2.2.2.1. Kế toán cung cấp dịch vụ
Rolatex đã có văn bản chính thức về quy trình làm việc của Ke toán đối với đơn hàng
từ khi được hình đến khi đủ điều kiện để ghi nhận vào doanh thu. Các chứng từ kế toán sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng bao gồm:
o Hợp đồng cung cấp dịch vụ
o Phiếu thu (theo Mau số 01 - TT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
o Phiếu yêu cầu tuyển dụng (theo mẫu riêng do Công ty thiết kế)
o Đề nghị tạm ứng (theo mẫu riêng do Công ty thiết kế)
o Đề nghị thanh toán (theo mẫu riêng do Công ty thiết kế)
o Hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng (nếu được yêu cầu) (theo Mau số:
01GTKT0/001). Hiện Rolatex đang sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử New Invoice và phần mềm chữ ký số Newca, hiện đại hóa quy trình kế toán.
o Sổ chi tiết tài khoản 5111
Vì tỉ lệ thanh toán tiền mặt trực tiếp rất nhỏ và không đáng kể nên bài nghiên cứu sẽ tập trung phân tích quy trình kế toán bán hàng thanh toán bằng chuyển khoản và chia
làm 2 trường hợp là khách hàng yêu cầu và không yêu cầu xuất hóa đơn Giá trị gia tăng.
Ví dụ trên đơn hàng thực tế của Công ty: Ngày 08 tháng 04 năm 2020, cung cấp dịch vụ tuyển dụng 01 Kỹ thuật viên X-Quang cho Công ty TNHH Singapore Indochina Healthcare Group. Phí dịch vụ chưa bao gồm 10% thuế VAT là 3.000.000 VNĐ
Kế toán soạn thảo và gửi hợp đồng cung cấp dịch vụ, phiếu yêu cầu tuyển dụng cho khách hàng và ghi phiếu thu tạm ứng để đảm bảo hoàn thành Quy trình tạm ứng đơn hàng.
Học viện Ngân hàng Khóa luận tôt nghiệp
Hình 2.4: Mâu phiếu thu Công ty thường sử dụng
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Rolatex)
Hình 2.5: Mâu Phiếu yêu cầu tuyển dụng của Công ty
∙∙* Vunq buoc thanh cõng
PIIlilU YÊU CẢU TUYẾN DỤNG
Hôm nay ngày 06 tháng 04 ∏Λ∏1 2020. chúng tôi ban gồm:
Bin A: CÔNG TY CÔ PHÀN R()LΛTEX
Trụ sử chỉnh tụi Hử Nội: I ang 7. tòa nhà ScaProdcx. sô 20 Lâng Hụ. Đổng Da. Hử Nội Chi nhánh Hồ Chí Minh: Tầng 8. tỏa nhà Loyal. 151 Vô TTii Sáu. Quận .3. HÒ Chí Minh Chi nhánh Đà Năng: So 1254 Xô Vict Nghộ TTnh. Quụn I lủi Châu. Dù Nàng
Diện thoại: 024 8586 9856 Ma sổ thuế: 0108432485
Dại điộn bôi: Ông Lô Phước Quang Huy Chức vụ: Phó Giám Doc
(Giầy ủy quyền sổ: Oì/2019/RLT-UQ ký ngày 20/06/2019)
BLN B: CÔNG TY TNHH SINGAPORE INDOCHINA HEALTHCARE GROUP
Dja chì: Sổ 7 Dường Nội khu Garden Plaza L Khu Phố Garden Plaza 1 — P.Tân Phong-Quộn 7.TP Hồ Chí
Minh.
