6. Kết cấu đề tài
2.1.4. Đặc điểm kế toán tại Công ty Cổ Phần Phát Triển Quốc Tế Việt Trung.
(Nguồn: Phòng Hành chính CTCP PTQT Việt Trung)
2.1.4. Đặc điểm kế toán tại Công ty Cổ Phần Phát Triển Quốc Tế Việt Trung Trung
2.1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán.
* Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung. Nói cách khác, chỉ có một trụ sở chính bao gồm cả bộ phận hành chính và các hệ thống phân xưởng. Do đó, công ty chỉ tổ chức duy nhất một phòng kế toán, các phòng bán khách nhau cùng tập trung tại trụ sở, đảm bảo việc luân chuyển chứng từ nhanh chóng, kịp thời.
* Theo mô hình trên, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty chặt chẽ, rõ ràng, phân công trách nhiệm hợp lý, khoa học. Áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp, nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổ chức bộ máy kế toán, phân công lao động phòng kế toán như sau:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của CTCP PTQT Việt Trung
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Phát triển Quốc tế Việt Trung)
- Kế toán trưởng:
+ Người có vai trò cao nhất trong bộ máy kế toán.
+ Người bao quát toàn bộ công tác kế toán của công ty, quyết định mọi việc trong phòng kế toán, tham mưu giúp việc cho Giám đốc. Nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để hỗ trợ Giám đốc ra các quyết định tài chính.
+ Kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định, chính sách thông tư, chuẩn mực theo quy định. Nhằm mục đích ngăn ngừa các sai phạm xảy ra làm ảnh hưởng đến công ty.
+ Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng Kế toán cho Ban Giám đốc, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Giám đốc.
+ Có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán.
❖ Kế toán tổng hợp:
+ Hỗ trợ cho kế toán phần hành.
+ Tập hợp số liệu kế toán chi tiết để tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo
biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nuớc và công ty.
+ Ủy quyền kế toán truởng khi kế toán truởng vắng mặt để giải quyết, điều hành hoạt động phòng kế toán.
+ Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên phần mềm kế toán của công ty.
+ Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản,.... theo đúng qui định.
+ Hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên, cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán truởng và Ban Giám Đốc khi đuợc yêu cầu.
❖ Thủ quỹ:
+ Cất giữ tiền mặt tại chỗ của công ty, thu chi tiền khi có chứng từ hợp lệ. Đảm bảo thu đúng, thu đủ, chi đúng theo lệnh, chi và kiểm soát tiền mặt.
+ Cuối ngày và cuối tháng báo cáo tồn quỹ với kế toán truởng và đối chiếu thu chi tồn quỹ với kế toán phần hành liên quan để lập báo cáo kiểm quỹ.
❖ Kế toán xuất nhập khẩu:
Có nhiệm vụ làm các thủ tục, hợp đồng nhập khẩu linh kiện, vật tu từ nuớc ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
❖ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số luợng, chất luợng kết quả lao động của Cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Tính toán tiền luơng và các khoản khác khấu trừ vào luơng cũng nhu các loại thuởng khác cho lao động trong công ty;
+ Thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền luơng và các khoản trích theo luơng; + Phân tích tình hình sử dụng quỹ luơng.
❖ Kế toán tiêu thụ sản phẩm, công nợ, thanh toán:
+ Khi có đơn hàng, kế toán nhập liệu các thông tin liên quan vào phần mềm kế toán, tạo các chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng, theo dõi tình trạng công nợ của khách hang, nhà cung cấp, nội bộ, các khoản tạm ứng....
+ Kê khai DT của từng loại hàng hóa.
* Kế toán TSCĐ, vật tư, nguyên vật liệu
+ Theo dõi cơ cấu TSCĐ, đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ.
+ Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, tiến hành tính toán đúng và phân bổ khấu hao theo đúng chế độ.
+ Lên kế hoạch sửa chữa lớn hàng tháng, hàng kỳ...
+ Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu.
* Kế toán CP và giá thành
+ Xây dựng giá thành kế hoạch theo định mức có sẵn, xác định đối tuợng tập hợp CP sản xuất và tính giá thành phù hợp.
+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp CP sản xuất cho toàn bộ công ty. + Lập báo cáo về CP sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Cuối kỳ, hạch toán, lập sổ sách chứng từ liên quan đến CP và giá thành để trình lên kế toán truởng.
* Kế toán tiền gửi ngân hàng
Có nhiệm sát sao các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với ngân hàng. Hàng ngày theo dõi các hoạt động giao dịch với ngân hàng.
2.1.4.2. Chính sách kế toán áp dụng tại CTCP Phát triển Quốc tế Việt
Trung.
a. Chính sách và nguyên tắc kế toán
* Chế độ kế toán áp dụng:
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tu số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính.
* Niên độ kế toán:
Đuợc tính theo năm duơng lịch, năm tài chính đuợc bắt đầu từ ngày 01-01 đến ngày 31/12 hàng năm.
