*Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy phòng Kế toán của Công ty Cổ phần Rolatex
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Rolatex)
Kế toán trưởng: Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của công ty. Về nghiệp vụ, các bộ phận kế toán phải thực hiện theo đúng quy định của BTC dưới sự chỉ đạo. hướng dẫn cụ thể từ kế toán trưởng. Phân tích - tổng hợp “thông tin một cách chính xác, kịp thời theo yêu cầu của quản lý, quy định nhà nước và cơ quan chức năng có thẩm quyền.”
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
Ke toán tiền lương: Căn cứ vào bảng chấm công, các quyết định khen thưởng, trừ lương để tính lương và “thanh toán cho nhân viên. Giải quyết những vấn đề về trợ cấp, bảo hiểm xã hội cho nhân viên.”
Kế toán nội bộ kiêm thủ quỹ: phụ trách việc tìm kiếm, lập danh sách nhà cung cấp
hàng hóa hoặc tài sản cố định phục vụ cho hoạt động bình thường của công ty và báo cáo, tham mưu với kế toán trưởng những bên phù hợp với tiêu chí của công ty; quản lí các tài khoản ngân hàng hiện đang hoạt động của công ty, lập ủy nhiệm chi, séc rút tiền, nộp tiền vào các tài khoản; căn cứ vào chứng từ bán hàng và thông tin từ phòng kinh doanh, lên công nợ các khoản phải thu, các khoản phải trả, lập kế hoạch thu nợ, giãn nợ, kỹ năng đòi nợ, giãn nợ; ghi chép phản ánh doanh thu, các khoản giảm trừ, tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng trong kì
để xác định kết quả kinh doanh; lập các đề nghị, tạm ứng-hoàn ứng và thanh toán căn cứ vào các giấy đề nghị tạm ứng được phê duyệt, theo dõi và đối chiếu công nợ;
ngoài ra làm một số công việc do kế toán trưởng yêu cầu. Với chức năng thủ quỹ kiêm nhiệm thì có nhiệm vụ quản lí tiền mặt tại công ty, phản ánh các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt theo quy định của công ty và sự chỉ đạo của cấp trên. Ghi sổ thu - chi tiền, bảo quản các chứng từ liên quan và lập báo cáo theo quy định.
Kế toán bán hàng: Biên soạn, soạn thảo, kiểm tra lại hợp đồng pháp lý với khách hàng kết hợp cùng phòng kinh doanh và kiểm tra lại hợp đồng với nhà cung cấp hàng hóa với kế toán nội bộ; lập hóa đơn, chứng từ bán hàng, tổng hợp, lập báo cáo
doanh thu bán hàng theo ngày, tháng hoặc quý theo yêu cầu của kế toán trưởng và BGĐ; ngoài ra có thể được kiêm thêm công việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng kết hợp cùng phòng Kinh doanh
*Chế độ và hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chế độ, chuẩn mực kế toán Công ty đang áp dụng: Hiện tại, Rolatex đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016, các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung kèm theo và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành,
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
Quy mô công ty: Hiện tại, Rolatex có nhân sự hoạt động tại Trụ sở, 2 chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nằng, trong đó:
• Tại trụ sở: khoảng 20 nhân sự bao gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Ke toán
trưởng, các quản lí của từng phòng ban và các nhân viên.
• Tại chi nhánh Hồ Chí Minh và Đà Nằng: khoảng 5 nhân sự mỗi văn phòng bao
gồm Quản lí chi nhánh, Ke toán và nhân viên phòng ban.
Với số lượng hoạt động như vậy, Công ty lựa chọn áp dụng Thông tư 133/2016/TT- BTC cho các công ty quy mô vừa và nhỏ là hoàn toàn hợp lí.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc và ngày 31/12 hàng năng. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ sách, chứng từ kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ). Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ thuế
Phương pháp đánh giá hàng tồn kho:
• Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Công ty xác định thực hiện đánh giá và
ghi chép khoản mục này theo nguyên tắc giá gốc
• Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
• Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền
Phương pháp đánh giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ: được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế.
• Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá
• Phương pháp khấu hao TSCĐ: được khấu hao theo phương pháp đường thẳng,
tỷ lệ khấu hao phù hợp với chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban
hành theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính. Các biểu mẫu kế toán sử dụng:
Báo cáo tình hình tài chính Mẫu số B01a - DNN
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mau sốB03 - DNN
Bản thuyết minh Báo cáo tài chính Mau sốB09 - DNN
Bảng cân đối tài khoản Mau sốF01 - DNN
*Phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng
Hiện nay, với quy mô còn nhỏ, Rolatex chưa sử dụng phần mềm kế toán riêng và chuyên biệt, các thông tin kế toán được ghi chép lại trên bảng biểu Microsoft Excel,
Google Sheet và lưu trữ trên Google Drive của tài khoản gmail của kế toán công ty.
Tiến tới hoàn thiện hơn trong công tác kế toán và hỗ trợ thúc đẩy quá trình làm việc
giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh, Công ty đã thuê công ty giải pháp phần mềm viết riêng cho công ty 1 hệ thống riêng giúp cho phòng kinh doanh và kế toán có thể rút ngắn thời gian ghi nhận các đơn hàng, các khoản tạm ứng của khách hàng
và các khoản được phép ghi nhận là doanh thu của công ty. Tên gọi đầy đủ là “Phần
mềm quản lí nhân sự - Rolatex”, phần mềm vẫn đang tiếp tục được hoàn thiện và nâng cao hơn để hỗ trợ.
Các phân hệ chính của phòng kế toán trên phần mền:
• Phiếu thu
• Phiếu chi
• Danh sách đơn hàng
• Đề nghị tạm ứng
1 1 Cung cấp nhân sự
2 2 Cho thuê nhân sự
3 3 TuvanCCHN
4 4 Tu vấn giấy phép
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Rolatex)
Hàng ngày, kế toán kết quả phiên làm việc chung với bộ phận kinh doanh, các chứng
từ kế toán để nhập dự liệu vào máy tính theo các mẫu được thiết kế sẵn. Theo quy trình của phần mềm, các thông tin được phân loại vào thẻ kế toán chi tiết liên quan. Khi lập báo cáo cuối tháng, cuối kì hoặc cuối năm, kế toán sẽ kết xuất thông tin từ phần mềm, hạn chế được rủi ro liên quan đến ghi nhận sót, thiếu đơn hàng, hỗ trợ quá trình lập các báo cáo nội bộ và báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính
và theo chuẩn mực kế toán đang áp dụng.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Rolatex