2.1 Giới thiệu về chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2.1.2 Bộ máy tổ chức công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2017 2018 2019 2018/2017 năm 2019/2018 Mô tả chức năng, nhiệm vụ của các bô phân:
• Giám đốc công ty: Nguyễn Châu Loan
• Bộ phận tài chính - kế toán: (Kế toán trưởng: Lê Thị Thanh Bình)
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty một cách kịp thời, đầy đủ.
- Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.
- Nghiên cứu và đề xuất với lãnh đạo công ty các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.
• Bộ phận kinh doanh: (Giám đốc điều hành: Đoàn Bảo Lân)
- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng.
- Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng định kỳ.
- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty.
- Duy trì quan hệ với các đối tác kể cả khách hàng và nhà cung cấp.
• Bộ phận hành chính - nhân sự: (Trưởng phòng Nguyễn Thị Diệu Hằng)
- Xây dựng và duy trì các nội quy về tổ chức lao động trong nội bộ công ty. Giao dịch công tác hành chính với các cơ quan chức năng, quản lý con dấu của công ty.
- Tuyển dụng nhân sự, tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc, Lập các hợp đồng lao động, giải quyết chế độ cho nhân viên, kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty.
• Bộ phận bếp: (Bếp trưởng: Nguyễn Viết Hà)
- Kiểm tra nguyên liệu, thực phẩm tồn, nắm số liệu cụ thể, tính toán rồi lên kế hoạch đặt hàng, đảm bảo vệ sinh cho toàn bộ thiết bị cũng như khu vực bếp được phân công.
- Kiểm tra hàng hoá trước khi nhập, đối chiếu số lượng thực tế với số liệu kê khai trong đơn nhập hàng. Báo cáo cho cấp trên chất lượng hàng hóa và tình trạng thừa, thiếu hàng hóa.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan khác tình trạng các món ăn tạm ngừng phục vụ hoặc món ăn đặc biệt trong ngày, đảm bảo thông tin được phổ biến đầy đủ và chính xác nhất. Tư vấn trực tiếp các món ăn cho khách hàng nếu có yêu cầu.
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh từ 2017 đến 2019 của công ty
1. Doanh thu từ bán hàng và cung câp dịch vụ 2,098.4 7,643.5 13,263.5 15,545. 264% 05,620. %74 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 960.7 1,263.7 1,927.2 303.0 32% 663.5 53 % 3. Doanh thu thuần
về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1,137.7 6,379.8 11,336.3 15,242. 461% 54,956. %78 4. Giá vốn hàng bán 803.2 4,874.9 6,881.9 4,071. 7 507% 02,007. %41 5. Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 334.5 1,504.9 4,454.4 41,170. 350% 52,949. 196%
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: mặc dù mới thành lập nhưng doanh thu thuần của công ty đã đặt được mức khá cao, và tăng qua các năm
• Kế toán trưởng (kiêm kế toán tiền lương, kế toán thuế và kế toán tổng hợp)
với tỷ lệ cao. Cụ thể, năm 2018 tăng gấp hơn 4 lần so với năm 2017 và năm 2019 tăng 78% so với năm 2018. Mặc dù tỷ lệ tăng trưởng giảm nhưng giá trị tăng vẫn rất cao. Theo báo cáo của phòng kế toán nguyên nhân chủ yếu của việc tăng mạnh này là do giá cả của sản phẩm tăng đáng kể và hơn hết là tăng lượng lớn khách hàng mới. Điều này chứng minh rằng hoạt động tiêu thụ sản phẩm và marketing của công ty đang làm rất tốt.
- Các khoản giảm trừ doanh thu:. Mặc dù có xu hướng tăng qua các năm nhưng chủ yếu là các khoản chiết khấu thướng mại cho khách hàng và tỷ lệ giữa các khoản giảm trừ doanh thu so với doanh thu cũng đang có xu hướng giảm dần từ 46% năm 2017 xuống còn 15% năm 2019. Đây là hình thức để khuyến khích sự tiêu dùng của khách hàng, cũng là một phương pháp công ty sử dụng để tăng doanh thu. - Giá vốn hàng bán: tăng qua các năm. Đó là điều dễ hiểu bởi kèm theo đó là
sự tăng mạng của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Điều đáng chú ý là tỷ lệ giá vốn trên doanh thu đang giảm dần từ 71% vào năm 2017 xuống còn 61% năm 2019, chứng tỏ công ty đang kiểm soát khá tốt chi phí.
