b. Cơ cấu lao động phân theo độ tuổi
2.3.3. Thành lập hội đồng tuyển dụng
Sau khi Ban Giám đốc của công ty đã đồng ý với nhu cầu tuyển dụng nhân sự của các phòng ban chuyên môn. Các nhân viên phòng nhân sự sẽ thành lập hội đồng tuyển dụng.
Hiện nay, hội đồng tuyển dụng tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà sẽ có các thành phần sau:
Đối với chức danh trưởng phòng hoặc quản lý của công ty: hội đồng tuyển dụng sẽ bao gồm thành viên của Ban Giám đốc, thành viên của phòng nhân sự và thành viên của phòng chuyên môn (có hiểu biết về phòng và đánh giá được năng lực của ứng viên).
Đối với chức danh nhân viên của các phòng chuyên môn: Hội đồng tuyển dụng bao gồm nhân viên nhân sự và trưởng hoặc phó phòng chuyên môn.
Các thành viên trong hội đồng tuyển dụng có nhiệm vụ phối hợp với nhau để hoàn thành công việc tuyển dụng. Các thành viên sẽ cùng nhau lập lên bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc, cũng như thực hiện phỏng vấn và đánh giá các ứng viên đến phỏng vấn các vị trí công việc tại công ty. Đồng thời xác định nguồn nhân lực trước khi tiến hành tuyển dụng.
Hiện nay để tuyển dụng nhân sự đảm bảo cho sự hoạt động của công ty, Vietcert thực hiện tuyển dụng các nhân sự cả nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty. Dưới đây là bảng số liệu thống kê về nguồn tuyển
Bảng 2.8: Các nguồn tuyển dụng nhân sự tại công ty Vietcert
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
CHÊNH LỆCH 2020/2019 CHÊNH LỆCH 2021/2020 Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Nguồn tuyển dụng bên trong 3 25% 5 38,5% 4 28,5% +2 +66,67% -1 - 44,44% Phòng tài chính - kế toán 1 8,3% 2 15,4% 2 14,3% +1 +100% 0 0 Phòng tổ chức hành chính - nhân sự 1 8,3% 1 7,7% 1 7,1% 0 0 0 0 Phòng kỹ thuật 0 0% 1 7,7% 0 0% +1 +100% -1 -100% Phòng kinh doanh 1 8,3% 1 7,7% 1 7,1% 0 0 0 0 Nguồn tuyển dụng bên ngoài 9 75% 8 61,5% 10 71,5% -1 -11,11% +2 +25% Phòng tài chính - kế toán 2 16,7% 2 15,4% 3 21,5% 0 0 +1 30% Phòng tổ chức hành chính - nhân sự 3 25% 2 15,4% 1 7,1% -1 -33,33% -1 -50% Phòng kỹ thuật 1 8,3% 1 7,7% 2 14,3% 0 0 +1 +50% Phòng kinh doanh 1 8,3% 2 15,4% 1 7,1% +1 +100% -1 -50% Phòng thiết kế 2 16,7% 1 7,7% 3 21,5% -1 -50% +2 +100% Tổng số nhân sự tuyển dụng 12 100% 13 100% 14 100% +1 +8,3% +1 +8,3% (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính – nhân sự) Tùy thuộc vào tình hình thực tế mà công ty Vietcert sẽ đặt ra các chỉ tiêu tuyển dụng nhân sự khác nhau. Việc tuyển dụng nhân sự của công ty phụ thuộc vào hoàn cảnh công việc thực tế tại công ty cũng như phụ thuộc vào số lượng nhân sự nghỉ việc. Từ bảng số liệu trên có thể thấy, trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021 công ty Vietcert không ngừng bổ sung thêm số lượng nhân sự tuyển dụng vào công ty.
Cụ thể trong năm 2019 tổng số lượng nhân sự được tuyển dụng tại công ty Vietcert là 12 người trong đó có 3 nhân sự được tuyển dụng từ nguồn bên trong chiếm khoảng 25% và có 9 nhân sự được tuyển dụng từ nguồn bên ngoài chiếm khoảng 75% . Năm 2020 tổng số lượng nhân sự được tuyển dụng vào công ty Vietcert là 13 nhân sự trong đó có 5 nhân sự được tuyển từ nguồn bên trong chiếm khoảng 38,5% và có 8 nhân sự được tuyển dụng từ nguồn bên ngoài chiếm khoảng 61,5% . Năm 2021 tổng số lượng nhân sự được tuyển vào công ty Vietcert là 14 nhân sự trong đó có 4 nhân sự được tuyển từ nguồn bên trong chiếm khoảng 28,5% và có 10 nhân sự được tuyển từ nguồn bên ngoài chiếm khoảng 71,5%. Như vậy có thể thấy số lượng nhân sự được tuyển từ nguồn bên ngoài tại công ty Vietcert nhiều hơn so với số lượng các nhân sự được tuyển từ nguồn bên trong công ty.
