2.2.1 Cách thức xây dựng và thực trạng kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty TNHH Dệt Dệt
Phú Thọ
Ket quả sau khi tiến hành khảo sát thực tế hoạt động giám sát trong đơn vị cho thấy ban lãnh đạo đã giám sát tình hình hoạt động sản xuất, lao động của nhân viên, lắng nghe và tiếp nhận những ý kiến đĩng gĩp, phản ánh để cĩ sự khắc phục. Bên cạnh đĩ, Ban lãnh đạo cũng cần kiểm tra, giám sát tính hiệu quả sau khi nhân viên đã hồn thành cơng việc chứ khơng chỉ giám sát nguyên quá trình thực hiện.
Kết quả khảo sát thực trạng về thơng tin và truyền thơng cho thấy ban lãnh đạo cĩ sự quan tâm đến những bất cập từ các ý kiến đĩng gĩp xây dựng doanh nghiệp của cấp dướị Chỉ khi ban lãnh đạo nắm bắt được những khúc mắc trong hoạt động tại đơn vị, mới cĩ thể đưa ra phương án giải quyết tốt nhất. Sự trao đổi thơng tin, cơng việc giữa các ban lãnh đạo được chú trọng nhiều hơn đối với việc trao đổi thơng tin với tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tập trung xây dựng kênh thơng tin nội bộ nhanh chĩng, dễ nắm bắt hơn cho mỗi cá nhân trong đơn vị.
Kết quả khảo sát thực trạng đánh giá rủi ro là doanh nghiệp đã chú trọng đến việc phân tích các rủi ro, thực hiện những mục tiêu đặt ra nhưng cùng với đĩ việc thiết kế và thực thi vẫn chưa cụ thể hĩa được. Doanh nghiệp cần dựa trên lý luận chung để xác định được các mức độ ảnh hưởng của rủi ro và tiến hành khắc phục.
Kết quả khảo sát thực trạng hoạt động kiểm sốt đối với hệ thống kế tốn của đơn vị đã cĩ sự tiến bộ, các sổ sách, chứng từ ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Đánh số thứ tự liên tiếp các chứng từ, phân loại thơng tin giữa các khách hàng trong và ngồi nước. Tuy doanh nghiệp đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng do doanh nghiệp là đơn vị cĩ quy mơ vừa, số lượng nhân viên kế tốn vẫn cịn ít nên việc thực hiện, sử dụng hệ thống máy tính vẫn cịn những hạn chế, cĩ
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp
Kết quả khảo sát thực trạng về mơi trường kiểm sốt là khơng cĩ nhiều sự biến động trong hệ thống các lãnh đạo của cơng ty vậy nên phong cách quản lý, điều hành tại đơn vị duy trì khá ổn định. Ban giám đốc cĩ kinh nghiệm quản lý và tạo dựng được nhiều mối quan hệ trong ngành. Ban lãnh đạo nhận thấy được sự cần thiết trong việc KSNB các quy trình và tất cả các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp. Vậy nên ban lãnh đạo đã cĩ sự tập trung giám sát hơn đối với tính hữu hiệu của hoạt động KSNB đối với từng kỳ.
2.2.2 Thực tế các thủ tục kiểm sốt nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hĩa
tại Cơng ty TNHH Dệt Phú Thọ
ạ Mơi trường kiểm sốt
- Một là truyền đạt các thơng tin, yêu cầu thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức: Quy định, nội quy và các quy chế lao động, ... của doanh nghiệp nĩi riêng
và được Nhà nước ban hành nĩi chung phải được truyền đạt đến mỗi người
tại đơn
vị. Mỗi cơng nhân viên được phổ biến và yêu cầu chấp hành qua các cuộc
họp định
kỳ, các buổi đào tạo nâng cao hay các buổi gặp mặt tiếp nhận ý kiến và phổ
biến nội
quy tại doanh nghiệp. Trước hết ban lãnh đạo doanh nghiệp phải là những
người đi
đầu trong việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức, cách thức ứng
xử với
nhân viên và với các nhà cung cấp hay khách hàng. Từ đây, các cơng nhân
viên đã
hình thành được ý thức và trách nhiệm thực hiện, tạo nên mơi trường làm
việc thân
thiện, tích cực.
