thu, chi
phí vă xâc định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại vă Dịch vụ Minh Lđm.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
3.3.1 Hoăn thiện hệ thống chứng từ vă quy trình luđn chuyển chứng
từ
Hiện nay, nhiều khâch hăng vẫn đang giữ thói quen đặt hăng trín điện thoại (tức gọi điện đặt hăng), do một số nguyín nhđn như đường truyền không ổn định dẫn tới không thể nghe rõ nhu cầu của khâch hăng, vă lăm cho việc giao hăng bị thiếu về số lượng, sai về mẫu mê. Vì vậy cần nđng cao việc đặt hăng qua email, qua đơn đặt hăng.
Bín cạnh đó kế toân vẫn ghi nhận câc bút toân xuất kho bân hăng, hay chi tiền trong khi không có đầy đủ chữ ký của câc thănh viín có liín quan, tạo điều kiện cho nhđn viín cấu kết, gian lận với nhau. Vì vậy công ty cần nđng cao độ tin cậy đối với câc chứng từ kế toân, đảm bảo hình thức vă nội dung phản ânh trín chứng từ đều hợp lý, hợp
lệ như: câc chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của câc đối tượng có liín quan, nội dung phải
thể hiện rõ răng câc thông tin về ngăy, thâng, năm, lý do phât sinh, vă đặc biệt không có dấu hiệu của việc sửa sai, điều chỉnh, để trânh trường hợp lăm giả, gian lận.
Ví du: Phiếu xuất kho ngăy 9/4/2021 (Xem bảng biếu 2.3), không có chữ ký của
thủ kho, người nhận hăng, nhưng KT vẫn ghi nhận nghiệp vụ bân hăng trín phần mềm. Sự sai sót năy sẽ tạo nguy cơ gian lận cho câc nhđn viín, gđy khó khăn trong việc xử lý câc vấn đề nảy sinh sau giao hăng như hăng thừa, hăng thiếu, thu hồi công nợ khâch hăng ...
Câc chứng từ phât sinh trong ngăy thì cần phải được nhập liệu luôn văo ngăy đó, vă sắp xếp lưu trữ theo thứ tự , trânh bị bỏ sót, bỏ quín, công việc dồn lại, lăm chậm tiến
độ, theo dõi khó khăn.
Ví du: Đối với hóa đơn GTGT đầu văo, ở một số mặt hăng thường xuất hiện tình
trạng hăng về trước hóa đơn về sau, do việc sắp xếp lộn xộn câc hóa đơn nhận đươc (không theo trình tự ngăy) dẫn đến việc theo dõi, đối chiếu tốn thời gian vă việc tìm kiếm
trở nín khó khăn.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
kinh tế phât sinh. Đặc biệt lă trước tình hình nền kinh tế khó khăn hiện nay, việc sử dụng
câc TK kế toân chi tiết sẽ giúp cho DN tìm ra được những vấn đề còn tồn đọng cần khắc
phục cụ thể ở đđu, giúp cho nguồn tăi sản được sử dụng một câch có hiệu quả, giảm thiểu
được chi phí, tăng lợi nhuận.
Vậy nín việc hoăn thiện hệ thống tăi khoản kế toân chi tiết lă một bước cần thiết trong công cuộc hoăn thiện kế toân doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh nói riíng vă công tâc kế toân tại công ty nói chung:
- Công ty cần sử dụng TK chi tiết TK 6421 - Chi phí bân hăng, TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp để thực hiện phđn bổ chi phí điện nước, chi phí lương
nhđn viín
bộ cho phận BH vă bộ phận QLDN. Ví dụ như lương nhđn viín bộ phận kho, bộ phận
vận chuyển vă bộ phận kho sẽ được hạch toân văo TK 6421, còn lương của Ban giâm
đốc, phòng giâm sât vă phòng kế toân sẽ được hạch toân văo TK 6422. Việc tâch biệt
như năy giúp cho nhă quản trị có thể nhìn nhận được một câch chi tiết chi phí
phât sinh
được sử dụng ở mục đích gì, cho bộ phận năo, để từ đó đưa ra câc phương ân
quản lý
hiệu quả.
- Sử dụng chi tiết câc TK dự phòng tổn thất tăi sản: TK 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi, TK 2294 - Dự phòng giảm giâ hăng tồn kho.
S T T
Mê KH
Tín khâch hăng Dư nợ đầu
kỳ 1/4/2021 2/4/2021 3/4/2021 30/4/2021 Tống phât sinh Dư nợ cuối kỳ
Bân hăng
Thanh toân Bân hăng Thanh toân Bân hăng Thanh toân Bâ
n
Thanh
toân______Bân hăng Thanh toân 1 KHOOl CongtyTNHHVan phòng phầm TBH 48,750,000 26,306,454 48,750,000 2 2KH00 Khâch lẻ 0 595,00 0 2,795,00 2,795,000 0 950,00 950,000 1,124,000 1,124,000 - - 25,796,800 25,796,800 595,000
3 KH003 Còng ty Cổ phần IBS MRO ViệtNam____________________________ 13,985,000 13,985,000
4 KH004
Công ty TNHH Thương mại
điện tử bưu chính Viettel___________
2,750,000 16,780,200 20,945,700 19,530,200 4,165,500
5 KH005 Công ty TNHH Thương mại văphât triển công nghệ HTL - 3,520,000 3,520,000
6 KH006
Congty cổ phần xuất nhập khấu Cao Bằng
- 38,578,001 38,578,001
7 KH007 Bă Thoa- Ninh Bình 400,750,000 - - 400,750,000
____________Tống cộng_______________675,250,000 0 21,750,00 0 4,500,00 0 39,875,00 950,000 1,124,000 64,894,000 - - 130,736,700 136,094,000 669,892,700
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
3.3.4 Hoăn thiện hệ thống bâo câo
Bảng biểu 3.1: Bâo câo tình hình công nợ khâch hăng
CÔNG TY TNHH ĐẦU Tư THƯƠNG MẠI VĂ DỊCH vụ MINH LĐM Số 51 ngõ 354 Trường chinh, p. Khương Thượng, Q. Đống Đa, TP. Hă Nội
Tel: 0989729579 - 02452914029
(Nguồn: Phòng kế toân Công ty Minh Lđm)
Xem bảng biểu 3.1: Bâo câo tình hình công nợ khâch hăng ta có thể thấy: Tuy bâo câo quản trị năy phần năo có thể
phản ânh được đầy đủ nghiệp vụ bân hăng vă thu hồi công nợ của khâch hăng theo từng ngăy, song bâo câo vẫn còn
tồn tại
một số điểm cần được bổ sung như: Chưa phản ânh được kỳ hạn thanh toân của từng khâch hăng, dẫn đến việc thu
hồi nợ
bị khó khăn, ban quản trị công ty khó có thể nắm bắt được rõ câc khoản nợ đến hạn, quâ hạn thanh toân để đưa ra
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
hăng hóa, vậy nín bâo câo năy cũng lă bâo câo phản ânh tình hình bân hăng của công ty trong thâng. Việc trình băy bằng bảng biểu như năy sẽ lăm cho BGĐ sẽ không có câi nhìn tổng quât về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, hạn chế việc đưa ra chiến lược
kinh doanh một câch hiệu quả. Vậy để giải quyết được vấn đề năy, kế toân nín thay thế bâo câo trín (Bảng biểu 3.1) bằng bâo câo công nợ phải thu sẽ mẫu dưới đđy (Bảng biểu
3.2)
(Nguồn: Internet)
Từ những tồn đọng trín ta có thể thấy việc hoăn thiện hệ thống bâo câo quản trị lă vô cùng cần thiết, nó sẽ giúp cho BGĐ nắm bắt rõ hơn tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình cũng như câc vấn đề bín lề khâc, giúp đưa ra câc phương ân một câch hiệu quả vă hợp lý.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
Để lăm được điều đó, kế toân nín trình băy một câch cụ thể vă chi tiết hơn câc bâo
câo quản trị. Đi đôi với việc trình băy bằng câc bảng biểu, kế toân nín bổ sung thím câc
biểu đồ thống kí để giúp nhă quản trị nắm bắt được câc thông tin từ khâi quât đến cụ
Bảng biểu 3.3: Mầu bâo câo chi phí bình quđn theo cửa hăng
(Nguồn: Internet)
3.3.5 Câc giải phâp khâc
3.3.5.1 Hoăn thiện thiết lập dự phòng
Hiện nay, công ty có một khoản nợ có giâ trị lín đến 400 triệu đồng từ thâng 1 năm
2019 đến nay vẫn chưa thu hồi lại được (Bảng biểu 3.1). Công ty có đủ bằng chứng để chứng minh về khoản phải thu khó đòi năy, theo quy định tại thông tư 48/2019/TT-BTC về việc trích lập dự phòng thì doanh nghiệp sẽ thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
+ 70% giâ trị đối với khoản nợ phải thu quâ hạn từ trín 2 năm đến dưới 3 năm;
+ 100% giâ trị đối với khoản nợ phải thu quâ hạn trín 3 năm.”
Như vậy, theo quy định thì đến cuối năm 2019 mức trích lập dự phòng đối với khoản nợ nói trín lă 30%; vă cuối năm 2020 mức trích lập dự phòng lă 50%; nhưng kế toân lại chưa ghi nhận khoản trích lập dự phòng năy.
Theo quy định, bút toân trích lập dự phòng phải thu khó đòi lă: Nợ TK 6422
Có TK 2293
Việc bỏ quín, không trích lập dự phòng phải thu khó đòi năy lăm cho chi phí của công ty bị ghi nhận quâ thấp, vă tăi sản bị ghi nhận quâ cao. Dan đến tăng thuế TNDN phải nộp, không thể phât hiện ra câc khoản lỗ tiềm tăng...
Vì vậy công ty cần phải thực hiện trích lập dự phòng đối với những khoản phải thu
khó đòi, để bù đắp câc tổn thất cho công ty. Giúp ban giâm đốc có câi nhìn tổng quan về
tăi chính để đưa ra những chính sâch phù hợp.
3.3.5.2 Hoăn thiện bộ mây kế toân
Hiện nay, doanh nghiệp đang sử dụng một bộ mây kế toân giản đơn, gồm bốn nhđn
viín kế toân, trong đó có 1 chị kế toân bân hăng, mua hăng đê nghỉ sinh, 1 chị kế toân nội bộ cũng đang chuẩn bị nghỉ lăm vậy nín công việc đang dồn lại lă gânh nặng cho câc nhđn viín còn lại. Vậy nín công ty cần phải tuyển thím câc nhđn viín kế toân để có thể chia sẻ công việc, giảm bớt âp lực cho câc nhđn viín bộ phận kế toân.
Cần phđn công công việc rõ răng cho câc nhđn viín kế toân, để tiện theo dõi, sửa chữa sai sót, vă truy cứu trâch nhiệm đúng người, trânh trường hợp mọi người lăm lẫn lộn kiím câc công việc của nhau như hiện giờ (kế toân nội bộ đang kiím công việc của kế toân mua hăng, vă kế toân trưởng đôi lúc phải lăm công việc của kế toân bân hăng
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
về từng quy trình chứ không được phĩp lăm việc dựa trín sự tín nhiệm, tin tưởng lẫn nhau như hiện nay.
3.3.5.3 Hoăn thiện phần mềm kế toân
Phần mềm kế toân Misa lă một trợ thủ đắc lực, giảm bớt được gânh nặng cho câc kế toân viín, tuy nhiín hiện tại vẫn có một số tính năng của phần mềm chưa thực sự chính xâc, ví dụ như: Khi phât hănh hóa đơn GTGT, tổng tiền hăng lă: 16.367.279. Tiền thuế GTGT: 1.636.728 nhưng trín phần mềm lại hiện thị tiền thuế GTGT lă 16.367.273;
chính lệch 5 đồng so với thực tế. Xuất hiện sự chính lệch năy đến từ cơ chế lăm tròn đơn giâ bân, cụ thể: Tiền thuế GTGT sẽ được tính cho từng danh mục sản phẩm vă lăm tròn đến trước chữ số thập phđn mă không phải lă tính thuế trín tổng giâ trị đơn hăng. Việc tính riíng vă lăm tròn lín dẫn đến sự chính lệch giữa tiền thuế trín phần mềm vă tiền thuế thực tế tính trín tổng giâ trị hăng hóa. Sự chính lệch năy tuy không đâng kể nhưng về lđu dăi sẽ ảnh hưởng đến dòng tiền vă nghĩa vụ nộp thuế của công ty
Vì vậy công ty nín cập nhật câc bản cập nhật mới nhất của phần mềm để phât khắc
phục những sai sót, lỗi còn tồn đọng.
3.3.5.4 Câc giải phâp khâc
Ngoăi câc giải phâp đê được trình băy ở trín, công ty cũng cần hoăn thiện ở một văi điểm khâc như:
- Hoăn thiện phương phâp kế toân: Phđn bổ chi phí bân hăng, chi phí quản lý doanh
nghiệp một câch cụ thể vă hợp lý, có thể lựa chọn câch thức phđn bổ theo tỷ lệ phần trăm công việc hay theo doanh thu thực tế...
- Tăng cường công tâc kiểm tra đối chiếu hăng ngăy, hăng tuần, giúp phât hiện vă giải quyết sớm câc sai sót;
- Tiếp tục phât triển câc biện phâp quản lý tăi chính, tăng cường công tâc thu hồi vốn, đảm bảo tăi sản không bị tồn đọng quâ lđu, tiết kiệm tối đa chi phí.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
3.4 Một số kiến nghị
3.4.1 Đối với Công ty TNHH Đầu tư Thương mại vă Dịch vụ Minh
Lđm
Điều quan trọng nhất bước đầu lă công ty cần phải hiểu vă nắm rõ câc quy định, quy chế về hệ thống phâp luật, câc thông tư, chuẩn mực kế toân. Hệ thống chuẩn mực kế Việt Nam hiện nay vẫn đang trong quâ trình sửa đổi bổ sung để có thể hòa hợp với chuẩn mực kế toân quốc tế, vậy nín công ty cần thường xuyín cập nhật câc thông tin mới nhất mă Nhă nước ban hănh để âp dụng văo chế độ kế toân trong doanh nghiệp mình. Bín cạnh đó, cần tạo điều kiện cho nhđn viín tham gia câc buổi ngoại khóa, câc buổi trò chuyện với chuyín gia về đăo tạo kỹ năng nghiệp vụ kế toân để có thể nđng cao
khả năng chuyín môn.
Ngoăi câc vấn đề về chuyín môn, công ty cũng nín quan tđm đến đời sống tinh thần của câc nhđn viín trong đơn vị bằng câch: Đưa ra những chính sâch khen thưởng vă kỷ luật thích hợp để khuyến khích nhđn viín hăng say lăm việc, nđng cao năng suất lao động cũng như chất lượng công việc. Đồng thời cũng cần phải tạo một môi trường lăm việc thoải mâi, tự do nhưng trong khuôn khổ, xđy dựng tinh thần đồng đội, Giúp cho
nhđn viín cảm thấy được sự mong muốn được đi lăm chứ không phải lă bị ĩp phải lăm việc.
Mục tiíu quan trọng nhất của mỗi một doanh nghiệp lă có thể đạt được tối đa hóa lợi nhuận. Vậy để lăm được điều đó, công ty cần kiểm soât chặt chẽ hơn câc chi phí phât
sinh, giảm thiểu tối đa biến phí, đưa ra định mức chi tiíu cho câc phòng ban. Đồng thời, vấn đề chăm sóc khâch hăng trước vă sau khi hoăn thănh giao dịch cũng cần được công ty quan tđm, để ý nhiều hơn. Bín cạnh việc chăm sóc câc KH cũ thì cũng nín mở rộng mạng lưới, thay đổi phương ân marketing để thu hút câc KH mới tiềm năng, giúp tăng
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
hănh tìm hiểu nguyín do vấn đề, đưa ra câc biện phâp giải quyết để không bị mất khâch hăng cũ, vă tìm thím câc khâch hăng mới.
3.4.2 Đối với Nhă nước
Câc chủ trương, chính sâch của Đảng vă Nhă nước có vai trò vô cùng quan trọng trong việc điều tiết thị trường. Mỗi một chính sâch được ban hănh, có ảnh hưởng không hề nhỏ tới tình hình kinh doanh của câc DN. Vì vậy Nhă nước ta cần tạo ra một thị trường
kinh tế ổn định, đẩy mạnh vă mở rộng giao thương với Quốc tế để thu hút vốn đầu tư nước ngoăi, giúp cho câc doanh nghiệp có cơ hội phât triển tốt hơn.
Hơn thế nữa nhă nước nín bổ sung thím câc chính sâch để hỗ trợ cho doanh nghiệp
trong nước, nđng cao tình thần “Người Việt Nam, tin dùng hăng Việt Nam”. Đồng thời cũng cần cải thiện hệ thống luật phâp, nới lỏng câc quy định nghĩa vụ về thuế để có thể kích thích tiíu dùng.
Đồng thời, chính phủ cũng nín quan tđm, vă tạo điều kiện thuận lợi cho câc doanh nghiệp Việt Nam có thể phât triển vươn ra thị trường Quốc tế, mang câc sản phẩm của người Việt đi xa hơn nữa.
3.4.3 Đối với Bộ Tăi chính
Bộ Tăi chính cần tiếp tục bổ sung, hoăn thiện chế độ kế toân Việt Nam để ngăy căng hòa hợp, hội nhập với chuẩn mực tế toân Quốc tế. Đồng thời cần ban hănh câc thông tư, nghị định hướng dẫn chi tiết về câch ghi nhận cũng như trình băy câc nghiệp vụ kinh tế, sổ sâch để câc doanh nghiệp được thống nhất với nhau.
Thường xuyín có cuộc khảo sât tình hình thực tế dănh cho câc kế toân viín để có thể biết được những khó khăn, bất cập mă họ đang gặp phải, rồi đưa ra phương ân giải quyết thích hợp. Tổ chức câc lớp đăo tạo về chuyín môn, câc chương trình có sự góp mặt của chuyín gia về tăi chính để có thể giải đâp câc thắc mắc, giúp cho kế toân viín có cơ hội được tiếp xúc với những vấn đề mới, tạo không gian thuận lợi để mọi người
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngđn Hăng
Bộ Tăi chính nín tiến hănh câc cuộc thanh tra, kiểm tra về việc âp dụng vă thực hiện câc chế độ kế toân tại câc doanh nghiệp để phât hiện sai sót, đưa ra câc biện phâp điều chỉnh kịp thời. Đđy cũng lă một trong những giải phâp giúp hoăn thiện công tâc kế toân.
Kết luận chương 3
Dựa trín thực trạng đê được phđn tích tại chương 2, để tìm ra ưu, nhược điểm của