Ma SỔ thuê: 0315120653
Dại diện bởi: Bà Lẽ Thị Hà Chức vụ: Giám Đốc I./ Bên B dặt hàng bên A tuyền dụng v| trí nhân sự sau:
1. Bên A cung cáp vj trí kỹ thuật viên X quang làm viộc tụi cơ sở Bên B !
2. Số lượng: Ol
3. Lương dự kiến: 6.000.000 - 10.000.000 VND
PHÓ GĨẨM DOC
Học viện Ngân hàng Khóa luận tôt nghiệp
Sau khi nhận được khoản tạm ứng của Khách hàng, các chứng từ kế toán khác và đơn hàng mà phòng Kinh doanh đã khởi tạo trên Phần mềm quản trị chung của Công ty, Kế toán tiến hành nhập dữ liệu lên hệ thống
Bước 1: Lập phiếu thu
Chọn Tab “Kế toán” l=≠> Chọn “Phiếu thu” l-—Chọn biểu tượng Thêm
Nhập dữ liệu vào các trường dữ liệu trống
Hình 2.6: Giao diện nhập dữ liệu Phiếu thu trên phần mềm
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Rolatex)
o Nhập tên Khách hàng mà phòng Kinh doanh đã khởi tạo trước đó
o Sau khi nhập tên Khác hàng thì hệ thống sẽ tự động Mã đơn hàng, Số tiền và
Vị trí cần tuyển dụng. Đối chiếu
o Nhập Nội dung: Điền thông tin về khoản thu là tạm ứng 50% ban đầu hay
thanh toán nốt đơn hàng.
Học viện Ngân hàng Khóa luận tôt nghiệp
o Nhập số tiền: Điền số tiền mà Khách hàng thực thanh toán
o Nhấp mục Cập nhật để đăng phiếu thu lên hệ thống
Neu có sai sót trong điền thông tin nào thì chọn vào hàng Phiếu thu cần sửa và chọn nút Sửa.
Bước 2: Cập nhật trạng thái đơn hàng sang Đã tạm ứng
Hình 2.7: Giao diện Danh sách đơn hàng với trạng thái Đã tạm ứng
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Rolatex)
Các thông tin đã được phòng Kinh doanh khởi tạo từ bên tab Sales trong mục Đơn hàng. Kế toán kiểm tra lại thông tin đã chính xác chưa, và sau đó chuyển mục Tình trạng sang Đã tạm ứng.
Vì Rolatex mô hình còn nhỏ và đang trong quá trình phát triển, đơn hàng không quá nhiều và thời gian hoàn thành 1 đơn cũng tương đối dài do tiến độ tìm kiếm ứng viên và chính sách bảo hành khi có sự cố về ứng viên và các lí do khác, hiện tại Công ty vẫn đang sử dụng dịch vụ hỗ trợ tư vấn giải pháp cho doanh nghiệp để tạo lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quý dựa trên số liệu do kế toán của Công ty
Học viện Ngân hàng Khóa luận tôt nghiệp
tổng hợp dữ liệu hàng tháng từ phần mềm quản trị và các chứng từ bằng văn bản khác.
Bước 3: Lập hóa đơn Giá trị gia tăng
Sau khi hoàn thành đơn hàng, Ke toán hỏi lại thông tin chính xác của Khách hàng và tiến hàng lập, xuất hóa đơn điện tử về địa chỉ hòm thư mà Khách hàng đã gửi. Hóa đơn của Công ty TNHH Singapore Indochina Healthcare Group số 0000048
Hình 2.8: Mau hóa đơn điện tử Giá trị gia tăng sô 0000048
Học viện Ngân hàng Khóa luận tôt nghiệp
Khách hàng nhận được hóa đơn Giá trị gia tăng, thanh toán nốt khoản phí còn lại và khoản thuế VAT 10%. Lúc này, Ke toán thay đổi trạng thái đơn hàng trên Phần mềm quản trị chung của Công ty.
