Với số lượng khách hàng không nhỏ nên đội ngũ tư vấn viên của GT sẽ được chia theo nhóm. Một đội tư vấn thuế điển hình thông thường sẽ gồm có một Phó
tổng Giám đốc (Partner), một Trưởng phòng quản lý (manager), hai chuyên viên tư vấn kinh nghiệm (senior) và hai chuyên viên thường (staff). PTGĐ là người tìm khách hàng, tạo mối quan hệ với khách hàng cấp cao và giám sát toàn bộ đội ngũ nhân viên của mình trong quá trình làm việc. Trưởng phòng quản lý chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình bằng cách đảm bảo được những quy trình/thủ tục cần thiết đều được cân nhắc và là người dẫn dắt cũng như hướng dẫn cả nhóm mỗi ngày. Chuyên viên tư vấn kinh nghiệm có trách nhiệm trong việc định hướng công việc phải làm cho các cá nhân, giám sát công việc của họ và sửa lại những lỗi sai nếu cần thiết. Cuối cùng là các chuyên viên thường được yêu cầu hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn để đảm bảo cho dự án thành công.
Nhìn chung, một dự án tư vấn thuế hoàn chỉnh thông thường bao gồm ba giai đoạn chính: lên kế hoạch (planning), phân tích (fieldwork) và báo cáo (reporting). Cụ thể được thể hiện trong hình 1.4 dưới đây:
Hình 4.3: Các giai đoạn trong quy trình tư vấn thuế
a. Giai đoạn 1: Lên kế hoạch
Sau khi Thư xác nhận đồng ý tham gia được ký giữa công ty và khách hàng, dịch vụ soát xét / đánh giá thuế sẽ được thực hiện trong suốt năm tài chính vừa qua của khách hàng. Tuy nhiên, không cần tới ngày cuối cùng của năm tài chính (ngày
31 tháng 3 hàng năm) mới yêu cầu bản kê khai thuế hoàn chỉnh và các doanh nghiệp phải nộp giấy tờ hoàn thuế của mình. Đây được gọi là “mùa bận” (thường từ tháng Một đến tháng Ba), mùa yêu cầu những ngày làm việc quá giờ và sự tập trung cao độ. Dồn toàn bộ thời gian tập trung trước và trong quá trình năm tài chính sắp khép lại sẽ giúp cho các chuyên viên chuẩn bị đầy đủ và chính xác giấy tờ đúng thời hạn, để luôn luôn sẵn sàng trong giai đoạn đầu tiên và để liên lạc với những đối tượng có liên quan đến quá trình thực hiện tư vấn thuế. Việc lên kế hoạch chính xác và dự đoán chắc chắn giúp giảm thiểu rủi ro trong những thời điểm quan trọng yêu cầu sự đảm bảo cho một chu trình kế hoạch thành công và hoàn chỉnh. Lập kế hoạch bắt đầu từ việc phân loại phạm vi công việc cần làm và mục tiêu phải đạt được để có thể hoàn thiện các bước sau đó để đảm bảo công việc đạt được đúng như các mục tiêu đã đề ra. Việc quản lý cũng nằm trong từng bước của giai đoạn này và các bước chi tiết cụ thể đều được nêu rõ trong bản kế hoạch và quy trình thực hiện công việc.
Trong giai đoạn đầu này, bên cạnh việc thu thập thông tin / hồ sơ / tài liệu từ khách hàng thì quá trình soát xét / đánh giá thuế cũng được coi là bước quan trọng không thể thiếu. Quá trình soát xét thuế đơn thuần là một nhiệm vụ riêng biệt tách rời cần phải được hoàn thiện và là một mốc thời gian yêu cầu trách nhiệm cao và là hạn chót cho mỗi thành viên trong nhóm. Mục đích của quá trình này là tìm ra cơ hội tiềm năng về thuế của khách hàng và khiến cho quá trình làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và ngăn chặn những gánh nặng không cần thiết cho khách hàng.
b. Giai đoạn 2: Phân tích
Trong giai đoạn này, các chuyên gia tư vấn thuế sẽ thực hiện các thử nghiệm về giao dịch, đánh giá phân tích và kiểm tra các dữ liệu được áp dụng có phù hợp với quy trình. Họ có thể sẽ phỏng vấn nhân viên của khu vực kế toán thuế để hỏi về nhiệm vụ của họ và/hoặc yêu cầu làm rõ thêm về thủ tục hoặc tài liệu. Công việc này thường được thực hiện tại địa điểm của công ty đang được tư vấn. Khoảng thời gian để phân tích số liệu sẽ thay đổi tùy theo phạm vi, mục tiêu và tính khả dụng và khả năng tiếp cận thông tin và nhân sự. Mức độ hợp tác nhận được từ khách hàng cũng có ảnh hưởng đến thời gian kiểm toán. Truy cập vào hồ sơ nhân sự và báo cáo
công ty là rất quan trọng để hoàn thành nhanh chóng công việc của chuyên gia tư vấn.
