b. Cơ cấu lao động phân theo độ tuổi
2.3.5. Sàng lọc ứng viên
Sau khi đã thông báo tuyển dụng, vị trí của công ty sẽ nhận được sự quan tâm của một số các ứng viên, phòng nhân sự là phòng ban tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên. Dựa vào bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc đã nêu ra các nhân viên của phòng nhân sự tiến hành sàng lọc hồ sơ của các ứng viên. Các hồ sơ của các ứng viên đạt yêu cầu sẽ được các nhân viên nhân sự đánh dấu, đối với các hồ sơ không đạt yêu cầu các nhân viên nhân sự sẽ loại bỏ hồ sơ.
Các nhân viên sẽ tiến hành gọi điện cho các nhân sự có hồ sơ đạt yêu cầu để mời họ đến công ty phỏng vấn. Tất cả các hồ sơ đạt yêu cầu đều được mời đến phỏng vấn tại công ty. Không chỉ gọi điện thoại các nhân viên nhân sự cũng sẽ tiến hành gửi email cho các ứng viên thông báo cho họ về thời gian mà họ có thể tham gia phỏng vấn.
Bảng 2.12: Sàng lọc hồ sơ ứng viên tại công ty Vietcert
Loại hồ sơ
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Hồ sơ nhận được 77 100% 81 100% 96 100%
Hồ sơ đạt yêu cầu 34 44,2% 42 51,9% 46 48%
Hồ sơ không đạt yêu cầu 43 55,8% 39 48,1% 50 52%
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021 công ty Vietcert đã chú trọng đến các công cụ để đăng tải thông báo tuyển dụng. Số lượng ứng viên và hồ sơ quan tâm vào các vị trí mà công ty tuyển dụng khá nhiều. Trong năm 2019 có 77 hồ sơ ứng viên tham gia ứng tuyển vào các vị trí của công ty trong đó có 34 hồ sơ đạt yêu cầu chiếm 44,2% và 43 hồ sơ không đạt yêu cầu chiếm 55,8%. Đến năm 2020 số lượng hồ sơ mà công ty nhận dược là 81 hồ sơ trong đó có 42 hồ sơ đạt yêu cầu chiếm 51,9% và có 39 hồ sơ không đạt yêu cầu chiếm 48,1%. Đến năm 2021 số lượng hồ sơ mà công ty nhận được là 96 hồ sơ trong đó có 46 hồ sơ đạt yêu cầu chiếm 48% và có 50 hồ sơ không đạt yêu cầu chiếm 52%.
Số liệu trên cho thấy mặc dù số lượng hồ sơ nộp vào các vị trí trong công ty khá nhiều nhưng số lượng hồ sơ không đạt yêu cầu chiếm tỷ lệ rất cao, điều này khiến cho các nhân viên nhân sự mất thời gian trong việc sàng lọc hồ sơ không đạt yêu cầu. Lý giải cho điều này, trưởng phòng nhân sự cho rằng nhiều người không có đủ khả năng để đáp ứng công việc tại công ty nhưng vẫn muốn nộp hồ sơ để kiểm tra lại năng lực của mình điều này gây khó khăn cho các nhân viên nhân sự.
Bởi vậy phương thức thu hút ứng viên hiệu quả sẽ cung cấp nhiều nguồn nhân lực tốt hơn đồng thời tăng cao khả năng nhận được hồ sơ chất lượng cũng như thu hút sự chú ý của các ứng viên ưu tú. Phương thức thu hút ứng viên bao gồm:
Với các vị trí mà công ty Vietcert cần tuyển dụng các nhân sự nguồn từ nội bộ doanh nghiệp bộ phận nhân sự sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng, bản thông báo tuyển dụng này được gửi đến các phòng chuyên môn và các phòng ban chuyên môn sẽ thông báo cho các nhân viên trong công ty. Các nhân sự làm việc tại công ty có thể xem bảng thông báo tuyển dụng và dựa vào năng lực của mình để có thể ứng tuyển vào vị trí công việc mà công ty Vietcert tuyển dụng và tự ứng tuyển vào vị trí mà công ty tuyển dụng. Phòng nhân sự sẽ xem xét năng lực của các nhân sự ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng nội bộ, bàn bạc với trưởng phòng chuyên môn để đưa ra quyết định tuyển dụng.
Bên cạnh đó, đối với vị trí tuyển dụng trưởng phòng, phó phòng hoặc vị trí quản lý các phòng ban của công ty Vietcert , phòng nhân sự sẽ thu thập hồ sơ của các nhân viên, năng lực làm việc của các nhân viên trong công ty lựa chọn một số ứng viên có năng lực làm việc tốt để đề xuất cho Ban Giám Đốc của công ty, Ban Giám Đốc sẽ dựa vào hồ sơ ứng viên để đánh giá về các ứng viên nội bộ và đưa ra quyết định tuyển dụng các nhân sự nội bộ phù hợp với vị trí mà công ty cần tuyển dụng. Phòng nhân sự thông thường với 1 vị trí sẽ chọn ra 2 ứng viên ưu tú nhất để trình lên Ban Giám Đốc, Ban Giám Đốc sẽ sắp xếp thời gian để phỏng vấn và trao đổi với các nhân sự trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng nhân sự cho vị trí đó.
b. Phương thức thu hút ứng viên bên ngoài
Hiện nay nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài là nguồn tuyển dụng chính tại công ty Vietcert . Thực tế quy mô nhân sự của công ty tăng phụ thuộc vào nguồn tuyển dụng từ bên ngoài. Đồng thời nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài khá đa dạng và phong phú, điều này giúp cho công ty Vietcert co thể dễ dàng tiếp cận được với nhiều ứng viên trong đó có những ứng viên tài năng phù hợp với các vị trí công việc của công ty. Tuy nhiên, ngày nay Internet và công nghệ đặc biệt phát triển các ứng viên tài năng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin tuyển dụng từ các nhà tuyển dụng uy tín trong đó có những công ty tổ chức chứng nhận hợp quy và cung cấp dịch vụ chứng nhận hợp quy chuyên nghiệp (họ có thể là đối thủ của công ty Vietcert ), chính vì vậy để thu hút các nhân sự tài năng quan tâm đến vị trí công việc
của công ty Vietcert phải đặc biệt quan tâm đến vấn đề về thu hút các nhân sự quan tâm vào các vị trí tuyển dụng tại công ty.
Hình 2.2 Hình ảnh thông báo tuyển dụng của Công ty Vietcert
Hiện nay công ty Vietcert sử dụng 3 nguồn chính để có thể thu hút, tìm kiếm các ứng viên từ nguồn bên ngoài vào các vị trí của công ty:
Thứ nhất, thu hút các ứng viên thông qua các trang tìm việc làm
Khi có nhu cầu tuyển dụng một vị trí nào đó, các nhân viên nhân sự kết hợp với các bộ phận chuyên môn trong công ty Vietcert để đưa ra bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cụ thể. Tiếp đó, bộ phận nhân sự của công ty sẽ chịu trách nhiệm đăng tải các thông tin tuyển dụng nhân sự, tuyển dụng các vị trí trên những website tìm kiếm ứng viên như: timviecnhanh, vietnamwork, jobstreet… để tìm kiếm các nhân sự phù hợp với các vị trí tuyển dụng cụ thể tại công ty. Đây là hình thức tuyển dụng chủ yếu được công ty Vietcert đặc biệt quan tâm để thu hút các ứng viên từ nguồn bên ngoài. Tuy nhiên để đăng tải thông tin trên các trang tìm kiếm việc làm này công ty Vietcert cũng phải chi trả cho các trang tìm kiếm việc
làm một khoản chi phí tương ứng với mỗi tin đăng tuyển và tương ứng với số lượng ứng viên mà công ty tuyển dụng được.
Bảng 2.13: Chi phí đăng tin trên những trang tuyển dụng của Vietcert
(Đơn vị tính:triệu đồng)
Các trang đăng tin
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số tin đăng (tin) Số tiền (triệu đồng) Số tin đăng (tin) Số tiền (triệu đồng) Số tin đăng (tin) Số tiền (triệu đồng) Vietnamwork 5 50 7 70 7 70 Timviecnhanh 4 20 5 24 5 22 Jobstreet 5 10 4 8 4 8 Khác 3 3 5 5 4 4 Tổng chi phí 83 107 104 (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính – nhân sự)
Hiện nay trang Vietnamwork là trang tìm ứng viên mà công ty Vietcert phải chi trả nhiều chi phí nhất, trong năm 2020 và năm 2021 công ty Vietcert chi trả cho trang này là 70 triệu/ năm để đăng tin tuyển dụng; tiếp đó đến trang timviecnhanh, jobstreet và các trang các để tìm kiếm ứng viên. Tùy theo số lượng ứng viên mà công ty cần tuyển dụng, tùy theo nhu cầu tuyển dụng cũng như mức chi phí đăng tin trên các trang để thu hút ứng viên theo quy định của các trang tuyển dụng mà công ty Vietcert sẽ phải chi trả số tiền khác nhau. Hiện nay Vietcert khá chú trọng đến hoạt động đăng tải thông yin tuyển dụng các ứng viên trên các trang tuyển dụng có tính phí bởi lẽ trên các trang tuyển dụng này giúp cho công ty có thể tiếp cận được với nhiều ứng viên hơn và tuyển dụng hiện quả hơn.
Để thu hút các nhân sự trên các trang tìm việc làm công ty Vietcert đặc biệt chú trọng đến việc hiển thị mức lương mà các nhân sự có thể nhận được đối với vị trí công việc tại công ty, đồng thời các thông báo tuyển dụng nhân sự tại công ty cũng khá rõ ràng, công ty chú trọng đến mô tả chi tiết các công việc cũng như các yêu cầu công việc để các ứng viên có thể nắm bắt được các yêu cầu trong công việc từ đó họ có thể xem xét xem công việc mà công ty tuyển dụng có phù hợp với năng
các nhân sự sẽ khác nhau, việc đưa ra mức lương cho vị trí tuyển dụng dựa vào chính sách nhân sự tại công ty Vietcert cũng như dựa vào năng lực của các ứng viên. Công ty chưa xem xét nhiều đến yếu tố cạnh tranh về lương giữa các doanh nghiệp cạnh tranh đang hoạt động trên thị trường. Bộ phận nhân sự cũng chưa nắm được chính sách về lương của các đối thủ cạnh tranh.
Thứ hai, thu hút các ứng viên tại các trường đại học
Bên cạnh việc thu hút các ứng viên thông qua các trang tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp, công ty Vietcert cũng khá quan tâm đến việc thu hút các ứng viên tại các trường đại học. Hiện nay các trường đại học cung cấp cho các doanh nghiệp các nguồn ứng viên tài năng và năng động trong công việc, tuy nhiên các nhân sự được tuyển dụng từ các trường đại học lại thiếu kinh nghiệm trong công việc và cần được đào tạo khá nhiều. Để thu hút được các nhân sự tài năng trong các trường đại học công ty Vietcert cũng liên kết với một số trường đại học như: đại học Văn Lang, đại học Công Nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh , đại học Ngoại ngữ Hà Nội… để tuyển dụng các ứng viên là những sinh viên đại học trẻ và năng động.
Tuy nhiên hằng năm công ty Vietcert chỉ tuyển khoảng 2 bạn sinh viên tại các trường đại học đến và làm việc tại công ty bởi lẽ các sinh viên đại học chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc nên công ty phải bỏ ra một khoản chi phí để đào tạo họ. Tuy tuyển dụng được ít nhân sự từ nguồn các trường đại học nhưng nguồn tuyển dụng nhân sự này cũng giúp cho công ty Vietcert có thể tuyển dụng được các nhân sự tài năng.
Để thu hút các sinh viên đại học chú ý đến các vị trí tuyển dụng nhân sự tại công ty Vietcert công ty có liên kết với nhà trường trong các buổi hướng nghiệp cho sinh viên năm 3 và sinh viên năm 4. Theo đó các nhân viên bộ phận nhân sự của công ty Vietcert sẽ đến tham dự các buổi hướng nghiệp cho sinh viên, chia sẻ những kinh nghiệm về công việc tại các doanh nghiệp từ đó giới thiệu về các vị trí công việc mà công ty tuyển dụng, các mức đãi ngộ cho nhân viên. Bên cạnh đó, thông qua các buổi hướng nghiệp tại các trừng đại học cũng giúp cho công ty Vietcert có thể tuyển được các thực tập sinh cho các vị trí mà công ty cần thực tập sinh.
Thứ ba, nguồn tuyển dụng từ giới thiệu
Nguồn tuyển dụng này khá chất lượng, hiện nay khi có một vị trí tuyển dụng công ty Vietcert sẽ công khai cho các nhân sự làm việc trong công ty hoặc các đối tác kinh doanh của công ty để tìm kiếm các ứng viên phù hợp. Các nhân viên tại công ty Vietcert có thể dựa vào những mối quan hệ của mình để giới thiệu ứng viên cho công ty đồng thời các đối tác kinh doanh của công ty Vietcert cũng có thể giới thiệu các nhân sự làm việc tại công ty. Những người được giới thiệu vào các vị trí làm việc tại công ty cũng được phỏng vấn và xem xét hồ sơ năng lực trước khi họ được tuyển dụng vào công ty Vietcert .
