2.2.2.1. Đặc điểm chi phí tại Công ty CP Tiếp Vận HP
Các chi phí phát sinh tại “Công ty CP Tiếp Vận HP” bao gồm “giá vốn hàng bán”, “chi phí tài chính”, “chi phí quản lý kinh doanh”, “chi phí khác” và “chi phí thuế
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
43
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Bảng số 2.3: Cơ cấu chi phí năm 2019 và 2020
5 Chi phí thuế TNDN 112,575,805 92,078,648
long 145,561,060,2
86
160,355,899,9 62
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
- “Giá vốn hàng bán” chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu chi phí của Công ty (chiếm
hơn 89% tổng chi phí). Đây là các khoản phí phát sinh từ những dịch vụ mua
vào trực
tiếp phục vụ quá trình tạo doanh thu của Công ty, gồm giá vốn từ hoạt động vận chuyển hàng hoá bằng đường bộ, giá vốn từ hoạt động giao nhận vận tải đường biển
và giá vốn từ hoạt động khai báo hải quan.
- “Chi phí quản lý kinh doanh” của Công ty chiếm tỷ trọng tương đối lớn, gồm các
khoản chi phí thuê văn phòng, tiền điện, nước, chi phí lương và các khoản trích theo
lương của đội ngũ nhân viên, lương tài xế đi đường, chi phí khấu hao TSCĐ,...
Đây là
khoản chi phí đầu vào quan trọng, góp phần đảm bảo việc quản lý doanh nghiệp diễn
ra một cách trơn tru và hiệu quả nhất.
- “Chi phí tài chính” của Công ty bao gồm các khoản phí lãi vay ngân hàng và lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái. Do nhu cầu vay vốn lớn và hoạt động thanh toán qua tài
khoản thấu chi của ngân hàng nên “chi phí tài chính” của Công ty trong kỳ khá cao.
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
- “Giá vốn hàng bán” của “Công ty CP Tiếp Vận HP” phát sinh dựa trên chi phí đầu
vào liên quan trực tiếp khối lượng dịch vụ hoàn thành theo từng hợp đồng cung cấp
cho khách hàng:
+ Đối với vận chuyển hàng hoá bằng đường bộ: Giá vốn bao gồm chi phí nhiên liệu chạy xe (chi phí xăng, dầu), phí sửa chữa, bảo dưỡng xe định kỳ, phí gửi phương tiện sơ mi rơ mooc, ngoài ra còn là khoản phí dịch vụ do Công ty phải thuê nhà xe ngoài để vận chuyển hàng trong trường hợp không có đủ xe để điều động.
+ Trong lĩnh vực giao nhận vận tải đường biển: Giá vốn bao gồm cước biển của hãng tàu và các chi phí phát sinh nội địa, gồm phí xếp dỡ container, phí niêm chì, phí chứng từ, phí phát lệnh giao hàng, phí giảm thải lưu huỳnh,... Đây là khoản mục chi phí mà Công ty thường xuyên phải chi trả cho các hãng tàu khi hoạt động dưới vai trò là forwarder nhằm đảm bảo quá trình vận tải hàng hoá diễn ra một cách thuận lợi và kịp thời nhất.
+ Trong dịch vụ khai báo hải quan: Giá vốn bao gồm chi phí phát sinh phải trả cho cơ quan hải quan như phí đăng ký tờ khai, phí giám sát, phí soi chiếu an ninh, phí hun trùng, kiểm dịch thực vật,...
- Giá vốn dịch vụ được xác định theo giá trị trên hoá đơn đối với từng lô hàng và được
kế toán ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh.
b. Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế.
- Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng.
- Bảng kê chi tiết cước vận chuyển và vận đơn đường biển (nếu có). - Phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ ngân hàng,...
- Quy trình luân chuyển chứng từ: Dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, nhà cung cấp
tiến hành gửi hoá đơn dịch vụ tới phòng kế toán mỗi khi có phát sinh, kèm theo bảng
kê chi tiết (nếu có). Kế toán căn cứ vào thông tin trên hoá đơn để đối chiếu số
tiền, số
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
+ Do đặc trưng lĩnh vực vận tải logistics, các khoản chi phí đầu vào trực tiếp tạo ra doanh thu của “Công ty CP Tiếp Vận HP” không được ghi nhận trực tiếp vào TK 632 - “Giá vốn hàng bán” tại thời điểm phát sinh mà phải thông qua TK 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Trong đó, kế toán Công ty thực hiện mở các tài khoản cấp 2 của TK 154 nhằm phục vụ việc quản lý chi phí đầu vào một cách chi tiết hơn:
• TK 1541 - “Chi phí chạy xe trucking”.
• TK 1542 - “Chi phí mua cước biển hãng tàu”.
• TK 1548 - “Chi phí bằng tiền khác”.
+ TK 632 - “Giá vốn hàng bán”.
+ TK 1331 - “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ”.
+ TK 111 - “Tiền mặt”; TK 112 - “Tiền gửi ngân hàng”; TK 331 - “Phải trả người bán”.
- Sổ sách kế toán: Kế toán dùng sổ nhật ký chung, sổ cái các TK 1541, 1542,
1548 và
sổ cái TK 632 trong việc hạch toán giá vốn của Công ty.
d. Quy trình ghi nhận nghiệp vụ thực tế:
- Đối với “giá vốn hàng bán” phát sinh trong quá trình kinh doanh, kế toán căn cứ vào
các chứng từ gửi tới bởi nhà cung cấp và phòng CS như hoá đơn, bảng kê, vận
đơn để
đối chiếu và hạch toán vào phần mềm Simba thông qua TK 154 theo bút toán sau:
Nợ TK 154 Nợ TK 13311
Có TK 111, 112 hoặc TK 331
- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành đối chiếu chứng từ với số liệu lưu trữ trên sổ
nhật ký chung và sổ cái TK 154. Sau khi xác nhận độ chính xác của số liệu, kế toán kết
chuyển toàn bộ “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” vào “giá vốn hàng bán” theo
bút toán:
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Biểu số 2.13: Hoá đơn GTGT số 0002320
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
Dựa vào hoá đơn 0002320, kế toán hạch toán chi phí trên vào TK 1541. Tại phân hệ “Mua hàng” trên phần mềm Simba, kế toán vào mục “Hoá đơn mua dịch vụ” để thực hiện bút toán:
Nợ TK 1541: 118,960,545 Nợ TK 1331: 11,896,055
Có TK 3331: 130,856,600
CÔNG TY TNHH M T THÀNH VIÊN V N T I BIEN ĐÔNGỘ Ậ Λ
So 1 Th y Khuê, Phụ ường Th y Khuê, Qu n Tây H , Thành pho Hà N i, Vi t Namụ ậ ồ ộ ệ
PLEASE QUOTE WtTtt YOUR SETTLEMENT H ten ọ người mua hàng (Buyer):
Tên đ n ơ v ị(Company's name): Công ty Cô ph n ả Tiêp v nậ
HP
Đ a ị chi (Address): s 45 ố Ngách 122/44 Ph ốVinh Tuy,
Phường Vĩnh Tuy, Ọ ậu n Hai Bà Tr ng, Hà ư N iộ
Mà s ốthu ế(Tax code): 0103591354
