia. Bảng cõu hỏi yờu cầu họ cho
điểm đỏnh giỏ về một cụng nghệ cụ thể nào đú hoặc những khả năng cú thể xảy ra đối với thị
trường. Bước này, đũi hỏi đưa ra những kỳ hạn dự kiến và phõn bố xỏc suất đối với mỗi cơ hội thị
trường.
Bước 2: Tập hợp ý kiến của cỏc chuyờn gia thành bỏo cỏo túm tắt. Bản bỏo cỏo trỡnh bày số điểm trung bỡnh, mức độ khỏc biệt giữa cỏc cõu trả lời. Cựng với bảng cõu hỏi, bản bỏo cỏo này
được gửi tới cỏc chuyờn gia tham gia lần thứ nhất. Lần thứ hai, cỏc chuyờn gia được yờu cầu điều chỉnh, bổ sung hay giữ nguyờn ý kiến ban đầu.
Bước 3: Tổng hợp cỏc ý kiến đỏnh giỏ lần thứ hai. Bảng tổng hợp này thường cho thấy mức
độ nhất trớ tăng lờn. Phương phỏp này thường chỉ tiến hành tới vũng thứ ba.
Mụ hỡnh dự bỏo mụ phỏng
Dự bỏo mụ phỏng tỡnh huống là một sự minh họa về một hệ thống thực tế dưới hỡnh thức
định lượng hoặc định tớnh. Trong phương phỏp mụ phỏng thường cú một số biến số như lợi nhuận, thị phần hay phẩm cấp chất lượng mà chỳng thường thay đổi tựy theo sự thay đổi của một số biến số khỏc như tỷ lệ lạm phỏt, sự thay đổi giỏ bỏn của đối thủ cạnh tranh hay tỷ lệ thất