- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng
quá mức.
- Công ty có thể giao hàng cho khách hàng số lượng hàng không chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giao hoặc dẫn đến
những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần nữa
hoặc phí vận chuyển phụ thêm.
- Nhân viên lập Hóa đơn có thể quên lập một số Hóa đơn cho khách hàng hàng đã giao; lập sai Hóa đơn về số lượng, chủng loại, số tiền, khách hàng, phương thức
giao nhận, thanh toán; hoặc lập một Hóa đơn thành hai lần hoặc lập Hóa đơn khống
trong khi không giao hàng.
- Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt mà khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
1.3.2 Kiểm soát hoạt động
a, Hoạt động xử lý Đơn đặt hàng
- Công ty nên có mẫu Đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số thứ tự trước và phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhập Đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng này phải phản ánh cụ thể: Quy trình bán hàng liên quan từng điều
khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa các đơn hàng khác
nhau. Đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng. Đã
kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc đối với những khách hàng mới
Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của Phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số thứ tự trước và cần được lập dựa trên Đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty vận chuyển bên ngoài có thể tiến hành giao hàng. Cuối cùng, Phiếu giao hàng phải được khách hàng ký để công ty có bằng chứng về khách hàng đã thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đó.
c. Hoạt động lập Hóa đơn
- Tách biệt hoạt động lập Hóa đơnbán hàng và bộ phận xét duyệt bán hàng.Chỉ thực hiện việc bán hàng khi có sự xét duyệt bán chịu của kế toán
công nợ
và sự xét duyệt bán của trưởng phòng kinh doanh. Kiểm tra thủ công về sự chính
xác của số hiệughi trên Hóa đơn. Hóa đơnchỉ nên lập căn cứ vào: Phiếu giao hàng
đã được khách hàng ký nhận; Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với Phiếu giao hàng;
Hợp đồng giao hàng (nếu có). Công ty nên ghi lại trên Hóa đơn hoặc trên sổ
sách kế
toán số tham chiếu đến Phiếu giao hàng hoặc mã số Đơn đặt hàng để giúp
kiểm tra
đối chiếu.
- Công ty nên sử dụng một danh sách giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi chính xác giá bán trên Hóa đơn, và giá bán đơn vị được mặc định và được
tự động tính toán số tổng bởi phần mềm kế toán. Hóa đơn bán hàng được
đánh số
liên tục tự động. Chương trình tự động chuyển số liệu vào các tài khoản liên quan
khi lập Hóa đơn, định kỳ đối chiếu Hóa đơn với sổ sách kế toán. Một người
hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép. về chứng từ và sổ kế toán:
- Phiếu thu phải được đánh số liên tục thực hiện tự động bởi phần mềm. - Lập bảng kê thu tiền hàng ngày và đối chiếu với sổ tồn quỹ.
- Định kỳ tiến hành kiểm kê quỹ.
- Phiếu thu được lập trước khi khách hàng trả tiền.
- Phần mềm tự động chuyển số liệu vào các sổ sách liên quan ngày khi lập Phiếu thu hay nhận Giấy báo có.
1.3.3 Kiểm soát hệ thống thông tin
a. về ủy quyền tiếp cận tài liệu công ty
- Rủi ro: Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên,...) có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợihoặc
bị ai đó không có thẩm quyền phá hủy.
- Giải pháp: Từng nhân viên sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất và bất kỳ phần mềm nào cũng cần được thiết kế vận
hànhvới đúng tài khoản người sử dụng đó. Các phần mềm cụ thể cũng nên được
thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một
phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc thiết kế một phần hay toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công
ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về điều này và chính sách nên
được cán
bộ quản lý IT hoặc một người khác có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện. Sổ ghi
người sử dụng máy tính và các phần mềm cần được kích hoạt khi có thể. Những
người sử dụng thường xuyên không được phép có khả năng xóa hoặc sửa đổi
Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ở ngoài văn phòng. Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng hỏng. Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hoặc hệ thống lưu giữ mạng và không nên giữ ở máy tính riêng lẻ. Điều này là rất quan trọng vì các đĩa cứng, đĩa mềm riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa đó. Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng và các đĩa dự phòng nên được để nơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận. Một các khác để lưu trữ dữ liệu an toàn đó là mã hóa các dữ liệu.
c. Về bảo vệ hệ thống máy tính
- Rủi ro: Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký hoặc do virus
phá hoại.