2.3.6. Phỏng vấn.
Phỏng vấn lần 1: Vòng sơ loại
Bộ phận nhân sự/ Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp ứng viên để kiểm tra và đánh giá sơ bộ ứng viên nhằm mục đích xác định lại thông tin trong hồ sơ của ứng viên . Kiểm tra đánh giá khả năng giao tiếp, khả năng làm việc (độc lập hay theo nhóm), khả năng tổ chức và lập kế hoạch, khả năng tư duy và giải quyết vấn đề,... đồng thời cũng là cách để tiếp tục loại những ứng viên không đạt yêu cầu. Ngoài ra, các ứng viên cũng có thể hỏi Công ty về các vấn đề liên quan. Bên cạnh đó, để đánh giá năng lực thực tế của ứng viên về chuyên môn, Bộ phận Nhân sự có thể kiểm tra bằng các phương pháp: IQ – Kiểm tra tư duy logic, GMAT – Kiểm tra khả năng tính toán trong thời gian ngắn, Tiếng Anh, các bài thi chuyên môn (Tương ứng với vị trí dự tuyển) và Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra chuyên môn của ứng viên.
Các ứng viên có thể làm bài kiểm tra kiến thức, tay nghề/phỏng vấn lần đầu. Các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cần phải gửi đề bài, thang điểm, đáp án cho Bộ phận Tuyển dụng – Phòng Nhân sự trước ngày kiểm tra 2 ngày để tổ chức kiểm tra.
Phỏng vấn lần đầu do Bộ phận tuyển dụng tiến hành.
Ban giám khảo kiểm tra kiến thức chuyên môn lần đầu bao gồm đại diện Phòng Nhân sự, Trường phòng chuyên môn và/hoặc 01 chuyên gia có kinh nghiệm,
Khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra, Bộ phận tuyển dụng – Phòng Nhân sự sẽ thông báo cho Phòng ban liên quan đến nhận hồ sơ, đề thi và bài kiểm tra của ứng viên. (Nếu bài kiểm tra của ứng viên được thực hiện trên máy vi tính thì Bộ phận Tuyển dụng sẽ gửi e-mail trực tiếp đến người có trách nhiệm chấm bài). Chấm điểm xong, bộ phận quản lý trực tiếp gửi bài kiểm tra, điểm, kết quả đánh giá cho Bộ phận Tuyển dụng chậm nhất 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được bài làm của ứng viên. Nếu đạt, phòng nhân sự phối hợp cùng Trưởng bộ phận sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn. Còn nếu không đạt sẽ thông báo loại.
Sau vòng phỏng vấn sơ loại, Trưởng phòng Nhân sự/Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cùng trao đổi để tiếp tục loại bỏ được những ứng viên không đủ tiêu chuẩn, lựa chọn ứng viên đạt yêu cầu đi tiếp vào vòng tiếp theo.
Thành viên tham gia phỏng vấn phải thể hiện rõ chi tiết đánh giá, điểm số của mỗi ứng viên trong Mẫu đánh giá phỏng vấn.
Phòng nhân sự chuyển Mẫu đánh giá phỏng vấn và hồ sơ ứng viên để tiếp tục phỏng vấn lần 2.
Phỏng vấn lần 2: Vòng tuyển chọn
Bộ phận Tuyển dụng – Phòng Nhân sự chuyển những thông tin về ứng viên cho người tham gia phỏng vấn trước ngày phỏng vấn chuyên môn 2 ngày để nghiên cứu.
Đối với các vị trí nhân viên thời vụ/lao động phổ thông, không nhất thiết phải tiến hành vòng kiểm tra này.
Các thành viên tham gia phỏng vấn bao gồm: Chuyên viên tuyển dụng, Trưởng phòng chuyên môn và/hoặc 01 nhân viên có kinh nghiệm được phòng cử tham gia phỏng vấn. Trường hợp tuyển dụng các vị trí:
Chức danh Nhân viên/Chuyên viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng phòng/Giám đốc chuyên môn và/hoặc thành viên Ban Giám Đốc (nếu cần thiết) sẽ tham dự.
Chức danh Quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn bao gồm: trưởng phòng Hành chính nhân sự. Trưởng phòng/Giám đốc chuyên môn, Phó