Bộ máy kế toán tại “Công ty CP Tiếp Vận HP” được tổ chức theo hình thức tập trung, phòng kế toán sẽ thực hiện toàn bộ công việc liên quan đến nghiệp vụ kế toán phát sinh trong Công ty, từ thu nhận, xử lý chứng từ đến phân tích và ghi sổ kế toán vào hệ thống phần mềm, lập các báo cáo tài chính của đơn vị.
Sơ đồ số 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Tiếp Vận HP
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán:
- Kế toán trưởng: Là người phụ trách, chỉ đạo chung các hoạt động của bộ phận kế
toán, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thành viên trong bộ phận kế toán nhằm đảm
bảo tiến độ và hiệu suất công việc. Đồng thời, kế toán trưởng có nhiệm vụ giám sát
việc quyết toán các khoản thu chi và dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo tính hợp
pháp của sổ sách kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ, kiểm tra các nghiệp vụ,
định khoản phát sinh, hạch toán và thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu
nhập cá nhân hàng tháng, lập báo cáo tài chính khi Công ty có nhu cầu vay vốn ngân
hàng và hướng dẫn, hỗ trợ giải đáp thắc mắc của các thành viên.
- Kế toán công nợ (bao gồm kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải
trả): Có
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Hiện nay, “Công ty CP Tiếp Vận HP” đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư
133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2016 bởi Bộ Tài Chính. - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
- Tỷ giá hối đoái áp dụng trong kế toán: Theo tỷ giá thực tế tại ngân hàng ACB. Áp dụng nguyên tắc chuyển đổi BCTC lập bằng ngoại tệ sang Việt Nam Đồng.
- Phương pháp tính và nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng. - Phần mềm sử dụng: Phần mềm kế toán Simba Accounting.
Biểu số 2.1: Giao diện phần mềm Simba Accounting
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
Phần mềm Simba đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Các nghiệp vụ kế toán được phần mềm phân theo các hệ riêng biệt, bao gồm: + Phân hệ “Tổng hợp”: Giúp phản ánh các bút toán tổng hợp, bút toán kết chuyển, chứng từ nghiệp vụ khác.
+ Phân hệ “Tiền mặt, ngân hàng”: Giúp kế toán ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến tiền như lập Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt, ghi nhận Báo có, Báo nợ của ngân hàng. + Phân hệ “Bán hàng” và “Mua hàng”: Được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh doanh thu và chi phí của Công ty, đồng thời giúp kế toán theo dõi chi tiết công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp. Phần mềm Simba còn có chức năng tích hợp với
STT Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ
145,984,902,514 160,862,937,58
6
2 Doanh thu hoạt động tài chính 26,460,992 58,588,360
3 Thu nhập khác 0 0
Tổng 146,011,363,506 160,921,525,94
6
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
phần mềm hoá đơn điện tử Asia-invoice, giúp kế toán có thể phát hành hoá đơn tới khách hàng ngay khi ghi nhận doanh thu.
Ngoài ra, phần mềm có tính năng ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh và tổng hợp lên Sổ chi tiết, Sổ cái, Sổ nhật ký chung; tự động lập các Báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lập Tờ khai quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN. Vì vậy, chức năng của phần mềm Simba đã đáp ứng hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung của Công ty.
Sơ đồ số 2.3: Trình tự kế toán máy theo hình thức sổ nhật ký chung của Công ty CP Tiếp Vận HP
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
2.2.
Thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác đinh kết quả kinh
doanh tại Công ty CP Tiếp Vận HP
2.2.1. Kế toán doanh thu và thu nhập khác tại Công ty CP Tiếp Vận HP
2.2.1.1. Đặc điểm doanh thu tại Công ty CP Tiếp Vận HP
Doanh thu của “Công ty CP Tiếp Vận HP” bao gồm “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, “doanh thu tài chính” và “thu nhập khác”. Trong đó, “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chiếm tỷ trọng lớn chủ yếu trong tổng doanh thu.
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
27
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Bảng số 2.2: Cơ cấu doanh thu năm 2019 và 2020
Nguồn: Phòng kể toán CTCP Tiếp Vận HP
- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” đến từ 3 hoạt động cung cấp dịch vụ vận
tải đã nêu trên của Công ty. Có thể thấy, doanh thu cung cấp dịch vụ năm 2020 của
Công ty HP đạt hon 160 tỷ đồng, chiếm 99.96% trong tổng doanh thu và tăng 10.34%
so với năm 2019. Đây là tín hiệu tốt về tình hình hoạt động kinh doanh của
Công ty,
đặc biệt trong điều kiện dịch bệnh diễn biến phức tạp trong năm 2020.
- “Doanh thu hoạt động tài chính” chủ yếu đến từ các khoản thu lãi tiền gửi ngân hàng,
lãi cho vay và lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái. Trong đó, lãi tiền gửi ngân hàng
chiếm tỷ
trọng lớn trong doanh thu tài chính, đặc biệt tại các ngân hàng mà Công ty chủ
yếu sử
dụng dịch vụ như ngân hàng ACB, BIDC, Techcombank... Ngoài ra, do đặc
trưng lĩnh
vực vận tải logistics, trong kỳ Công ty thường có các giao dịch thu tiền hoặc thanh
toán tiền bằng ngoại tệ (USD và EUR) với đại lý, hãng tàu, công ty forwarder nước
ngoài nên có sự chênh lệch tỷ giá.
- “Thu nhập khác” chủ yếu đến từ hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định,
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
+ Là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn nhất trong ba phương thức kinh doanh. Nhờ sự đầu tư hiệu quả vào các phương tiện vận tải, truyền dẫn của mình cũng như việc sở hữu đội ngũ nhân viên lái xe giàu kinh nghiệm, luôn đáp ứng tốt công việc, “Công ty CP Tiếp Vận HP” đã mang lại cho khách hàng dịch vụ vận chuyển nhanh chóng với mức giá cước hợp lý, đóng góp vào quá trình nâng cao hiệu quả kinh doanh và uy tín của mình. + Quy trình cung cấp dịch vụ:
Sơ đồ số 2.4: Quy trình vận chuyển hàng hoá bằng đường bộ
Sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng có nhu cầu, phòng kinh doanh tiến hành gửi báo giá cho khách hàng. Khi hai bên cùng thoả thuận và đi đến ký kết hợp đồng (đối với khách hàng mới), bộ phận CS sẽ làm việc với khách hàng, đồng thời lên kế hoạch giao hàng và lấy lệnh gửi tới bộ phận OPS để làm lệnh điều động xe, vận chuyển hàng hoá cho khách hàng. Khi việc vận chuyển hoàn tất, Công ty tiến hành thu tiền khách qua các phương thức: thu tiền ngay, thu tiền sau theo từng lô hàng hoặc thu theo bảng kê cước vận chuyển hàng tháng.
+ Thời điểm ghi nhận và cách xác định doanh thu hoạt động vận chuyển hàng hoá bằng đường bộ: Kế toán ghi nhận doanh thu tại thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ cho khách hàng dựa trên đề nghị xuất hoá đơn từ phòng CS. Doanh thu vận tải đường bộ được xác định theo đơn giá cước vận chuyển từng tuyến đường, loại đường, loại hàng, loại container nhân với số lượng container hoặc khối lượng hàng hoá (tấn, kg,...).
- Hoạt động giao nhận vận tải đường biển:
+ Là hoạt động chiểm tỷ trọng tương đối cao trong cơ cấu doanh thu chỉ sau vận tải đường bộ. Đối với lĩnh vực này, “Công ty CP Tiếp Vận HP” hoạt động dưới hình thức là forwarder, đứng ra làm kênh trung gian ký kết hợp đồng, nhận vận chuyển hàng hóa từ khách hàng và sau đó tìm các hãng tàu phù hợp để thuê dịch vụ vận chuyển tới cảng đích.
+ Quy trình cung cấp dịch vụ:
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Sơ đồ số 2.5: Quy trình giao nhận vận tải đường biển
Khi nhận được yêu cầu đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ liên hệ và báo giá tới khách hàng. Neu hai bên đi đến thoả thuận, phòng kinh doanh liên hệ với phòng CS để đặt lịch hãng tàu và chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ cho việc vận chuyển, gồm vận đơn đường biển, giấy chứng nhận hàng hoá, lệnh giao hàng,... Bộ phận OPS sẽ đảm nhiệm giao nhận bộ hồ sơ và chịu trách nhiệm làm hàng tại cảng cho khách hàng. Sau khi hoàn thành việc vận chuyển, Công ty tiến hành thu tiền khách hàng và lưu trữ các chứng từ một cách kỹ càng để làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra sau này.
+ Thời điểm ghi nhận và cách xác định doanh thu hoạt động giao nhận vận tải hàng hoá đường biển: Kế toán ghi nhận doanh thu khi Công ty đã hoàn thành dịch vụ vận chuyển cho khách hàng và dựa vào đề nghị xuất hoá đơn tới khách hàng của phòng CS. Doanh thu vận tải đường biển bao gồm cước biển và một số phụ phí làm hàng thu khách như phí chứng từ, phí xếp dỡ container tại cảng, phí niêm chì, phí điện giao hàng,... Các phí trên được xác định dựa trên phương án kinh doanh của phòng kinh doanh sau khi thoả thuận với khách hàng, ngoài ra còn phụ thuộc vào từng hãng tàu và khối lượng container vận chuyển.
- Doanh thu cung cấp dịch vụ khai báo hải quan và thông quan: Là hoạt động
chiểm tỷ
trọng nhỏ trong tổng doanh thu. Tuy nhiên, hoạt động này vẫn đóng vai trò là phương
thức kinh doanh đem lại lợi nhuận cao cho Công ty vì chi phí đầu vào tạo ra
doanh thu
là tương đối thấp.
b. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
- Dựa theo chế độ kế toán và đặc trưng hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực
logistics, Công ty sử dụng các chứng từ sau để hạch toán “doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ”:
TT Nội dung công việc Unit Chi phí Doanh thu
I Ocean Freight 40DCcont 80 200
2 Local charge at HPH 3 IHC cont 180 175 BILL shpt 35 39 SEAL cont 8 9 TELEX FEE shpt 27 30 4 Com khách hảng 70 ____________TỎNG CỘNG_____________ 400 ____________453____________
6 Lợi nhuận sau thuế 53
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
+ Hóa đơn GTGT.
+ Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Báo có ngân hàng,... - Quy trình luân chuyển chứng từ tại “Công ty CP Tiếp Vận HP”:
Sơ đồ số 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ
+ Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Công ty, khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng gồm các thông tin về số lượng, chủng loại mặt hàng cần vận chuyển, tuyến đường vận chuyển và các thủ tục làm hàng mong muốn được thực hiện. Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu đặt hàng và báo giá tới khách hàng, làm hợp đồng kinh tế, đồng thời lập phương án kinh doanh tới Ban Giám Đốc phê duyệt.
+ Bộ phận CS dựa vào những chứng từ liên quan để phối hợp cùng bộ phận OPS cung ứng dịch vụ cho khách hàng, sau đó lập giấy đề nghị xuất hóa đơn gửi cùng các chứng từ liên quan tới phòng kế toán .Kế toán dựa vào đó phát hành hóa đơn GTGT cho khách hàng để khách hàng làm thủ tục thanh toán.
- Một số chứng từ liên quan tới nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ ở “Công ty CP Tiếp Vận HP” để ghi nhận doanh thu như sau:
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
31
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Biểu số 2.2: Phương án kinh doanh một lô hàng của Công ty
Phương Án Chi Phí Vận Chuyền Hàng Sea
1. Các thông tin về khách hàng và hảng hoá
Tên khách h Công ty cồ Phàn Dệt Công Nghiệp Hà Nội - Hicartcx
Hàng Hoá : Vài địa kỹ thuãt không dệt Quicdch đóng hàng : Hàng cι>nt40DC Trọng Lượng: IO Tắn
Địa điếm nhận hàng : Taoyuan Địa điếm gi< Cáng Hài Phòng Điều kiện vận chuyển: Xuất ClF Phương thức giao nhặn : Phương thức xếp dỡ : Hạp Đồng SO
Diều kiện Thanh toàn : TAT
2.