*Nguồn tuyển dụng bên trong.
Thực tế nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên trong không làm gia tăng hay giảm bớt các nhân sự tại công ty. Hiện nay dựa vào tình hình kinh doanh thực tế tại công ty Vietcert mà phòng nhân sự sẽ kết hợp với các phòng ban khác trong công ty để tuyển dụng các nhân sự. Theo đó, việc tuyển dụng các nhân sự từ nguồn bên trong tại công ty Vietcert đa phần là việc cân nhắc về các vị trí tuyển dụng và thăng tiến cho nhân viên. Theo đó các nhân sự được tuyển dụng từ nguồn bên trong đa phần đều được đánh giá dựa trên năng lực và thăng tiến lên một vị trí cao hơn.
Để cân nhắc tuyển dụng các nhân sự từ bên trong bộ phận tổ chức hành chính- nhân sự của công ty Vietcert chịu trách nhiệm tìm hiểu về hồ sơ của các nhân viên trong phòng ban, các nhân viên trong công ty để cân nhắc các vị trí nhân sự phù hợp. Tiếp đó phòng nhân sự sẽ tham khảo ý kiến của trưởng các phòng ban hoặc tham khảo ý kiến của ban Giám đốc về các vị trí, chức danh cần tuyển dụng nội bộ. Cuối cùng phòng nhân sự sẽ gặp riêng các ứng viên được tuyển dụng nội bộ để trao đổi về vị trí công việc cũng như xem xét các nguyện vọng của các nhân sự về vị trí công việc mới mà công ty dự định sẽ bổ nhiệm.
Theo số liệu thống kê từ phòng tổ chức hành chính nhân sự của công ty Vietcert trong năm 2021 số lượng nhân sự được tuyển dụng từ nguồn bên trong là 4
nhân sự được tuyển dụng từ nguồn bên trong đa phần là những nhân sự được thăng chức hoặc thuyên chuyển đến một vị trí công việc phù hợp với năng lực hơn.
* Nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Bảng 2.9: Tình hình tuyển dụng nhân sự từ nguồn bên ngoài tại công ty Vietcert giai đoạn 2019 – 2021
Chỉ tiêu/ Năm Năm
2019 Năm 2020 Năm 2021 Tổng số nhân sự 68 73 74
Số lượng nhân sự tuyển thêm (nguồn bên ngoài) 9 8 10
Số lượng nhân sự nghỉ việc 8 11 9
Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc (%) 11,8% 15,1% 12,2%
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính – nhân sự) Số lượng nhân sự được tuyển dụng từ nguồn bên ngoài tại công ty Vietcert được tuyển dụng theo nhu cầu trong công việc cũng như dựa trên số lượng nhân sự nghỉ việc của công ty và mức độ phát triển của công ty, tình hình hoạt động kinh doanh và sự tăng, giảm số lượng các đơn hàng hay chiến lược kinh doanh của công ty Vietcert . Trong năm 2019 tại công ty Vietcert có 68 nhân sự trong đó số lượng nhân sự nghỉ việc là 8 nhân sự (tỷ lệ nhân sự nghỉ việc chiếm 11,8%), đến năm 2020 nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh cũng như để lấp các vị trí công việc trống công ty Vietcert tuyển dụng thêm 8 nhân sự từ nguồn bên ngoài, năm 2020 cũng là năm công ty Vietcert thay đổi trong cơ cấu hoạt động kinh doanh điều này dẫn đến việc nhiều nhân sự không thích nghi được sự đổi mới và tỷ lệ nghỉ việc tại công ty thời điểm này cũng khá cao, có đến 15,1% nhân sự nghỉ việc trong năm 2020, khiến cho công ty Vietcert phải tuyển dụng thêm để bổ sung thêm các nhân sự cho các vị trí trống cũng như để có đủ nguồn nhân lực thực hiện các chiến lược và hoạt động kinh doanh.
