9.2.1. Quỏ trỡnh kiểm tra
a) Xõy dựng cỏc tiờu chuẩn và phương phỏp đo lường sự thực hiện
Tiờu chuẩn kiểm tra là những chỉ tiờu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đú cú thểđo lường và
đỏnh giỏ kết quả thực tế và mong muốn của hoạt động.
Thực chất của kiểm tra là quỏ trỡnh xem xột, đo lường, đỏnh giỏ, điều chỉnh sự thực hiện để đạt được cỏc mục tiờu, kế hoạch của doanh nghiệp do đú cỏc mục tiờu, kế hoạch chớnh là cỏc tiờu chuẩn đầu tiờn của kiểm tra.
Do cỏc kế hoạch rất khỏc nhau, do tớnh phức tạp của cỏc hoạt động thực hiện kế hoạch và do cỏc nhà quản trị thường khụng thể quan sỏt được mọi thứ, cho nờn những tiờu chuẩn đặc biệt sẽ được xõy dựng tại những khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm tra chiến lược.
H9.4. Vũng liờn hệ ngược của quỏ trỡnh kiểm tra
Cỏc tiờu chuẩn của kiểm tra rất đa dạng do tớnh chất đặc thự của cỏc doanh nghiệp, cỏc bộ
phận, cỏc lĩnh vực; do sựđa dạng của cỏc sản phẩm và dịch vụ. Mục đớch của cỏc chương trỡnh, kế
hoạch, mỗi hoạt động của cỏc chương trỡnh này, mỗi chớnh sỏch, thủ tục và mỗi ngõn quỹđều cú thể
trở thành những tiờu chuẩn đối với việc thực hiện.
Tuy nhiờn, trong thực tế cỏc tiờu chuẩn cú khuynh hướng thuộc về dạng cỏc tiờu chuẩn định lượng và cỏc tiờu chuẩn định tớnh.
Cỏc giỏ trị mong muốn của đầu ra (Cỏc tiờu chuẩn) Đầu ra Quỏ trỡnh thực hiện Đầu vào Hệ thống kiểm tra Kết quả mong muốn Kthếựt quc tếả Đo lường kết quả thực tế So sỏnh với cỏc tiờu chuẩn Thực hiện điều chỉnh Xõy dựng chương trỡnh điều chỉnh Phõn tớch nguyờn nhõn sai lệch Xỏc định cỏc sai lệch
Cỏc tiờu chuẩn định lượng bao gồm cỏc mục đớch và mục tiờu của doanh nghiệp. Nú là những tiờu chuẩn kiểm tra tốt nhất vỡ đú là thước đo sự thành cụng của cỏc kế hoạch. Điều này quan trọng bởi một số lý do.
Thứ nhất, những mục tiờu mang tớnh định tớnh như “Nõng cao trỡnh độ của người lao động" chưa phản ỏnh chớnh xỏc thế nào cú nghĩa là "nõng cao", khi nào thực hiện mục tiờu đú và bằng cỏch nào.
Thứ hai, những mục tiờu định lượng dễ truyền thụng và chuyển thành cỏc tiờu chuẩn đo lường sự thực hiện.
Cú nhiều tiờu chuẩn định tớnh tồn tại trong kinh doanh. Đú là những tiờu chuẩn khụng đo
được bằng cỏc sốđo vật lý hoặc tiền tệ. Chẳng hạn, người lónh đạo doanh nghiệp cú thể dựng tiờu chuẩn nào để: Xỏc định năng lực của một người làm đại lý hoặc năng lực của trưởng phũng quản lý nhõn sự?
Đỏnh giỏ một chương trỡnh quảng cỏo cú đỏp ứng được cả mục tiờu ngắn hạn và dài hạn hay khụng? Xem xột cỏc kiểm sỏt viờn cú trung thực hay khụng? Đội ngũ nhõn viờn cú năng lực hay khụng?
Những tiờu chuẩn định tớnh tồn tại một phần vỡ vẫn chưa cú những nghiờn cứu thớch hợp xem cỏi gỡ tạo ra được kết quả mong muốn của cỏc bộ phận, phõn hệ, con người trong doanh nghiệp.
Khi xõy dựng cỏc tiờu chuẩn kiểm tra, cần chỳ ý tới một số yờu cầu:
Số lượng cỏc tiờu chuẩn kiểm tra cần được hạn chếở mức tối thiểu. Cú sự tham gia rộng rói của những người thực hiện trong quỏ trỡnh xõy dựng cỏc tiờu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chớnh họ.
