, sô bèn viét báng chữ (Amount (n wonts): Bày tràm bày mươlnghin dồng
2.3.2. Tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác kế toán của quý công ty vẫn còn thể hiện một vài điểm hạn chế, cụ thể:
Thứ nhất, về tổ chức kế toán nói chung và nhân lực kế toán
Công ty có định hướng cho bộ máy kế toán chính là sự gọn nhẹ và tiết kiệm chi phí, vì vậy mà phần hành của mỗi kế toán viên có khối lượng vô cùng lớn, nhất là khi công ty đang ngày một phát triển và đang là một trong những cái tên lớn trong ngành. Việc này tạo ra áp lực không hề ít lên các kế toán viên, khối lượng công việc cần được kiểm soát lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh kèm với các chứng từ cần được luân chuyển trong được luân chuyển và quản lý rất nhiều, khó tài nào không phạm phải sai sót, làm chậm thời gian luân chuyển của chứng từ, còn có thể dẫn tới nhầm lẫn trong báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, kế toán viên còn chưa có đủ nhiều kinh nghiệm, còn có nhân viên có tiến độ làm việc chậm hơn bình thường vì chưa thành thạo hoàn toàn kỹ năng về máy tính, chưa có nhiều kiến thức về các chuẩn mực kế toán quốc tế và thành tạo ngoại ngữ mặc dù Việt Nam đang trong lộ trình tiến tới áp dụng IFRS.
Thứ hai, về công tác kế toán doanh thu và chi phí cung cấp dịch vụ
Tuy rằng công ty đã theo dõi doanh thu và chi phí theo từng mã vụ việc và theo từng khách hàng, nhưng các tiểu khoản chi tiết để theo dõi cho từng loại hình
dịch vụ thì chưa có, vẫn còn được ghi nhận chung chung. Vì vậy các nhà quản trị khó có thể có được cái nhìn rõ ràng xem dịch vụ nào đã hoặc chưa đem lại đúng doanh thu mong đợi, dịch vụ nào cần được đẩy mạnh, dịch vụ nào đang sử dụng chi phí chưa phù hợp.
Ngoài ra, mục diễn giải cho các doanh thu và chi phí được ghi nhận trong các sổ sách vẫn còn được ghi một cách đại khái chung chung, chưa rõ ràng, không phản ánh được chi tiết và bản chất các khoản thu chi, dễ xảy ra nhầm lẫn. Ví dụ như khi khách hàng trả phí thuê kho, bãi và tiền điện cho công ty chung trong cùng một hóa đơn GTGT và phiếu thu, sổ chi tiết tài khoản cho khách hàng trên vẫn có đầy đủ từng mục phí tách riêng, nhưng diễn giải đều ghi chung là “Khách hàng trả phí thuê kho, bãi và tiền điện”, không ghi riêng từng mục, không ghi tên khách hàng vào diễn giải mà chỉ nhờ vào mã khách hàng khó nhận diện, khi thực hiện kiểm tra đối soát và phân tích các kế toán viên và nhà quản trị sẽ gặp khó khăn. Nguyên nhân của hai vấn đề trên có thể đến từ việc các kế toán viên còn chưa có nhiều kinh
nghiệm, chưa biết được sự cần thiết của việc ghi nhận có tổ chức, thống nhất và công ty chưa đề cao các yếu tố phục vụ cũng như bản thân kế toán quản trị.
Thứ ba, về các khoản giảm trừ doanh thu
Hiện tại công ty chưa có các chính sách và chương trình giảm giá dịch vụ hay chiết khấu thương mại cho khách hàng của mình mặc dù đây là một cách nâng cao mức tiêu thụ và thu hút các khách hàng mới vô cùng hữu hiệu.
Thứ tư, về công tác luân chuyển và lưu trữ chứng từ
Vào các khoảng thời gian cao điểm ví dụ như các tháng cuối năm, số lượng chứng từ cần lập, luân chuyển và giải quyết cùng tần suất nghiệp vụ tăng cao. Các hóa đơn và chứng từ cho những dịch vụ thường được cung cấp cùng nhau như thông quan và bán cước của một khách hàng vào thời gian chưa cao điểm vốn số lượng đã nhiều, vào thời gian này xảy ra tình trạng nhầm lẫn chứng từ giữa các nghiệp vụ, mất thời gian tráo đổi lại đúng bộ, ảnh hưởng tới công tác quản lý công
tính khách quan vẫn chưa cao và công tác chưa được thực hiện chuyên sâu vào hệ thống sổ sách và tài khoản sử dụng để đưa ra phương án sửa đổi giúp hoạt động kinh doanh và quản lý hiệu quả hơn vì công ty chưa có kiểm toán nội bộ. Công ty mới chỉ kiểm tra mức độ chính xác của dữ liệu nhập vào và cách áp dụng hệ thống nguyên tắc đã đúng và phù hợp hay chưa.
Đặc biệt, vì Hateco Logistics mới chỉ xây dựng bộ máy kế toán tập trung và công tác tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin về kế toán tài chính mà chưa nhìn nhận được tầm quan trọng của kế toán quản trị, vẫn chưa lập ra được bộ phận đảm nhiệm công tác kế toán quản trị hay cả phân tích hoạt động kinh doanh để hỗ trợ Ban TGĐ và HĐQT đưa ra các quyết định phát triển công ty.