Hình 2.9: Giao diện Danh sách đơn hàng với trạng thái Đã thanh toán
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Rolatex)
2.2.2.1. Kế toán bán hàng
Hoạt động bán hàng của doanh nghiệp diễn ra khá ít, trong năm 2019, doanh nghiệp chỉ xuất hiện 2 đơn hàng liên quan đến hoạt đông này với Công ty phát sinh 2 đơn hàng với Công ty TNHH Javilink Việt Nam - Chi nhánh Hàm Nghi Hà Nội. Trong tương lại, doanh nghiệp đang có kế hoạch mở rộng quy mô để đưa hoạt động thương
mại bán hàng trở thành một trong những hoạt động kinh doanh chính
2.2.3. Ke toán giá vốn hàng bán
Như đã trình bày ở trên, hoạt động thương mại bán hàng thiết bị y tế diễn ra với tần suất rất ít và thường là bán hàng thanh toán ngay, chưa phải là hoạt động kinh doanh chính của Công ty nên hoạt động này thường do kế toán trưởng và ban Quản lý làm việc với nhà cung cấp và thực hiện việc tính giá vốn. Do đó nguồn thông tin này em bị hạn chế tiếp cận đến, còn về giá vốn của ngành cung cấp dịch vụ thì rất phức tạp và thuộc về vấn đề bảo mật của Công ty trước các đối thủ cạnh tranh nên nguồn
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
thông tin này cũng bị hạn chế; Công ty chỉ cung cấp cho thực tập sinh Báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán về số liệu và ít diễn giải.
2.2.4. Ke toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Hoạt động thương mại của Doanh nghiệp diễn ra không thường xuyên, có thể thấy rõ qua Bảng cân đối tài khoản của Rolatex, năm 2018, Chi phí bán hàng (TK: 6421)
là 22.923.000 VNĐ trong tổng Chiphí quản lý kinh doanh (TK: 642) là 60.290.173,
còn lại là Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422); nhưng đến năm 2019, Chi phí bán hàng không ghi nhận giá trị và toàn bộ Chi phí quản lý kinh doanh là Chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, các khoản chi phí nếu không thuộc về hoạt động tài chính, bán hàng và giá vốn của hàng hóa thì sẽ kết chuyển về chung một tài khoản 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Với khoản mục này, Kế toán hàng ngày ghi nhận các chi phí phát sinh không
thuộc vào các nhóm hoạt động tài chính, và hoạt động thương mại.
Đối với khoản mục Chi phí quản lý doanh nghiệp thì Rolatex chia ra làm hai bảng theo dõi là Chi phí lương nhân viên và Chi phí phát sinh hàng ngày.
Với Chi phí lương thì Kế toán chỉ ghi nhận tách riêng với chi phí phát sinh khác đối
với các nhân sự đã có hợp đồng lao động chính thức với Công ty và được Công ty nộp hộ các khoản Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm thất nghiệp, theo dõi riêng vì ngoài vấn đề về trả lương thì Công ty cần phải kê khai tên nhận sự đang
đóng bảo hiểm và các khoản thuế thu nhập cá nhân (nếu có). Năm 2018 các nhân sự
chính của Rolatex chưa đủ điều kiện để Công ty đăng ký nộp các khoản Bảo hiểm cho cơ quan nhà nước nên năm này, Doanh nghiệp không ghi nhận phát sinh các nghĩa vụ liên quan đến tài khoản Phải trả, phải nộp khác (mã 338). Năm 2019, Doanh nghiệp đã bắt đầu thực hiện nghĩa vụ này đối với các nhân sự đã có hợp đồng
Sô' hiệu
tài Tên tài khoản Sô' d ư đâ u kỳ Sô' phát sinh trong kỳ Sô' dư cuôì kỳ
338 Phải trả, phải nộp khác 0 0 17,736,000 17,736,000 0 0
3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 0 0 0 0 0 0
3382 Kinh phí công đoàn 0 0 0 0 0 0
