3.3.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn
Do đặc thù kinh doanh nên TSNH chiếm tỷ trọng cao, tương đương với tài sản dài hạn trong cơ cấu tài sản của công ty, trong đó phải kể đến mục các khoản phải thu và hàng tồn kho. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cần phải đổi mới và hoàn thiện cơ chế quản lý và sử dụng TSNH.Từ phân tích và đánh giá thực trạng sử dụng tài sản, tác giả đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn Công ty cần
thực hiện như sau:
- Xây dựng chính sách hợp lý trong quản lý tài sản ngắn hạn
Với cơ cấu tài sản ngắn hạn chưa hợp lý, việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản nói chung của doanh nghiệp. Để làm được điều này, ban giám đốc cũng như bộ phận tài chính và bộ phận kế hoạch vật tư của Công ty cần có một số kế hoạch quản lý cho tài sản ngắn hạn như: sử dụng tài sản tiết kiệm, không lãng phí thông qua việc triển khai các định mức kinh tế kỹ thuật tiên tiến; Nâng cao tốc độ chu chuyển tài sản ngắn hạn bằng các giải pháp phù hợp; Giải quyết tốt quá trình thanh toán, đôn đốc thu hồi nợ; Xác định lượng hàng tồn kho hợp lý nhằm tiết kiệm chi phí liên quan; Xác định lượng tiền dự trữ phù hợp nhằm tạo khả năng tài chính dài hạn trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu đầu tư mua sắm tài sản cố định.
-Quản lý dự trữ tiền và dòng tiền của doanh nghiệp
Hiện tại, Công ty Cổ phần In sách giáo khoa tạithành phố Hà Nội đang xác định lượng dự trữ tiền cần thiết dựa vào kinh nghiệm, chưa có chính sách quản lý tiền mặt cụ thể, cũng như chưa lập kế hoạch sử dụng ngân quỹ cho dài hạn do đó còn nhiều hạn chế trong việc quản lý ngân quỹ của công ty, nhất là khi Công ty đang có dự án dở dang đầu tư xây dựng nhà xưởng. Do đó, để dòng tiền của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả hơn, phòng Kế toán tài vụ cần lập kế hoạch thu chi để xác định nhu cầu chi tiêu và nguồn thu tiền tương ứng, với mức độ chi tiết theo tuần, tháng, quý và năm; kế hoạch thu chi càng chi tiết thì lượng tiền mặt được xác định có độ chính xác càng cao và nên có sự tham gia của các bộ phận, phòng ban liên quan để có độ khách quan cao. Mục đích của việc lập kế hoạch thu chi là nhằm cân đối khả năng chi trả, giảm các chi phí liên quan và làm tăng tính luân chuyển của tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, cần điều chỉnh cơ cấu nguồn vốn vay
một các hợp lý để đảm bảo ổn định sản xuất kinh doanh, với nguồn ngân quỹ hiện tại. Nếu làm được như vậy, khả năng thanh toán của công ty sẽ tăng, bên cạnh đó nguồn ngắn hạn từ trước đến giờ có một phần đầu tư vào tài sản dài hạn thì nay sẽ được rút ra bổ xung vào nguồn vốn tài trợ cho tài sản ngắn hạn, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cho công ty.
- Tăng cường quản lý hàng tồn kho của Công ty
Hàng tồn kho là một khoản mục quan trọng trong cơ cấu tài sản ngắn hạn, có ảnh hưởng trực tiếp đến vòng quay của tài sản ngắn hạn và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho của công ty:
+ Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đây xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng hoạt động kinh doanh của công ty, qua đó kiểm soát được chi phí, nâng cao được hiệu quả sử dụng tài sản của công ty. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần được kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo cung cấp cho khách hàng sản phẩm chất lượng.