Đến năm 2021 số lượng các nhân sự nghỉ việc tại công ty Vietcert có xu hướng ít lại, trong năm công ty có 9 nhân sự nghỉ việc chiếm 12,2%. Cùng với các nhân sự nghỉ việc để đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty Vietcert cũng tuyển dụng thêm 10 nhân sự vào các phòng ban để đảm bảo công việc tại công ty diễn ra bình thường, đảm bảo được chiến lược và định hướng kinh doanh tại công ty.
Từ những số liệu trên có thể thấy rằng công tác tuyển dụng đặc biệt là tuyển dụng các nhân sự từ nguồn bên ngoài đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty Vietcert . Tuy nhiên thông qua những số liệu về hoạt động tuyển dụng nguồn nhân sự từ bên ngoài cũng có thể thấy được tỷ lệ nhân sự nghỉ việc tại công ty Vietcert khá cao. Vì môi trường làm việc khá năng động và có sự đào thải cao. Là một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức chứng nhận hợp quy và chứng nhận hợp quy cho khách hàng chính vì điều này đòi hỏi các nhân sự trong công ty Vietcert phải năng động, không ngừng thay đỏi, chịu được thử thách và áp lực trong công việc. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến việc các nhân sự tại Vietcert có sự đào thải nhiều theo thời gian.
2.3.3.1. Lập bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.
Sau khi đã thành lập được hội đồng tuyển dụng, các nhân viên trong hội đồng tuyển dụng sẽ phối hợp với nhau trong việc thiết lập lên bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc đối với từng vị trí cụ thể. Các thành viên sẽ thảo luận với nhau để phát họa nên các công việc cụ thể và các yêu cầu đối với các nhân viên khi được giao công việc đó.
Thông thường hội đồng tuyển dụng sẽ có cuộc họp với nhau để thiết lập bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng. Sau khi đã trao đổi với nhau, phòng nhân sự sẽ tiến hành lập lên bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc gửi đến các thành viên trong hội đồng tuyển dụng để các thành viên có thể xem xét cũng như chỉnh sửa nếu cầu.
Tùy thuộc vào từng vị trí mà bản mô tả côn việc cũng như bản tiêu chuẩn công việc có sự khác nhau. Bản mô tả công việc yêu cầu phải thể hiện rõ các công việc mà các nhân viên sẽ thực hiện trong quá trình làm việc tại công ty bao gồm: các công việc chính, các công việc phụ cần phải thực hiện. Bản tiêu chuẩn công việc xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn mà các ứng viên cần phải đáp ứng để có thể nộp hồ sơ và được nhận vào công ty. Thông thường các phòng chuyên môn dựa trên yêu cầu về công việc của phòng cũng như vị trí công việc để gợi ý cho phòng nhân sự trong việc tạo nên bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc phù hợp nhất.
Sau khi bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc đã được tất cả các thành viên trong hội đồng tuyển dụng thông qua, phòng nhân sự sẽ dựa vào đó và đưa ra thông báo tuyển dụng. Các thông tin trong thông báo tuyển dụng bao gồm các thông tin về công ty, vị trí công việc, mô tả vị trí, tiêu chuẩn công việc và các chính sách đãi ngộ, tiền lương đối với vị trí công việc đó.
Tùy thuộc vào vị trí và nguồn tuyển dụng nhân sự mà phòng nhân sự sẽ đặt bản thông báo ở thông tin nội bộ hay đặt thông báo tuyển dụng trên các trang tìm việc làm. Đối với những vị trí mà công ty có nhu cầu tuyển dụng nội bộ bản thông báo sẽ được gửi đến các phòng ban và thông báo được dán trên bảng tin của công ty. Đối với những vị trí cần tuyển dụng bên ngoài, phòng nhân sự sẽ cân nhắc việc đặt thông báo tại các trang tìm việc làm, các trường đại học… để tìm kiếm các ứng viên phù hợp. Thông thường sau khi hoàn thành bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc 1 ngày bản thông báo sẽ được các nhân viên nhân sự đưa lên những trang thông báo phù hợp. Sau khi đã thực hiện hoạt động tuyển dụng, phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để đánh giá lại hiệu quả tuyển dụng. Việc đánh giá hiệu quả tuyển dụng được thực hiện thông qua phương pháp định lượng và định tính.
Nguồn và phương pháp tuyển mộ của công ty bao gồm: a. Phương pháp định lượng.
Tỷ lệ hồ sơ hợp lệ trên tổng số hồ sơ nhận được.