Do những điều trên, lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng đang tăng với tỷ lệ rất tốt. Cụ thể, năm 2018 tốc độ tăng của lợi nhuận gộp là 3,5 lần và năm 2019 là gần 2 lần. Vì vậy, có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh
của công ty đang tăng rất ổn định, đây là dấu hiệu rất khả quan đối với một doanh nghiệp mới đi vào hoạt động như công ty.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán thuế: Kiểm tra, kiểm soát các hóa đơn đầu ra gửi cho khách hàng; lập các báo cáo thuế hàng quý và gửi cho cơ quan thuế.
• Kế toán viên 1:
- Kế toán ngân hàng: Kiểm tra, hạch toán các khoản quẹt thẻ, rút tiền, ủy nhiệm chi, phí ngân hàng.
- Kế toán kho bếp: Nhận chứng từ nhập từ nhân viên mua hàng của bộ phận bếp, kiểm tra tính đầy đủ và hạch toán; định kì kiểm kê nguyên vật liệu và nhập kiểm kê, kiểm soát chênh lệch, theo dõi nhập xuất tồn từng loại nguyên vật liệu.
- Kế toán TSCĐ và CCDC: Nhập kho, kiểm kê và theo dõi TSCĐ và CCDC như đối với hàng hóa.
• Kế toán viên 2:
- Kế toán doanh thu: hàng ngày kiểm tra hóa đơn bán hàng thu ngân nộp với phần mềm bán hàng và hạch toán vào phần mềm kế toán.
- Kế toán công nợ: kiểm tra, kiểm soát, tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng, công nợ phải trả với nhà cung cấp.
- Kế toán kho bar: cơ bản giống kế toán kho bếp. - Kế toán tiền mặt: hạch toán chứng từ thu, chi
• Thủ quỹ
- Đầu ngày nhận và kiểm tra tiền thu ngân bàn giao của ngày hôm trước. - Quản lý tiền mặt trong két, có trách nhiệm bảo quản chìa khóa két sắt. - Thực hiện viêc thu chi hằng ngày của công ty.
- Kiểm kê quỹ hằng ngày đối chiếu với sổ quỹ của mình và đối chiếu với kế toán tiền hằng tuần.
• Thu ngân
- Kiểm tra thông tin trên hóa đơn và in hóa đơn bán hàng.
- Thu tiền và quẹt thẻ của khách hàng, trả lại tiền thừa cho khách hàng.
2.1.4.1 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
- Niên độ kế toán : từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT- BTC
- Hình thức kế toán áp dụng: kế toán trên nền máy tính theo hình thức Nhật kí chung
2.1.4.2 Các chính sách kế toán áp dụng đối với hàng tồn kho
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: giá gốc
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân cuối kỳ
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
2.1.4.3 Giới thiệu về phần mềm kế toán IPOS mà công ty đang áp dụng
Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại hà Nội hiện đang sử dụng phần mềm kế toán iPOS, đây là phầm mềm được thiết kế riêng cho nhà hàng
- IPOS Accounting kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng mà không qua khâu trung gian, tự động sinh bút toán doanh thu, chiết khấu, giảm giá, phí dịch vụ, thuế. - IPOS Accounting với tiện ích tự động xuất kho theo định lượng có sẵn,
không cần nhập liệu bằng tay, quản lý chặt chẽ chi phí, giảm thiểu hao hụt trong quá trình chế biến từ đó giảm giá thành sản phẩm bán ra một cách hiệu quả.
- IPOS Accounting bao gồm một hệ thống báo cáo quản trị đa dạng, phân tích giá thành sản phẩm, lãi lỗ theo từng sản phẩm, báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết theo từng nhà hàng và trên toàn hệ thống.”
Trang Web của iPOS Việt nam truy cập ngày 25 tháng 4 năm 2020 từ <
https://ip os.vn/phan-mem-ke-toan-nha-hang/ >
Hình 2.1: Giao diện phần mềm iPOS kế toán
2.1 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH HOÀNG TÂN HÒA TẠI HÀ NỘI
2.2.1 Mô hình REA của chu trình doanh thu tại chi nhánh công ty TNHH
Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
Một chu trình gồm rất nhiều sự kiện, hoạt động liên quan tới một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh. Vìvậy, khi tìm hiểu một nội dung của chu trình kinh doanh, trước hết ta phải tìm hiểu các hoạt động, sự kiện phát sinh, trình tự thực hiện của những hoạt động đó. Sau đó, xác định các đối tượng tham gia, thực hiện,xử lý các hoạt động cùng nguồn lực tham gia vào các hoạt động đó.Dưới đây là mô hình REA của chu trình doanh thu tại Chi nhánh công ty TNHH Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội:
Sơ đồ 2.2: Mô hình R.E.A chu trình doanh thu của công ty
2.2.2 Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại chi nhánh công ty TNHHHoàng Tân Hòa tại Hà NộiHoàng Tân Hòa tại Hà Nội Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2.2.2.1 Xử lí đặt h àng và xét duyệt
a, Nội dung hoạt động
• Các đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: bộ phận kinh doanh
- Đối tượng bên ngoài: Khách hàng, bộ phận kho (kho bếp, kho bar), bộ phận kế toán
• Các hoạt động:
- 1.1 Xét duyệt yêu cầu mua hàng: Bộ phận kinh doanh nhận đặt hàng của khách hàng (có thể qua điện thoại hoặc khách hàng trực tiếp đến mua hàng). Thông thường nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp xét duyệt đặt hàng ngay. Nhưng có một vài trường hợp nhân viên bán hàng chưa nắm được lượng hàng tồn kho hoặc tên sản
phẩm thì sẽ liên hệ với thủ kho (thông qua bộ đàm) để biết tình hình tồn kho hàng hóa có đủ cung cấp cho khách hàng không? Đối với trường hợp khách hàng gọi món ăn, nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với bộ phận bếp (thông qua bộ đàm). Bộ phận bếp sẽ xem xét tình hình nguyên vật liệu có đủ chế biến món ăn không? Nếu không sẽ từ chối khách hàng hoặc yêu cần đổi món.
- 1.2 Lập và in giấy order: Nếu chấp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm bán hàng trên máy tính bảng, phần mềm sẽ in ra giấy order (2 liên) tự động gửi liên 1 tới bộ phận kho và liên 2 tới bộ phận kế toán thông qua máy POS.
b, Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 (DFD cấp 1)
Mã hhóa Diễn giải Số lượn
g
Tiền hàng Giảmgiá Chiết khấu
Phí phục vụ
Tiền thuế
VAT Tổng tiền
CG021 5 VEGAS LIMITDED (Điếu dài) 2
.00 1,720, 000 0 0 86, 000 180, 600 1,986,600 CMG33 Cá hồi sashimi 1 .00 000 628, 0 62,800 260 28, 346 59, 652,806
HAS96 Soup Ba Ba quê hương nấmSize to 3
.20 600 3,161, 0 0 080 158, 968 331, 3,651,648
HBBI029 Bia Kristoffel Blond 6% 2
.00 000 130, 0 0 6,500 650 13, 150,150
RV1025 IK 88 - NegroAmaro Del Salento - 16% 1
.00 000 1,800, 0 0 0 0 1,800,000
RV1105 Vang đỏ Buce Phalus (6 x 750ml) 1
.00 825,000 0 0 0 0 825,000
HBRV203 Ocho Reserva Cabernet 2
.00 000 1,120, 0 0 000 56, 600 117, 1,293,600
HBRV215 Vang đỏ NOVAS GRAN RESERVA
CABERNET SAUVIGNON 2015_____________ 3
.00 000 2,430, 0 0 500 121, 150 255, 2,806,650
HBRV239 Dragon Lord Cabernet Sauvignon 5
.00 5,050, 000 0 0 252, 500 530, 250 5,832,750
HBRV518 Zede De Labegorce Margaux 1
.00 000 1,930, 0 193,000 850 86, 385 182, 2,006,235
KVI35 Đĩa nguội tô’ng hợp (L) 5
.00 000 3,430, 0 205,800 210 161, 541 338, 3,723,951
SLA41 Salad Cá Hồi Nga Xông Khói sốt chanh dây 1
.00 000 348, 0 0 400 17, 540 36, 401,940 THU04 Vịt trời đủ món 2 .00 000 1,576, 0 0 800 78, 480 165, 1,820,280 Tổng cộng 258.2 0 51,094,600 0 1,343,300 2,487,565 5,223,887 57,462,752
Lưu đồ 2.1: Quy trình xét duyệt và xử lý đơn đặt hàng của công ty
b, Chứng từ kế toán - Đơn đặt hàng (nếu có)
- Giấy order (2 liên): Dưới đây là hình ảnh minh họa giấy order:
Hinh 2.2: Giấy order
c, Sổ kế toán, báo cáo
- Bảng kê bán hàng theo mã hàng: là bảng thống kê toàn bộ số lượng hàng bán 1 ngày theo từng mã hàng hóa. Dưới đây là hình ảnh về bảng kê bán hàng tại công ty ngày 11/12/2019:
BẢNG KÊ BÁN HÀNG THEO MÃ HÀNG HÓA
Kho: Tất cả Đối tượng: Tất cả Nhóm hàng hóa: Tất cả
Ngày 11/12/2019
1 CÁ NGỪ Sốt dầu giâm Phần Xà lách xoăn tím "κG 0.03 Xà lách lô lô tím "κG 0.03 Xà lách Đà Lạt "κG 0.03 Rau cải mầm "κG 0.01 Cà chua bi "κG 0.03
Hà Nội, Ngày 12 Tháng 12 Năm 2019
Người lập biểu Kế toán trưởng
Bảng 2.2: Bảng kê bán hàng theo mã hàng
d, Đánh giá
• Ưu điểm:
- Có sự phối hơp giữa các bộ phận khác trong công ty
- Sử dụng phần mềm bán hàng nên tiết kiệm được thời gian và chi phí, tránh sai sót.
• Hạn chế:
- Công ty chủ yếu tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, việc này có thể dẫn
đến việc ghi nhận thông tin mua hàng thiếu hay sai sót (về cả tên hàng và số lượng) làm giấy order có thể bị sai lệch, ảnh hưởng đến các hoạt động sau đó.
2.2.2.2 Xuất kho, giao hàng
a, Nội dung hoạt động
• Các đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kho, Bộ phận kinh doanh
- Đối tượng bên ngoài: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế toán, Khách hàng
• Các hoạt động:
- 2.1 Xuất kho: Bộ phận kho căn cứ vào giấy order nhận từ bộ phận kinh doanh lập phiếu xuất kho (2 liên). Liên 1 của phiếu xuất kho lưu tại bộ phận kho theo số thứ tự, liên 2 gửi tới bộ phận kế toán để lập hóa đơn.Sau đó cập nhật vào sổ kho.
- 2.2 Giao hàng: Sau khi lập phiếu xuất kho, thủ kho giao hàng hóa cho nhân viên bán hàng để giao cho khách hàng.
Đối với bộ phận bếp căn cứ vào giấy order để xuất kho nguyên vật liệu chế biến món ăn theo bảng cost có sẵn và giao món ăn cho nhân viên bán hàng để phục vụ khách hàng. Đồng thời ghi vào sổ kho để theo dõi xuất nhập tồn nguyên vật liệu.
b, Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 (DFD cấp 1) được mô tả ở Phụ lục 2.1 c, Lưu đồ được mô tả ở Phụ lục 2.2
d, Chứng từ kế toán - Giấy order
- Phiếu xuất kho: là chứng từ thủ kho lập để xác định việc xuất hàng khỏi kho. Đối với phiếu xuất kho của bộ phận kho chỉ phản ánh số lượng chứ không phản ánh giá tiền. Dưới đây là một phiếu xuất kho ngày 11/12/2019:
Đơn vị: Nhà hàng Rượu Vang Mau số:02-VT
Địa chỉ: 23 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng, Hà Nội (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 Tháng 12 Năm 2019
Số: 0055/T12
Họ và tên người nhận hàng: Trần Thu Hà Địa chỉ:
Lý do xuất: Xuất kho bán hàng cho chị Hà Xuất tại kho: BAR
BH0078/
T12_________12/11/2019 RV1105
Vang đỏ Buce Phalus (6 x
750ml) CHAI 632 1561 BAR 01001
1.
00 00 0. 0
XKDL00 29/T12
12/11/2019 RV203 Ocho Reserva Cabernet CHAI 632 1561 BAR 01001 2.
00 00 0. 0