VẬN ĐƠN SỎ BR242002ỈR5 MẢ SO KHACH HANG ND2O45 SỎ CHUYÊN VOYAGE VT2OO5N________________________ TÊN TÀU VESSEL BD Trader________________________ CÀNG XÉP HÀNG PORT OF LOADING TCIT_____________________________ CÀNG DỠ HÀNG PORT OF DISCHARGE QNH_____________________________ S TK: 0200 8426 2626 (VND)ố 0200 8426 1999 (USD) S ốTK: 0200 1024 1597 (VND) 0200 1028 1769 (USD) ST T IW Tên hàng hóa, dịch vụ (Description) Dơn vị tính (Unit) Solưựng (Quantity) Dơn giá (Unit price) Loại tiền (Currency Thành tiền (Amount)
I Cước vận chuyển Cont 20' ...18... 2.512.727 VND 45.229.091
Cộng tiền hàng (Total before VA T): 45.229.091 Thuc suất GTGTtVATrate): 10% Ticn thuc GTGT (VATamount):
4.522.909
Tongtienthanhtoan (Total amount):
Số tiền viết bàng chừ (Total amount in words): Biin mιπri chin triệu háy trùm năm mưffi hai nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng (Buyer)
(Kỷ, ghi rò họ. tên) (Signature, full name)
Người bán hàng(Seller)
(Ký, ghi rò họ. tên) (Signature, full name) Ký hái:Cd NG jX NHH ∣ τ M T THÀNH VIÊN V NỘ Ậ
L⅛fENf)0NG
τ
Ký ngày:ll∕l⅛attiθ
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Biểu số 2.14: Giao diện hạch toán hoá đơn mua dịch vụ trên phần mềm Simba
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
Sau khi kế toán nhập liệu đầy đủ các thông tin liên quan tới hoá đơn 0002320 và hạch toán chi phí, phần mềm sẽ tự động ghi nhận giá trị “thuế GTGT đầu vào được khấu trừ” trong phần “Thuế gtgt”. Kế toán kiểm tra lại số liệu và ấn nút “Lưu” để phần mềm cập nhật dữ liệu lên sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan.
(2) Ngày 11/12/2020, Công ty TNHH MTV Vận Tải Biển Đông phát hành hoá đơn điện tử số 0000417 tới Công ty CP Tiếp Vận HP về chi phí cước vận chuyển đường biển đã cung cấp cho Công ty, giá trị 49,752,000đ. Công ty HP thanh toán tiền sau.
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
48
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Biểu số 2.15: Hoá đơn số 0000417 của Công ty Biển Đông
BIENDONG
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GlA TÀNG M u so ầ (Fomno):0IGTKT0/001
(VATInvoice) Ký hi u ệ (Sign).BD/20E
Bân thê hi n cùa hóa đ n đi n ệ ơ ệ từ Oí ... . ΛΛΛΛ41 -I
J. . . , So (No):00(10417
(E-Invoice viewer)
Ngay(Date) Ị ỉ tháng (month) 12 nâm (year) 2020
Tel: 0243 7280306 Fax: 0243 7280296
Mă s thu : 0100113705ố ế
Email: acct@biendong.com.vn
Xin vui lòng tr vào tài khoán chúng tôi t i/Please Transfer to our bank:ả ạ
Ngăn hàng TMCP Sài Gòn Thương Tin - CN Th Đóủ Ngân h ng TMCP Sài Gòn Thả ương Tin - CN Đ ng ố Đa 88 L Thỷ ương Ki t, Phệ ường C a Nam, Qu n Hoàn Ki m, ứ ậ ế HN 360 Tây S n - Đ ng ơ ố Đa - Hà N iộ
Ngayj tháng ghi SO Chứng từ Diên giải STT dòng NKC Số hiệu TK đôi ứng So tiến So hiệu Ngày Có A B ~ C D F F 1 2
Sô dư đâu kỹ
... ... ... ...
27/10/2020 PO6
0002320 27/10/2020 Dầu DO 3311 545 118,960,
... ... ... ... ... ...
11/12/2020 PO6 0000417 11/12/2020 Cước vận chuyển bill BR242002585 tàu BD Trader chuyển VT2005N 3311 45,229,091 ... ... ... ... ... ... ... 31/12/2020 PKT3112/63 2 31/12/2020 Ket chuyển 1541 - 632 tháng 12/2020 632 626 6,489,935, 31/12/2020 PKT3112/63 2 31/12/2020 Ket chuyển 1542 - 632 tháng 12/2020 632 4,362,143, 804 31/12/2020 PKT3112/63 2 31/12/2020 Ket chuyển 1548 - 632 tháng 12/2020 632 2,004,352, 689 31/12/202 0 Cộng SO phát sinh 142,765,551,513 142,765,551,51 3 Ngày, thảng ghi SO Chứng từ Diễn giãi STT dòng NKC Số hiệu TK đôi ứng Sô tiên
SÔ hiệu Ngày Nợ Có
A B C __________P__________ F F 1_________ _______2________ So dư đâu kị' ____ ____ ____ ____ 31/12/2020 PKT3112/63 2 31/12/2020 Kết chuyển 1541 - 632 tháng 12/2020 1541 26 6,489,935,6 31/12/2020 PKT3112/63 2 31/12/2020 Ket chuyển 1542 - 632 tháng 12/2020 1542 04 4,362,143,8 31/12/2020 PKT3112/63 2 31/12/2020 Ket chuyển 1548 - 632 tháng 12/2020 1548 89 2,004,352,6 ... ... ... ... 31/12/2020 PKT3112/07 31/12/2020 Ket chuyển 632 - 911 911 142,765,551,513 31/12/202 0 Cộng SO phát sinh 142,765,551,513 142,765,551,513
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
Tương tự với nghiệp vụ trên, kế toán dựa vào hoá đơn 0000417 để hạch toán vào phần mềm, sử dụng TK 1542 - “Chi phí mua cước biển hãng tàu” để ghi nhận chi phí. Bút toán:
Nợ TK 1542: 45,229,091 Nợ TK 1331: 4,522,909
Có TK 3331: 49,752,000
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra, đối chiếu và lập bút toán kết chuyển chi phí dịch vụ trong kỳ trên tài khoản 154 sang tài khoản “giá vốn hàng bán”.
Biểu số 2.16: Trích sổ cái TK154
CÔNG TY CỎ PHẤN HÉP VẬN HP
SỐ 45, ngách 122/44, phổ Vmh Tuy, P.Vmh Tuy5Q-Hai Ba Trưng, HN
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thúc kế toán Nhật ký chung)
Năm 2020
Tên tài khoản: Chi phí sần xuất kinh doanh dở dang - So hiệu: 154
Λ⅛⅛∙' 31 tháng 12 năm 2020
Người lập phiếu Nẻ toán trưởng
(ký, ho tên) (ký. họ tên)
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
Biểu số 2.17: Trích sổ cái TK 632
CÔNG TY CỎ PHẦN HỂP VẶN HP
SỔ 45, ngách 122/44, phổ Vĩnh Tuy, P-Vfflh Tuy, Q-Hai Bả Trưng, HN
SỎ CÁI
(Dùng cho hỉnh thức kê toán Nhật ký chung)
Năm 2020
Λ⅛<⅞y 31 tháng 12 nãm 2020
Người lập phiếu Ke toán trưởng
(kỹ, họ tên) (kỹ, họ tên)
Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Tiếp Vận HP
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
2.2.2.3. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh:
a. Nội dung kế toán chi phí quản lý kinh doanh:
- “Chi phí quản lý kinh doanh” tại Công ty bao gồm các khoản chi phí phát sinh phục
vụ cho hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, gồm: chi phí lương cùng khoản
trích theo lương của Giám Đốc Công ty và nhân viên các phòng ban; chi phí
quản lý
phục vụ cho văn phòng; chi phí phát sinh trong quá trình làm hàng như phí hạ hàng,
phí nâng hạ container, phí lưu bãi; chi phí khấu hao TSCĐ bao gồm máy móc văn
phòng, xe tải, xe đầu kéo phục vụ kinh doanh,...
- “Chi phí quản lý kinh doanh” được kế toán Công ty ghi nhận ngay tại thời điểm phát
sinh căn cứ vào giá trị trên hoá đơn của các nhà cung cấp.
b. Chứng từ sử dụng:
Kế toán sử dụng các chứng từ sau để ghi nhận “chi phí quản lý kinh doanh”:
- Biên lai thu tiền, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT các dịch vụ đầu vào như hoá đơn
tiền điện, hoá đơn viễn thông, hoá đơn dịch vụ bến bãi,... - Bảng tính lương cán bộ công nhân viên; Bảng lương lái xe. - Bảng tính khấu hao TSCĐ.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, uỷ nhiệm chi, báo có ngân hàng,...
