phần đầu tư
và xây dựng Vista
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát
a. Đặc thù quản lý
Nhà quản lý của công ty luôn xem việc tổ chức và vận hành KSNB và KSNB chi phí xây lắp là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giảm thiểu rủi ro cho các dự án đang và sẽ hoạt động. Các nhà quản lý luôn luôn
đề cao trách nhiệm, đạo đức, sự liêm chính và trung thực của toàn bộ cán bộ nhân viên của
tổ chức. Đồng thời chú trọng đến việc thiếp lập cách tổ chức kiểm soát. Ban lãnh đạo
thực tế tại công ty và tránh những lỗ hổng, sai sót không đáng có.
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo của công ty cổ phần đầu tư xây dựng VISTA là những người có trình độ nghiệp vụ tốt, có năng lực kinh doanh cũng như quản lý và điều hành doanh nghiệp, có phẩm chất đạo đức, năng động sáng tạo và đầu óc tư duy. Chính vì thế, công ty luôn ưu tiên, chú trọng tuyển dụng và đạo tạo nhân tài, vừa có nhân phẩm tốt và có năng lực phù hợp với vị trí công việc tuyển dụng. Ban lãnh đạo cũng luôn quan tâm đến đời sống tinh thần vật chất của nhân viên, luôn lắng nghe, tiếp thu những phản hồi từ phía cán bộ công nhân viên từ công ty thông qua các cuộc họp cố định tuần tháng quý và năm. Từ đó, công ty sẽ đưa ra các biện pháp khắc phục xử lý kịp thời để tránh những gian lận sai sót trong nội bội.
b. Cơ cấu tổ chức
Biểu đồ 2.6: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA
Cơ cấu tổ chức của công ty được phân chia rõ ràng chức danh nhiệm vụ gồm ba lãnh đạo, trưởng bộ phận phòng ban, phụ trách (tổ trưởng) trực tiếp quản lý các tổ đội.
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty ta nhận thấy, cơ cấu tổ chức khá phù hợp với điều kiện thưc tế của công ty đồng thời cũng đẩm bảo cơ bản được các nguyên tắc công ty đề ra như:
- Tất cả mọi hoạt động của công ty đều được tổ chức điều hành và kiểm soát theo hệ thống lãnh đạo từ cao xuống thấp theo chỉ đạo của hội đồng quản trị, ban
kiểm soát
xuống các ban ngành phòng ban
- Các phòng ban đều được phân chia chức danh nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng và hợp lý
- Đảm bảo được sự độc lập cũng như nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả của tổ chức đồng thời tránh được tối đa những gian lận sai sót trong
quá trình hoạt động thực hiện các dự án của công ty. c. Chính sách nhân sự
- Về chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
Công ty có quy định về chính sách tuyển dụng vô cùng chặt chẽ, công khai minh bạch và công bằng đối với tất cả các ứng viên. Các ứng viên phải trải qua 3 vòng hồ sơ và phỏng vấn: sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn hội đồng và phỏng vấn với trưởng bộ phận. Chính vì thế mà các vị trí công việc của công ty luôn đào tạo bồi dưỡng và sắp xếp được các nhân viên ưu tú kinh nghiêm lâu năm và có năng lực phù hợp với vị trí cần tuyển dụng. Đồng thời, công tác tuyển dụng của công ty không chỉ ưu tiên những người có trình độ năng lực kinh nghiệm mà còn chú trọng tuyển dụng người vừa có tài vừa có đạo đức, có tính thần làm việc cầu tiến ham học hỏi, hòa đồng chính trực... Từ đó, có hướng chọn nhân tài bồi dưỡng nguồn nhân lực lâu dài về sau.
- về nguồn tuyển dụng nhân sự Khi đơn vị có vị trí trống:
Quan điểm 2: Sau khi cân nhắc trông nội bộ, nếu không có người phù hợp, công ty sẽ đăng tuyển trên trang web chính thống của doanh nghiệp, đồng thời bộ phận nhân sự, marketing có trách nghiệm tuyển dụng đồng thời.
Tất cả các ứng viên tham gia ứng tuyển đều được liên lạc và ứng tuyển phỏng vấn công khai minh bạch. Mọi thông tin của ứng viên đều được lưu lại tại hồ sơ nội bộ của công ty và bảo mật.
Mặt khác, xây lắp là một ngành có đặc thù riêng biệt, đó là không cố định , phải di chuyển nhiều qua mỗi dự án và công trình. Do đó, hiện tại ngoài số nhân viên chính thức được hưởng đầy đủ các chế độ đãi ngộ của công ty ra (chính sách bảo hiểm, chế độ lương thưởng, tết, ngày lẽ, nghỉ phét thai sản) thì còn có một đội ngũ nhân công kí hợp đồng lao động thời vụ thuê bên ngoài. Đội ngũ lao động thời vụ này giúp doanh nghiệp tiện lợi và chủ động hơn, nếu nhân công có trình độ tay nghề, có đạo đức ý thức trách nhiệm tốt thì công ty kí hợp đồng tiếp, còn không thì ngược lại. Mọi thành viên tham gia công trình thi công của công ty đều được bảo vệ an toàn lao động đồ bảo hộ và chăm sóc sức khỏe.
- Phương thức trả lương:
Đối với nhân viên chính thức: Lương thưởng theo chế độ và chính sách đối với người lao động chính thức của công ty và được trả theo lương tháng
Đối với lao động thời vụ: Lương khoán theo công trình, hoặc lương theo ngày đối với lao động thời vụ và được trả khi thi công xong công trình
d. Công tác kế hoạch
Việc lập kế hoạch hoạt động là một việc làm vô cùng cần thiết và quan trọng nhất cua các nhà quản lý. Thông thường hằng năm công ty cần lập rất nhiều bản kế hoạch, ví dụ như kế hoạch sản phẩm, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch về cung ứng vật tư, kế họach về tài chính thu chi,... Đối với một doanh nghiệp xây lắp, công tác kế hoạch dự trù cho một dự án thi công lại là điều cần thiết nhất và mang một ý nghĩa vô cùng to lớn. Đây cũng là cơ sở để công ty có thể đưa ra giá bỏ thầu, là tiêu chuẩn để có thể bắt đầu thực hiện công trình đồng thời cũng là biệm pháp để kiểm tra được doanh thu và chi phí dự án công trình.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Đối với công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Vista thì có riêng một bộ phận chuyên trách đảm nhiệm thực hiện công tác lập kế hoạch này, đó là phòng KH-KT-KV
e. Ủy ban kiểm soát
VISTA lập một ủy ban kiểm soát mà thành viên chủ yếu là những cán bộ lãnh đạo cao nhất của công ty. Ủy ban kiểm soát đảm nhiệm chức năng và thẩm quyền như sau:
- Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật của công ty
- Kiểm tra kiểm soát việc thực hiện lập BCTC
- Làm hòa hợp những xung đột giữa ban giám đốc và các kiểm toán viên bên ngoài
Tuy nhiên, bộ phận ủy ban kiểm soát nội bộ của công ty vẫn còn non yếu, chưa hoàn thiện, bộ phận kiểm toán nội bộ chưa được xây dựng rõ ràng, do độmi quy trình kiểm soát trong công ty thì bộ phận ủy ban kiểm soát chỉ thực hiện được cơ bản tương đối, còn hầu hết đều dựa vào sự kiểm tra giám sát độc lập của tất cả các trưởng ban ngành và các giám đốc bộ phận.
f. Các yếu tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp là một trong các bộ phân quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp nói riêng. Mặc dù vậy nhưng môi trường kiểm soát không chỉ chịu sự chi phối bởi các yếu tố nội tại bên trong doanh nghiệp được doanh nghiệp kiểm soát mà còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các yếu tố này không phụ thuộc vào sự chi phối của doanh nghiệp nhưng nó ảnh hưởng đến cách thức điều hành của nhà quản trị và các thiết kế vận hành các quy chế thủ tục KSNB. Các yếu tố bên ngoài như:
- Thuế nhà nước
- Ngân hàng
- Các tổ chức tín dụng
- Kiểm toán nhà nước
Đây là các nhân tố luôn song hành, giám sát chặt chẽ các hoạt động thi công của doanh nghiệp xây lắp.
2.2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro
Rủi ro đã không phải là một khái niệm mới đối với các doanh nghiệp xây lắp. Nhưng những tổn thất do rủi ro hoạt động đem lại thì không hề nhỏ và đã được phản ánh rất nhiều. Đối với một doanh nghiệp xây lắp, đặc thù không cố định, phải di chuyển nhiều và hoạt động nhiều ngoài trời, thì việc đánh giá rủi ro là vô cùng quan trọng và cần thiết, nó có một vai trò vô cùng to lớn trong việc dự toán chi phí công trình và tiến độ thi công. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA đã có những biện pháp chủ động trong việc nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá và phân tích các rủi ro đó, từ đó xây dựng các chiến lược để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến hoạt động kinh doanh. Việc đánh giá xác định rủi ro được công ty đánh giá như sau:
a. Rủi ro về con người:
Là rủi ro liên quan trực tiếp đến cán bộ công nhân viên của công ty, có thể là sai sót cũng có thể là gian lận, thông đồng với khách hàng để ăn bớt tiền khai khống các khoản chi phí, hoặc cách nhân viên công ty thông đồng với nhau để biên thủ công quỹ, ăn chặn các khoản, thu chi không có căn cứ...
b. Rủi ro trong hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp:
- Rủi ro trong quá trình nhập liệu, lỗi an ninh mạng, kiểm soát đối chiếu chứng từ sổ sách
- Rủi ro trong kiểm soát chi phí NVLTT như rủi ro sự thay đổi về giá: Rủi ro về tỷ giá, rủi ro về các luật lệ thuế, rủi ro do đơn vị chưa tổ chức tốt khâu thu mua
dẫn đến
các chi phí trung gian cao
- Rủi ro biến động về lượng: Rủi ro do tình trạng MMTB, PTVT, rủi ro do nguyên liệu nhập không đáp ứng tốt chất lượng làm cho mức tiêu hao tăng, rủi ro do
việc quản lý nguyên vật liệu tại các khâu sản xuất không tốt... c. Rủi ro môi trường bên ngoài
Yếu tố thời tiết: Mưa bão, thiên tai, hạn hán sẽ ảnh hưởng tới tiến độ công trình từ đó sẽ phát sinh rất nhiều chi phí, đội vốn, ảnh hưởng trực tiếp tới dự toán cũng như
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Yếu tố rủi ro lao động: Doanh nghiệp xây lắp, xây dựng nói chung có khá nhiều rủi ro tai nạn lao động mà chúng ta sẽ không thể dự đoán trước được mức độ. Rủi ro tai nạn cũng sẽ làm trì hoãng tiến độ công trình, cũng như chi phí công trình và phát sinh nhiều rủi ro khác, ví dụ rủi ro pháp lý
Các tác động bên ngoài: có thể là hỏa hoạn, ăn cắp ăn trộm, biểu tình bạo loạn...
2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát
a. Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp
❖ Nội dung kiểm soát chung
Chi phí NVL trực tiếp là những chi phí nguyên liệu vật liệu dùng trực tiếp vào thi công trong dự án xây dựng của đơn vị như: chi phí mua vật liệu
Chi phí NVL trực tiếp phát sinh khi phòng Kế hoạch- Kỹ thuật- Kho vận đưa vật tư vào sử dụng phục vụ cho công trình mà công ty đã trúng thầu.
Biểu đồ 2.7: Quy trình kiểm soát chung chi phí NVL trực tiếp
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA
Cụ thể quy trình kiểm soát chung chi phí NVL trực tiếp:
(0): Sau khi đạt thầu xây dựng, dựa vào dự toán công trình được phê chuẩn,
phòng KH-KT-KV sẽ lập một phiếu yêu cầu vật tư và lập đơn đặt hàng mua vật tư, rồi trình lên giám đốc công ty phê duyệt việc mua vật tư.
(1) : Ban giám đốc Công ty xét xem nhu cầu và phê duyệt đồng ý vào PYCVT và ĐĐH mua vật tư đã được trình lên.
(2) : Nhận được sự phê chuẩn của giám đốc, nhân viên của bộ phận KH-KT-KV sẽ tiến hành mua số vật tư được yêu cầu. Số vật tư mua để sử dụng ở chỗ thi
công công
trình thường được nhân viên của phòng KH-KT-KV vận đặt hàng ở các nhà cung cấp
vật tư quen thuộc và là bạn hàng lâu năm với đơn vị mình.
(3) : Khi nhà cung cấp giao vật tư đến thủ kho sẽ kiểm tra số lượng chất lượng chủng loại đối chiếu phiếu giao hàng và PYCVT trước khi nhập kho.
(4) : Tất cả chứng từ chuyên cho phòng Kế toán- Tài chính hạch toán, giấy tờ gồm: Hóa đơn thuế, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho...
(5) : Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, tổ trưởng đội TCXD lập giấy đề nghị xuất kho vật tư- gửi lên trưởng phòng KH-KT-KV phê chuẩn, sau đó thủ kho sẽ xuất kho
vật tư.
(6) : Đội TCXD dùng vật tư, kiểm soát quá trình sử dụng tại dự án xây dựng.
Khi vật tư được xuất ra dùng cho thi công, phiếu đề nghị cuất kho được đưa về phòng Kế toán- Tài chính để lập phiếu xuất kho và hạch toán chi phí, tính giá thành dự án.
❖ Các nguyên tắc kiểm soát
Nguyên tắc phân công phân nhiêm: Mỗi bộ phận phòng ban đều được đơn vị giao trách nhiệm và công việc riêng biệt cụ thể như sau:
Bộ phận mua vật tư: Phòng KH-KT-KV chịu trách nhiệm việc mua vật tư. Vật tư được yêu cầu theo số lượng vật tư cần dùng để thi công từng công trình.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
ban giám đốc xét duyệt
Bộ phận hạch toán: Tất cả chứng từ chi phí đều được kế toán tập hợp chi phí theo dõi chặt chẽ. Sau đó chuyển sang cho kế toán tổng hợp để tổng hợp chi phí và dự toán sẵn giá thành sản phẩm xây lắp.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
- Tại VISTA, Phòng KH-KT-KV là bộ phận tiếp nhận, phê duyệt đề xuất vật tư từ các công trình, sau đó phụ trách việc lập kế hoạch và mua vật tư sử dụng cho công
trình xây dựng.
- Tổ trưởng đội TCXD là người sẽ viết PYCVT nếu có nhu cầu.
- Tất cả các nghiệp vụ diễn ra đều được ghi tại Phòng Kế toán - tài chính do kế toán tổng hợp và kế toán vật tư, CCDC, TSCĐ thực hiện.
- Thủ quỹ của đơn vị là người kiểm soát, kiểm tra việc mua xuất vật tư dùng cho thi công và việc nhập kho lại nếu không sử dụng hết.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
- Đối với các hợp đồng liên quan chi phí mua NVLTT > 20 triệu đồng thì đều phải được giám đốc xét duyệt, đồng ý trước khi thực hiện.
- Đối với các hợp đồng liên quan chi phí mua NVLTT =< 20 triệu đồng thì kế toán trưởng có quyền hạn xử lý và đảm bảo trách nhiệm trước giám đốc đơn vị.
- Mọi giấy tờ nghiệp vụ liên quan đến chi phí NVLTT đều phải thông qua sự phê chuẩn của các phòng ban liên đới.
❖ Nội dung kiểm soát chi tiết:
Khâu mua vât tư:
Các bộ phận tham gia: bộ phận tham gia trong khâu này gồm có Đội TCXD, Phòng KH-KT-KV và Giám đốc.
Biểu đồ 2.8: Quy trình kiểm soát khâu thu mua vật tư
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA
Khi đạt thầu xây dựng, dựa vào dự toán đã được phê chuẩn, Phòng KH-KT-KV
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
sẽ lập PYC vật tư gửi lên giám đốc đơn vị xét duyệt. Trong trường hợp đội thi công cần vật tư, tổ trưởng đội TCXD lập PYCVT gồm 2 liên và trình lên trưởng phòng KH- KT-KV xét duyệt. Sau khi được duyệt, căn cứ PYCVT Phòng KH-KT-KV tiến hành chọn nhà cung cấp và lập ĐĐH gồm 2 liên. Toàn bộ được chuyển cho Giám đốc xét duyệt. Trong trường hợp số lượng đặt hàng ít, và đây là loại vật liệu thường xuyên như