3383 Bảo hiểm xã hội 0 0 14,133,375 14,133,375 0 0
3384 Bảo hiể'm y tế 0 0 2,494,125 2,494,125 0 0
3385 Bảo hiể'm thất nghiệp 0 0 1,108,500 1,108,500 0 0
3386 Nhận ký quỹ, ký cược 0 0 0 0 0 0
3387 Doanh thu chưa thực hiện 0 0 0 0 0 0
3388 Phải trả, phải nộp khác 0 0 0 0 0 0
341 Vay và nợ thuê tài chính 0 0 0 0 0 0
3411 Các khoản đi vay 0 0 0 0 0 0
3412 NỢ thuê tài chính 0 0 0 0 0 0 S T T Họ và tên Chứ c vụ Lương cơ bản Tổng lương Ngày công Tổng thu nhập thực te Lương đóng BHXH
Các khoản trích vào Chi phí của DN Các khoản trích trừ vào lương
Tạm ứng Thực lĩnh Ký nhận BHXH (17,5%) BHYT (3%) BHTN (1%) KPCĐ (2%) Cộng BHXH (8%) BHY T (1,5 %) BHT N (1%) Cộng A Bộ phận kinh doanh r11,000,000 11,000,000 r39 11,000,000 r 0 0 0 0 r 0 0 0 0 0 0 r 0 11,000,000 0 1 Vũ Thị Hương Giang NV 0 5,000,00 0 5,000,00 13 2,500,000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2,500,000 0 2 Phạm Thị Hồng Vân NV 6,000,00 0 6,000,00 0 26 6,000,000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6,000,000 0
3 Ngô Thị Thu Giang NV 0 5,000,00 0 5,000,00 13 2,500,000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2,500,000
Học viện Ngân hàng Khóa luận tôt nghiệp
Hình 2.10: Bảng cân đôi tài khoản (thể hiện các khoản nghĩa vụ về Bảo hiểm mà Công ty đã trích nộp)
BẢNG CÂN ĐÔI TÀI KHOẢN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2O16/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Nă m 2019
Người nộp thuế: CÔNG TY CỔ PHẦN ROI-ATEX Mã sô' thuế: 0108432485
Tên đại lý thuế (nếu có): Mã sô' thuế:
x Hỗ trợ lây dữ liệu năm trước
Đơn vị tền: Đông Việt Nam
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Rolatex) Hình 2.11: Bảng lương của nhân sự Rolatex tháng 12 năm 2018 (chưa tính các khoản trích nộp Bảo hiểm)
CÔNG TY CỔ PHẦN ROLATEX
Phòng 701 tầng 7 Tòa nhà SEAPRODEX Sô nhà 20 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đông Đa, Thành phô Hà Nội
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 12 năm 2018
Mẫu số: S04a - DNN Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính
Địa chỉ: 20 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
_______________________________________________BẢNG KÊ CHI PHÍ________________________________________________ dvt: VND ______________________ Ngày ghi sổ Ngày, tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Chi
Diễn giải Số tiền Ghi Chú
A B D E F G 1/12/201 9 Mua đồ thắp hương 30, 000 Tiền mặt 5/12/201 9 Mua đồ thắp hương 28, 000 Tiền mặt Thanh toán tiền văn phòng HCM 10102019-09012019 3,927,
000 VCB - HCM Thanh toán phí dịch vụ hosting cho Vdata 6,600,
000
VCB- HCM Ship đồ cho Nhung tặng quà chị Vân 17,
000 Tiền mặt 6/12/201
9
Mua hoa mừng sn chị Vân 200,
000 Tiền mặt Mua pizza cho công ty 548,
000 Tiền mặt
Mua đá và coca 20,
000 Tiền mặt Thanh toán tiền biển HCM 400,
000 Tiền mặt Nộp thuế bố sung 686,
000 VCB - HCM 7/12/201
9
Thanh toán tạm ứng làm giấy phép dr.Moon cho Việt Uy Tín 4,130,
000 CK - Mrs Vân Thanh toán grab đi làm giấy tờ cho Việt Uy tín 120,
000 Tiền mặt Chuyen giấy tờ cho chị Vân 48,
000 Tiền mặt 9/12/201
9 Mua thạch thắp hương và lọ sáp thơm
86,
000 Tiền mặt 10/12/20
19 Mua đồ thăp hương rằm
56,
000 Tiền mặt 11/12/20
19
Thanh toán CPN cho BS Thủy ~
80,
000 Tiền mặt 12/12/20
19