Cụ thể, các quy trình chi tiết của công việc phân tích tại văn phòng khách hàng sẽ như sau:
- Thảo luận với ban quản lý và / hoặc nhân viên phụ trách bên phía khách hàng để hiểu các luồng giao dịch và cơ chế báo cáo thuế được thông qua.
- Hợp tác với các kế toán viên bên khách hàng trong việc:
+ Trao đổi về các lĩnh vực đã được nhận định từ ký trước, bao gồm nhưng không giới hạn ở các lĩnh vực đã được kế toán đưa ra trong quá trình hoạt động, những lĩnh vực đã được kiểm toán viên / tư vấn bên ngoài đưa ra trong các cuộc kiểm toán / đánh giá trước đó; và những người đã được cơ quan thuế đưa ra trong các cuộc kiểm toán trước đó, đặc biệt là các mục đích hoàn thuế GTGT.
+ Trao đổi xem làm thế nào các phạm trù như vậy đã được giải quyết, chẳng hạn như bổ sung hồ sơ kế toán hỗ trợ, hợp đồng, hóa đơn, chính sách hợp pháp phù hợp và sửa đổi tờ khai thuế tương ứng.
+ Theo yêu cầu, hợp tác với các kế toán viên của khách hàng trong việc xem xét các cơ chế được thông qua để giải quyết các phơi nhiễm đã xác định và đưa ra nhận xét thêm từ quan điểm về thuế và quan điểm tuân thủ thuế.
- Cùng với các kế toán viên khách hàng:
+ Đánh giá tính hợp pháp và hợp lý của từng loại thu nhập chịu thuế và chi phí chịu thuế và việc xử lý thuế được công ty áp dụng, bao gồm thực hành lập hóa đơn áp dụng lẫn thuế suất.
+ Đánh giá trên cơ sở mẫu, các tài liệu hỗ trợ do Công ty cung cấp, bao gồm nhưng không giới hạn như:
- Bài đăng về giao dịch
- Hợp đồng hỗ trợ, chính sách bán hàng
- Tài liệu hỗ trợ, đặc biệt là các tài liệu liên quan đến giao dịch xuất nhập khẩu, bao gồm khai báo hải quan, hóa đơn, v.v., đặc biệt là trong phạm vi liệu những điều này có được duy trì đủ cho mục đích xử lý thuế hiện đang được áp dụng hay không.
- Tờ khai thuế / hoàn thuế trong kỳ và các phụ lục hỗ trợ (kê khai thuế GTGT hàng tháng, cùng với danh sách kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra, kê khai thuế TNCN tạm thời, khai báo thuế NTNN.
c. Giai đoạn 3: Báo cáo
Sản phẩm cuối cùng là Báo cáo hoàn chỉnh ghi chú các vấn đề tiềm ẩn về thuế, cơ hội tiết kiệm thuế, các quy định không rõ ràng và đề xuất tiến trình hành động. Sau khi hoàn thành công việc phân tích, đại diện của nhóm chuyên viên sẽ gặp gỡ với Trưởng phòng quản lý để đưa ra những phát hiện, kết luận và khuyến nghị. Nhóm sẽ chuẩn bị một bản thảo báo cáo dự thảo, cân nhắc lại những về những sửa đổi trong họp cuối cùng với khách hàng và các thảo luận khác. Báo cáo bao gồm một số phần bao gồm: danh sách phân phối, phạm vi và các đối tượng, đánh giá tổng thể, phát hiện và khuyến nghị. Báo cáo dự thảo sẽ chỉ được ban hành cho ban quản lý đơn vị, cùng với một bản ghi nhớ quản lý ghi chú chi tiết bất kỳ phát hiện đáng chú ý hơn.
Sau đó, ban quản lý đưa ra phản hồi bằng văn bản cho báo cáo dự thảo kèm với nhận xét, chỉ ra cách thức và thời điểm thực hiện các khuyến nghị. Khi các phản hồi của ban quản lý đã được nhận, các phản hồi sẽ được đưa vào báo cáo dự thảo, tạo ra báo cáo cuối cùng. Báo cáo chính thức được phân phối cho các thành viên thích hợp của công ty khách hàng.
Ngoài ra, thành viên của nhóm nói riêng và GT nói chung có trách nhiệm trả lời mọi câu hỏi của khách hàng liên quan đến báo cáo đã ban hành. Nhóm sẽ thực hiện đánh giá tiếp theo để xác minh các khuyến nghị có trong báo cáo cuối cùng đã được thực hiện (nếu cần).
Cuối cùng, là một phần của chương trình tự đánh giá, GT luôn yêu cầu khách hàng nhận xét về hiệu suất của các chuyên gia tư vấn thuế. Phản hồi này đã được chứng minh là rất có lợi cho công ty, vì các đề xuất của khách hàng sẽ giúp các dịch vụ do GT cung cấp được hoàn thiện hơn.