Để có thể xác định và thực hiện theo định mức tiêu hao tối ưu, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận Kế hoạch vật tư và các bộ phận sản xuất trực tiếp, nhằm nắm bắt cụ thể mức tiêu hao trong thực tế sản xuất của Công ty, tạo thuận lợi cho bộ phận Kế toán tài vụ có mức trích lập dự phòng cũng như nguồn tài chính phục vụ sản xuất – kinh doanh hợp lý.
+ Tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho
Bộ phận kĩ thuật sản xuất cần thường xuyên rà soát lại cơ cấu hàng tồn kho, từ đó đề ra các biện pháp giải quyết hàng ứ đọng, kém phẩm chất, tăng nhanh vòng quay hàng hoá. Việc đánh giá lượng hàng tồn kho phải được tiến
hành thường xuyên, định kỳ hàng tháng, quý, năm. Có như vậy công ty mới có cơ sở xác định đúng giá trị hàng hoá. Từ đó có biện pháp giảm nhanh hàng tồn kho đến mức hợp lý, đảm bảo chất lượng hàng luân chuyển. Bên cạnh đó, Công ty cần phải thường xuyên kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho. Để việc kiểm tra đạt chất lượng cao, công ty cần tuyển chọn những cán bộ kỹ thuật chuyên môn giỏi và tinh thần trách nhiêm cao thực hiện. Bên cạnh đó công ty cần mua sắm thêm các thiết bị kiểm tra cần thiết thay thế bổ sung những thiết bị đã hỏng.
Kiểm tra hàng tồn kho từ khâu đầu vào đến đầu ra của nguyên vật liệu, hàng hóa… để đảm bảo hàng hóa, nguyên vật liệu đúng quy cách và phẩm chất. Trong quá trình lưu kho, cũng phải thường xuyên kiểm tra để nhằm giảm thiểu tối đa lượng hàng tồn kho giảm giá, mất phẩm chất để thực hiện tiết kiệm, hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa của công ty.
Bộ phận Kế hoạch vật tư và phòng Kế toán tài vụ cần tổ chức tốt quá trình thu mua, dự trữ vật tư, nguyên vật liệu chi phí cho mỗi kỳ nhằm đảm bảo hạ giá thành thu mua vật tư, từ đó có kế hoạch giao cho các đơn vị sản xuất điều đó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được vật tư, hạn chế mất mát lãng phí vật tư. Vật tư khi mua về phải được kiểm tra chất lượng theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật sản xuất đã ban hành, hạn chế tình trạng vật tư kém chất lượng, gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp.
Ngoài ra, Công ty cần áp dụng một số biện pháp như: đẩy mạnh tiêu thụ, mở rộng thị trường. Công ty cần lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, có thể kiểm kê và ghi giảm giá hàng tồn kho và sau đó phân bổ dần vào chi phí. Ngoài các khách hàng đã có cần tìm kiếm thêm thị trường mới, mở rộng mặt hàng kinh doanh theo nhu cầu thị trường hiện tại nhằm tiêu thụ hàng hoá một cách nhanh nhất, từ đó góp phần làm cho tài sản ngắn hạn luân chuyển nhanh hơn, tài sản ngắn hạn sử dụng tiết kiệm hơn và đạt hiệu quả cao
hơn
+ Thường xuyên đánh giá và kiểm tra chi phí sản xuất
Chi phí trong quá trình sản xuất hiện nay cũng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất, là nhu cầu cơ bản nhằm nâng cao giá trị hàng tồn kho của Công ty, đảm bảo hạn chế chênh lệch giá trị thành phẩm sau khi sản xuất và giá trị thuẩn của thành phẩm, mang lại hiệu quả sử dụng hàng tồn kho, tránh rủi ro mất giá khi thực hiện bán thành phẩm.
Để thực hiện giải pháp này, bộ phận Kế hoạch vật tư cần thường xuyên rà soát, kiểm soát chi phí sản xuất từng mặt hàng, từng đợt in ấn và sản xuất, đề xuất với bộ phận Kế toán tài chính tính giá bán bằng cách cộng giá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
Ngoài ra, phòng Kế toán tài vụ cần tiếp tục tham mưa với lãnh đạo về giá cả mua bán vật tư, chất lượng hàng hóa, chứng từ mua bán đối với cán bộ cung ứng và nhà cung cấp dịch vụ.
- Quản lý các khoản phải thu
Vấn đề quan trọng nhất hiện tại mà Công ty cần khắc phục là sự thiếu hụt chính sách công nợ và chính sách tín dụng rõ ràng theo lộ trình cũng như bao gồm các dự báo với các trường hợp rủi ro, cũng như thiếu hụt chính sách trích lập dự phòng phải thu. Do vậy đối với những khoản đã được nghiệm thu, đã thực sự được đưa vào các khoản phải thu thì lúc này ban Giám đốc và phòng Tài chính của Công ty cần có những chính sách quản lý chúng: dựa vào năng lực trả nợ của các khách hàng, phải phân loại khách hàng theo năng lực trả nợ của bản thân khách hàng; phân loại các khoản phải thu theo thời gian; dựa vào sự tín nhiệm đối với sự bảo lãnh của bên thứ ba. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy công tác thanh toán nợ là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lượng vốn ứ đọng ở khâu thanh toán, nhanh
chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
Bên cạnh đó, cần áp dụng thêm một số giải pháp trong dài hạn như: (1) Công ty cần tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản phải thu với trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng cho từng cấp trong việc đưa ra quyết định bán chịu, đồng thời có chế độ báo cáo giám sát để tránh rủi ro trong quá trình theo dõi và quản lý thu hồi nợ. (2) Nắm bắt tình hình tài chính cũng như kế hoạch kinh doanh của khách hàng để có những thay đổi chính sách công nợ linh hoạt, đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp. (3) Thực hiện phân tích từng khoản mục phải thu đối với từng khách hàng về thời hạn nợ, mức dư nợ, chính sách giá, chính sách chiết khấu, từ đó đưa ra chính sách bán hàng phù hợp, giảm tối đa tuổi nợ của các khoản phải thu và xây dựng hạn mức bán chịu tối ưu cho toàn công ty và cho từng đối tượng khách hàng.
Với số ngày công nợ hiện tại luôn ở mức 30-60 ngày, Công ty có điều kiện thuận lợi để phát triển thêm chính sách chiết khấu, thu hút thêm đối tượng khách hàng mới, từ đó tăng doanh thu, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và hàng hoá được tiêu thụ nhiều hơn, nâng cao vòng quay khoản phải thu và rút ngắn kì thu tiền bình quân, tạo lợi thế cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành công nghiệp xuất bản trên thị trường hiện nay.
3.3.2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn
Đối với hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn, vấn đề quan trọng nhất hiện tại của Công ty là sử dụng tài sản cố định và cần có kế hoạch, giải pháp cụ thể đối với tài sản xây dựng cơ bản dở dang. Các giải pháp cụ thể được đặc ra như sau:
+ Hoàn thiện quy trình ra quyết định mua sắm TSCĐ
đến năng lực sản xuất của công ty. Quy trình ra quyết định mua sắm TSCĐ là một vấn đề quan trọng cần phải được phân tích kỹ lưỡng do đây là vốn đầu tư dài hạn, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của công ty trong ngắn hạn. Xây dựng kế hoạch hoá đầu tư TSCĐ là cần thiết để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Theo đó, sau mỗi kì đánh giá tài sản cố định, trang thiết bị sản xuất từ bộ phận sản xuất, phòng Kế hoạch vật tư cần thống kê, đề xuất nhu cầu đổi mới tài sản cố định. Từ đó, Công ty cần lập ra hội đồng thẩm định có trách nhiệm tìm hiểu, đánh giá lại nhu cầu nhằm tìm ra tài sản phù hợp nhất cho hoạt động của Công ty tại thời điểm đề xuất. Đối với nhà xưởng cần có các tiêu chuẩn về năng lực hoạt động, nhu cầu mở rộng và quyền sử dụng đất được giao. Đối với máy móc, trang thiết bị sản xuất và quản lý cần đánh giá theo thời gian sử dụng, nguyên giá, công suất và chế độ bảo hành. Như vậy, phòng Kế toán mới có căn cứ để tính toán với nguồn ngân quỹ hiện tại cùng với nhu cầu đầu tư mua sắm mới và đề xuất lên ban Giám đốc để thông qua quyết định mua sắm mới các tài sản trên.
Ngoài việc lên kế hoạch đầu tư TSCĐ, công ty cần nâng cao hiệu quả trong công tác tiến hành thẩm định các dự án đầu tư, xây dựng để đưa ra được những quyết định tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các TSCĐ được mua sắm và đầu tư mới.
+ Tăng cường đổi mới công nghệ, quản lý sử dụng và bảo dưỡng TSCĐ
Đối với máy móc, xe vận tải quá cũ không còn phù hợp cho hoạt động kinh doanh, tức máy móc trang thiết bị lỗi thời đã khấu hao hết nên có kế hoạch thay mới. Đồng thời cần chú trọng công tác đào tạo nhân viên nâng cao tay nghề phù hợp với công nghệ mới như máy in ofset, máy in 4 màu. Có kế
hoạch đầu tư mua thêm máy in cho phân xưởng in ốp sét, máy vào bìa liên hoàn cho phân xưởng Hoàn thiện Sách và máy cắt dọc giấy phòng kế hoạch sản xuất – vật tư… Bên cạnh đó, Công ty có thể bắt đầu thực hiện việc chuyển giao công nghệ để cải tiến công nghệ đầu tư máy móc thiết bị hiện đại của nước ngoài. Có như vậy, các TSCĐ mới phát huy tác dụng nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao và tạo vị thế trên thị trường.
Những tháng Công ty ít việc cần tiến hành bảo dưỡng máy móc trang thiết bị theo định kì, bảo dưỡng dứt điểm từng máy và theo kế hoạch đã được thông qua từ đầu kì.
Bên cạnh đó cần quan tâm đến công tác quản lý tài sản cố định, thường xuyên bảo dưỡng định kì và sửa chữa kịp thời để hạn chế làm giảm công suất của máy móc, đồng thời phân công trách nhiệm của những người có liên quan khi xảy ra mất mát. Muốn làm được giải pháp này, bộ phận Sản xuất cần bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý, nhằm khai thác tối đa công suất máy móc, thiết bị nhằm đạt được năng suất cao trong sản xuất. Bên cạnh đó, Công ty phải có kế hoạch quản lý chặt chẽ về hiện vật, không để mất mát hoặc hư hỏng tài sản cố định trước thời hạn khấu hao. Ngoài ra, bộ phận Kế toán hàng năm phải lập kế hoạch khấu hao theo tỷ lệ do Nhà nước quy định về điều chỉnh kịp thời giá trị tài sản cố định khi có trượt giá để tính đúng, tính đủ khấu hao giá thành sản phẩm, nhằm bảo toàn vốn và tài sản cố định trong quá trình sử dụng.
Thanh lý, xử lý các TSCĐ không dùng đến +
Hiện nay, do những nguyên nhân có thể là chủ quan chẳng hạn như bảo quản, sử dụng kém làm cho tài sản bị hư hỏng hoặc khách quan tạo ra như thay đổi nhiệm vụ sản xuất mà không cần dùng. Những máy móc thiết bị cũ lạc hậu, hết khấu hao Công ty cần bán thanh lý phế liệu nhằm giải phóng chỗ để và thu hồi vốn.
Việc giữ nhiều tài sản cố định không dùng đến sẽ dẫn đến vốn sẽ bị ứ đọng gây lãng phí trong khi doanh nghiệp lại đang rất cần vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, công ty cần xác định nguyên nhân dẫn đến việc ứ đọng tài sản cố định để cần nhanh chóng thanh lý những tài sản cố định đã