a. về ủy quyền tiếp cận tài liệu công ty
- Rủi ro: Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên,...) có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợihoặc
bị ai đó không có thẩm quyền phá hủy.
- Giải pháp: Từng nhân viên sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất và bất kỳ phần mềm nào cũng cần được thiết kế vận
hànhvới đúng tài khoản người sử dụng đó. Các phần mềm cụ thể cũng nên được
thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một
phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc thiết kế một phần hay toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công
ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về điều này và chính sách nên
được cán
bộ quản lý IT hoặc một người khác có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện. Sổ ghi
người sử dụng máy tính và các phần mềm cần được kích hoạt khi có thể. Những
người sử dụng thường xuyên không được phép có khả năng xóa hoặc sửa đổi
Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ở ngoài văn phòng. Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng hỏng. Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hoặc hệ thống lưu giữ mạng và không nên giữ ở máy tính riêng lẻ. Điều này là rất quan trọng vì các đĩa cứng, đĩa mềm riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa đó. Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng và các đĩa dự phòng nên được để nơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận. Một các khác để lưu trữ dữ liệu an toàn đó là mã hóa các dữ liệu.
c. Về bảo vệ hệ thống máy tính
- Rủi ro: Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký hoặc do virus
phá hoại.
- Giải pháp: Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần mềm diệt virus nên được thiết
kế để
quét tất cả các tệp tin công ty nhận qua email hoặc mở ra.Công ty nên có quy định
không được chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có bản quyền hoặc phần mềm
tự chạy mà không có văn bản phê chuẩn của cán bộ IT hoặc cấp quản lý phù hợp.
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA TẠI HÀ NỘI
2.1GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA TẠI HÀ NỘI
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
a, Lịch sử hình thành
Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội là một doanh nghiệp trong nước, công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập và tự chủ về tài chính, cũng là chi nhánh đầu tiên của Công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại miền Bắc được thành lập vào năm 2017.
Tên đầy đủ của công ty: Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội Mã số thuế: 3600902774-005
Ngân hàng giao dịch: Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - chi nhánh Đông Đô (BIDV) và Ngân hàng thương mại cổ phần quân đội (MB)
Trụ sở công ty: 23 Hàn Thuyên - Phường Phạm Đình Hổ - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Nơi đăng kí nộp thuế: Chi cục Thuế Quận Hai Bà Trưng Vốn điều lệ ban đầu công ty trực thuộc cấp là: 3,7 tỷ VNĐ Giám đốc công ty: Nguyễn Châu Loan
b, Ngành nghề kinh doanh
Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội là doanh nghiệp vừa và nhỏ với phạm vi hoạt động chủ yếu ở trong nước, ngành nghề kinh doanh của công
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 là phần lý luận chung về chu trình kinh doanh nói chung và chu trình doanh thu nói riêng tại các doanh nghiệp thương mại. Lý luận chung bao gồm các khái niệm cần thiết, các quy trình hoạt động, các chứng từ sử dụng, các sổ sách báo cáo và các thủ tục kiểm soát...Đây được coi là những tiêu chuẩn cần thiết làm cơ sở cho việc tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá về thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội.
doanh chủ yếu là hàng hóa nhập khẩu từ các nước Italia, Chile, Pháp, Tây Ban Nha, Australia...
Các loại sản phẩm chính bao gồm: rượu Vang, rượu Vodka, rượu Whisky, bia, nước giải khát, thuốc lá, và một số sản phẩm khác....
a, Quá trình phát triển
Qua hơn 3 năm hoạt động công ty đã từng bước đi vào hoạt động phát triển và ổn định. Ngoài các khách hàng quen thuộc công ty đã thu hút được lượng lớn các khách hàng mới cả trong và ngoài nước. Để mở rộng lượng khách hàng công ty đã đầu tư mạnh vào số lượng, chất lượng hàng hóa và sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ, trình độ và kỹ năng của nhân viên trong công ty. Từ một công ty vừa chỉ 16 nhân viên vào năm đầu hoạt động với bộ máy quản lý chưa hoàn chỉnh đến nay công ty đã có hơn 30 nhân viên được đào tạo và tuyển chọn bài bản.
Hội nhập với thế giới công nghệ 4.0 như hiện nay, công ty cũng đang tích cực đầu tư vào lĩnh vực công nghệ phần mềm nhằm quản lý tốt hoạt động nội bộ, phục vụ khách hàng hiệu quả và chuyên nghiệp cũng là để tăng tính cạnh tranh với các công ty khác trong ngành. Vì vậy, năm 2019 công ty mẹ đã tăng vốn điều lệ cho chi nhánh lên 5,7 tỷ đồng. Với kết quả kinh doanh ổn định và tăng dần theo thời gian, chi nhánh đã chứng minh được năng lực hoạt động và cạnh tranh đối với công ty nói riêng và trong ngành kinh doanh nói chung.