HANOI INDUSTRIAL TEXTILE JSC No 93 LlNII NAM STREET. MAl DOMi WARD, HOANG MAl DISTRICT. HANOI CITY, VIETNAM
TAA CODE: OioniDOTDS
( umιj∏κιf
WEN SIIENG TEXTILE INDUSTRIAL CO., LTD.
A27, Ind. 2nd Rd.. Kuanyin Ind. Park1Taoyuan City . 32844 Taiwan
**** Toàn bộ chi phí phát sinh Uong tháng trước sê thanh toán trước ngày 30 của tháng sau
Hà Nội. ngày 26 tháng 10 năm 2020
GIÁM ĐỚC TP Kinh Doanh
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Biểu số 2.3: Vận đơn đường biển
Vận đơn là chứng từ vận tải do bên vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được nhận và xếp lên tàu. Vận đơn là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải và là căn cứ quan trọng để khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
S T T
Tên hàng hóa, (lịch vụ
(Name ofgoods, services)
Don vj tính (Unit) Sổ lượng (Quantity) Đơn giá (Unit Price) Thành tiền (Amount) I 2 3 4 5 6=4x5
I Cước bicn IIPII- Taoyuan (B∕L IOOAX13018) 20, I 4.658.000 00 4.658.0
2 3 4 5 6 7 8 9 IO
Cộng tiền hàng (Sub - Totab 4658 000
I hue 'Uất GTGT (VA Trate)-.0 % Ticn thueGTGT (VAT Amount)-.
Tống cộng Iicn thanh toán (Total amount due)-. 00 4.658.0
So tiền S iet băng chữ (Amount in H-ords):ữồn triệu sáu trâm năm mươi tám nghìn đồng
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
33
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
c. Sô sách và tài khoản kế toán:
- Để hạch toán doanh thu cung cấp dịch, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 5113 - “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. + TK 3331 - “Thuế GTGT phải nộp”.
+ TK 111 - “Tiền mặt”; TK 112 - “Tiền gửi ngân hàng”. + TK 131 - “Phải thu khách hàng”.
: Số 45, ngách 122/44, phố Vinh Tuy. Phường Vinh Tuy, Quặn Hai Bà Trưng. Tp. Hà Nội : 028 7300 3663
: 1303200988 tại Ngàn hãng ACB - CN Hà Nội
: 19026458088888 tại Ngân hàng TMCP Kỳ thương Việt Nam - CN Hai Bà Trưng
: 100000035566 tại Ngân hàng Dầu tư vi phát tricn Campuchia CN Hà Nội
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ, Sổ chi tiết bán hàng,...
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 5113 và các tài khoản liên quan.
d. Quy trình ghi nhận các giao dịch thực tế:
- Kế toán tại “Công ty CP Tiếp Vận HP” thực hiện ghi nhận “doanh thu cung cấp dịch
vụ” sau khi đã hoàn thành giao dịch bán hàng. Căn cứ vào đề nghị xuất hoá đơn của
phòng CS kèm bộ hồ sơ chứng từ liên quan đến giao dịch như hợp đồng, bảng
kê chi
tiết, vận đơn, kế toán công nợ phát hành hoá đơn điện tử tới khách hàng và ghi nhận
nghiệp vụ lên phần mềm Simba theo bút toán:
Nợ TK 111, 112 (trường hợp khách hàng trả tiền ngay) Nợ TK 131 (trường hợp khách hàng thanh toán sau)
Có TK 3331 Có TK 5113
- Ngoài ra, trong quy trình bộ phận OPS trực tiếp làm hàng tại cảng và bến bãi có phát
sinh các khoản phí chi hộ cho khách hàng như phí cơ sở hạ tầng, phí cầu cảng,
phí xử
lý tờ khai,... Các khoản chi hộ này không thu khách thông qua hoá đơn, vì vậy
kế toán
không ghi nhận doanh thu mà sử dụng TK 1388 - “Phải thu khác” để phản ánh nghiệp vụ theo bút toán: Nợ TK 1388 Có TK 111, 112 Trần Nguyên Hiếu K20KTG 35
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Biểu số 2.5: Hóa đơn GTGTsố 0000776phát hành bởi Công ty CP Tiếp Vận HP