- Hai là cam kết về năng lực: Mỗi cơng nhân viên trong doanh nghiệp đều là người cĩ năng lực chuyên mơn về vấn đề phụ trách. Bộ phận sản xuất đều là cơng
KSNB cĩ hiệu quả thì doanh nghiệp mới hoạt động tốt, phát triển và đem lại lợi nhuận caọ
- Bốn là sự tham gia của Ban quản trị: Thành viên của Hội đồng Ban quản trị đều là những người giàu năm kinh nghiệm đối với lĩnh vực hoạt động của cơng
tỵ Sau các cuộc họp định kì thường niên, Ban quản trị đều thống nhất đưa ra những
mục tiêu, chiến lược cụ thể về định hướng phát triển các năm tới của cơng tỵ Ban
quản trị xem xét, phân tích và ra quyết định phê duyệt hoặc khơng đối với
những kế
hoạch Ban Giám đốc đưa ra về sự thay đổi định hướng của doanh nghiệp
hoặc các
vấn đề liên quan đến phân chia lợi nhuận, ... Bên cạnh đĩ, Ban quản trị cũng
đề cao
việc kiểm tra giám sát xem KSNB của cơng ty cĩ hiệu quả khơng, cĩ cần thay thế
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức Cơng ty TNHH Dệt Phú Thọ
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp
Ban lãnh đạo cơng ty là những người cĩ trình độ và kinh nghiệm quản lý, đội ngũ quản lý và các vị trí chỉ huy sản xuất đều là những người cĩ trình độ đại học, chuyên mơn caọ Giám đốc: Ơng Nguyễn Văn Hà, trình độ chuyên mơn: Đại học. Ơng Hà cĩ kinh nghiệm và các mối quan hệ trong ngành dệt may khi cơng tác tại phịng Kinh doanh - Cơng ty Cổ phần Dệt Vĩnh Phú.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quản lý sản xuất
(Nguồn: http://phuthotextilẹcom. vn/vi/ ^
Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban, bộ phận:
Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị nhân danh doanh nghiệp quyết định và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là cơ quan quản lý doanh nghiệp.
+ Hội đồng cĩ quyền quyết định kế hoạch, định hướng phát triển trung hạn của
doanh nghiệp.
+ Hội đồng giám sát và chỉ đạo Ban Giám Đốc, những người quản lý khác để
vận hành các hoạt động trong doanh nghiệp.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký/chấm dứt hợp đồng, cách chức đối với Giám Đốc
và những người quản lý khác, đưa ra mức lương thưởng cho những người thuộc ban quản lý.
+ Thành viên Hội đồng quản trị được bầu thơng qua bỏ phiếu kín. Trong các cuộc họp cần lấy ý kiến của thành viên hội đồng, hội đồng cĩ thể lấy bằng cách bỏ phiếu kín biểu quyết, phát biểu trực tiếp.
Ban Giám ĐƠc:
+ Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Giám đốc điều hành, thực hiện các mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của cơng tỵ Giám Đốc thực hiện các nhiệm vụ trong quyền hạn của mình theo quy định được nêu trong điều lệ tổ chức và hoạt động của đơn vị.
+ Phĩ Giám đốc được Giám đốc ủy quyền giúp việc điều hành cơng ty, tham
gia vào các kế hoạch nghiên cứu phát triển của cơng tỵ
+ Ban Giám Đốc cĩ trách nhiệm giải quyết mọi văn kiện về các hoạt động kinh
doanh chung của tất cả các phịng ban trong doanh nghiệp.
Ban Kiểm sốt:
Là một phịng ban trong doanh nghiệp nhưng hoạt động độc lập với Ban giám đốc. Ban Kiểm sốt được bầu bởi Ban giám đốc, cĩ trách nhiệm kiểm tra, giám sát mọi hoạt động diễn ra tại doanh nghiệp bao hàm cả hoạt động sản xuất kinh doanh chính và các hoạt động khác. Đây cũng là phịng tư vấn về quản trị rủi ro trong thiết kế và thực hiện KSNB đối với doanh nghiệp cho Ban giám đốc. Ban Kiểm sốt kiểm tra tính hợp lý trong kinh doanh, quy trình xuất và nhập khẩu hàng, xác nhận sự tuân thủ về an tồn lao động trong quá trình thực hiện sản xuất.
Phịng Tài chính kế tốn:
Là phịng ban phụ trách việc tham mưu cho giám đốc dựa trên tình hình hoạt động tài chính kế tốn tại cơng tỵ Các chứng từ kế tốn, các nghiệp vụ nhập xuất hàng được ghi chép rõ ràng, đầy đủ và chính xác, hạch tốn giá thành, thu chi tài chính trong kỳ. Nhiệm vụ của phịng là nắm bắt quản lý được số tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp; từ đĩ phối hợp trao đổi thơng tin với các phịng ban liên quan để xem xét nguồn lực hiện cĩ cĩ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay khơng. Nguồn vốn của cơng ty phải được sử dụng hợp lý với đúng mục đích ban đầu nhà quản lý đặt ra, giảm thiểu tối đa các hành động gian lận, sai sĩt.
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp
Phịng cĩ nhiệm vụ nghiên cứu biến động thị trường, thiết kế sản phẩm, tìm kiếm phát triển khách hàng cũ và mới, phát triển mở rộng mạng lưới tiêu thụ cả trong và ngồi nước. Phịng phải lên kế hoạch tổ chức quảng bá sản phẩm ra cơng chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu trên thị trường, nghiên cứu mức độ quan tâm và yêu thích của khách hàng đối với sản phẩm của cơng tỵ Từ việc thu thập, phân tích dữ liệu đĩ, phịng Kế hoạch kinh doanh tham mưu cho Giám đốc để doanh nghiệp cĩ định hướng rõ ràng cho kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theọ
Phịng Tổ chức hành chính:
Điều hành, bao quát tất cả các hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp. Tư vấn và tham mưu cho Ban giám đốc về việc tổ chức, điều chỉnh nhân sự, tiền lương, tiền thưởng, quản lý hành chính, lưu trữ thơng tin dữ liệụ
Phịng Kỹ thuật:
Quản lý, kiểm tra, sửa chữa các máy mĩc thiết bị phục vụ kinh doanh sản xuất cho đúng kỳ tiến độ. Phịng được đào tạo nâng cao tay nghề, áp dụng các kỹ thuật tiên tiến cho sản xuất, tìm hiểu máy mĩc cơng nghệ mới và thích hợp sử dụng trong doanh nghiệp, cĩ những đề xuất cải tiến lên Ban giám đốc.
- Sáu là phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp: Ban lãnh đạo cơng ty phân chia cơng việc và trách nhiệm xuống các cấp trưởng phịng, ban quản lý. Từ đây các lãnh đạo cấp trung xem xét và giao nhiệm vụ xuống nhân viên cấp dưới hồn thành cơng việc. Đơn vị sử dụng hệ thống MES (Manufacturing execution system - Hệ thống điều hành sản xuất nhà máy) để lưu trữ, theo dõi và quản lý các nguyên vật liệu đầu vào và các thành phẩm đầu ra sau quá trình sản xuất tại nhà máỵ Người dùng nắm được tình hình hoạt động hiện tại ở phân xưởng, nhà máy và để nhà quản lý so sánh vịng đời các máy mĩc, thiết bị đã đến thời hạn thay thế hoặc bảo hành hay chưa, ... Hệ thống hồn tồn phù hợp với cơng ty TNHH Dệt Phú Thọ và đĩng gĩp tích cực trong việc quản lý, điều hành doanh nghiệp. Ngồi ra, đơn vị áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong nhiều chức năng, cơng việc, giảm được các trường hợp tư lợi cá nhân hoặc sai sĩt gây rủi ro cho doanh nghiệp. Ban kiểm sốt trong doanh nghiệp cũng hoạt động một cách tích cực khi thường xuyên cĩ các cuộc kiểm tra cơng việc được phân chia cho các nhân viên hay Ban
kiểm sốt cĩ các cuộc kiểm tra đột xuất, phản ánh trung thực hoạt động đang diễn ra tại đơn vị.