2.1.2 Bộ máy tổ chức công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2017 2018 2019 2018/2017 năm 2019/2018 Mô tả chức năng, nhiệm vụ của các bô phân:
• Giám đốc công ty: Nguyễn Châu Loan
• Bộ phận tài chính - kế toán: (Kế toán trưởng: Lê Thị Thanh Bình)
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty một cách kịp thời, đầy đủ.
- Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.
- Nghiên cứu và đề xuất với lãnh đạo công ty các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.
• Bộ phận kinh doanh: (Giám đốc điều hành: Đoàn Bảo Lân)
- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng.
- Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng định kỳ.
- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty.
- Duy trì quan hệ với các đối tác kể cả khách hàng và nhà cung cấp.
• Bộ phận hành chính - nhân sự: (Trưởng phòng Nguyễn Thị Diệu Hằng)
- Xây dựng và duy trì các nội quy về tổ chức lao động trong nội bộ công ty. Giao dịch công tác hành chính với các cơ quan chức năng, quản lý con dấu của công ty.
- Tuyển dụng nhân sự, tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc, Lập các hợp đồng lao động, giải quyết chế độ cho nhân viên, kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty.
• Bộ phận bếp: (Bếp trưởng: Nguyễn Viết Hà)
- Kiểm tra nguyên liệu, thực phẩm tồn, nắm số liệu cụ thể, tính toán rồi lên kế hoạch đặt hàng, đảm bảo vệ sinh cho toàn bộ thiết bị cũng như khu vực bếp được phân công.
- Kiểm tra hàng hoá trước khi nhập, đối chiếu số lượng thực tế với số liệu kê khai trong đơn nhập hàng. Báo cáo cho cấp trên chất lượng hàng hóa và tình trạng thừa, thiếu hàng hóa.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan khác tình trạng các món ăn tạm ngừng phục vụ hoặc món ăn đặc biệt trong ngày, đảm bảo thông tin được phổ biến đầy đủ và chính xác nhất. Tư vấn trực tiếp các món ăn cho khách hàng nếu có yêu cầu.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh từ 2017 đến 2019 của công ty
1. Doanh thu từ bán hàng và cung câp dịch vụ 2,098.4 7,643.5 13,263.5 15,545. 264% 05,620. %74 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 960.7 1,263.7 1,927.2 303.0 32% 663.5 53 % 3. Doanh thu thuần
về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1,137.7 6,379.8 11,336.3 15,242. 461% 54,956. %78 4. Giá vốn hàng bán 803.2 4,874.9 6,881.9 4,071. 7 507% 02,007. %41 5. Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 334.5 1,504.9 4,454.4 41,170. 350% 52,949. 196%
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: mặc dù mới thành lập nhưng doanh thu thuần của công ty đã đặt được mức khá cao, và tăng qua các năm
• Kế toán trưởng (kiêm kế toán tiền lương, kế toán thuế và kế toán tổng hợp)
với tỷ lệ cao. Cụ thể, năm 2018 tăng gấp hơn 4 lần so với năm 2017 và năm 2019 tăng 78% so với năm 2018. Mặc dù tỷ lệ tăng trưởng giảm nhưng giá trị tăng vẫn rất cao. Theo báo cáo của phòng kế toán nguyên nhân chủ yếu của việc tăng mạnh này là do giá cả của sản phẩm tăng đáng kể và hơn hết là tăng lượng lớn khách hàng mới. Điều này chứng minh rằng hoạt động tiêu thụ sản phẩm và marketing của công ty đang làm rất tốt.
- Các khoản giảm trừ doanh thu:. Mặc dù có xu hướng tăng qua các năm nhưng chủ yếu là các khoản chiết khấu thướng mại cho khách hàng và tỷ lệ giữa các khoản giảm trừ doanh thu so với doanh thu cũng đang có xu hướng giảm dần từ 46% năm 2017 xuống còn 15% năm 2019. Đây là hình thức để khuyến khích sự tiêu dùng của khách hàng, cũng là một phương pháp công ty sử dụng để tăng doanh thu. - Giá vốn hàng bán: tăng qua các năm. Đó là điều dễ hiểu bởi kèm theo đó là
sự tăng mạng của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Điều đáng chú ý là tỷ lệ giá vốn trên doanh thu đang giảm dần từ 71% vào năm 2017 xuống còn 61% năm 2019, chứng tỏ công ty đang kiểm soát khá tốt chi phí.