Cỏc tiờu chuẩn cần phải linh hoạt phự hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con người trong doanh nghiệp.
b) Đo lường và đỏnh giỏ sự thực hiện
Đo lường sự thực hiện
Việc đo lường được tiến hành tại cỏc khu vực hoạt động thiết yếu và cỏc điểm kiểm tra chiến lược (cỏc điểm thiết yếu) trờn cơ sở cỏc tiờu chuẩn đó được xỏc định. Để rỳt ra được những kết luận đỳng đắn về kết quả thực hiện và nguyờn nhõn của những sai lệch, việc đo lường được lặp đi lặp lại. Tuy nhiờn, một nhà quản trị thường khụng cho phộp thời gian dài giữa cỏc lần kiểm tra.
Ngoài việc đo lường kết quả thực tế của cỏc hoạt động, người ta cũn cố gắng dự bỏo kết quả đang mong đợi đểđối chiếu với cỏc tiờu chuẩn và từđú cú được biện phỏp sửa chữa kịp thời.
Đỏnh giỏ sự thực hiện
Thực chất của cụng việc này là xem xột sự phự hợp của cỏc kết quảđó được đo lường so với cỏc tiờu chuẩn. Nếu sự thực hiện phự hợp với cỏc tiờu chuẩn, nhà quản trị cú thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đỳng kế hoạch và khụng cần sựđiều chỉnh. Nếu kết quả thực hiện khụng phự hợp với tiờu chuẩn thỡ sựđiều chỉnh là cần thiết. Lỳc này phải tiến hành phõn tớch nguyờn nhõn của sự
sai lệch và những hậu quả của nú đối với hoạt động của doanh nghiệp đểđi tới kết luận xõy dựng một chương trỡnh điều chỉnh cú hiệu quả.
Điều chỉnh là những tỏc động bổ sung trong quỏ trỡnh quản trịđể khắc phục những sai lệch giữa kết quả thực hiện so với mục tiờu, kế hoạch.
H9.5. Cỏc bước của quỏ trỡnh kiểm tra
Quỏ trỡnh điều chỉnh phải tuõn thủ những nguyờn tắc sau: - Chỉđiều chỉnh khi thực sự cần thiết;
- Điều chỉnh đỳng mức độ, trỏnh tựy tiện, trỏnh gõy tỏc dụng xấu; - Phải tớnh tới hậu quả sau khi điều chỉnh;
- Trỏnh để lỡ thời cơ, trỏnh bảo thủ;
- Tựy điều kiện mà kết hợp cỏc phương phỏp điều chỉnh cho hợp lý.
Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xõy dựng một chương trỡnh điều chỉnh trong
đú trả lời cỏc cõu hỏi: - Mục tiờu điều chỉnh? - Nội dung điều chỉnh? - Ai tiến hành điều chỉnh? - Sử dụng những biện phỏp, cụng cụ nào đểđiều chỉnh? - Thời gian điều chỉnh?
Như vậy quyết định điều chỉnh cũng là một dạng quyết định thường xuyờn xảy ra trong quản trị. Đụi khi chỉ một quyết định điều chỉnh nhỏ nhưng kịp thời cú thểđem đến cho quản trị
hiệu quả cao.
Quỏ trỡnh điều chỉnh cú thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của đối tượng quản trị. Chẳng hạn cú thểđiều chỉnh sai lệch thụng qua chức năng tổ chức phõn cụng lại cụng việc, làm rừ lại nhiệm vụ, biờn chế thờm cỏn bộ, tăng cường cụng tỏc huấn luyện, bồi dưỡng cho nhõn viờn, đỡnh chỉ, cỏch chức những người cú sai phạm nghiờm trọng...
Xỏc định cỏc tiờu chuẩn và đo lường sự thực hiện Đo lường sự thực hiện Tiến hành điều chỉnh hay đỏnh giỏ lại cỏc tiờuchuần Khụng cần điều chỉnh Cú Khụng Sự thực hiện phự hợp với cỏc tiờu chuẩn
Hỡnh 12.5 cũn thể hiện một khớa cạnh quan trọng rằng kiểm tra là một quỏ trỡnh liờn tục và cỏch tốt nhất là dự bỏo được những sai lệch để đề phũng chứ khụng phải chỉ là xỏc định và sửa chữa những sai lệch đó xảy ra.