Hiện nay tổng số hồ sơ mà công ty nhận được mỗi năm cho các vị trí là khá nhiều, tuy nhiên số lượng hồ sơ hợp lệ sau khi sàng lọc hồ sơ lại không cao.
Biểu đồ 2.1: Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu và không đạt yêu cầu tại công ty Vietcert năm 2021
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Trong năm 2021 có thể thấy tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu sau vòng sàng lọc hồ sơ là 48% trong khi đó tỷ lệ hồ sơ không đạt yêu cầu sau vòng này là 52% như vậy tỷ lệ hồ sơ không đạt yêu cầu nhiều hơn so với hồ sơ đạt yêu cầu. Điền này phản ánh bản thông báo tuyển dụng của công ty chưa thực sự rõ ràng để có thể thu hút đúng các ứng viên tiềm năng, số lượng ứng viên không phù hợp nộp hồ sơ vào công ty khá nhiều điều này khiến cho các nhân viên nhân sự tốn thời gian trong việc sàng lọc hồ sơ ứng viên.
*Tỷ lệ ứng viên đến thử việc tại công ty
Bảng 2.10: Tình hình các ứng viên đến công ty Vietcert thử việc sau phỏng vấn
Thông tin Năm
2019
Năm 2020
Năm 2021
Số lượng ứng viên được mời đến thử việc 22 24 21
Số lượng ứng viên đến thử việc thực tế 18 22 17
Tỷ lệ ứng viên đến thử việc/ ứng viên được mời thử việc 82% 92% 81%
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Hiện nay vòng sàng lọc hồ sơ ứng viên tại công ty được các nhân viên nhân sự thực hiện khá kỹ lưỡng, chính vì vậy vòng phỏng vấn các ứng viên được diễn ra khá hiệu quả. Tỷ lệ các ứng viên đến thử việc trên tỷ lệ các ứng viên được được mời đến thử việc tại công ty khá cao. Điều này cũng phản ánh được sự thành công trong hoạt động tuyển dụng nhân sự tại công ty Vietcert .
*Tỷ lệ ứng viên được nhận làm việc chính thức tại công ty
Bảng 2.11: Tỷ lệ ứng viên thử việc/ ứng viên được nhận vào công ty
Thông tin Năm
2019
Năm 2020
Năm 2021
Số lượng ứng viên đến thử việc 18 22 17
Số lượng ứng viên trở thành nhân viên chính thức 11 19 14
Tỷ lệ nhân viên được nhận/ thử việc 61% 86% 82%
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Tỷ lệ ứng viên thử việc trên ứng viên được nhận vào công ty cũng khá cao. Trong năm 2019 tỷ lệ này chỉ là 61% tuy nhiên đến năm 2020 tỷ lệ đã tăng lên 86% và năm 2021 tuy tỷ lệ này có giảm so với năm 2020 nhưng vẫn khá cao là 82%. Các
nhân viên sau khi đến thử việc tại công ty trong 2 tháng, trưởng phòng chuyên môn sẽ đưa ra những đánh giá cụ thể đối với từng nhân viên và quyết định xem các nhân viên có được nhận chính thức vào công ty hay không. Tỷ lệ các nhân viên được tuyển chính thức vào công ty trên tỷ lệ nhân viên đến thử việc cao cho thấy các quyết định tuyển dụng nhân sự tại công ty khá đúng đắn.
b. Phương pháp định tính
Đối với việc đánh giá hoạt động tuyển dụng nhân sự tại công ty Vietcert bằng phương pháp đánh giá định tính được thực hiện dựa trên việc đánh giá của trưởng phòng chuyên môn hoặc Giám đốc công ty về các vị trí nhân sự được tuyển dụng. Theo đó trưởng phòng chuyên môn hoặc giám đốc của công ty sẽ dựa trên hiệu quả công việc của các nhân sự được tuyển vào công ty để đánh giá cụ thể năng lực của từng nhân sự, cùng với đó họ cũng sẽ đưa ra các ý kiến, các quan điểm cá nhân về hoạt động tuyển dụng nhân sự đối với các vị trí cụ thể.
Cùng với đó thời gian tuyển dụng cũng được xem là một trong những yếu tố để đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng nhân sự tại công ty. Theo như trưởng phòng nhân sự thì thời gian tuyển dụng nhân sự tại công ty diễn ra khác nhanh chóng và hợp lý giúp đảm bảo được công việc của các phòng ban chuyên môn.