đòi tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8
2.2.1.1 Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng tại công ty cổ phần đầu tư
và xây lắp Constrexim số 8
a. Chứng từ sổ sách
Trong hoạt động bán hàng chưa thu tiền, chứng từ mà kế toán của công ty sử dụng bao gồm:
- Hợp đồng bán hàng (3 Liên) - Hóa đơn giá trị gia tăng (3 liên) - Phiếu xuất kho tại xí nghiệp - Biên bản kiểm kê tại xí nghiệp
- Phiếu thu (khi thu tiền khách hàng bằng tiền mặt)
- Giấy báo có của ngân hàng (Khi thu tiền bằng tiền gửi ngân hàng) - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái tài khoản 131 - Sổ chi tiết tài khoản 131
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng.
Diễn giải:
Sau khi nhận được đơn đặt hàng đã lấy từ phía khách hàng, phòng kinh doanh
lập hợp đồng bán hàng thành ba liên rồi đưa cho giám đốc xét duyệt. Đơn đặt hàng sẽ được giữ lại ở phòng kinh doanh.
Sau khi xét duyệt 3 liên của hợp đồng bán hàng, giám đốc sẽ chuyển lại
phòng kinh doanh để phòng kinh doanh thực hiện việc lưu chuyển chứng từ. Liên 2 của hợp đồng bán hàng được lưu tại phòng kinh doanh. Liên 1 được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Liên 3 được chuyển đến kế toán.
35 Học viện Ngân hàng
Sơ đồ 2.3. Lưu đồ về quy trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán hàng Bộ phận kinh doanh ( tại phòng KH-KT) Giám đốc Bộ phận lập hóa đơn(tại phòng TC- KT) Ke toán Hợp đồng BH(Ll)
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8
Nguyễn Thị Thu Hương Lớp: K20-KTD
Bộ phận lập hóa đơn kiểm tra hợp đồng bán hàng và lập hóa đơn bán hàng thành ba liên. Hóa đơn bán hàng liên 1 và hợp đồng bán hàng liên 1 được chuyển đến cho khách hàng. Hóa đơn bán hàng liên 2 được chuyển trả lại cho phòng kinh doanh. Hóa đơn bán hàng liên 3 được chuyển tới kế toán.
Kế toán bán hàng kiểm tra hợp đồng bán hàng liên 3 và hóa đơn bán hàng liên 3, sau khi đánh giá xong thì nhập liệu vào máy tính. Nếu khách hàng mua hàng trả tiền ngay thì kế toán quỹ trên phần mềm máy tính sẽ nhập phiếu thu (bằng tiền mặt) hoặc chờ giấy báo có của ngân hàng gửi về (khi khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng). Nếu khách hàng chưa trả tiền ngay thì kế toán công nợ sẽ chịu trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải thu khách hàng. Hợp đồng bán hàng liên 3 và hóa đơn bán hàng liên 3 sẽ được lưu lại tại phòng kế toán.
Nhờ có phần mềm máy tính tiện lợi, nên khi kế toán nhập liệu thì số liệu sẽ được tự động đưa sang các sổ kế toán cần thiết mà không cần phải làm thủ công như sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài sản, bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Cuối kỳ, kế toán trưởng sẽ tổng hợp và lập các báo cáo tài chính.
Cuối tháng, do đối với hoạt động bán hàng doanh nghiệp có bán cả hàng hóa và dịch vụ nên kế toán bán hàng đối với các nghiệp vụ bán hàng hóa có trách nhiệm kiểm kê lại số hàng đã bán được trong một tháng của tất cả các doanh nghiệp, đội, chi nhánh, kết quả sẽ được ghi lại vào biên bản kiểm kê.
a. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 131- phải thu khách hàng để phản ánh các khoản phải thu đối với người mua.
37 Học viện Ngân hàng
Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp CONSTREXIM SÔ 8 nhận xây dựng toàn
bộ phần xây lắp thuộc dự án: Xây dựng hạ tầng kỹ thuật khu tái định cư thôn Đa Hội xã Bắc Sơn phục vụ giải phóng mặt bằng dự án khu liên hợp xử lý chất thải Sóc Sơn. Ngày 30 tháng 6 năm 2020, Công ty gửi hóa đơn GTGT cho trung tâm phát triển quỹ đất huyện Sóc Sơn yêu cầu thanh toán đợt một với số tiền 1.227.796.364 đồng chưa có thuế GTGT 10%. Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Sóc Sơn chưa trả tiền ngay mà đến ngày 05/1/2021 trung tâm mới trả bằng tiền gửi ngân hàng cùng với đợt 2. Biết công ty thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện và chi phí của phần công việc đã hoàn thành trên tổng cộng 1.177.712.000 đồng.(Bảng 2.2)
Kế toán sẽ căn cứ và hợp đồng xây dựng và hóa đơn giá trị gia tăng để nhập lên phần mềm theo các thao tác dưới đây:
B1: Kế toán vào phân hệ hóa đơn dịch vụ, chọn hóa đơn xây dựng, nhấn F4 để tạo mới.
B2: Kế toán nhập số chứng từ XL0012, ngày 30/06/2020, mã đối tượng 000711 (phần mềm sẽ tự hiện ra tên đối tượng Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Sóc Sơn và địa chỉ), mã ngoại tệ VNĐ.
B3: Kế toán nhập diễn giải Xây dựng hạ tầng khu tái định cư thôn Đa Hội, nhập số tiền 1.227.796.364, tài khoản nợ 1311, tài khoản có 5111.
B4: Kế toán khai báo chi tiết thuế GTGT: Ngày hóa đơn 30/06/2020, số hóa đơn 0000017, VAT BR04 (10%), tài khoản nợ 1311, tài khoản có 33311.
B5: Kế toán kiểm tra xem số tiền có đúng theo hóa đơn là 1.350.576.000 không, cuối cùng nhấn ghi ở cuối góc phải màn hình.
B6: Màn hình hiện ra các công trình xây dựng công ty hiện tại đang thực hiện, kế toán chọn công trình Xây dựng hạ tầng khu tái định cư thôn Đa Hội đợt 1 và nhấn F7 để in.(Bảng 2.3)
38 Học viện Ngân hàng
Bảng 2.2. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000017
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8
cầu thanh toán đợt 1 với số tiền 9.452.500.000 đồng chưa có thuế GTGT 10%.
Công ty mua hàng chuyển 6.000.000.000 đồng bằng tiền gửi ngân hàng vào ngày
31/7/2020, số còn lại công ty sẽ trả vào ngày 23/01/2021. Biết công ty thanh toán
39 Học viện Ngân hàng
Bảng 2.3. Màn hình nhập liệu giao dịch xây dựng hạ tầng kĩ thuật khu tái định cư thôn Đa Hội.
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8
Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8 nhận xây dựng công trình trạm bơm và truyền ống cấp nước thô bên ngoài nhà máy thuộc dự án nhà máy điện Sóc Sơn theo hợp đồng số 1001/2020/HĐXD ngày 10/01/2020. Ngày 29/06/2020, Công ty gửi hóa đơn GTGT cho Công ty cổ phần kiểm định và tư vấn xây dựng yêu
theo giá trị khối lượng thực hiện và chi phí của phần công việc đã hoàn thành trên tổng cộng 9.297.568.000 đồng.(Bảng 2.4, bảng 2.5)
Kế toán sẽ căn cứ và hợp đồng xây dựng và hóa đơn giá trị gia tăng để nhập lên phần mềm theo các thao tác dưới đây:
Vào ngày 29/06/2020
B1: Kế toán vào phân hệ hóa đơn dịch vụ, chọn hóa đơn xây dựng nhấn F4 để tạo mới.
B2: Kế toán nhập số chứng từ XL0010, ngày 29/06/2020, mã đối tượng 000761 (phần mềm sẽ tự hiện ra tên đối tượng Công ty cổ phần kiểm định và tư vấn xây dựng và địa chỉ), mã ngoại tệ VNĐ.