9.2.2. Cỏc phương phỏp kiểm tra
Cỏc phương phỏp kiểm tra rất đa dạng và cú thểđược phõn loại theo nhiều tiờu chớ khỏc nhau như theo quỏ trỡnh hành động, theo mức độ tổng quỏt của nội dung kiểm tra, theo tần suất của cỏc cuộc kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra. Cỏc phương phỏp kiểm tra xem xột quỏ trỡnh hành động, bao gồm những dạng cơ bản:
Kiểm tra trước hành động: Được tiến hành để đảm bảo rằng mọi nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đú đó được ghi vào ngõn sỏch và được chuẩn bịđầy đủ cả về chủng loại, số
lượng, chất lượng, đến nơi quy định. Cỏc ngõn quỹ cú thể cú thể dẫn đến sự cần thiết phải tuyển thờm hay đào tạo lại nhõn viờn: Mua thờm mỏy múc thiết bị: Thiết kế và sản xuất cỏc loại vật liệu và sản phẩm mới.
Kiểm tra lường trước: Được tiến hành để phỏt hiện những sai lệch của sự thực hiện so với cỏc tiờu chuẩn và mục tiờu để cú thểđiều chỉnh kịp thời trước khi xảy ra hậu quả nghiờm trọng. Kiểm tra lường trước chỉ cú hiệu quả nếu như cỏc nhà quản trị cú được thụng tin chớnh xỏc, kịp thời về những thay đổi của mụi trường và về hoạt động hướng tới mục tiờu mong muốn.
Kiểm duyệt (kiểm tra được hoặc khụng): Là hỡnh thức kiểm tra trong đú cỏc yếu tố hay giai
đoạn đặc biệt của hoạt động phải được phờ chuẩn hay thỏa món những điều kiện nhất định trước khi sự vận hành được tiếp tục.
Kiểm tra sau hoạt động .
Là sự đo lường kết quả cuối cựng của hoạt động. Nguyờn nhõn của sai lệch so với tiờu chuẩn và kế hoạch được xỏc định và điều chỉnh cho những hoạt động tương tự trong tương lai. Hỡnh thức này cũn được ỏp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và khuyến khớch cỏn bộ, cụng nhõn.
Bốn dạng kiểm tra trờn đều là cần thiết và được ỏp dụng tổng hợp để thực hiện cỏc mục tiờu của doanh nghiệp. Tuy nhiờn, hiện nay người ta đặc biệt nhấn mạnh tới tầm quan trọng của kiểm tra lường trước.
Theo mức độ tổng quỏt của nội dung kiểm tra, cú cỏc phương phỏp kiểm tra cơ bản sau: Kiểm tra toàn bộ: Nhằm đỏnh giỏ việc thực hiện mục tiờu, kế hoạch của doanh nghiệp một cỏch tổng thể.
Kiểm tra bộ phận: Thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phõn hệ cụ thể của doanh nghiệp. Kiểm tra cỏ nhõn: Thực hiện đối với những con người cụ thể trong doanh nghiệp.
Theo tần suất của cỏc cuộc kiểm tra.
Bao gồm những phương phỏp như kiểm tra định kỳđược thực hiện theo kế hoạch đó định trong từng thời gian, kiểm tra liờn tục là giỏm sỏt thường xuyờn trong mọi thời điểm, với mọi cấp, mọi khõu và với nội dung toàn diện
Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra gồm:
Kiểm tra (hay cũn gọi là kiểm tra giỏn tiếp) là việc chủ thể quản lý xem xột, đo lường kết quả hoạt động của cỏc đối tượng quản lý, đỏnh giỏ nguyờn nhõn gõy ra sai lệch, tỡm người chịu trỏch nhiệm đối với sai lệch đú và yờu cầu họ chấn chỉnh hoạt động của mỡnh.
Tự kiểm tra (hay kiểm tra trực tiếp) là việc phỏt triển những nhà quản trị và cụng nhõn cú năng lực, ý thức kỷ luật cao: Cú khả năng giỏm sỏt bản thõn và ỏp dụng thành thạo cỏc khỏi niệm lý thuyết, nguyờn tắc, kỹ thuật để hoàn thành cỏc mục tiờu, kế hoạch với hiệu quả cao.