Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP Mavin Austfeed
Bõ phạn Tai chính - Kẽ toán
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự Công ty CP Mavin Austfeed)
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến hoạt động bán hàng:
Bộ phận kinh doanh giữ vai trò quan trọng trong khâu bán hàng của công ty
trường và khai báo doanh thu; nghiên cứu, tìm kiếm, mở rộng thị trường tiêu thụ, tìm đầu ra cho sản phẩm. Hàng tháng, phòng kinh doanh đều tổ chức họp để phân công công việc cho từng người trong bộ phận của mình. Cụ thể, từng nhân viên được phân công quản lý từng vùng, miền cụ thể và quản lý các đại lý trong khu vực đó. Trong tháng, quý các nhân viên được giao sản lượng bán hàng trong tháng và các chỉ tiêu mở đại lý mới cho khu vực mình quản lý.
Bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng sản phẩm. Bộ
phận này có nhiệm vụ luôn luôn nghiên cứu để đưa ra thị trường những sản phẩm tốt nhất, nên kế hoạch sản xuất để đáp ứng nhu cầu của thị trường, đảm bảo đủ hàng hóa để bán ra thị trường.
Bộ phận hỗ trợ bao gồm phòng hành chính nhân sự, dịch vụ khách hàng,..
+ Bộ phận Hành chính nhân sự: là bộ phận giữ vai trò hướng dẫn, giữ vững
việc thực hiện nội quy của công ty. Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ về nhân viên và các chính sách của công ty để có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời số liệu cho phòng tài chính kế toán.
+Bộ phận Dịch vụ khách hàng hỗ trợ, chăm sóc khách hàng trong thời gian
trước, trong và sau khi mua hàng. nhận những phản hồi, thắc mắc, đóng góp của khách hàng về sản phẩm của công ty. Từ đó giải thích cho khách hàng, cập nhập thông tin của khách hàng cung cấp trình giám đốc để tìm phương án giải quyết.
Bộ phận Tài chính - Ke toán: Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện các chế độ,
chính sách tài chính - kế toán, thống kê và lập kế hoạch và thực hiện công tác quản lý thu - chi hàng của công ty để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có thể diễn ra hiệu quả. Việc cân đối nguồn thu - chi và sử dụng vốn trong toàn công ty; Tổng hợp công nợ phải thu - nợ phải trả và đề xuất phương án xử lý theo quy định. Xác định các chi phí, giá thành và tiến hành tổng hợp, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; Lập báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo tài chính, báo cáo thuế và tiến hành lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định. Thực hiện thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác cho người lao động theo đúng quy định
(1) : Mối quan hệ tương tác giữa bộ phận Tài chính - Kế toán, Kiểm soát nội bộ
với bộ phận sản xuất các đơn vị thành viên: về xây dựng, kiểm soát ngân sách, tổng hợp chi phí, tính giá thành sản xuất, báo cáo quản trị sản xuất...
(2) : Mối quan hệ tương tác giữa bộ phận Tài chính - Ke toán, Kiểm soát nội bộ với bộ phận kinh doanh các đơn vị thành viên: về xây dựng kế hoạch bán hàng, kế hoạch ngân sách, tổng hợp doanh thu, chi phí, sản lượng, công nợ khách hàng, chính sách bán hàng, báo cáo quản trị bán hàng...
(3) : Mối quan hệ tương tác giữa bộ phận Tài chính - Kế toán, Kiểm soát nội bộ với các bộ phận hỗ trợ các đơn vị thành viên: về xây dựng kế hoạch kế hoạch ngân sách, tổng hợp chi phí, hàng tồn kho, công nợ nhà cung cấp, tạm ứng, chính sách với người lao động, báo cáo quản trị chi phí cho từng bộ phận...