a. Nhân sự:
Mặc dù co cấu nhân sự trong phòng kế toán được coi là tạm ổn, tuy nhiên, ban quản trị cần sắp xếp một cách sao cho hợp lý. Đon cử như thủ quỹ, thủ quỹ vừa kiêm kế toán quỹ lại thêm các nhiệm vụ khác của khoa phòng. Thủ quỹ đang được phân khá nhiều việc và có thể dẫn đến nhiều rủi ro nếu có sai sót xảy ra. Ta thấy rằng nên có một người riêng chịu trách nhiệm về khoản kế toán quỹ để tránh rủi ro vô ý hay cố ý, có thể đối chiếu và so sánh các sổ sách, chứng từ để tránh sai sót hay
68 Học viện Ngân hàng
có dấu hiệu gian lận. Ta phải phân công sao cho hợp lý các phần hành kế toán cho
mọi người trong phòng sao cho vừa tiết kiệm chi phí nhân công, vừa đạt hiệu quả cao trong công việc. Các kế toán viên có thể kiêm nghiệm nhiều hạng mục công việc nhưng luôn phải đảm bảo phù hợp với quy mô, hệ thống, chính sách của công ty.
Các kế toán viên phải đảm bảo hiểu về chuyên môn, nghiệp vụ, hiểu rõ các thông tư, nghị định, luật kế toán mà pháp luật quy định. Định kỳ hàng năm, hoặc khi có những thay đổi mới về chính sách hay khi bộ tài chính bổ sung, thay đổi những văn bản liên quan đến công tác kế toán, công ty cần tổ chức các chương trình, hội thảo hoặc các buổi thi để đảm bảo kế toán viên có đủ năng lực, trí tuệ để đáp ứng nhu cầu công việc. Đặc biệt kế toán công nợ phải tự giác trong việc quản lý các khoản phải thu, phải trả, phân tích, đánh giá khả năng trả nợ của khác hàng, nhà đầu tư công trình để có thể đưa ra những giải pháp kịp thời.
b. Sổ sách, chứng từ:
Công ty nên có những giải pháp lưu trữ, luân chuyển chứng từ hợp lý và an toàn hơn. Đối với các chứng từ quan trọng như các hợp đồng xây dựng, hợp đồng lao động,..., công ty phải photo thành nhiều bản, scan vào máy tính và lưu trữ tại nhiều nơi để tránh mất thời gian tìm kiếm cũng như bị mất chứng từ quan trọng.
Đối với việc ghi sổ của kế toán, kế toán phải ghi sổ thường xuyên và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác, tránh xảy ra sai xót không đáng có.