* Đơn vị tiền tệ:
BCTC và các nghiệp vụ kế toán đuợc lập và ghi sổ bằng Đồng Việt Nam (VND). Chuyển đổi các đơn vị tiền tệ khác sang đồng Việt Nam tại thời điểm phát sinh theo t giá Ngân hàng Nhà nuớc công bố.
* Nguyên tắc ghi nhận:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc 52
- Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng. - Giá trị ghi sổ của TSCĐ là theo nguyên giá.
Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ theo thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
* Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
b. Chứng từ và tài khoản sử dụng
* Hệ thống chứng từ:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xử lý theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
+ Các chứng từ về thanh toán: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tam ứng, bảng thanh toán tam ứng, séc chuyển khoản, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi.
+ Các chứng từ về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... + Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT.
+ Các chứng từ khác: bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ.
* Hệ thống tài khoản kế toán:
CTCP PTQT Việt Trung đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Để thuận lợi cho công tác kế toán công ty còn mở thêm các TK cấp 2, cấp 3 phù hợp với hoạt động kinh doanh tại công ty.
c. Hệ thống báo cáo
BCTC được lập theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 21.
BCTC của công ty bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán theo mẫu số B01-DN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu số B02-DN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ theo mẫu số B03-DN
- Bản Thuyết minh BCTC theo mẫu số B09-DN - Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN.”
d. Hình thức và sổ sách kế toán:
* Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty đã sử dụng: - Sổ Nhật ký chung theo Thông tu 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 - Sổ cái TK 156, 632, 511, 131, 111, 112, 6421, 6422, 911, 421
- Sổ chi tiết bán hàng.
- Sổ chi tiết thanh toán với nguời mua-chi tiết cho từng khách hàng - Sổ chi tiết TK 511, 632, 131, 156
- Sổ nhật kí bán hàng, nhật kí thu tiền, nhật kí mua hàng, nhật kí chi tiền.
* Nhằm hỗ trợ và giúp cho công việc của các kế toán viên đuợc giảm bớt, nhẹ nhàng và khoa học hơn, công ty thực hiện công tác kế toán trên nền tảng của phần
mềm kế toán VISOFT ACCOUNTING.
Hình 2.1. Màn hình giao diện phần mềm kế toán Visoft Accounting
(Nguồn: Phòng Kế toán CTCP PTQT Việt Trung)
Phần mềm kế toán Visoft Accounting cho phép doanh nghiệp thực hiện các công việc kế toán, lập báo cáo, theo dõi số liệu...nhanh chóng, tự động, khoa học. Giúp công ty giảm CP khi thuê nhân lực kế toán, kèm theo đó số liệu đuợc xử lý với sự chính xác cao hơn, đem lại sự tin cậy cho nguời sử dụng.
Chương trình Visoft Accounting cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về kế toán như kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng, kế toán bánh hàng, quản trị công nợ, kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định, kế toán CP, tính giá thành sản phẩm, tính giá thành công trình, kế toán tổng hợp. Và các sổ sách thực hiện cho việc kế toán như sổ sách chứng từ. Hình 2.2: Trình tự xử lý chứng từ phần mềm Visoft Accounting Nhapchimg lư va O các phán Ife nghiệp vụ Chuyển sò sa IỊJ SO cá i Lẽn báo cá O So sách ke loán Báo cáo Iaichinh
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ BÁN
HÀNG TẠI CTCP PHÁT TRIỂN QUỐC TẾ VIỆT TRUNG 2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng tại CTCP PTQT Việt Trung
CTCP PTQT Việt Trung tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 14: “quy định và hướng dẫn các nguyên tắc về kế toán và phương pháp kế toán doanh thu và thu nhập khác, gồm: Các loại doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu, phương pháp kế toán doanh thu và thu nhập khác làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập BCTC.” Theo khoản (a) điều 2 VAS 14: “Chuẩn mực này áp dụng trong kế toán các khoản doanh thu và thu nhập khác phát sinh từ các giao dịch và nghiệp vụ Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào”.
2.2.1.1. Chứng từ kế toán
- Tài khoản hạch toán TK 511: “Doanh thu bán hàng” TK 131: “Phải thu khách hàng”
TK 3331: “Thuế GTGT đầu ra phải nộp” TK 111: “ Tiền mặt”
TK 112: “ Tiền gửi ngân hàng” - Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Hợp đồng mua bán hàng hóa làm căn cứ cho sự thỏa thuận mua bán giữa công ty và người mua hàng, nhằm ràng buộc trách nhiệm và nghĩa vụ giữa 2 bên.
Hợp đồng do phòng kinh doanh lập dựa theo nhu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty, được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, có giá trị pháp lý như nhau.
Mẫu hợp đồng kinh tế của CTCP PTQT Việt Trung được thể hiện tại phụ lục. - Hoá đơn : (Mẫu 01GTKT0/001)
Công ty sử dụng hóa đơn điện tử. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước. Tuy nhiên, do đặc điểm là kinh doanh sản phẩm liên quan đến sản xuất nông nghiệp, nên một số mặt hàng của công ty không chịu thuế GTGT.