- Giải pháp: Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần mềm diệt virus nên được thiết
kế để
quét tất cả các tệp tin công ty nhận qua email hoặc mở ra.Công ty nên có quy định
không được chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có bản quyền hoặc phần mềm
tự chạy mà không có văn bản phê chuẩn của cán bộ IT hoặc cấp quản lý phù hợp.
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA TẠI HÀ NỘI
2.1GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA TẠI HÀ NỘI
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
a, Lịch sử hình thành
Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội là một doanh nghiệp trong nước, công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập và tự chủ về tài chính, cũng là chi nhánh đầu tiên của Công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại miền Bắc được thành lập vào năm 2017.
Tên đầy đủ của công ty: Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội Mã số thuế: 3600902774-005
Ngân hàng giao dịch: Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - chi nhánh Đông Đô (BIDV) và Ngân hàng thương mại cổ phần quân đội (MB)
Trụ sở công ty: 23 Hàn Thuyên - Phường Phạm Đình Hổ - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Nơi đăng kí nộp thuế: Chi cục Thuế Quận Hai Bà Trưng Vốn điều lệ ban đầu công ty trực thuộc cấp là: 3,7 tỷ VNĐ Giám đốc công ty: Nguyễn Châu Loan
b, Ngành nghề kinh doanh
Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội là doanh nghiệp vừa và nhỏ với phạm vi hoạt động chủ yếu ở trong nước, ngành nghề kinh doanh của công
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 là phần lý luận chung về chu trình kinh doanh nói chung và chu trình doanh thu nói riêng tại các doanh nghiệp thương mại. Lý luận chung bao gồm các khái niệm cần thiết, các quy trình hoạt động, các chứng từ sử dụng, các sổ sách báo cáo và các thủ tục kiểm soát...Đây được coi là những tiêu chuẩn cần thiết làm cơ sở cho việc tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá về thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội.
doanh chủ yếu là hàng hóa nhập khẩu từ các nước Italia, Chile, Pháp, Tây Ban Nha, Australia...
Các loại sản phẩm chính bao gồm: rượu Vang, rượu Vodka, rượu Whisky, bia, nước giải khát, thuốc lá, và một số sản phẩm khác....
a, Quá trình phát triển
Qua hơn 3 năm hoạt động công ty đã từng bước đi vào hoạt động phát triển và ổn định. Ngoài các khách hàng quen thuộc công ty đã thu hút được lượng lớn các khách hàng mới cả trong và ngoài nước. Để mở rộng lượng khách hàng công ty đã đầu tư mạnh vào số lượng, chất lượng hàng hóa và sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ, trình độ và kỹ năng của nhân viên trong công ty. Từ một công ty vừa chỉ 16 nhân viên vào năm đầu hoạt động với bộ máy quản lý chưa hoàn chỉnh đến nay công ty đã có hơn 30 nhân viên được đào tạo và tuyển chọn bài bản.
Hội nhập với thế giới công nghệ 4.0 như hiện nay, công ty cũng đang tích cực đầu tư vào lĩnh vực công nghệ phần mềm nhằm quản lý tốt hoạt động nội bộ, phục vụ khách hàng hiệu quả và chuyên nghiệp cũng là để tăng tính cạnh tranh với các công ty khác trong ngành. Vì vậy, năm 2019 công ty mẹ đã tăng vốn điều lệ cho chi nhánh lên 5,7 tỷ đồng. Với kết quả kinh doanh ổn định và tăng dần theo thời gian, chi nhánh đã chứng minh được năng lực hoạt động và cạnh tranh đối với công ty nói riêng và trong ngành kinh doanh nói chung.
2.1.2 Bộ máy tổ chức công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2017 2018 2019 2018/2017 năm 2019/2018 Mô tả chức năng, nhiệm vụ của các bô phân:
• Giám đốc công ty: Nguyễn Châu Loan
• Bộ phận tài chính - kế toán: (Kế toán trưởng: Lê Thị Thanh Bình)
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty một cách kịp thời, đầy đủ.
- Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.
- Nghiên cứu và đề xuất với lãnh đạo công ty các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.
• Bộ phận kinh doanh: (Giám đốc điều hành: Đoàn Bảo Lân)
- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng.
- Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng định kỳ.
- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty.
- Duy trì quan hệ với các đối tác kể cả khách hàng và nhà cung cấp.
• Bộ phận hành chính - nhân sự: (Trưởng phòng Nguyễn Thị Diệu Hằng)
- Xây dựng và duy trì các nội quy về tổ chức lao động trong nội bộ công ty. Giao dịch công tác hành chính với các cơ quan chức năng, quản lý con dấu của công ty.