B3: Kế toán nhập diễn giải Xây dựng công trình trạm bơm và truyền ống cấp nước thô bên ngoài nhà máy thuộc dự án nhà máy điện Sóc Sơn theo hợp đồng số 1001/2020/HĐXD ngày 10/01/2020 đợt 1, nhập số tiền 9.452.500.000, tài khoản nợ 1311, tài khoản có 5111.
B4: Kế toán khai báo chi tiết thuế GTGT: Ngày hóa đơn 29/06/2020, số hóa đơn 0000998, VAT BR04 (10%), tài khoản nợ 1311, tài khoản có 33311.
B5: Kế toán kiểm tra xem số tiền có đúng theo hóa đơn là 10.397.750.000 không, cuối cùng nhấn ghi ở cuối góc phải màn hình.
B6: Màn hình hiện ra các công trình xây dựng công ty hiện tại đang thực hiện, kế toán chọn công trình Xây dựng trạm bơm và truyền ống cấp nước thô bên ngoài nhà máy thuộc dự án nhà máy điện Sóc Sơn đợt 1 và nhấn F7 để in.(Bảng 2.6)
Vào ngày 31/07/2020 khách hàng trả tiền
B1: Kế toán vào phân hệ tiền mặt - tiền gửi, phần giấy báo có, nhấn F4 để tạo mới.
B2: Kế toán nhập số chứng từ TT0075, ngày 31/07/2020, mã đối tượng 000761 (phần mềm sẽ tự hiện ra tên đối tượng Công ty cổ phần kiểm định và tư vấn xây dựng và địa chỉ), mã ngoại tệ VNĐ.
6.000.000.000, tài khoản nợ 1121, tài khoản có 1311, số chứng từ gốc XL0010.
B4: Ke toán nhấn ghi ở cuối góc phải màn hình và nhấn F7 để in. Trước khi in phần mềm sẽ hiện thông tin tài khoản ngân hàng của công ty để kế toán chọn do công ty có nhiều hơn một tài khoản ngân hàng (Bảng 2.7).
Bảng 2.4. Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000998
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8
42 Học viện Ngân hàng
Bảng 2.5. Giấy báo có số 00753
Số :00753
Mã GDV: NGADP
TECHCOMBANKGIẤYBÁOCÓ "I X ,7ζ^
Ngày : 31/07/2020
kinh gửi công ty cổ phần đầu tư và xây lắp CONSTREXIMSỐ 8
Mã số thuế :0101850677
Hôm nay chúng tôi thông báo đã ghi CÓ tài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau : So tài khoán ghi CÓ: 1900.25409889.882
Sotienbang số : 6.000.000.000 So tiền bằng chữ: sáu ti đồng chẵn.
Nội dung :##Công ty kiểm định và tư vấn xây dựng trá tiền công trình trạm bơm và truyền ống cấp nước thô bên ngoài nhà máy đợt một## .
Giao dịch viên Kiểm soát
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8
Bảng 2.6. Màn hình nhập liệu giao dịch xây dựng công trình trạm bơm và truyền ống cấp nước thô bên ngoài nhà máy thuộc dự án nhà máy điện Sóc
Sơn.
Ngây, tháng ghi SD
Chứng tù' Diên giái oã
ghi Stf cái STT dòng Stf hiệu TK đoi ___________Stf phát sinh___________ Stf hiệu Ngày, tháng Ntf Có A B C ũ ~ E G H 1 ~ 2 ~
sõ trang trước chuyến sang___________________
29106/2020
XLŨŨ1
Ũ 23/06/2020 Thu tiền xây dưng tram bưm và truyên óng cáp nước thô cho công ty CP Ks và TV xây dựng Ho: 0000338 _____________________
1
311 10.337.750.000
29106/2020
XLŨŨ1
Ũ 23/06/2020 Thu tiền xây dưng tram bím và truỳân óng cápnước thô cho công ty CP Ks và TV xây dựng Ho: 0000338 ________________ '
5
111 3.452.500.000
23106/2020 XLŨŨ1Ũ
23106/2020 Thu tiền xây dựng trạm bưm và truỳên óng cáp
nước thô cho công ty CP Ks và TV xây dựng Ho: 0000338 __________________
3331 1
345.250.000
43 Học viện Ngân hàng
Bảng 2.7. Màn hình nhập liệu giao dịch thu tiền thanh toán cho hóa đơn 000998
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8
Sau khi nhập liệu vào phần mềm, dữ liệu sẽ được hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, phần mềm sẽ tự động chiết xuất dữ liệu về sổ nhật ký chung, sổ cái
Nguyễn Thị Thu Hương Lớp: K20-KTD
44 Học viện Ngân hàng
tài khoản và sô chi tiêt tài khoản như sau:
Bảng 2.8. Trích sô nhật ký chung từ ngày 29/06/2020-31/07/2020
CÔNG Ti' CP ĐẤU TV VÀ XÂY LẤP CONSTREXni số 3
ĐC: Tòa nhá ConaIffltim 8. Km số 8b , Drang Nguvai Tiii - C7.
Ptumis Ttttt Xuin Ba:. Quii Ttttt Xuin. Ttttl phố Hi Nội.
Việt Nim. MST: 0101S506”
MỈU só SOJb-DN
(Btt tint thio TbfflIg tu so 100,'2014TT-
BTC ngày 22/122014 Ciia Bộ Tài dúnh)
TRÍCH Sỏ NHÁT KY CHUNG
Từ ngày 29/06J2□2□-31∕07J2020
23/06/2020 1ŨXLŨŨ 23/06/2020 Thu t⅛n xây dựng trạm bĩm và truyền óng cấp nước
thô cho công ty CP Ks và TV xây dựng HĐ: 0000998
_____
632 3.237.568.000 23/06/2020 XLŨŨ
1Ũ 23/06/2020 Thu t⅛n xây dựng trạm bĩm và truyền óng cấp nước thô cho công ty CP Ks và TV xây dựng Hs: 0000998
______
154 3.267.568.ŨŨŨ
30/06/2020 XL0012 30106/2020
Thu tiền xây dưng ha tâng kỳ thuât khu tái đình cư thôn Oa Hòi, Bic sờn phục VỊ GPMB
dự án khu LHXLCT Sóc Stfn Ho: 0000017 3111 1.350.576.000
30106/2020 XL0012 30106/2020 Thu tiền xây dưng ha tâng kỳ thuât khu tái đình cư thôn Oa Hội, Bic Stfn phục VỊ GPMB dự án khu LHXLCT Sóc Stfn Ho: 0000017
5
111 1.227.736.364
30/06/2020 XLŨŨ12 30/06/2020 Thu tiền xây dưng ha tâng kỳ thuât khu táiđình cư thôn Oa Hội, Bấc Stfn phục VỊ GPMB
dự án khu LHXLCT Sóc Stfn Ho: 0000017 33311 122.773.636
30/06/2020 XLŨŨ
12 30/06/2020
Thu t⅛n xây dựng hạ tầng kỹ thuật khu tái định cư thôn
Đa Htfi, Bác Stfn phục vụ GPMB dự án khu LHXLCT SocSjnHc: ŨŨŨŨŨ17
_____
632 1.177.712.ŨŨŨ
30/06/2020 XLŨŨ
12 30/06/2020
Thu t⅛n xây dựng hạ tầng kỳ thuật khu tái đình cư thôn
Đa Hội, Bác Stfn phục vụ GPMB dự án khu LHXLCT Sóc StfnHc: Ũ0ŨŨŨ17_______________________________
______
154 1.177.712.000
31/0712020 TT0075 31/0712020 Thu t⅛n thanh toán cho Ho: 0000338___________ 1
121 6000.000000~
31/0712020 TT0075 31/0712020 Thu t⅛n thanh toán cho Ho: 0000338___________ 1
311 6.000.000.000
-
...
Ngiy, thang ghi sô Chứng tứ Diễn giãi Nhgtkvchung So hiệu TKdoi Mig ____________Sotien______________
So hiệu Ngaythang Trangsô
STTdon g Ni Có A B C D E G H 1 2 Trangttudcchuvensang_____________________________________ ...■■■■■■■■■■■■■■ 29'062020 XLOOlO
29'06.2020 Thu úèn ây dựng trạm bơm vá tmyèn óng càp nước thỏ chũ cóng tv CP KS vả TV xáv dưng ES: 0000998
5111 9.452.500.000
29 06 2020 XLOOlO
2906.2020 Thu úén xây dựng trạm bơm vá tmyèn óng càp nước thỏ cho cóng tv CP KS va TV xáv dựng HS: 0000998
33311 945250.000
... 30'062020 XL0012
30 06.2020 Thu úèn ây dựng hạ tàng kỳ thuật khu tái định cư thôn Sa Hộị Bãc sơn phục vụ GPMB dự án khu LHXLCT Sóc Sơn
HĐ: 0000017 _____________________
5111 1227.796364
30062020 XL0012
30 06.2020 Thu úén xây dựng hạ tàng kỳ thuật khu tái định CU thon Sa Hộị Bac sơn phục vụ GPMB dụ án khu LHXLCT Sóc Sơn
HB: 0000017 _____________________
33311 122.779.636
...
31072020 TTOO75 31.07.2020 Thu tiên thanh toan cho HB: 0000998_________________________ 1121 6.000.000.000
...
Cộng sô phát sinh________________________________________ Sodưcuôikỳ_____________________________________________ Cộng lũy kê tứ dâu nàiu____________________________________
-So này có.... trang, đánh số từ trang số 01 đền trang... - Ngày mỡ so:01/01/2020 Người láp bisu (Ký, họ tên) KỂ toán trưởng (Kij, họ tên) ⅛⅛... ⅛⅛... /í ∣ ỈĨÌ...
Người đai diện theo pháp luật (Ký, họ tên, đóng dấu)
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8
Nguyễn Thị Thu Hương Lớp: K20-KTD
45 Học viện Ngân hàng
Bảng 2.9. Trích sổ cái tài khoản 131- Phải thu khách hàng CÔNG TY CP ĐẢU It VÀ XÂY LAp CONSTRixni só 8
ĐC: Tòa nhá Constreʌim 8. Km so Sb. Đường Nguyền Trai-CJ
Phương Thanh Xuân Bác. Quận Thanh Xuan. Thành phô Hà Nội
Việt Nam.
MST: 0101850677
TRÍCH SỐ CM ⅛ Hgiv 29/6/2020- 31/07/2020
Tên tài khoăn :131- Phái thu khách hang
MausoSOiIrDN (Ban hanh theo Thòng tư sỏ
200 2014 TT-BTC ngày
22'122014 củaBỘ Taichinh)
Ngày, tháng ghi sô Chứng từ Dien giái IK dõi ung Thời hạn dưực Chiet khâu
Sô phát sinh Sa dư
SD hiện Ngày, thang Nợ Có Nợ Co A B C D E 1 2 ĩ 4
Trang trước chuyên sang
... ... ... ... ... ... ... ...
29 06 2020
XLOO lO
29062020 Thu tiên xây dựng trạm bơm và ttuyèn òng càp nước thò cho còng ty’ CP KD và
TVxay dựng HĐ: 0000998 5 111 9.452.500.000 29 06 2020 XLOO lO
29/062020 Thu úèn xây dựng trạm bơm vá truyèn ông câp nước thò cho còng ty CP KĐ và TVxavdungHD: 000099S___________________ 3331 1 945250.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 31 0’ 2020 TT007
5 31/072020 Thu tiền thanh toán cho HĐ: 0000998 1 121 6.000.000.00 0 ... ... ... ... ... ... ... ... - Cộng số phát sinh - số dư cuối kỳ X X X X X X X X
- Sô này có.... trang, đánh sô từ trang sô Ol đèn Uang... -Ngáy mở so.^01Ol '2020
Người lập biêu Kẽ to⅛ trướng Ngà)’... tháng... tm...
(Ký. họ tên) (Ký. họ tên) Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ têạ đông dâu)
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Constrexim số 8