- Bảy là chính sách và các thơng lệ về nhân sự:
+ Trong các buổi tuyển dụng của cơng ty, người chủ trì đều là những cán bộ cĩ năng lực chuyên mơn đứng ra trực tiếp tuyển dụng nhân viên. Đối với cơng nhân sản xuất, cơng ty yêu cầu cĩ bằng tốt nghiệp từ cấp Trung học cơ sở trở lên cùng bằng đào tạo nghề chính quỵ Cịn đối với nhân viên làm việc ở các phịng ban cịn lại yêu cầu cĩ bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên, thành thạo tin học văn phịng và thêm chứng chỉ tiếng anh, tiếng hàn, tiếng trung là một lợi thế. Các cơng nhân viên được tuyển vào làm đều là những người nắm được quy trình, chuyên mơn nghiệp vụ, được phân vào các phịng ban khác nhau phù hợp với năng lực để phát huy tối đa khả năng của bản thân. Trong tổng số lao động hiện tại của doanh nghiệp, trình độ đại học, cao đẳng, cơng nhân chiếm 1/3 số người và 2/3 là tỷ lệ cơng nhân cơng nghệ. Trong quá trình hoạt động, cơng ty liên tục tuyển dụng các nhân sự trẻ, mới và đạo tạo bổ sung, nâng cao nghiệp vụ để đảm bảo đủ nguồn nhân lực thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơng tỵ Cuối mỗi tháng, quý và năm, doanh nghiệp đều tổng kết kết quả cơng nhân viên đạt được bằng hệ thống báo cáo KPI (Key Performance Indicator - Chỉ số đánh giá hiệu quả cơng việc). Việc sử dụng KPI giúp ích rất nhiều cho nhà quản lý, cũng là động lực tích cực cho cơng nhân viên cố gắng, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ được giaọ
+ Chế độ đãi ngộ và khen thưởng:
Cơng nhân viên hồn thành tốt các cơng việc được giao phĩ sẽ được nhận bằng khen và mức thưởng xứng đáng. Mỗi bằng khen trao tặng đều là động lực thúc đẩy mỗi cá nhân làm việc tích cực, cố gắng hơn nữa, cũng là ghi nhận sự đĩng gĩp hết mình trong cơng việc của họ.
Tồn thể cơng nhân viên trong doanh nghiệp đều được đĩng bảo hiểm xã hội, được nghỉ phép 12 ngày/năm, hưởng chế độ thai sản đối với cơng nhân nữ, được hỗ trợ bữa ăn trưa tại cơng ty và hằng năm đều được nhận quà chúc tết từ đại diện doanh nghiệp. Số lần tăng ca làm ngồi giờ đều được ghi chép chính xác trong sổ theo dõi nhân viên và nhân viên được trả lương xứng đáng. Cơng ty hỗ trợ một phần tiền trong các dịp nhân viên đi nghỉ mát, vui chơi, nghỉ ngơị Doanh nghiệp
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp
luơn đảm bảo một mơi trường làm việc tốt, cố gắng tạo điều kiện hết sức cho cơng nhân viên.
+ Trách nhiệm đối với xã hội: Bên cạnh việc sản xuất kinh doanh hàng hĩa thì vấn đề trách nhiệm với đời sống xã hội, cộng đồng cũng rất được đơn vị chú trọng. Cơng ty tham gia vào Liên đồn các khu cơng nghiệp của tỉnh và tích cực đĩng gĩp trong những hoạt động vì cộng đồng do Tỉnh tổ chức, các quỹ tình thương, vì người nghèo, ... Đặc biệt cơng ty đã huy động cơng nhân lao động tích cực ủng hộ đồng bào miền Trung sau đợt lũ lịch sử vào tháng 10/2020, các cá nhân trong đơn vị cũng tích cực chung tay ủng hộ phịng dịch bệnh Covid19, ...
Mỗi người đang làm việc trong doanh nghiệp đều được tuyển chọn qua các khâu chuyên mơn khá giỏi cùng với một tinh thần nhiệt huyết, cĩ ý thức xây dựng cộng đồng ngày càng trở nên tốt đẹp hơn, mang lại những niềm vui nhỏ, mái ấm đến cho các em nhỏ cơ nhỡ, ... Cơng nhân viên tại đơn vị đã và đang thực hiện tốt những giá trị đạo đức cũng như quy định, nội quy mà doanh nghiệp đã đặt rạ
b. Hệ thống thơng tin và trao đổi thơng tin
- Hệ thống thơng tin:
Hiện cơng ty đang áp dụng chế độ kế tốn theo TT số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
Phần mềm kế tốn là cơng cụ giúp phịng kế tốn tại doanh nghiệp nhập và xử lý dữ liệu, nghiệp vụ chính xác và đầy đủ. Đồng thời, đây cũng là cơng cụ để nhà quản trị doanh nghiệp kiểm sốt, nắm bắt được các thơng tin, hoạt động sản xuất, xuất khẩu đang diễn ra trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp hiện đang sử dụng phần mềm kế tốn Smart Prọ Doanh nghiệp đã tìm hiểu kỹ và quyết định đưa phần mềm kế tốn này vào sử dụng. Smart Pro sử dụng dễ dàng, các dữ liệu được xử lý nhanh chĩng. Cơng nghệ một màn hình nhập liệu mà khơng cĩ chia theo các phân hệ được phần mềm kế tốn này áp dụng, giúp cho kế tốn viên tại cơng ty dễ thao tác, nhập và lọc dữ liệu nhanh, chính xác. Smart Pro cịn cho phép doanh nghiệp in chứng từ hay sổ sách kế tốn, BCTC