Những quy định nội bộ hiện doanh nghiệp đang áp dụng cần cải tiến mới, dựa trên những thiếu sĩt của nội quy cũ mà phát triển, hồn thiện hệ thống quy chế mới phù hợp hơn với đơn vị. Doanh nghiệp cần đảm bảo cho người lao động những quyền lợi xứng đáng. Khi người lao động được đảm bảo quyền lợi, họ sẽ cĩ trách nhiệm hơn trong việc thực hiện các nghĩa vụ trong cơng tỵ Đơn vị đã ghi nhận các đĩng gĩp cố gắng của nhân viên trong quá trình làm việc nhưng doanh nghiệp cần cĩ những giải pháp như ban hành một quy định thưởng phạt hợp lý, cụ thể hơn. Việc thưởng theo doanh số làm việc và tăng lương theo giờ làm thêm đặc biệt khuyến khích cơng nhân viên cố gắng trong cơng việc.
rõ ràng trong việc vi phạm, khơng thực hiện. Đối với mỗi mức vi phạm, hình thức xử lý là khác nhau và phải do hội đồng kỷ luật xét xử chứ khơng thể chỉ do một cá nhân xét.
Đặc thù quản lý, giải pháp doanh nghiệp cần làm là quan tâm hơn đến việc đào tạo nâng cao nhận thức, trình độ quản lý khơng những ở các lãnh đạo cấp cao mà cịn đối với mọi nhân viên trong cơng tỵ Nhà quản trị phân cấp nhân viên theo từng bậc, sắp xếp nhân viên vào những phịng ban cĩ vị trí thích hợp mới phát huy được khả năng của họ. Nếu khơng sắp xếp được nhân viên ở các vị trí thích hợp, cơng việc bị ảnh hưởng, chậm tiến trình và khả năng sai sĩt nghiệp vụ là caọ
Hiện nay doanh nghiệp tuyển dụng cơng nhân lao động từ hết cấp trung học cơ sở cũng được coi là một bất lợi vì cơng nhân lao động cĩ thể sẽ kém hơn trong việc tiếp nhận và nâng cao tay nghề chuyên mơn. Các đợt tuyển dụng tới doanh nghiệp cần cĩ những biện pháp hợp lý như chú trọng đến trình độ nhận thức của cơng nhân viên để đưa ra các khĩa đào tạo từ cơ bản đến nâng cao đúng với trình độ của cơng nhân viên. Thời gian đào tạo khơng tổ chức vào các khoảng thời gian doanh nghiệp bận rộn các đơn hàng sản xuất. Doanh nghiệp cần bố trí thời gian thích hợp, theo từng quý hoặc năm để cơng việc sản xuất kinh doanh khơng bị gián đoạn. Cùng với đĩ, cơng nhân viên cũng cần cĩ những buổi đào tạo về an tồn lao động và phịng cháy chữa cháy, hiểu đúng về xử lý chất thải thân thiện với mơi trường. An tồn lao động là một trong những vấn đề doanh nghiệp phải lưu tâm đầu tiên. Trước khi hồn thành cơng việc, tạo ra sản phẩm chất lượng thì cơng nhân viên phải nắm rõ được lao động an tồn là như thế nàọ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị cơ bản phịng cháy chữa cháy, bảo đảm an tồn cho người lao động và tài sản của cơng tỵ Sau những quy trình sản xuất, hồn thiện sản phẩm thì quy định về xử lý chất thải cũng rất quan trọng. Mỗi một doanh nghiệp tự ý thức và cĩ trách nhiệm chung thì mơi trường mới cĩ thể trả lại theo đúng nghĩa xanh - sạch - đẹp. Tuy vậy đơn vị thật sự cần những buổi huấn luyện về việc xử lý xả thải, tránh các tác động xấu đến mơi trường, khí hậụ Với quy mơ vừa, số lượng nhân viên trong doanh nghiệp chưa nhiều nên cĩ các kỳ số đơn hàng nhiều, cơng việc nhiều, số lượng nhân cơng khơng đủ, doanh nghiệp cần tuyển thêm các nhân cơng thời vụ, đảm bảo hồn thành lượng cơng việc đúng thời hạn.
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp 3.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin và trao đổi thơng tin
Để xây dựng được hình ảnh cũng như mở rộng thị trường, doanh nghiệp rất cần phải chú trọng đến mảng thơng tin và truyền thơng. Hiện tại đối với phần thơng tin, giải pháp mà đơn vị cần cải thiện là hình thức truyền đạt thơng tin để cĩ thể truyền đạt bao quát tồn doanh nghiệp, mỗi nhân viên đều cĩ thể nắm bắt thơng tin nội bộ một cách nhanh nhất như cĩ thể tạo lập các nhĩm trên nền tảng mạng xã hội như zalo hay truyền tải thơng tin qua hịm thư điện tử. Nền cơng nghiệp 4.0 đang trong giai đoạn phát triển cực kỳ mạnh mẽ, vậy nên các thơng tin truyền tải cũng rất nhanh nhạy, nhân viên dễ dàng nắm bắt được. Đối với phần truyền thơng, cơng ty đã và đang sử dụng trang web chính thức để đăng các tin nổi bật, giới thiệu các sản phẩm cơng tỵ Nhưng doanh nghiệp cũng nên chú trọng đến việc tạo lập hình ảnh của mình qua báo chí, cơng đồn, từ thiện, ...
Hệ thống thơng tin kế tốn và phần mềm kế tốn doanh nghiệp đang sử dụng phải thường xuyên cập nhật phiên bản mới, đơn vị cĩ thể sử dụng nhiều những chức năng tiện ích, chính xác hơn do phía đơn vị phần mềm cung cấp. Khi phần mềm xảy ra lỗi, ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạch tốn các nghiệp vụ mua bán, quản lý hoạt động tại doanh nghiệp nên cần liên hệ đơn vị cung cấp để nhanh chĩng sửa chữa một cách nhanh nhất.
Việc trao đổi thơng tin diễn ra cả trong và ngồi đơn vị. Trao đổi thơng tin gắn liền với các vấn đề về BCTC, mỗi nhân viên trong doanh nghiệp cĩ trách nhiệm như thế nào đối với việc ảnh hưởng KSNB với BCTC. Đối với nội bộ doanh nghiệp, thơng tin cần được truyền đi nhanh nhất cĩ thể, các bộ phận phịng ban phải phối hợp, trao đổi với nhau, nắm bắt nhanh các chỉ định từ phía lãnh đạo cấp cao, nhân viên cũng cĩ thể đĩng gĩp ý kiến phản hồi đến các cấp lãnh đạọ Từ đĩ các cấp lãnh đạo xem xét và đưa ra ý kiến trả lời hoặc biện pháp khắc phục những vấn đề cịn vướng mắc cho nhân viên. Đối với bên ngồi đơn vị, việc trao đổi thơng tin với các đối tác trong và ngồi nước cần được bảo mật, tránh việc để lộ thơng tin, cĩ lợi cho các đối thủ cạnh tranh. An ninh mạng cần được doanh nghiệp quan tâm hết sức, chỉ cĩ nhân viên cĩ trách nhiệm, thẩm quyền mới được truy cập vào dữ liệu mật của đơn vị. Những thơng tin, chính sách, phương án mua, bán hàng được gửi qua thư điện tử cho phía đối tác cần được đĩng dấu và phê duyệt, tránh việc thơng
tin gửi đi bị sai sĩt hoặc cố ý gây ra sai sĩt, ảnh hưởng đến cơng việc kinh doanh của cả hai bên.
Doanh nghiệp cần lưu tâm đến những quy định đặt ra về việc luân chuyển chứng từ giữa các phịng ban. Chứng từ được luân chuyển đến đúng bộ phận, phịng ban liên quan, nhanh chĩng thực hiện cơng việc.
3.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốtKiểm sốt quy trình xử lý thơng tin dữ liệu: Kiểm sốt quy trình xử lý thơng tin dữ liệu:
+ Chứng từ phải được luân chuyển đúng qua các phịng ban cĩ liên quan. Mỗi
nghiệp vụ phát sinh được hạch tốn đủ chứng từ, đánh số thứ tự liên tiếp và cĩ dấu xác nhận hay chữ ký phê duyệt của cấp cĩ thẩm quyền trogn đơn vị. Hệ thống sổ của cơng ty áp dụng theo thơng tư, quy định hiện hành. Sổ sách được ghi chép kỹ càng cùng dấu xác nhận và chữ ký cĩ thẩm quyền, nếu sai được sửa theo quy định, khơng tẩy xĩa thơng tin.
+ Dữ liệu được sao lưu thường xuyên qua hệ thống nội bộ, đảm bảo bảo mật
thơng tin.
Kiểm sốt vật chất:
Tài sản hiện vật và sổ sách tại doanh nghiệp cần được kiểm sốt chặt chẽ bởi các khĩa sắt, khĩa điện tử thơng minh hay bộ phận bảo vệ. Nếu tài sản hiện vật và sổ sách thơng tin bị mất cắp, doanh nghiệp phải đối mặt với những tổn thất nặng nề và nguy cơ cao bị lộ thơng tin nội bộ. Việc kiểm sốt vật chất cần cĩ đội ngũ nhân viên cĩ tinh thần trách nhiệm, nhanh nhạy trong việc giám sát và bảo vệ tài sản. Nếu thực sự xảy ra sự cố mất cắp, đội ngũ nhân viên trực tiếp bảo vệ và người quản lý cĩ liên quan sẽ phải đứng ra chịu một phần trách nhiệm và chịu phạt thích đáng theo quy định tại doanh nghiệp.
Quy trình xuất bán hàng hĩa:
+ Giá bán niêm yết hay theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên đối tác phải được
thống nhất, thỏa mãn yêu cầu cả hai bên. Xét duyệt lệnh bán hàng và thực hiện tuần tự theo quy trình quy định.
+ Phịng kế tốn cung cấp thơng tin về những khoản đã thanh tốn và phải thu
của khách hàng cho phịng kinh doanh. Với mỗi khách hàng riêng biệt trong hay ngồi nước, doanh nghiệp đều cần áp dụng chính sách dư nợ. Trong trường hợp
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp
ngoại lệ, khách hàng đĩ phải qua sự phê duyệt và đồng ý từ phía Ban giám đốc. Áp chính sách khuyến mại để thu hút khách hàng hay những chính sách bán chịu hấp dẫn, cho phép khách hàng lùi thời gian thanh tốn, đưa ra khuyến khích gợi ý thanh tốn qua ngân hàng cho khách.
+ Quỹ tiền mặt tại đơn vị được kiểm kê hàng ngày, đối chiếu trực tiếp với
phiếu thu chi từng ngày, tránh việc để qua ngày hơm sau mới kiểm kê gây ra những rắc rối khơng đáng cĩ nếu cĩ sự chênh lệch số tiền thu vào và chi rạ Khi cĩ chênh lệch, thủ quỹ báo cáo lên cấp trên cĩ thẩm quyền và rà sốt lại các phiếu thu chi, các chứng từ, hĩa đơn xuất ra tỏng ngày hơm đĩ để tìm ra sai sĩt và hướng giải quyết. Nếu khơng thể tìm ra nguyên nhân, thủ quỹ phải chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp, đền bù nếu thiếu và chịu phạt theo quy định.
Nhà quản lý kiểm sốt hoạt động:
+ Các hoạt động sản xuất và xuất bán hàng đều phải chịu sự kiểm sốt của nhà
quản lý doanh nghiệp. Nhà quản lý xem xét đến tiến độ thực hiện cơng việc nhanh hay chậm hơn so với kỳ trước, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc, sốt xét chất lượng hàng, phân tích các chi phí phải bỏ ra trong quá trình hồn thành cơng việc, so sánh chi phí bỏ ra và lợi ích thu về. Từ đĩ nhà quản lý quyết định các phương án phù hợp đối với khả năng nguồn vốn hiện cĩ và nguồn lao động hiện tại của doanh nghiệp.
+ Ban Kiểm sốt tại đơn vị giám sát những thủ tục được phê duyệt. Mỗi trưởng
phịng ban cĩ thẩm quyền phê duyệt hoạt động của phịng ban đĩ. Ban Kiểm sốt dựa trên tình hình hoạt động hiện tại của đơn vị mà giám sát xem các thủ tục được phê duyệt thực hiện cĩ phù hợp với doanh nghiệp khơng, tính hiệu quả cĩ cao như mong đợi khơng.
+ Những sự việc bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện cơng việc đều
phải được báo cáo ngay đến Ban lãnh đạo cấp cao và Ban Kiểm sốt để các lãnh đạo họp bàn và đưa ra phương hướng xử lý kịp thời, khơng để gây thiệt hại cho cơng tỵ
3.2.4 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro
Bước 2: Phân tích, định lượng những rủi ro đĩ (mức độ gây thiệt hại cĩ nghiêm trọng cho doanh nghiệp)
Bước 3: Phân cấp độ theo thứ tự của các rủi ro
Bước 4: Đưa ra biện pháp khắc phục đối với từng loại rủi ro riêng biệt Bước 5: Theo dõi quá trình ứng phĩ và giám sát đối với rủi ro
Bước 6: Thu thập, phân tích cách ứng phĩ với rủi ro xảy ra đã tốt chưa, rút kinh nghiệm xử lý đối với những lần xảy ra rủi ro khác
Cơng ty hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh sợi dệt và kinh doanh hàng bơng, xơ, ... Vậy nên rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh là khơng tránh khỏị Trong hoạt động kinh doanh của đơn vị sử dụng tỷ trọng tiền vay lớn sẽ làm tăng chi phí tài chính, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nguyên liệu chính là bơng, xơ phục vụ cho sản xuất, chủ yếu được nhập khẩu từ các đối tác trên thế giớị Do vậy đơn vị chịu nhiều ảnh hưởng của biến động tỷ giá. Mặc dù vậy, hoạt động cơng ty cĩ dịng tiền xuất khẩu giúp tránh được những rủi ro về tỷ giá.
Doanh nghiệp cần cĩ những biện pháp khắc phục, giảm thiểu và hạn chế:
+ Tiết giảm chi phí khơng cần thiết một cách tối đa, triển khai đồng bộ các giải
pháp kỹ thuật, cải tạo thiết bị cơng nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm.
+ Phải thường xuyên cập nhật các chính sách của nhà nước, theo dõi diễn biến
thị trường để cĩ các biện pháp điều chỉnh kế hoạch kinh doanh các mặt hàng cho phù hợp trong từng thời kỳ, đảm bảo hiệu quả hoạt động. Tìm kiếm các bạn hàng tiềm năng, đàm phán, thuyết phục các bạn hàng ứng trước tiền hàng để tránh rủi ro từ lãi suất vay vốn và khả năng thanh tốn.
+ Thường xuyên theo dõi thị trường ngoại tệ, tính tốn, cân đối đầy đủ các chi
phí tài chính trong mỗi hợp đồng kinh tế, cĩ kế hoạch bán hàng và nhập khẩu hàng hĩa theo các đơn hàng để giảm thiểu rủi ro của tỷ giá. Khi ký kết các hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp luơn phải chủ động đưa vào điều khoản điều chỉnh giá khi giá cả thị trường cĩ xu hướng biến động tăng và điều khoản về thời gian thực hiện của hợp đồng để làm giảm đi rủi ro về chênh lệch giá và tiến độ thực hiện hợp đồng.
Ngồi ra doanh nghiệp cịn phải đối diện với nhiều những rủi ro cĩ thể lường trước và khơng thể lường trước được. Ngay như sự biến động thị trường trên tồn
Học Viện Ngân Hàng Khĩa luận tốt nghiệp
cầu do ảnh hưởng của dịch bệnh viêm đường hơ hấp cấp Covid19, thị trường cung cầu, sản xuất kinh doanh trên tồn thế giới bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Thừa cung, thiếu cầu khiến cho nhiều doanh nghiệp lao đaọ Vì thế nên việc dự báo, đánh giá tình hình thị trường kịp thời và chính xác là rất quan trọng. Doanh nghiệp cĩ thể ứng phĩ, xoay chuyển trong những trường hợp bất ngờ, khơng bị mất đi mục tiêu và phương hướng đã lên kế hoạch, mà cần thích nghi với sự biến động đĩ.
Doanh nghiệp cần để tâm đến như rủi ro thị trường đầu rạ Doanh nghiệp sản xuất hàng nhưng khơng đem tiêu thụ được, hàng ứ đọng, tồn lại trong khọ Đối với thị trường trong nước: Cơng ty bán hàng chủ yếu cho các khách hàng trên địa bàn Phú Thọ cùng các khách hàng tại các làng dệt Hà Nội, Bắc Ninh, Nam Định, Hà Nam. Các khách hàng truyền thống của cơng ty như: Cơng ty Trí Đức Phú Thọ, Cơng ty cổ phần Dệt Vĩnh Phú, Cơng ty cổ phần vải địa kỹ thuật Việt Nam, Cơng ty TNHH dệt may Đức Giang, Cơng ty TNHH Lộc Dung, Cơng ty TNHH sản xuất và thương mại phụ liệu Minh Tiến, ... và các doanh nghiệp, cá nhân khác cĩ nhu cầụ Trong quá trình sản xuất sản phẩm, tùy theo nhu cầu thị trường, cơng ty cần phải điều chỉnh cơ cấu sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Thị trường đầu ra của cơng ty ổn định, đảm bảo, các bạn hàng cĩ uy tín tốt và đảm bảo khả năng thanh tốn. Đối với thị trường xuất khẩu: Thị trường xuất khẩu chính của cơng ty hiện nay là Trung Quốc. Thị trường này cũng là thị trường chủ lực của cơng tỵ Cơng ty đã xây dựng được mối quan hệ với nhiều khách hàng, đã giao dịch trong nhiều năm. Một số đối tác truyền thống của cơng ty như: JinJiang Hengfeng Imp And Exp Trading Cọltd, Jiangsu Lianfa Textile Material Cọltd, Xiamen ITG Group Corp., LTD, Hengfeng (Hongkong) Cọ, limited, Fujian Fynex Textile Science & Technology Cọ, ltd, Samdong Plus Cọ, ltd, Ilshin Spinning Cọ, ltd, . Bên cạnh các đối tác hiện hữu, cơng ty vẫn đang tiếp tục tìm kiếm các đối tác mới thơng qua các bạn hàng hiện tại, qua các đại lý mơi giớị Từ năm 2019, ngồi thị