Hoàng Tân Hòa tại Hà Nội
2.2.2.1 Xử lí đặt h àng và xét duyệt
a, Nội dung hoạt động
• Các đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: bộ phận kinh doanh
- Đối tượng bên ngoài: Khách hàng, bộ phận kho (kho bếp, kho bar), bộ phận kế toán
• Các hoạt động:
- 1.1 Xét duyệt yêu cầu mua hàng: Bộ phận kinh doanh nhận đặt hàng của khách hàng (có thể qua điện thoại hoặc khách hàng trực tiếp đến mua hàng). Thông thường nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp xét duyệt đặt hàng ngay. Nhưng có một vài trường hợp nhân viên bán hàng chưa nắm được lượng hàng tồn kho hoặc tên sản
phẩm thì sẽ liên hệ với thủ kho (thông qua bộ đàm) để biết tình hình tồn kho hàng hóa có đủ cung cấp cho khách hàng không? Đối với trường hợp khách hàng gọi món ăn, nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với bộ phận bếp (thông qua bộ đàm). Bộ phận bếp sẽ xem xét tình hình nguyên vật liệu có đủ chế biến món ăn không? Nếu không sẽ từ chối khách hàng hoặc yêu cần đổi món.
- 1.2 Lập và in giấy order: Nếu chấp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm bán hàng trên máy tính bảng, phần mềm sẽ in ra giấy order (2 liên) tự động gửi liên 1 tới bộ phận kho và liên 2 tới bộ phận kế toán thông qua máy POS.
b, Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 (DFD cấp 1)
Mã hhóa Diễn giải Số lượn
g
Tiền hàng Giảmgiá Chiết khấu
Phí phục vụ
Tiền thuế
VAT Tổng tiền
CG021 5 VEGAS LIMITDED (Điếu dài) 2
.00 1,720, 000 0 0 86, 000 180, 600 1,986,600 CMG33 Cá hồi sashimi 1 .00 000 628, 0 62,800 260 28, 346 59, 652,806
HAS96 Soup Ba Ba quê hương nấmSize to 3
.20 600 3,161, 0 0 080 158, 968 331, 3,651,648
HBBI029 Bia Kristoffel Blond 6% 2
.00 000 130, 0 0 6,500 650 13, 150,150
RV1025 IK 88 - NegroAmaro Del Salento - 16% 1
.00 000 1,800, 0 0 0 0 1,800,000
RV1105 Vang đỏ Buce Phalus (6 x 750ml) 1
.00 825,000 0 0 0 0 825,000
HBRV203 Ocho Reserva Cabernet 2
.00 000 1,120, 0 0 000 56, 600 117, 1,293,600
HBRV215 Vang đỏ NOVAS GRAN RESERVA
CABERNET SAUVIGNON 2015_____________ 3
.00 000 2,430, 0 0 500 121, 150 255, 2,806,650
HBRV239 Dragon Lord Cabernet Sauvignon 5
.00 5,050, 000 0 0 252, 500 530, 250 5,832,750
HBRV518 Zede De Labegorce Margaux 1
.00 000 1,930, 0 193,000 850 86, 385 182, 2,006,235
KVI35 Đĩa nguội tô’ng hợp (L) 5
.00 000 3,430, 0 205,800 210 161, 541 338, 3,723,951
SLA41 Salad Cá Hồi Nga Xông Khói sốt chanh dây 1
.00 000 348, 0 0 400 17, 540 36, 401,940 THU04 Vịt trời đủ món 2 .00 000 1,576, 0 0 800 78, 480 165, 1,820,280 Tổng cộng 258.2 0 51,094,600 0 1,343,300 2,487,565 5,223,887 57,462,752
Lưu đồ 2.1: Quy trình xét duyệt và xử lý đơn đặt hàng của công ty
b, Chứng từ kế toán - Đơn đặt hàng (nếu có)
- Giấy order (2 liên): Dưới đây là hình ảnh minh họa giấy order:
Hinh 2.2: Giấy order
c, Sổ kế toán, báo cáo
- Bảng kê bán hàng theo mã hàng: là bảng thống kê toàn bộ số lượng hàng bán 1 ngày theo từng mã hàng hóa. Dưới đây là hình ảnh về bảng kê bán hàng tại công ty ngày 11/12/2019:
BẢNG KÊ BÁN HÀNG THEO MÃ HÀNG HÓA
Kho: Tất cả Đối tượng: Tất cả Nhóm hàng hóa: Tất cả
Ngày 11/12/2019
1 CÁ NGỪ Sốt dầu giâm Phần Xà lách xoăn tím "κG 0.03 Xà lách lô lô tím "κG 0.03 Xà lách Đà Lạt "κG 0.03 Rau cải mầm "κG 0.01 Cà chua bi "κG 0.03
Hà Nội, Ngày 12 Tháng 12 Năm 2019
Người lập biểu Kế toán trưởng
Bảng 2.2: Bảng kê bán hàng theo mã hàng
d, Đánh giá
• Ưu điểm:
- Có sự phối hơp giữa các bộ phận khác trong công ty
- Sử dụng phần mềm bán hàng nên tiết kiệm được thời gian và chi phí, tránh sai sót.