Thanh toán lương nhân sự tiền mặt 1,175,
000 Tiền mặt Thanh toán mobifone 7 hóa đơn 1,475,
000 Tiền mặt Thanh toán tiền diện tháng 11 389,
230 Tiền mặt
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Ke toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dâu)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Rolatex)
57
Nguyên Ngọc Anh K19CLC-KTA
Học viện Ngân hàng Khóa luận tôt nghiệp
Với các khoản chi phí khác ngoài lương trả cho nhân viên, Ke toán ghi nhận hàng ngày vào Bảng kê chi phí theo Mau số S04a - DNN ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC hướng dẫn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Thanh toán vinaphon tháng 11 96,
000 Tiền mặt 13/12/20
19 Chuyen HĐ cho Thanh Hằng 000 39, Tiền mặt 16/12/20
19
Mua đồ thắp hương + hương 68,
000 Tiền mặt Thanh toán xe tháng 1+2+3 năm 2020 300,
000 Tiền mặt 17/12/20
19
Chuyen hợp đồng cho Bích Nguyệt 70,
000 Tiền mặt Mua giấy dán tường 15,
000 Tiền mặt 18/12/20
19 Thay bóng đèn cho công ty
300,
000 Tiền mặt 20/12/20
19 Chuyen grab cho chị Vân
35, 000 Tiền mặt 23/12/20 19 Mua đồ thắp hương 24, 000 Tiền mặt Thanh toán tiền viettel tháng 11 1,212,
000 Tiền mặt 24/12/20
19 Thanh toán tiền mobi cá nhân
342,
200 Tiền mặt 25/12/20
19 Phí nộp tiền vào TK cá nhân
11,
000 Tiền mặt 26/12/20
19
Mua nước uống 160,
000 Tiền mặt Mua đồ thắp hương mùng 1 45,
000 Tiền mặt Thanh toán tiền ship HĐ NK Việt Giao 30,
000 Tiền mặt 27/12/20
19
Mua túi đựng quà 150,
000 Tiền mặt Mua hoa viếng và gửi phong bì chị Xuân 400,
000
Tiền mặt 30/12/20
19 Lấy HĐ BS từ bên Bích Nguyệt 000 32, Tiền mặt 31/12/20
19
Chuyển HĐ Bích Nguyệt 33,
000 Tiền mặt Mua hoa quả thắp hương 65,
000 Tiền mặt Thanh toán lọc QC UID 500,
000 CK - Mrs Vân
Tổng phát sinh trong kỳ 23,942,
430 Ị
Tồn cuối kỳ
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp
Cuối mỗi quý, Ke toán tổng hợp lại toàn bộ chi phí và đưa về tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp để lên báo cáo tài chính, báo cáo thuế hoặc báo cáo nội bộ.
2.2.5. Ke toán Doanh thu hoạt động tài chính, Chi phí hoạt động tài chính, Doanh thu khác, Chi phí khác.
Hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong hai năm đầu sau khi tách ra gần như là không có như; Lãi cho vay, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu, chiết khấu thanh toán được hưởng do mua hàng hóa, dịch vụ;... Cổ tức, lợi nhuận được chia cho giai đoạn sau ngày đầu tư; Thu nhập về hoạt động đầu tư mua,
bán chứng khoán ngắn hạn, dài hạn; Lãi chuyển nhượng vốn khi thanh lý các khoản
đầu tư góp vốn vào đơn vị khác; Thu nhập về các hoạt động đầu tư khác; Lãi tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ; lãi do bán ngoại tệ; Các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác.
Vì vậy, doanh nghiệp không phát sinh chi phí tài chính trong năm 2018, 2019. Doanh nghiệp chỉ phát sinh khoản lãi tiền gửi không kì hạn tại tài khoản ngân hàng Vietcombank và Saigonbank, giá trị rất thấp và không đáng kể. Tóm lại, trong năm 2018 và 2019, Rolatex gần như không tham gia vào các hoạt động tài chính mà tạo nên doanh thu đáng kể so với các khoản mục khác trong Báo cáo tài chính
Doanh nghiệp cũng không có phát sinh chi phí khác và doanh thu khác.
2.2.6. Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh