dịch vụ DND
a. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty tương ứng với quy mô, khối lượng công việc kế toán cần thực hiện so với đội ngũ nhân viên làm kế toán. Sau đây là tổ chức bộ máy kế toán trong công ty:
Sơ đồ 2.2. Bộ máy tổ chức KT công ty TNHH Thương mại và dịch vụ DND 39
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH thương mại và dịch vụ DND là tập trung. Phòng KT bao gồm 5 người. Nhân viên kế toán của công ty đều được đào tạo chính quy chuyên ngành kế toán có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán.
- Với hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán đều được tiến hành xử lý tại phòng kế toán tài chính của công ty. Việc này sẽ đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung đối với công tác chuyên môn, kiểm tra, và xử lý các thông tin kế toán được kịp thời, chặt chẽ, thuận tiện cho việc phân công lao động và áp dụng các phần mềm tính toán tân tiến. Bộ máy kế toán của công ty không nhiều nhân viên nhưng vẫn đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của công ty.
Ta có mô hình kế toán của công ty như sau:
- Kế toán trưởng: Là người được bổ nhiệm lên đứng đầu của bộ phận kế toán của các cơ quan, doanh nghiệp, cơ sở... Là người trực tiếp phụ trách, chỉ đạo và tham mưu cho các Lãnh đạo, Ban giám đốc về những chiến lược liên quan tới tài chính. Là người chịu trách nhiệm chung về chỉ đạo hạch toán kế toán của công ty, xác định kết quả kinh doanh, trích lập các quỹ, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận về nghiệp vụ
và phương pháp hạch toán.
- KT tổng hợp: Thu thập, tổng hợp, xử lý, kiểm tra, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về số liệu chi tiết đến tổng hợp trên sổ kế toán.
- Kế toán tài sản cố định và vật tư: Ghi chép chính xác tình hình tăng giảm TSCĐ, theo dõi tình hình hiện trạng TSCĐ trong toàn công ty. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao tài sản cố định vào CPSXKD theo đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành.
- KT kho: Lập chứng từ nhập xuất hàng hóa, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra; tính giá nhập xuất vật tư; hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ
- KT vốn bằng tiền và thanh toán: lập và thu thập, xử lý các hoá đơn, chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Ngoài ra, còn phải kết hợp
với các bộ phận khác để thực hiện việc cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp
b. Chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ DND áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư theo thông tư 133/2016/TTBTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính và tuân thủ theo các quy định trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán có liên quan.
- Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VND)
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên - Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Khấu hao đường thẳng, việc trích khấu hao được áp dụng theo Thông tư số 45/2013/BTC ban hành ngày 25/4/2013 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc hướng dẫn chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Hàng năm công ty trích đúng và đủ mức khấu hao vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Về hệ thống tài khoản kế toán, công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo danh mục tài khoản theo quy định. Một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 được mở chi tiết thêm so với danh mục tài khoản cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
- Về hệ thống báo cáo tài chính, phòng kế toán công ty lập báo cáo tài chính định kỳ
kế toán năm và nộp lên chi cục thuế. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
- Về tổ chức chứng từ kế toán, công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ tài chính. Các chứng từ, hóa đơn phát sinh tại các bộ phận, phòng ban trong công ty được tập hợp lại và chuyển về phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ quản lý mọi chứng từ, hóa đơn này. Việc tổ chức
chứng từ kế toán được công ty thực hiện theo đúng chế độ quy định từ việc lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, luân chuyển chứng từ, bảo quản và lưu giữ chứng từ. - Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính - theo hình thức nhật ký chung.
+ Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức trên máy vi tính:
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
+ Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
- Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức trên máy vi tính:
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày ---
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm I —>
+ Công việc hàng ngày:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Công việc cuối tháng:
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
- Ưu điểm của hình thức kế toán trên máy vi tính:
+ Tiết kiệm chi phí: phần mềm kế toán trên máy vi tính giảm thời gian nhân viên làm tài khoản và giảm chi phí kiểm toán như hồ sơ gọn gàng và chính xác.
+ Khả năng để đối phó trong nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng - nhiều phần mềm kế toán trên máy vi tính cho phép một doanh nghiệp để kinh doanh nhiều loại tiền tệ một cách dễ dàng. Vấn đề liên quan với những thay đổi tỷ giá hối đoái được giảm thiểu.
+ Tốc độ nhập dữ liệu vào máy tính thực hiện nhanh hơn rất nhiều so với phương pháp kế toán thủ công.
+ Xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác
+ Thông tin dữ liệu khi cần thiết sẽ có ngay lập tức và có thể gửi cho nhiều người sử dụng tại các địa điểm khác nhau cùng một lúc.
- Nhược điểm của hình thức kế toán trên máy vi tính:
+ Chi phí vận hành cho hệ thống lớn, hàng năm cần phải trả tiền bảo trì, bảo dưỡng, thuê chuyên gia công nghệ thông tin để khắc phục khi hệ thống xảy ra lỗi.
+ Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó.
Sơ đồ 2.4. Quy trình xử lý trên phần mềm Misa phần hành TSCĐ
(Nguồn: Giáo trình kế toán máy MISA 2010 Khoa CNTT - Kinh tế Trường cao đẳng nghề Việt - Đức Hà Tĩnh)