• Hạn chế:
- Công ty chủ yếu tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, việc này có thể dẫn
đến việc ghi nhận thông tin mua hàng thiếu hay sai sót (về cả tên hàng và số lượng) làm giấy order có thể bị sai lệch, ảnh hưởng đến các hoạt động sau đó.
2.2.2.2 Xuất kho, giao hàng
a, Nội dung hoạt động
• Các đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kho, Bộ phận kinh doanh
- Đối tượng bên ngoài: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận kế toán, Khách hàng
• Các hoạt động:
- 2.1 Xuất kho: Bộ phận kho căn cứ vào giấy order nhận từ bộ phận kinh doanh lập phiếu xuất kho (2 liên). Liên 1 của phiếu xuất kho lưu tại bộ phận kho theo số thứ tự, liên 2 gửi tới bộ phận kế toán để lập hóa đơn.Sau đó cập nhật vào sổ kho.
- 2.2 Giao hàng: Sau khi lập phiếu xuất kho, thủ kho giao hàng hóa cho nhân viên bán hàng để giao cho khách hàng.
Đối với bộ phận bếp căn cứ vào giấy order để xuất kho nguyên vật liệu chế biến món ăn theo bảng cost có sẵn và giao món ăn cho nhân viên bán hàng để phục vụ khách hàng. Đồng thời ghi vào sổ kho để theo dõi xuất nhập tồn nguyên vật liệu.
b, Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 (DFD cấp 1) được mô tả ở Phụ lục 2.1 c, Lưu đồ được mô tả ở Phụ lục 2.2
d, Chứng từ kế toán - Giấy order
- Phiếu xuất kho: là chứng từ thủ kho lập để xác định việc xuất hàng khỏi kho. Đối với phiếu xuất kho của bộ phận kho chỉ phản ánh số lượng chứ không phản ánh giá tiền. Dưới đây là một phiếu xuất kho ngày 11/12/2019:
Đơn vị: Nhà hàng Rượu Vang Mau số:02-VT
Địa chỉ: 23 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng, Hà Nội (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 Tháng 12 Năm 2019
Số: 0055/T12
Họ và tên người nhận hàng: Trần Thu Hà Địa chỉ:
Lý do xuất: Xuất kho bán hàng cho chị Hà Xuất tại kho: BAR
BH0078/
T12_________12/11/2019 RV1105
Vang đỏ Buce Phalus (6 x
750ml) CHAI 632 1561 BAR 01001
1.
00 00 0. 0
XKDL00 29/T12
12/11/2019 RV203 Ocho Reserva Cabernet CHAI 632 1561 BAR 01001 2.
00 00 0. 0
XKDL00 30/T12
12/11/2019 RV215 Vang đỏ NOVAS GRAN RESERVA CABERNET SAUVIGNO N 2015 CHAI 632 1561 BAR 01001 3. 00 00 0. 0 XKDL00 31/T12
12/11/2019 RV239 Dragon Lord Cabernet Sauvignon
CHAI 632 1561 BAR 01001 5.
