Đây là quá trinh công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phầ mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được xây dựng theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc là kết hợp giữa các hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ nhưng sẽ in được đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định.
Sơ đồ 1. 14 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. ---1 Đối chiếu, kiểm tra.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CPTM MAI DƯƠNG 38 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty CPTM Mai Dương 38
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
❖ Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp đầy đủ: Công ty Cổ phần Thương mại Mai Dương 38
-Tên công ty bằng tiếng anh: Mai Dương 38 Trading Joint Stock Company
- Địa chỉ: Số 9 dãy D khu tập thể Bà Triệu, Phường Nguyễn Trãi, Quận Hà Đông, TP
Hà Nội, Việt Nam.
- Số điện thoại/ Fax :0462757358 - Mã số thuế: 0105341247
- Vốn điều lệ: 800.000.000 đồng (Tám trăm triệu đồng) - Ngày thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 2011
❖ Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Thương Mại Mai Dương 38 được thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp của Quốc hội nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Các hoạt động công ty tuân thủ Luật doanh nghiệp.
Công ty được thành lập vào ngày 01 tháng 06 năm 2011, được Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp giấy chứng nhận số 010531247. Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ kinh doanh mua bán, phân phối các loại máy móc vi tính, thiết bị ngoại vi phần mềm (trừ các sản phẩm có nội dung nhà nước cấm) ...
Khởi đầu kinh doanh, Công ty đứng trước bộn bề khó khăn, áp lực. Đội ngũ cán bộ quản lý điều hành của Công ty còn non trẻ, cơ sở vật chất còn hạn chế. Trong kinh doanh Ban lãnh đạo Công ty luôn trăn trở xác định: Đối với một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản phẩm công nghệ, yếu tố hàng đầu để tạo nên sự sống còn và để phát triển đó là: chất lượng và uy tín trong quan hệ với các khách hàng. Đây là giải pháp xuyên suốt và đã được Công ty thực hiện tốt kể từ khi thành lập đến nay.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Được sự tin tưởng của các khách hàng, việc kinh doanh của công ty ngày càng thuận lợi. Trong quá trình kinh doanh, Công ty đã kịp thời nắm bắt nhu cầu thị trường, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và đã mạnh dạn mở rộng đầu tư kinh doanh đa dạng mặt hàng. Từ khi đi vào hoạt động đến nay, công ty đã mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh sang bán đồ dùng thiết bị văn phòng phẩm từ năm 2018.
Trên bước đường hội nhập và công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, Công ty luôn nhận thức đầy đủ về những khó khăn, thách thức phía trước và luôn đặt ra nhiệm vụ chiến lược, luôn phấn đấu để không ngừng cập nhật các tri thức công nghệ, nâng cao năng lực, nhằm thoả mãn một cách cao nhất các yêu cầu của khách hàng đối với tất cả các sản phẩm mà Công ty cung cấp. Mỗi đơn hàng công ty cung cấp đều đảm bảo chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ tốt nhất.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
- Ngành nghề kinh doanh chính:
+ Bán lẻ và bán buôn văn phòng phẩm cho các đơn vị là doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, ...
+ Bán buôn máy tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của công ty CPTM Mai Dương 38
❖Chức năng và mối quan hệ của các phòng ban
Bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến- chức năng. Giữa ban lãnh đạo và các bộ phận phòng ban trong Công ty có mối quan hệ chức năng, hỗ trợ lẫn nhau. Tổ chức bộ máy của công ty bao gồm:
- Giám đốc
Là người điều hành cao nhất trong công ty và là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty, quyết định quản lý điều hành hoạt động của toàn công ty. Giám đốc Công ty có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về chế độ kế toán, thống kê, quản lý tài chính của công ty. Đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty theo nguyên tắc hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, trực tiếp điều hành phòng kế toán tài vụ.
- Phòng Kinh doanh:
Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng trong và ngoài nước, lập bảng báo giá trình bày lên cho giám đốc để đưa giá đánh giá thích hợp nhất cho từng gói cước. Duy trì mối quan hệ bền vững với các khách hàng tiềm năng. Tìm kiếm thêm các khách hàng trong và ngoài nước.
- Phòng kế toán:
Xây dựng hệ thống tổ chức kế toán thống kê toàn đon vị ngày một hoàn chỉnh, phù hợp với yêu cầu kinh doanh và chế độ tài chính kế toán hiện hành. Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh theo đúng chế độ kế toán quy định.
Phát hiện và phản ánh kịp thời những vi phạm tài sản, vi phạm chế độ thu chi tài chính.
Cung cấp kịp thời, chính xác số liệu tài chính cho giám đốc để lập kế hoạch đúng đắn cho sản xuất kinh doanh.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty CPTM Mai Dương 382.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Sơ đồ 2. 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
❖Nhiệm vụ của từng bộ phận
> Ke toán trưởng
- Chức năng
+ Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
+ Chịu trách nhiệm về việc bảo quản, lưu trữ chứng từ, làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi có yêu cầu
+ Trực tiếp chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc thuộc phạm vi quyền hạn, trách nhiệm.
- Nhiệm vụ
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong công ty. + Điều hành bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả theo quy định của luật kế toán.
> Ke toán tổng hợp
- Chức năng: Kế toán tổng hợp là một trong những người thực hiện các công việc bao
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
đòi hỏi nghiệp vụ của kế toán phải chắc và bao quát. Và các công việc của kế toán tổng hợp cụ thể như sau:
+ Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp vào cuối mỗi tháng, quý, năm.
+ Kiểm tra sự cân đối của các báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp để có thể kịp thời phát hiện và điều chỉnh các số liệu sai lệch trước khi báo cáo thuế.
+ Tính giá thành, định khoản các nghiệp vụ về giá thành. + Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ.
+ Thực hiện in sổ kế toán để lưu trữ.
+ Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, và các báo cáo nhà quản lí yêu cầu
+ Cùng kế toán trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm toán, các đoàn thanh tra kiểm tra khi có yêu cầu.
- Nhiệm vụ
+ Chịu trách nhiệm về số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp,
định khoản các nghiệp vụ phát sinh, sự cân đối giữa các số liệu chi tiết và tổng hợp, số dư cuối kỳ so với thực tế.
+ Chịu trách nhiệm thống kê, tổng hợp và cung cấp các số liệu kế toán khi có yêu cầu.
+ Thực hiện lưu trữ số liệu kế toán theo đúng những quy định.
> Ke toán bán hàng, doanh thu, Công nợ, thuế
- Ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng: ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế
GTGT phải nộp, ghi chép hàng xuất bán; và ghi chép, theo dõi các vấn đề liên quan
đến công nợ trong kì. Cuối kì lập báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ theo yêu cầu
quản lí của doanh nghiệp.
- Theo dõi và lập phiếu thu, phiếu chi khi xuất hiện các mhu cầu về thanh toán
> Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán lương, BHXH và BHYT
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
- Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng kết quả lao động của CBCNV trong công ty, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương,
phân tích tình hình sử dụng quỹ lương.
- Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hàng
ngày và cuối tháng cùng với thủ quỹ, đối chiếu, kiểm kê tồn quỹ để lập báo cáo kiểm
quỹ.
> Ke toán kho
- Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, chính xác những biến động về hàng hóa,
công cụ
dụng cụ, hàng gửi bán
- Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các sổ cái tài khoản hàng tồn kho
tương ứng.
2.1.4.2 Chính sách kế toán tại đơn vị
❖ Chế độ kế toán áp dụng
- Công ty CPTM Mai Dương 38 đang áp dụng đúng chế độ kế toán Việt Nam quy định
theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
- Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Bình quân gia quyền cuối kì (theo tháng).
❖ Hình thức kế toán
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
kinh tế. Dựa vào dữ liệu trên Nhật kí chung, và sổ nhật kí đặc biệt, kế toán tiến hành ghi sổ cái chi tiết cho từng tài khoản kế toán có liên quan.
Trình tự ghi sổ kế toán, công ty áp dụng theo hình thức kế toán Nhật kí chung quy định trong Thông tư 133/2016/TT-BTC. Cụ thể:
Sơ đồ 2. 2 Sơ đồ hình thức ghi sổ kế toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi chép hàng kì: Quan hệ đối chiếu: Những ghi chép kế toán
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạicông ty CPTM Mai Dương 38 công ty CPTM Mai Dương 38
2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty CPTM Mai Dương 38
2.2.1.1 Phương thức bán hàng
Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng cả hai hình thức bán buôn và bán lẻ. Nhưng chủ yếu là bán buôn.
- Công ty áp dụng hình thức bán buôn qua kho, để khách hàng đến tận kho nhận hàng.
Bán buôn giúp công ty tiêu thụ được lượng hàng lớn, chủ động hơn trong khâu vận
chuyển, tránh rủi ro so với giao việc giao hàng tại kho người mua.
- Ngoài ra công ty còn áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền tực tiếp khi khách hàng có
nhu cầu mua với số lượng nhỏ.
2.2.1.2. Phương thức thanh toán
Công ty hiện đang áp dụng phương thức thu tiền ngay và thu tiền sau. Công ty áp dụng thu tiền ngay với khách hàng mua lẻ, còn đối với khách hàng bán buôn thì có thể thu tiền sau nếu như có có ghi trong điều khoản của hợp đồng mua bán.
Bên cạnh đó, công ty còn khuyến khích khách hàng thanh toán không dùng tiền mặt nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình sử dụng và bảo quản tiền mặt.
2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty CPTM Mai Dương 38
2.2.2.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
❖ Nội dung kế toán doanh thu
Kế toán doanh thu là công việc theo dõi doanh thu hàng ngày bao gồm: “Kiểm tra cập nhật đối chiếu các số liệu doanh thu từ bán hàng, theo dõi ghi chép, hạch toán doanh thu phát sinh hàng ngày, lập phiếu kế toán doanh thu và báo cáo doanh thu trong ngày. Ngoài ra, kế toán doanh thu còn có vai trò phân loại, lưu giữ và bảo quản
các hồ sơ, chứng từ kế toán quan trọng, và các loại sổ sách kế toán”.❖ Bảng kê hàng hóa
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
- Phiếu thu, phiếu chi, ... - Giấy báo nợ, giấy báo có
❖Tài khoản sử dụng: “Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, và các tài khoản có liên quan: 111, 112, 131, 331
Qúa trình luân chuyển chứng từ trong khâu bán hàng
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
❖Trích dẫn tài liệu tham khảo tháng 12/2020
Ví dụ 1: Ngày 21/12/2020 công ty xuất kho bán hàng cho Viện Khoa học Môi trường theo hóa đơn số 0000155, bao gồm các sản phẩm văn phòng phẩm. Sau khi lệnh bán hàng đã được phê duyệt gửi đến bộ phận kho, thủ kho lập phiếu xuất kho xuất hàng để bộ phận vận chuyển giao cho khách hàng. Kế toán dựa vào đơn đặt hàng, và phiếu xuất kho, lập Hoá đơn GTGT. Giao một liên hoá đơn GTGT cho khách hàng. Thông qua các thủ tục xét duyệt, công ty đồng ý bán chịu cho khách hàng( chưa thu được tiền). Kế toán bán hàng tiến hành ghi nhận doanh thu từ nghiệp vụ bán hàng.
Hóa đơn GTGT
Ngày hạch toán So chứng từ Ngày hóa đon So hóa đon
Dicn giãi Tổng doanh
thu Doanh thu hàng hóa Tên khách hàng 21/1 2 BH00410 21/1 2 0000155 Bán hàng Viện Khoa học Môi Trường theo hóa đon 0000155 34,702,727 34,702,727 Viện Khoa học Môi trường ... ... ... Cộng SO phát sinh 975,135,216 975,135,216 Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ Diền giải Nhật ký chung Số hiệu TK đổi ứng So tiền Số hiệu Ngày thảng TrangSO STT dòng Nợ Có 21/12 BH00410 21/12
Đán hàng cho Viện khoa học Mõi trường theo hoá
dơn số 0000155
131 34,702,727
Cộng chuyển sang trang
sau X X X
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
❖Quy trình hạch toán
Xuất phát từ Chứng từ: Hóa đơn GTGT kế toán thực hiện hạch toán vào phần mềm
Misa, chọn nghiệp vụ Bán hàng ÷ Chứng từ bán hàng, sau đó nhập liệu hóa đơn. Phần
mềm sau đó sẽ tự cập nhật dữ liệu lên sổ Nhật kí bán hàng và sổ cái tài khoản 511.
Hình 2. 2 Mô tả nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm
Sổ nhật kí bán hàng (Trích tháng 12)
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Đơn vị: CÒNG TY CÔ PHÂN THƯƠNG M⅛I MAI DƯƠNG 38
Địa chỉ: sổ 9 dãy D khu tập thể Bà Triệu, Phường Nguyễn Trãi, Quận Hả Đông, Hả Nội SỐ NHẬT KÍ BÁN HÀNG
Thảng 12 năm 2020
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Kỷ, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 2. 1 Sổ nhật kí bán hàng tháng 12/2020
Đơn v|: CÔNG TY CỎ PHÀN THƯƠNG MẠI MAI ĐƯƠNG 38
Địa chi: số 9 dãy D khu tập thể Bà Triệu, Phường Nguyễn Trải, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội SÔ CÁI
Năm 2020
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: 511
Ngày 31 thảng 12 năm 2020
Ngưòí ghi sổ Ke toán trưởng Giám đốc