- Phiếu thu: (Mẫu 01-TT)
Phiếu thu được sử dụng trong các nghiệp vụ thu tiền mặt. 56
- Phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho hay còn đuợc gọi là “biên bản bàn giao”. Trên đó thể hiện thông tin đơn hàng: tên mặt hàng, mã hàng, số luợng, đơn giá vốn.... PXK không giao cho khách hàng.
- Giấy báo Có của ngân hàng:
Là chứng từ đuợc gửi tới từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Công ty.
2.2.1.2. Trình tự hạch toán và luân chuyển chứng từ
Khi có đơn hàng, nhân viên KTBH nhập thông tin vào hệ thống để xuất hóa đơn GTGT, PXK. Hóa đơn GTGT đuợc lập căn cứ vào PXK và Hợp đồng mua bán giữa 2 bên (nếu có). Công ty sử dụng hình thức hóa đơn điện tử, vì vậy hóa đơn lập xong sẽ đuợc chuyển tới kế toán truởng và giám đốc ký duyệt điện tử. Nguời mua hàng nhận hàng hóa xong thì ký vào hóa đơn. Hóa đơn sau đó sẽ đuợc luu trữ trong vòng 10 năm, đuợc kế toán bảo quản và luu trữ đầy đủ, an toàn tại kho tài liệu của công ty. Song song với việc kế toán nhập dữ liệu vào hệ thống, thủ quỹ sau khi nhận đuợc tiền thanh toán sẽ cập nhật lên sổ nhật kí thu chi của doanh nghiệp
Nghiệp vụ phát sinh sẽ đuợc hệ thống tự động phản ảnh lên sổ Nhật kí chung, sổ cái TK 511, sổ chi tiết TK 511, và ghi:
“Có TK 511: giá thanh toán chưa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra (nếu có) ”
Tuân thủ nguyên tắc phù hợp: “ Việc ghi nhận doanh thu và CP phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản CP tuơng ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó”. Phần mềm Visoft Accounting sẽ tự động cập nhật:
“Nợ TK 632: Trị giá hàng xuất kho
Có TK156: Trị giá hàng xuất kho ”
* Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt:
Khách hàng phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền. Kế toán lập phiếu thu. Mục đích của việc lập phiếu thu là nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên
quan. Phiếu thu đuợc lập ngay khi khách hàng thanh toán tiền mặt, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng.
Khi thu tiền từ khách hàng, kế toán bán hàng sẽ lập 1 phiếu thu thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu. Sau khi kế toán lập xong và ký vào phiếu thu thì trình lên kế toán truởng kiểm tra và giám đốc ký duyệt cả 3 liên. Sau đó, phiếu thu chuyển cho khách hàng ký nhận, phiếu thu đuợc chuyển trả lại phòng kế toán luu lại liên 1, liên 2 dùng làm căn cứ ghi sổ, liên 3 giao cho khách hàng. Kết thúc bán hàng, toàn bộ chứng từ gốc chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ kế toán và kế toán tổng hợp sẽ luu lại phiếu thu.
Trên phầm mềm sẽ tự động hạch toán:
“Nợ TK111: Tiền mặt”
* Khách hàng thanh toán thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:
Sau khi nhận đuợc giấy báo Có của của ngân hàng khách xác nhận khách hàng đã thanh toán, kế toán luu lại chứng từ, nhập vào hệ thống. Tiếp tục quy trình nhu khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Lúc này trên hệ thống sẽ tự động hạch toán:
“Nợ TK112: Tiền gửi Ngân Hàng”
* Khách hàng ghi nhận nợ, chưa thanh toán ngay:
Truờng hợp này, kế toán vẫn viết hóa đơn GTGT, PXK nhu bình thuờng. Tuy nhiên sẽ không có phiếu thu và kế toán phải phản ánh vào sổ chi tiết TK 131. Công ty theo dõi công nợ cho từng đối tuợng khách hàng.
“Nợ TK131: Phải thu khách hàng"
Sau khi khách hàng trả một phần hoặc trả hết khoản nợ, kế toán phản ánh trên hệ thống:
“Nợ TK111/ TK112: Tiền mặt/ Tiền gửi ngân hàng Có TK131: Phải thu khách hàng”
Trích nghiệp vụ: Ngày 01/04/2020: Bán cho công ty TNHH TM TH Cải Lý một đơn hàng gồm 3 Động cơ Diesel R175A (6HP); 5 Động cơ R180 (8HP) và 2 Động cơ Diesel S195 (12HP) (sử dụng trong sản xuất nông nghiệp). Kế toán mở phần mềm Visoft Accounting, vào phân hệ “Bán hàng”, tiếp đó chọn “Hóa đơn bán hàng”, rồi nhập dữ liệu nhu hình ảnh duới đây: