Kiểm sốt quy trình xử lý thơng tin dữ liệu:
+ Chứng từ phải được luân chuyển đúng qua các phịng ban cĩ liên quan. Mỗi
nghiệp vụ phát sinh được hạch tốn đủ chứng từ, đánh số thứ tự liên tiếp và cĩ dấu xác nhận hay chữ ký phê duyệt của cấp cĩ thẩm quyền trogn đơn vị. Hệ thống sổ của cơng ty áp dụng theo thơng tư, quy định hiện hành. Sổ sách được ghi chép kỹ càng cùng dấu xác nhận và chữ ký cĩ thẩm quyền, nếu sai được sửa theo quy định, khơng tẩy xĩa thơng tin.
+ Dữ liệu được sao lưu thường xuyên qua hệ thống nội bộ, đảm bảo bảo mật
thơng tin.
Kiểm sốt vật chất:
Tài sản hiện vật và sổ sách tại doanh nghiệp cần được kiểm sốt chặt chẽ bởi các khĩa sắt, khĩa điện tử thơng minh hay bộ phận bảo vệ. Nếu tài sản hiện vật và sổ sách thơng tin bị mất cắp, doanh nghiệp phải đối mặt với những tổn thất nặng nề và nguy cơ cao bị lộ thơng tin nội bộ. Việc kiểm sốt vật chất cần cĩ đội ngũ nhân viên cĩ tinh thần trách nhiệm, nhanh nhạy trong việc giám sát và bảo vệ tài sản. Nếu thực sự xảy ra sự cố mất cắp, đội ngũ nhân viên trực tiếp bảo vệ và người quản lý cĩ liên quan sẽ phải đứng ra chịu một phần trách nhiệm và chịu phạt thích đáng theo quy định tại doanh nghiệp.
Quy trình xuất bán hàng hĩa:
+ Giá bán niêm yết hay theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên đối tác phải được
thống nhất, thỏa mãn yêu cầu cả hai bên. Xét duyệt lệnh bán hàng và thực hiện tuần tự theo quy trình quy định.
+ Phịng kế tốn cung cấp thơng tin về những khoản đã thanh tốn và phải thu
của khách hàng cho phịng kinh doanh. Với mỗi khách hàng riêng biệt trong hay ngồi nước, doanh nghiệp đều cần áp dụng chính sách dư nợ. Trong trường hợp
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp
ngoại lệ, khách hàng đĩ phải qua sự phê duyệt và đồng ý từ phía Ban giám đốc. Áp chính sách khuyến mại để thu hút khách hàng hay những chính sách bán chịu hấp dẫn, cho phép khách hàng lùi thời gian thanh tốn, đưa ra khuyến khích gợi ý thanh tốn qua ngân hàng cho khách.
+ Quỹ tiền mặt tại đơn vị được kiểm kê hàng ngày, đối chiếu trực tiếp với
phiếu thu chi từng ngày, tránh việc để qua ngày hơm sau mới kiểm kê gây ra những rắc rối khơng đáng cĩ nếu cĩ sự chênh lệch số tiền thu vào và chi rạ Khi cĩ chênh lệch, thủ quỹ báo cáo lên cấp trên cĩ thẩm quyền và rà sốt lại các phiếu thu chi, các chứng từ, hĩa đơn xuất ra tỏng ngày hơm đĩ để tìm ra sai sĩt và hướng giải quyết. Nếu khơng thể tìm ra nguyên nhân, thủ quỹ phải chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp, đền bù nếu thiếu và chịu phạt theo quy định.
Nhà quản lý kiểm sốt hoạt động:
+ Các hoạt động sản xuất và xuất bán hàng đều phải chịu sự kiểm sốt của nhà
quản lý doanh nghiệp. Nhà quản lý xem xét đến tiến độ thực hiện cơng việc nhanh hay chậm hơn so với kỳ trước, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc, sốt xét chất lượng hàng, phân tích các chi phí phải bỏ ra trong quá trình hồn thành cơng việc, so sánh chi phí bỏ ra và lợi ích thu về. Từ đĩ nhà quản lý quyết định các phương án phù hợp đối với khả năng nguồn vốn hiện cĩ và nguồn lao động hiện tại của doanh nghiệp.
+ Ban Kiểm sốt tại đơn vị giám sát những thủ tục được phê duyệt. Mỗi trưởng
phịng ban cĩ thẩm quyền phê duyệt hoạt động của phịng ban đĩ. Ban Kiểm sốt dựa trên tình hình hoạt động hiện tại của đơn vị mà giám sát xem các thủ tục được phê duyệt thực hiện cĩ phù hợp với doanh nghiệp khơng, tính hiệu quả cĩ cao như mong đợi khơng.
+ Những sự việc bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện cơng việc đều
phải được báo cáo ngay đến Ban lãnh đạo cấp cao và Ban Kiểm sốt để các lãnh đạo họp bàn và đưa ra phương hướng xử lý kịp thời, khơng để gây thiệt hại cho cơng tỵ
3.2.4 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro
Bước 2: Phân tích, định lượng những rủi ro đĩ (mức độ gây thiệt hại cĩ nghiêm trọng cho doanh nghiệp)
Bước 3: Phân cấp độ theo thứ tự của các rủi ro
Bước 4: Đưa ra biện pháp khắc phục đối với từng loại rủi ro riêng biệt Bước 5: Theo dõi quá trình ứng phĩ và giám sát đối với rủi ro
Bước 6: Thu thập, phân tích cách ứng phĩ với rủi ro xảy ra đã tốt chưa, rút kinh nghiệm xử lý đối với những lần xảy ra rủi ro khác
Cơng ty hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh sợi dệt và kinh doanh hàng bơng, xơ, ... Vậy nên rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh là khơng tránh khỏị Trong hoạt động kinh doanh của đơn vị sử dụng tỷ trọng tiền vay lớn sẽ làm tăng chi phí tài chính, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nguyên liệu chính là bơng, xơ phục vụ cho sản xuất, chủ yếu được nhập khẩu từ các đối tác trên thế giớị Do vậy đơn vị chịu nhiều ảnh hưởng của biến động tỷ giá. Mặc dù vậy, hoạt động cơng ty cĩ dịng tiền xuất khẩu giúp tránh được những rủi ro về tỷ giá.
Doanh nghiệp cần cĩ những biện pháp khắc phục, giảm thiểu và hạn chế:
+ Tiết giảm chi phí khơng cần thiết một cách tối đa, triển khai đồng bộ các giải
pháp kỹ thuật, cải tạo thiết bị cơng nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm.
+ Phải thường xuyên cập nhật các chính sách của nhà nước, theo dõi diễn biến
thị trường để cĩ các biện pháp điều chỉnh kế hoạch kinh doanh các mặt hàng cho phù hợp trong từng thời kỳ, đảm bảo hiệu quả hoạt động. Tìm kiếm các bạn hàng tiềm năng, đàm phán, thuyết phục các bạn hàng ứng trước tiền hàng để tránh rủi ro từ lãi suất vay vốn và khả năng thanh tốn.
+ Thường xuyên theo dõi thị trường ngoại tệ, tính tốn, cân đối đầy đủ các chi
phí tài chính trong mỗi hợp đồng kinh tế, cĩ kế hoạch bán hàng và nhập khẩu hàng hĩa theo các đơn hàng để giảm thiểu rủi ro của tỷ giá. Khi ký kết các hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp luơn phải chủ động đưa vào điều khoản điều chỉnh giá khi giá cả thị trường cĩ xu hướng biến động tăng và điều khoản về thời gian thực hiện của hợp đồng để làm giảm đi rủi ro về chênh lệch giá và tiến độ thực hiện hợp đồng.
Ngồi ra doanh nghiệp cịn phải đối diện với nhiều những rủi ro cĩ thể lường trước và khơng thể lường trước được. Ngay như sự biến động thị trường trên tồn
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp
cầu do ảnh hưởng của dịch bệnh viêm đường hơ hấp cấp Covid19, thị trường cung cầu, sản xuất kinh doanh trên tồn thế giới bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Thừa cung, thiếu cầu khiến cho nhiều doanh nghiệp lao đaọ Vì thế nên việc dự báo, đánh giá tình hình thị trường kịp thời và chính xác là rất quan trọng. Doanh nghiệp cĩ thể ứng phĩ, xoay chuyển trong những trường hợp bất ngờ, khơng bị mất đi mục tiêu và phương hướng đã lên kế hoạch, mà cần thích nghi với sự biến động đĩ.
Doanh nghiệp cần để tâm đến như rủi ro thị trường đầu rạ Doanh nghiệp sản xuất hàng nhưng khơng đem tiêu thụ được, hàng ứ đọng, tồn lại trong khọ Đối với thị trường trong nước: Cơng ty bán hàng chủ yếu cho các khách hàng trên địa bàn Phú Thọ cùng các khách hàng tại các làng dệt Hà Nội, Bắc Ninh, Nam Định, Hà Nam. Các khách hàng truyền thống của cơng ty như: Cơng ty Trí Đức Phú Thọ, Cơng ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú, Cơng ty cổ phần vải địa kỹ thuật Việt Nam, Cơng ty TNHH dệt may Đức Giang, Cơng ty TNHH Lộc Dung, Cơng ty TNHH sản xuất và thương mại phụ liệu Minh Tiến, ... và các doanh nghiệp, cá nhân khác cĩ nhu cầụ Trong quá trình sản xuất sản phẩm, tùy theo nhu cầu thị trường, cơng ty cần phải điều chỉnh cơ cấu sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Thị trường đầu ra của cơng ty ổn định, đảm bảo, các bạn hàng cĩ uy tín tốt và đảm bảo khả năng thanh tốn. Đối với thị trường xuất khẩu: Thị trường xuất khẩu chính của cơng ty hiện nay là Trung Quốc. Thị trường này cũng là thị trường chủ lực của cơng tỵ Cơng ty đã xây dựng được mối quan hệ với nhiều khách hàng, đã giao dịch trong nhiều năm. Một số đối tác truyền thống của cơng ty như: JinJiang Hengfeng Imp And Exp Trading Cọltd, Jiangsu Lianfa Textile Material Cọltd, Xiamen ITG Group Corp., LTD, Hengfeng (Hongkong) Cọ, limited, Fujian Fynex Textile Science & Technology Cọ, ltd, Samdong Plus Cọ, ltd, Ilshin Spinning Cọ, ltd, . Bên cạnh các đối tác hiện hữu, cơng ty vẫn đang tiếp tục tìm kiếm các đối tác mới thơng qua các bạn hàng hiện tại, qua các đại lý mơi giớị Từ năm 2019, ngồi thị trường xuất khẩu chủ lực Trung Quốc, cơng ty đã tìm kiếm và mở rộng thêm sang thị trường Hàn Quốc.
Nhà quản trị cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp để kịp thời đánh giá những rủi ro mà cơng ty đang gặp phải, phân tích và đưa ra những biện pháp hợp lý giải quyết, cĩ thể giảm thiểu tối đa hậu quả của những rủi ro đĩ. Đơn vị cần phổ
biến quy trình đánh giá rủi ro cho nhân viên để họ nắm bắt được cơ bản quy trình, cĩ thể kịp thời đối phĩ với những tình huống xảy đến bất ngờ.
Doanh nghiệp cĩ thể chọn những nhân viên cĩ tố chất, năng lực đi học tập, tham gia đào tạo về quản trị rủi ro, nâng cao năng lực đánh giá rủi ro của nhân viên. Hay việc mời chuyên gia về lĩnh vực quản trị rủi ro thiết kế và xây dựng quy trình đánh giá rủi ro theo đúng đặc điểm của cơng tỵ
3.2.5 Hồn thiện giám sát các kiểm sốt
Việc giám sát thường xuyên và định kỳ cần thực hiện tại tất cả các phịng ban. Các phịng ban trước hết cần tự ý thức đến việc giám sát chéo lẫn nhaụ Dù là một doanh nghiệp với quy mơ vừa, doanh nghiệp vẫn cần lập những quy định bằng văn bản rõ ràng về vấn đề giám sát. Giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh ở các nhà xưởng dây chuyền sản xuất sợi PE, nhà xưởng dự án 2 vạn cọc sợi chải kỹ, nhà xưởng dự án 2.6 vạn cọc sợi chỉ số bình quân 32. Ngồi ra đơn vị cũng cần giám sát những quy trình liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh như hệ thống xử lý nước thải, an tồn vệ sinh, phịng cháy chữa cháy theo quy định của pháp luật. Quy trình xử lý xả thải là một trong những vấn đề đáng quan tâm, ảnh hưởng trực tiếp đến mơi trường sống. Khí hậu trong những năm trở lại đây là những dấu hiệu cảnh tỉnh các doanh nghiệp do nạn xử lý nước thải đổ trực tiếp ra sơng, ra biển, khĩi bụi ơ nhiễm gây nguy hại sức khỏe con ngườị Đối với 3 nhà xưởng doanh nghiệp hiện cĩ diện tích lần lượt là 6435,6 m2; 6406 m2; 9607,35 m2; việc phịng cháy chữa cháy là cực kỳ cần thiết. Trước hết nĩ đảm bảo an tồn cho chính người lao động tại nhà xưởng, đảm bảo an tồn cho số sản phẩm sản xuất, máy mĩc thiết bị vận hành. Doanh nghiệp nếu khơng giám sát sát sao những vấn đề này, nếu xảy ra sự cố, thiệt hại đối với doanh nghiệp là khơng hề nhỏ.
Đơn vị giám sát việc các cá nhân trong doanh nghiệp đã thực thi đúng những quy định, nguyên tắc (bất kiêm nhiệm, 4 mắt) hay chưạ Cĩ giải pháp, khuyến khích nhân viện hiểu và nhận thức rõ ràng được hiệu quả mà các nguyên tắc đem lạị
Hoạt động sản xuất, các cơng việc nội bộ trong đơn vị định kỳ hàng quý đều phải lập báo cáo trình lên Ban giám đốc. Ban giám đốc cần lưu tâm khơng chỉ kết quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh mà cịn là kết quả của những hoạt động khác. Qua mỗi quý, mỗi năm, do ảnh hưởng của nhu cầu thị trường, ảnh hưởng của
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tơt nghiệp
các yếu tố khách quan bên ngồi doanh nghiệp mà tình hình của doanh nghiệp là khác nhau, vậy nên việc Ban giám đốc đánh giá các thiết kế KSNB cĩ cịn thích hợp với đơn vị hay khơng, cĩ cần thiết kế bổ sung hay sửa đổi kế hoạch kiểm sốt để đạt được hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Các cấp lãnh đạo cần nhìn ra điểm mạnh để phát huy, điểm yếu để khắc phục, hồn thiện được KSNB của đơn vị.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị đơi với Cơ quan nhà nước
Nhà nước cần ban hành những luật, chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp trong tình hình bối cảnh thị trường khơng ổn định như hiện naỵ Năm 2021, triển vọng đối với ngành dệt may Việt Nam được dự báo cĩ tín hiệu khả quan hơn khi ngành dệt may Việt Nam cĩ cơ hội tận dụng được ưu đãi thuế quan từ những hiệp định (CPTPP, EVFTA). Dự báo thời điểm hồi phục của ngành thời trang tồn cầu về mức trước đại dịch là cuối năm 2022. Việc xuất khẩu hàng dệt may Việt Nam vào thị trường EU các năm gần đây đã cĩ những bước tiến mạnh mẽ nhưng lại chưa tương xứng với sự phát triển của ngành tại Việt Nam. Việc xĩa bỏ hồn tồn thuế quan sẽ cực kỳ cĩ lợi cho các doanh nghiệp trong ngành. Xuất khẩu dệt may của Việt Nam sang EU được kỳ vọng sẽ khởi sắc. Xu hướng dịch chuyển sản xuất may mặc từ những nước phát triển như Hàn Quốc, Đài Loan đến những nước Đơng Nam Á đang phát triển, trong đĩ cĩ Việt Nam đã mở ra cơ hội thu hút vốn đầu tư, học hỏi kinh nghiệm và nhập khẩu máy mĩc thiết bị chất lượng cao để phát triển ngành dệt may hơn nữạ
Các chính sách vĩ mơ của Chính Phủ và các Bộ ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến ngành. Chính sách vĩ mơ, hiệp định thương mại, quá trình hội nhập tạo ra thị trường mới, rộng lớn cho các nền kinh tế và dệt may là một trong những ngành được hưởng lợi rất nhiềụ Do hầu hết các dịng thuế của sản phẩm dệt may đều giảm ngay hoặc giảm dần theo lộ trình về bằng 0%.
Nguyên liệu đầu vào chủ yếu là nhập khẩu, các chính sách về điều hành tỷ giá, lãi suất tiền vay cũng là yếu tố tác động lên kết quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong ngành. Tỷ giá đang cĩ xu hướng biến động tăng sẽ dẫn đến kết quả kinh doanh kém đối với các doanh nghiệp bán hàng trong nước. Nhưng ngược lại, nĩ cĩ tác động tích cực đối với các doanh nghiệp mạnh về xuất khẩụ
Nhà nước nên cân nhắc hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp trong ngành để đầu tư cho các máy mĩc dệt phức tạp và hệ thống xử lý nước thảị Máy mĩc là phương tiện hỗ trợ trực tiếp cho sản xuất và việc sử dụng các máy mĩc tiên tiến giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh dễ dàng hơn, đạt hiệu quả và giảm được lượng thời gian lao động. Hệ thống xả thải khơng chỉ là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm mà Nhà nước cũng phải hết sức lưu ý. Nếu doanh nghiệp khơng đủ vốn đầu tư cho hệ thống, xử lý chất thải khơng đúng quy trình, hậu quả ảnh hưởng trực tiếp tới đời sống của nhân dân, ơ nhiễm mơi trường, cực kỳ nguy hạị
Nhà nước chỉ ra những phương hướng trong việc tiếp cận khoa học kỹ thuật, đào tạo chuyên mơn, nâng cao năng lực sản xuất khơng chỉ riêng các doanh nghiệp trẻ mà cịn cho nhiều các doanh nghiệp trong nước. Việc chú trọng đào tạo nâng cao tay nghề đáp ứng được những yêu cầu khắc khe từ phía các đối tác nước ngồi,