c. Sổ sách và tài khoản kế toán:
- Sổ sách kế toán: Sổ nhật ký chung và sổ cái TK 642. - Tài khoản sử dụng:
+ TK 642 - “Chi phí quản lý kinh doanh”. Trong đó, kế toán mở các tài khoản cấp 2 của TK 642 nhằm quản lý chi phí một cách cụ thể hơn:
• TK 6421 - “Chi phí lương nhân viên quản lý”: Phản ánh chi phí lương, các
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (TIÈN ĐIẸN)
(Bản thẻ hiện của hoá đơn điện tử)
CỔNG Tơ DO DẼM HỆ SổNHA
N
CHl Sổ
MƠI CHl SOCŨ DCN TIỀU THỤ(kWh) 14199021
Khung giờ tháp điểm 1 1.097 947 150
Khung giờ cao điểm 1 4.413 3.495 918
Khung giờ binh thường
1 9847 7 888 1.959
Tổng: 3.027
Khung giờ binh thường 2.666 1.959 5 222694
Khung giờ cao điểm 4.587 918 4.210.
866 Khung giờ tháp điẻm 1.622 150 243.300
Tống điện nàng tlẻu thụ (kWh) 3.027
Tong tièn điện chưa thuê (đồng) 9.676.
860
ThuA suât GTGT 10%
ThuA GTGT (đòng) 686 967.
Tống cộng tiên thanh toán (đổng) 10.644.546
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
• TK 6423 - “Chi phí khấu hao TSCĐ”: Phản ánh chi phí khấu hao của một số
TSCĐ
tại Công ty, bao gồm hệ thống máy tính văn phòng, toà nhà văn phòng, đội ngũ xe
container và sơ mi rơ mooc,...
• TK 6428 - “Chi phí bằng tiền khác”: Phản ánh các khoản chi phí quản lý khác
ngoài
các khoản trên như công tác phí, chi tiền tiếp khách, hội nghị, chi phí đi đường
của lái
xe, phí dịch vụ tại các cảng và bến bãi,... + TK 1331 - “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ”. + TK 111 - “Tiền mặt”.
+ TK 112 - “Tiền gửi ngân hàng”. + TK 331 - “Phải trả người bán”.
d. Quy trình ghi nhận nghiệp vụ thực tế:
- Hàng ngày, khi có phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới “chi phí quản lý kinh doanh”, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để thực hiện thanh toán và ghi nhận
nghiệp vụ vào phần mềm. Kế toán tiến hành lập phiếu chi đối với các khoản thanh
toán bằng tiền mặt, lập uỷ nhiệm chi gửi tới ngân hàng đối với các khoản thanh toán
qua tiền gửi, hoặc ghi nhận khoản phải trả đối với các hoá đơn thanh toán sau. Bút
toán:
Nợ TK 642
Trần Nguyên Hiếu K20KTG
52
Khoá luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Biểu số 2.18: Hóa đơn GTGT số 0953236 của Công ty Điện Lực Hoàng Mai
TỐNG CÔNG TY OIẸN Lực TP HÀ NỌI (√ 19001288 )
CỔNG TY ĐIẸN Lực HOÀNG MAl
Số 06 ngỗ 587 đường Nguyên Tam Trinh, Phường Yên Sá. Quận Hoàng Mai. Thành phố Hà Nội. Việt
— .... Nam 0'GTKT9'992 EVN MST: 0100101114-020 KýS⅛υ∩i2i??! Sô: 0953236 Khách hàng Địa chì Điện thoai Email Mă số thué Địa Chi sừ dụng điện
Công ty cổ phần tiếp vận HP
số 45,ngách 122/44,Phó VInh Tuy,Quặn Hai Bà TrungJP HàNội.VN 0903281511 acct@hplogistics.com.vn 0103591354 CH02-10- Số 20 (Tằng 1) ,Đưửng Gamuda-Gardens 2.5- P Tràn Phú Mã khách hàng PD13000943734 Số tiền thanh toán