00 00 0. 0
XKDL00 32/T12
12/11/2019 RV254 Vang Santa Carolina Reserva De Familia Carmenere CHAI 632 1561 BAR 01001 3. 00 00 0. 0 XKDL00 33/T12
12/11/2019 RV257 Rượu vang Reserve Pauillac Speciale 2014 CHAI 632 1561 BAR 01001 2. 00 00 0. 0 XKDL00 34/T12 12/11/2019 RV518 Zede De Labegorce
Margaux CHAI 632 1561 BAR 01001
1.
00 00 0. 0
Tổng cộng 30.00 O
Nhân viên bán hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Sổ kho: do thủ kho tự thiết kế, ghi chép để theo dõi việc xuất nhập tồn của hàng hóa hoặc nguyên vật liệu đối với bộ phận bếp. Dưới đây là ví dụ sổ kho của thủ kho ngày 03/12/2019.
Hình 2.3: Sổ kho của thủ kho
e, Sổ kế toán, báo cáo
- Bảng kê xuất kho hàng hóa theo ngày: bảng tổng hợp tất cả hàng hóa bán được trong ngày theo kho và mã hàng hóa. Dưới đây là mẫu biểu của bảng kê bán hàng theo ngày tại kho Bar (vì công ty tính giá xuất kho là bình quân cuối kỳ nên tại ngày 11/12 chưa có giá xuất kho):
23 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng, Hà Nội
BẢNG KÊ XUẤT KHO HÀNG HÓA THEO NGÀY
Kho: 02BAR Danh mục hàng hóa: Tất cả
Công việc: Tất cả Ngày 11/12/2019
f, Đánh giá
• Ưu điểm:
- Quy trình xuất kho và luân chuyển chứng từ khá hợp lý.
- Phiếu xuất kho được kí bởi cả thủ kho và nhân viên bán hàng nên có thể tránh gian lận. Ngoài ra, phiếu xuất kho chỉ phản ánh số lượng xuất đảm bảo phương pháp thẻ song song.
2.2.2.3 Lập hóa đơn
a, Nội dung hoạt động
• Các đối tượng tham gia:
- Đối tượng bên trong: Bộ phận kế toán
- Đối tượng bên ngoài: Bộ phận kinh doanh. Bộ phận kho, khách hàng
• Các hoạt động:
- 3.1 Lập hóa đơn và báo cáo doanh thu: Sau khi nhân viên bán hàng order trên máy tỉnh bảng, phần mềm bán hàng sẽ cập nhật danh mục hàng hóa, sản phẩm đã được order. Trước khi in hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra lại một lần nữa danh sách hàng hóa, sản phẩm đã được order bổ sung sản phẩm nếu thiếu hoặc giảm
b, Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 (DFD cấp 1) được mô tả ở Phụ lục 2.3
giá hàng hóa theo yêu cầu của giám đốc. Tiếp đó, thu ngân sẽ chọn tỷ lệ được chiết khấu (10%, 20%, 30% nếu có) theo yêu cầu, chỉ thị của giám đốc hoặc người có thẩm quyền. Cuối cùng là chọn phương thức thanh toán trên phần mềm (tiền mặt, thẻ, ghi nợ), đối với trường hợp ghi nợ phần mềm sẽ truy vấn tới tệp tin khách hàng và thu ngân sẽ chọn tên khách hàng để ghi nhận công nợ phải thu. Hóa đơn bán hàng được in 2 liên: Liên 1 của hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển cho kế toán doanh thu, liên 2 giao cho khách hàng (2 liên của hóa đơn đều có đầy đủ 3 chữ kí của nhân viên bán hàng, thu ngân và khách hàng). Cuối ngày làm việc, thu ngân sẽ lập báo cáo doanh thu và gửi cho kế toán doanh thu.
- 3.2 Kiểm tra lại hóa đơn và theo dõi công nợ: Kế toán doanh thu nhận giấy order từ bộ phận kinh doanh, phiếu xuất kho từ bộ phận kho và hóa đơn bán hàng liên 2 từ thu ngân sẽ kiểm tra đối chiếu các chứng từ với nhau và với phần mềm bán hàng để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hóa đơn. Nếu kiểm tra phát hiện có sai sót kế toán sẽ thông báo tới giám đốc điều hành: trường hợp sai sót hoặc nhầm lẫn về hàng hóa, sản phẩm giám đốc sẽ tìm hiểu nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm với người liên quan, trường hợp sai về phương thức thanh toán hoặc cần bổ sung tên khách hàng để ghi nhận công nợ kế toán có quyền chỉnh sửa trên phần mềm bán hàng. Với các trường hợp sai sót cần điều chỉnh giám đốc điều hành sẽ ký xác nhận lên hóa đơn bán hàng. Sau khi kiểm tra và điều chỉnh sai sót xong, kế toán sẽ ghi chú các vẫn đề sai sót đã chỉnh sửa vào hóa đơn rồi ký xác nhận.
Sau khi điều chỉnh và ký xác nhận, kế toán sẽ truy cập vào phần mềm kế toán, kéo dữ liệu từ phần mềm bán hàng về và chạy định lượng, phần mềm sẽ tự động ghi nhận doanh thu, giảm trừ doanh thu và giá vốn hàng bán, tự động truy cập dữ liệu tới tệp tin phải thu khách hàng để ghi nhận công nợ, tệp tin hàng tồn kho để giảm hàng hóa, nguyên
vật liệu theo đinh lượng, tệp tin hóa đơn để tạo hóa đơn bán hàng trên phần mềm kế toán,
tệp tin báo cáo để lập các báo cáo liên quan.Giấy order và phiếu xuất kho được kẹp cùng liên 2 của hóa đơn bán hàng theo đúng sản phẩm hàng hóa trên hóa đơn và lưu lại theo số hóa đơn. Các hóa đơn ghi nợ sẽ được photo và lưu lại tại hồ sơ phải thu khách hàng theo tên khách hàng.Cuối kỳ, kế toán thực hiện thao tác chạy giá vốn trên phần mềm, hệ
- Giấy order (liên 2)
- Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ do thu ngân của bộ phận kế toán lập và in từ phần mềm bán hàng. Trên hóa đơn có các thông tin như: Thông tin đơn vị bán hàng, thông tin khách hàng, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá thành tiền, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.. .và chữ ký của khách hàng, nhân viên bán hàng, thu ngân và chữ kí nháy của kế toán doanh thu để xác định đã kiểm tra hóa đơn, ngoài ra có thể là cả chữ kí của giám đốc.
Đơn vị: Nhà hàng Rượu Vang
Địa chỉ: 23 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại: Fax:
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ
sản phẩm, hàng hoá Mãsố
Đvt Số lượng Đơn giá Thành Tiền
1 IK 88 - NegroAmaro Del Salento - 16% RV1025 Chai 1.00 1,800,000.00 1,800,000
2 Vang đỏ Buce Phalus (6 x750ml) RV1105 Chai 1.00 825,000.00 825,000
Cộng tiền hàng ________2,625,000
Chiết khấu % 0
Thuế GTGT % 0
CỘNG TIỀN THANH TOÁN: 2,625,000
HÓA _ĐƠN BÁN HÀNG Số: BH0078/T12
Ngạy 11 Tháng 12 Năm 2019
Họ và tên: Khách hàng: Anh Nam
Địa chỉ:
Hình 2.4: Hóa đơn bán hàng
b, Tài khoản kế toán
- Tài khoản doanh thu: 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có các tài khoản chi tiết sau: 5111-Doanh thu bán hàng hóa; 5112-Doanh thu bán thành phẩm;
Ngày vào sổ So chứng từ Diên giải Tk đ/ứ So tien PR_DETAIL_ID_ CONTRA Nợ Có Nợ Có 12/1/2019 BH0008/T 12 Zolla 1311 0 650,000 12/3/2019 BH0019/T 12
Vang ADOBE SAUVIGNON BLANC
750___________________________________________1311 0 390,000
.
12/11/2019 BH0078/T
12 IK 88 - NegroAmaro Del Salento - 16% 1311 0 1,800,000
12/11/2019 BH0078/T
12 Vang đỏ Buce Phalus (6 x 750ml) 1311 0 825,000
12/12/2019 BH0080/T
12
Vang đỏ NOVAS GRAN RESERVA
CABERNET SAUVIGNON 2015____________________1311 0 2,430,000
12/31/2019 BH0217/T
12 Ballantines 21 1311 0 1,920,000
12/31/2019 01 Kết chuyển chiết khấu hàng bán 5211 83,268,500 0
12/31/2019 01 Kết chuyển giảm giá hàng bán 521
3 9,726,000 0
12/31/2019 04 Kết chuyển 511 911 -83,268,500 0
12/31/2019 04 Kết chuyển 511 911 -9,726,000 0
12/31/2019 04 Kết c huyển 511 911 548,008,895 0
T ổng cộng 548,008,895 548,008,895
5113-Doanh thu cung cấp dịch vụ; 5114-Doanh thu khác.
- Tài khoản giảm trừ doanh thu: 521-Các khoản giảm trừ doanh thu có các tài khoản chi tiết sau: 5211-Chiết khấu thương mại, 5212-Hàng bán bị trả lại, 5213-
Giảm giá hàng bán.
- Tài khoản 632-Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 156-Hàng hóa, 155-Thành phẩm
- Tài khoản phải thu khách hàng: 131- Phải thu khách hàng có 2 tài khoản chi tiết là 1311-Phải thu khách hàng ngắn hạn và 1312-Phải thu khách hàng dài hạn.
(được theo dõi chi tiết cho đối tượng thu ngân) c, Sổ kế toán và các báo cáo
• Sổ kế toán:
- Sổ nhật ký chung: thể hiện việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày (được mô tả ở Phụ lục 2.5)
- Sổ chi tiết tài khoản511, 521: chi tiết cho doanh thu hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ. Dưới đây là minh họa cho sổ chi tiết của TK 5111-doanh thu bán
23 Hàn Thuyên, Hai Bà Trưng, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 5111-Doanh thu bán hàng hóa Tháng 12 năm 2019
Số dư đầu kỳ Nợ
Có VND
Số dư đầu kỳ 0 0
12/1/2019 BH0001/T12 Bông bí luộc 1311 0 210,000
12/1/2019 BH0002/T12 Rượu vang đỏ Chateau Seguale Icone TautavelRed 1311 0 2,280,000
....
11/12/2019 BH0078/T12 IK 88 - NegroAmaro Del Salento - 16% 1311 0 1,800,000
... ,,, ,,,, ,,,, ,,,,, ,,,,,
31/12/2019 BH0454/T12 Rượu vang SIGNOS DE ORIGEN SYRAH SDO 1311 0 1,330,000 31/12/2019 BH0454/T12 Bia lon Steiger 12% Gold 0.5L 1311 0 400,000 31/12/2019 01
~ Kết chuyển chiết khấu hàng bán 5211 83,268,500 0
31/12/2019 01 Kết chuyển chiết khấu hàng bán 5211 41,983,440 0
31/12/2019 01 Kết chuyển giảm giá hàng bán 5213 9,726,000 31/12/2019 01 Kết chuyển giảm giá hàng bán 5213 3,246,000
31/12/2019 04 Kết chuyển 511 9ĨĨ -83,268,500 31/12/2019 04 Kết chuyển 511 911 -41,983,440 31/12/2019 04 Kết chuyển 511 911 -9,726,000 31/12/2019 04 Kết chuyển 511 911 -3,246,000 31/12/2019 04 Kết chuyển 511 911 1,040,955,060 0 Tổng phát sinh 1,040,955,060 1,040,955,060 Tổng phát sinh lũy kế 13,263,500,000 13,263,500,000 Số dư cuối kỳ 0 0 Tổng phát sinh lũy kế Nợ 4,675,982,100 Có 4,675,982,100 Số dư cuối kỳ Nợ Có Hà Nội, Ngày 31 Tháng 12 Năm 2019
Người lập biểu Kế toán trưởng
Hình 2.5: Sổ chi tiết tài khoản 5111-Doanh thu bán hàng hóa
- Sổ chi tiết tài khoản công nợ: đượctheo dõi với từng khách hàng, chi tiết hóa đơn nợ (Sổ chi tiết tài khoản công nợ được minh họa ở Phụ lục 2.7).
- Sổ cái TK 511, 632, 156, 155, 131
Dưới đây là minh họa sổ cái của tài khoản 511 tháng 12 năm 2019: (sổ cái TK