- Tuyển dụng nhân sự, tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc, Lập các hợp đồng lao động, giải quyết chế độ cho nhân viên, kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty.
• Bộ phận bếp: (Bếp trưởng: Nguyễn Viết Hà)
- Kiểm tra nguyên liệu, thực phẩm tồn, nắm số liệu cụ thể, tính toán rồi lên kế hoạch đặt hàng, đảm bảo vệ sinh cho toàn bộ thiết bị cũng như khu vực bếp được phân công.
- Kiểm tra hàng hoá trước khi nhập, đối chiếu số lượng thực tế với số liệu kê khai trong đơn nhập hàng. Báo cáo cho cấp trên chất lượng hàng hóa và tình trạng thừa, thiếu hàng hóa.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan khác tình trạng các món ăn tạm ngừng phục vụ hoặc món ăn đặc biệt trong ngày, đảm bảo thông tin được phổ biến đầy đủ và chính xác nhất. Tư vấn trực tiếp các món ăn cho khách hàng nếu có yêu cầu.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh từ 2017 đến 2019 của công ty
1. Doanh thu từ bán hàng và cung câp dịch vụ 2,098.4 7,643.5 13,263.5 15,545. 264% 05,620. %74 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 960.7 1,263.7 1,927.2 303.0 32% 663.5 53 % 3. Doanh thu thuần
về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1,137.7 6,379.8 11,336.3 15,242. 461% 54,956. %78 4. Giá vốn hàng bán 803.2 4,874.9 6,881.9 4,071. 7 507% 02,007. %41 5. Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 334.5 1,504.9 4,454.4 41,170. 350% 52,949. 196%
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: mặc dù mới thành lập nhưng doanh thu thuần của công ty đã đặt được mức khá cao, và tăng qua các năm
• Kế toán trưởng (kiêm kế toán tiền lương, kế toán thuế và kế toán tổng hợp)
với tỷ lệ cao. Cụ thể, năm 2018 tăng gấp hơn 4 lần so với năm 2017 và năm 2019 tăng 78% so với năm 2018. Mặc dù tỷ lệ tăng trưởng giảm nhưng giá trị tăng vẫn rất cao. Theo báo cáo của phòng kế toán nguyên nhân chủ yếu của việc tăng mạnh này là do giá cả của sản phẩm tăng đáng kể và hơn hết là tăng lượng lớn khách hàng mới. Điều này chứng minh rằng hoạt động tiêu thụ sản phẩm và marketing của công ty đang làm rất tốt.
- Các khoản giảm trừ doanh thu:. Mặc dù có xu hướng tăng qua các năm nhưng chủ yếu là các khoản chiết khấu thướng mại cho khách hàng và tỷ lệ giữa các khoản giảm trừ doanh thu so với doanh thu cũng đang có xu hướng giảm dần từ 46% năm 2017 xuống còn 15% năm 2019. Đây là hình thức để khuyến khích sự tiêu dùng của khách hàng, cũng là một phương pháp công ty sử dụng để tăng doanh thu. - Giá vốn hàng bán: tăng qua các năm. Đó là điều dễ hiểu bởi kèm theo đó là
sự tăng mạng của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Điều đáng chú ý là tỷ lệ giá vốn trên doanh thu đang giảm dần từ 71% vào năm 2017 xuống còn 61% năm 2019, chứng tỏ công ty đang kiểm soát khá tốt chi phí.
Do những điều trên, lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng đang tăng với tỷ lệ rất tốt. Cụ thể, năm 2018 tốc độ tăng của lợi nhuận gộp là 3,5 lần và năm 2019 là gần 2 lần. Vì vậy, có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh
của công ty đang tăng rất ổn định, đây là dấu hiệu rất khả quan đối với một doanh nghiệp mới đi vào hoạt động như công ty.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán thuế: Kiểm tra, kiểm soát các hóa đơn đầu ra gửi cho khách hàng; lập các báo cáo thuế hàng quý và gửi cho cơ quan thuế.
• Kế toán viên 1:
- Kế toán ngân hàng: Kiểm tra, hạch toán các khoản quẹt thẻ, rút tiền, ủy nhiệm chi, phí ngân hàng.
- Kế toán kho bếp: Nhận chứng từ nhập từ nhân viên mua hàng của bộ phận bếp, kiểm tra tính đầy đủ và hạch toán; định kì kiểm kê nguyên vật liệu và nhập