Do những điều trên, lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng đang tăng với tỷ lệ rất tốt. Cụ thể, năm 2018 tốc độ tăng của lợi nhuận gộp là 3,5 lần và năm 2019 là gần 2 lần. Vì vậy, có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh
của công ty đang tăng rất ổn định, đây là dấu hiệu rất khả quan đối với một doanh nghiệp mới đi vào hoạt động như công ty.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán thuế: Kiểm tra, kiểm soát các hóa đơn đầu ra gửi cho khách hàng; lập các báo cáo thuế hàng quý và gửi cho cơ quan thuế.
• Kế toán viên 1:
- Kế toán ngân hàng: Kiểm tra, hạch toán các khoản quẹt thẻ, rút tiền, ủy nhiệm chi, phí ngân hàng.
- Kế toán kho bếp: Nhận chứng từ nhập từ nhân viên mua hàng của bộ phận bếp, kiểm tra tính đầy đủ và hạch toán; định kì kiểm kê nguyên vật liệu và nhập kiểm kê, kiểm soát chênh lệch, theo dõi nhập xuất tồn từng loại nguyên vật liệu.
- Kế toán TSCĐ và CCDC: Nhập kho, kiểm kê và theo dõi TSCĐ và CCDC như đối với hàng hóa.
• Kế toán viên 2:
- Kế toán doanh thu: hàng ngày kiểm tra hóa đơn bán hàng thu ngân nộp với phần mềm bán hàng và hạch toán vào phần mềm kế toán.
- Kế toán công nợ: kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng, công nợ phải trả với nhà cung cấp.
- Kế toán kho bar: cơ bản giống kế toán kho bếp. - Kế toán tiền mặt: hạch toán chứng từ thu, chi
• Thủ quỹ
- Đầu ngày nhận và kiểm tra tiền thu ngân bàn giao của ngày hôm trước. - Quản lý tiền mặt trong két, có trách nhiệm bảo quản chìa khóa két sắt. - Thực hiện viêc thu chi hằng ngày của công ty.
- Kiểm kê quỹ hằng ngày đối chiếu với sổ quỹ của mình và đối chiếu với kế toán tiền hằng tuần.
• Thu ngân
- Kiểm tra thông tin trên hóa đơn và in hóa đơn bán hàng.
- Thu tiền và quẹt thẻ của khách hàng, trả lại tiền thừa cho khách hàng.
2.1.4.1 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
- Niên độ kế toán : từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT- BTC
- Hình thức kế toán áp dụng: kế toán trên nền máy tính theo hình thức Nhật kí chung
2.1.4.2 Các chính sách kế toán áp dụng đối với hàng tồn kho
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: giá gốc
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân cuối kỳ
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
2.1.4.3 Giới thiệu về phần mềm kế toán IPOS mà công ty đang áp dụng
Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại hà Nội hiện đang sử dụng phần mềm kế toán iPOS, đây là phầm mềm được thiết kế riêng cho nhà hàng
- IPOS Accounting kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng mà không qua khâu trung gian, tự động sinh bút toán doanh thu, chiết khấu, giảm giá, phí dịch vụ, thuế. - IPOS Accounting với tiện ích tự động xuất kho theo định lượng có sẵn,
không cần nhập liệu bằng tay, quản lý chặt chẽ chi phí, giảm thiểu hao hụt trong quá trình chế biến từ đó giảm giá thành sản phẩm bán ra một cách hiệu quả.
- IPOS Accounting bao gồm một hệ thống báo cáo quản trị đa dạng, phân tích giá thành sản phẩm, lãi lỗ theo từng sản phẩm, báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết theo từng nhà hàng và trên toàn hệ thống.”
Trang Web của iPOS Việt nam truy cập ngày 25 tháng 4 năm 2020 từ <
https://ip os.vn/phan-mem-ke-toan-nha-hang/ >
Hình 2.1: Giao diện phần mềm iPOS kế toán
2.1 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA TẠI HÀ NỘI
2.2.1 Mô hình REA của chu trình doanh thu tại chi nhánh công ty TNHH
Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
Một chu trình gồm rất nhiều sự kiện, hoạt động liên quan tới một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh. Vìvậy, khi tìm hiểu một nội dung của chu trình kinh doanh, trước hết ta phải tìm hiểu các hoạt động, sự kiện phát sinh, trình tự thực hiện của những hoạt động đó. Sau đó, xác định các đối tượng tham gia, thực hiện,xử lý các hoạt động cùng nguồn lực tham gia vào các hoạt động đó.Dưới đây là mô hình REA của chu trình doanh thu tại Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội: