Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp nói chung phụ thuộc rất nhiều vào môi trường kiểm soát. Nếu như nhà quản
lý cấp cao trong Công ty coi trọng công tác kiểm soát và có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ hoạt động một cách hiệu quả.
Nói chung xây dựng một môi trường kiểm soát chi phí hiệu quả khá phức tạp và
phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố chủ quan. Thông thường, khi xây dựng môi trường kiểm
soát chi phí các doanh nghiệp xây lắp nên tập trung vào một số yếu tố sau:
Một là, xây dựng các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát các loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. Cụ thể:
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu chung cho các công trình để quản lý và cũng bởi đặc thù các sản
phẩm được thiết kế khác nhau, nên mức độ tiêu hao nguyên vật liệu của các công
trình khác nhau nên cần phải xây dựng cả định mức riêng cho từng công
trình. Hơn
nữa, định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần xây dựng cả định mức theo thiết
kế và
định mức thực tế. Ngoài việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu,
ban giám
đốc cần xây dựng những quy định cụ thể về việc kiểm tra kiểm soát chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp như quy định về việc báo cáo chéo giữa bộ phận quản lý sản xuất
về khối lượng sản phẩm kết cấu thép hàng tuần chung và từng công trình nói riêng,
báo cáo về tiêu hao nguyên vật liệu từng công trình và chi phí sản phẩm dở dang
của kế toán, vv...
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp: Để kiểm soát tốt chi phí nhân công trực tiếp các doanh nghiệp sản xuất nhà thép tiền chế nên xây dựng chính sách chi
để tăng thêm lợi nhuận của doanh nghiệp. Có như vậy, vừa đảm bảo sản xuất vừa nâng cao được mức sống nhân viên.
- Đối với chi phí sản xuất chung: Doanh nghiệp nên lập dự toán chi phí sản xuất chung để có thể tính toán chi tiết chi phí sản xuất chung cho từng công trình, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo kế hoạch chi phí đã định sẵn. Đối với các doanh nghiệp xây lắp nên lập dự toán chi phí sản xuất chung linh hoạt cho những mức độ hoạt động khác nhau của từng công trình. Trên cơ sở dự toán linh hoạt này, doanh nghiệp lập báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung và phân tích sự biến động chi phí từng kỳ để có sự kiểm soát chi phí tốt hơn.
Hai là, xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý: Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo ra môi trường kiểm soát chi phí tốt. Một cấu trúc hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm soát lẫn nhau trong các lĩnh vực.
Ba là, xây dựng chính sách nhân sự phù hợp: Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và đây là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát chi phí. Các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục.
Bốn là, sự tham gia của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát: Hội đồng quản trị nên tham gia vào quá trình xây dựng chính sách, chế độ nhằm kiểm soát và phòng ngừa các gian lận. Để giám sát sự chấp hành, và kiểm tra giám sát và phát hành gian lận thì trong công ty nên có Ban kiểm soát. Tuy nhiên trong tổ chức, để Ban kiểm soát hoạt động hiệu quả thì các thành viên trong Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải độc lập với tổ chức.
1.2.4.1 Xác định và đánh giá rủi ro
Rủi ro là khả năng mà doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình thực hiện mục tiêu.
Rủi ro trong kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp phát sinh rất nhiều, nó có thể phát sinh từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Nó cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc nguyên nhân khách quan. Tuy nhiên, cần phải hiểu rằng trong thực tế có những rủi ro không thể loại trừ được và doanh nghiệp chỉ có thể đưa ra các biện pháp phù hợp để giảm thiểu sự tác động của nó. Để thực hiện được điều này, các nhà quản lý trong doanh nghiệp nên:
- Thiết lập mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể trong kiểm soát chi phí sản xuất, xây lắp. Ví dụ, mục tiêu chung trong kiểm soát chi phí sản xuất: Hạ thấp chi
phí sản xuất kinh doanh. Mục tiêu cụ thể cho từng loại chi phí như đối với chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp: Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu cả về mặt giá phí và lượng
tiêu hao...
- Nhận diện và phân loại rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất, ví dụ như rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như rủi ro sự biến động về giá:
Rủi ro về tỷ giá, rủi ro về chính sách thuế (đây là những rủi ro do nguyên nhân
khách quan- không thể loại trừ được), rủi ro do doanh nghiệp chưa tổ chức tốt khâu
thu mua dẫn đến các chi phí trung gian cao (đây là rủi ro do nguyên nhân chủ quan)... và rủi ro biến động về lượng: Rủi ro do tình trạng máy móc thiết bị,
rủi ro
do nguyên liệu nhập không đảm bảo chất lượng làm cho mức tiêu hao tăng,
rủi ro
do việc quản lý nguyên vật liệu tại các khâu sản xuất không tốt...
- Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ chịu đựng tổn thất nếu rủi ro xảy ra
- Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục phòng chống thích hợp đối với từng loại rủi ro
NVL, chủng loại NVL, giá mua NVL và đối chiếu với bảng dự toán đã được lập khi Công ty trúng thầu công trình. Qua đó giúp ban lãnh đạo Công ty có được một cái nhìn cụ thể về việc sử dụng vật tư phục vụ trực tiếp cho từng công trình. Ngoài ra, để kiểm soát chi phí NVL trực tiếp một cách có hiệu quả, bên cạnh các mục tiêu: tổng chi phí NVL thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán, sử dụng vật tư tiết kiệm và những mục tiêu chung của HTKSNB như: bảo vệ tài sản, thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý,.. .còn phải chú ý đến một số mục tiêu: chi phí NVL trực tiếp phát sinh đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ kế toán đầy đủ, chính xác, được đánh giá và đúng với các chuẩn mực, quy định chế độ kế toán hiện hành, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí phải được phê chuẩn đầy đủ, cần đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết NVL để kiểm tra sự khớp và xem xét các sai sót nếu có xảy ra. Muốn kiểm soát tốt chi phí NVL trực tiếp, các nhà quản lý phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung kiểm soát sau:
❖ Bộ phận thu mua vật tư:
Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận duyệt mua và bộ phận thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, giữa bộ phận nhập xuất vật tư với bộ phận kế toán vật tư. Các bộ phận này phải được thực hiện độc lập nhau.
Ban hành một số chính sách thu mua vật tư: Thu mua kịp thời, đảm bảo chất lượng, chủng loại, kết cấu vật tư, giá cả phù hợp nhất, .cần đảm bảo phù hợp với mức giá trong dự toán được lập. Bởi khi lập dự toán kinh phí cho công trình trúng thầu Công ty cũng đã thực hiện công tác khảo sát giá cả vật tư trên thị trường.
Tăng cường giao dịch, tìm kiếm nhà cung cấp mới tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau thì Công ty sẽ mua được giá rẻ nhưng số lượng, chất lượng, chủng loại vẫn được đảm bảo. Chất lượng vật tư là yếu tố quan trọng cấu thành nên chất lượng công trình. Vì vậy, khi mua vật tư nên chú ý đến yếu tố này nhiều hơn.
Thủ tục thu mua vật tư: giấy đề nghị mua vật tư, duyệt mua vật tư phải được phê chuẩn đầy đủ. Các chứng từ mua vật tư như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn tiền vận chuyển .phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và được lưu trữ ở phòng kế toán.
Quá trình giao nhận vật tư: quá trình từ khi vật tư được giao nhận tại địa điểm
của nhà cung cấp, vận chuyển đến kho Công ty và giao cho thủ kho ký nhận, mọi mất mát, thiếu hụt về vật tư đề do nhân viên thu mua vật tư chịu trách nhiệm, quản lý, kiểm soát.
❖ Khâu nhập, xuất, tồn vật tư:
Nhập vật tư: vật tư được mua về thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư giống như đã ghi trên hóa đơn và cho nhập vật tư vào kho. Sau đó ghi vào phiếu nhập kho (chỉ theo dõi về mặt số lượng), gửi về phòng kế toán một liên phiếu nhập kho để theo dõi giá trị vật tư nhập kho và lưu trữ. Công ty cần sử dụng thống nhất phương pháp tính giá xuất kho vật tư để phòng kế toán dễ dàng thực hiện công tác theo dõi, tổng hợp và tính giá nhập kho vật tư.
Xuất kho vật tư: thủ kho chỉ xuất kho vật tư khi đã có được giấy đề nghị xuất vật tư đã có đầy đủ chữ ký của trưởng phòng kế hoạch vật tư. Tiến hành cho xuất kho vật tư theo số lượng vật tư thực tế được duyệt và ghi vào phiếu xuât kho, sau đó gửi một liên phiếu xuất kho để lưu làm chứng tư.
Tồn kho vật tư: thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư tồn kho, báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư cho phòng kế hoạch vật tư. Phòng vật tư theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư còn tồn kho để có kế hoạch cung cấp vật tư kịp thời phục vụ cho thi công xây lắp được diễn ra liên tục.
❖ Khâu sử dụng vật tư:
Vật tư sử dụng cho công trình phải được đối chiếu với bảng dự toán thiết kế thi công để kiểm soát số lượng vật tư xuất dùng. Đồng thời phòng kế toán phải thực hiện tính giá xuất kho vật tư cho từng loại vật tư cụ thể để theo dõi và tính giá thành cho từng hạng mục, công trình hoàn thành.
Mặt khác, vật tư khi sử dụng trực tiếp cho quá trình xây lắp phải được ban điều hành công trình theo dõi chặt chẽ. Vì đây là giai đoạn xảy ra gian lận nhiều nhất, vật tư có thể bị tráo đổi không đúng tiêu chuẩn, không đúng dự toán, sử dụng không tiết kiệm hoặc dễ bị mất cáp. Đây là những yếu tố chủ quan làm tăng chi phí xây lắp, giảm chất lượng công trình. Đối với vật tư vấn đề bảo quản cũng rất quan trọng: ban lãnh đọa Công ty cần cử người có trách hiệm thường xuyên kiểm kê đột xuất vật tư thực tế tồn kho đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm phát hiện trường hợp thủ kho có thể lạm dụng vật tư, sử dụng sai mục đích. Vì rất có thể xảy ra gian lận
hay nhầm lẫn khi vật tư xuất ra không dùng hoặc dùng không tiết kiệm cho quá trình xây lắp nhưng vẫn được hạch toán toàn bộ vào chi phí NVL trực tiếp.
b. Kiểm soát chi phí NCTT
Kiểm soát về chi phí NCTT chủ yếu là kiểm soát về tiền lương của công nhân trực tiếp thi công thực hiện công trình không bao gồm các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Chi phí tiền lương của công nhân gồm có chi phí tiền lương của công nhân thuộc biên chế Công ty và công nhân do Công ty thuê ngoài phục vụ cho thi công từng hạng mục, công trình cụ thể.
Chi phí NCTT dựa vào quy mô công trình thi công có thể được tổ chức theo hạng mục công trình hoặc theo công trình mà Công ty tính tiền lương cho công nhân trực tiếp thi công theo thời gian lao động hoặc khoán.
Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nhân công trưc tiếp:
- Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá so với dự toán chi phí NCTT.
- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng như tiền lương lao động.
- Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Đối với chi phí NCTT thì các sai sót, gian lận sau thường xảy ra:
- Khai khống số nhân công thi công khi thực tế số nhân công này không tham gia thi công, chấm khống số giờ công của công nhân so với số công làm thực tế,
khai khống số lượng công nhân ...
- Trong khâu tổ chức nhân sự nếu thực hiện việc tuyển dụng nhân viên không hợp lý và không hiệu quả cũng sẽ gây thiệt hại lớn do công nhân trình độ tay nghề
thấp, phẩm chất đạo đức không tốt, tinh thần trách nhiệm không cao.
- Máy móc thiết bị hư hỏng, cũ kỹ cũng gây tình trạng lãng phí sẽ kéo dài thời gian thi công. Ngoài ra có thể bộ phận mua NVL sai sót làm cho NVL không đúng
chủng loại, chất lượng không đảm bảo phải thay thế sẽ làm thời gian thi công và
hao phí lao động tăng lên.
NCTT. Cần có sự đối chiếu, theo dõi giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết về chi phí NCTT để kiểm tra sự khớp đúng và xem xét các sai sót xảy ra nếu có trong quá tình thi công công trình.
Từ những khả năng sai phạm, gian lận rất dễ xảy ra. Để kiểm soát chi phí NCTT một cách hữu hiệu thì cần phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung kiểm toán sau:
- Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên tuyển dụng phải có một bộ hồ sơ gốc lưu trữ ở phòng quản lý nhân sự bao
gồm: quyết định phân công, mức lương, các khoản trích theo lương ...Phòng kế
toán căn cứ vào hồ sơ này tính lương cho công nhân viên. Nhân viên phải được
tuyển dụng có đủ khả năng về tay nghề và phẩm chất đạo đức tốt, để tránh việc
tuyển chọn, thuê mướn những lao động kém tay nghề, năng lực đạo đức kém.
- Sổ sách kế toán về tiền lương: nhà quản lý có thể thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công trực tiếp. Phải
thống nhất
một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp tiền lương .
- Xây dựng các chính sách, định mức về lao động và tiền lương: có phương pháp quản lý lao động chặt chẽ, thường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh
mức lương hợp lý.
- Người phát lương sẽ thực hiện công việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên dưa trên bảng lương, thực hiện độc lập với bộ phận tính lương.