Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình quan trọng của doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này. Vì vậy KSNB phải giám sát chặt chẽ các nguồn thu của tổ chức. Do đó, nếu đơn vị không xây dựng KSNB hữu hiệu đối với chu trình bán hàng - thu tiền thì việc không thu hồi được các khoản nợ là điều khó tránh khỏi, mặt khác, BCTC cũng có khả năng không phản ánh đúng các khoản nơ phải thu khác hàng của doanh nghiệp. Chẳng hạn, đơn vị bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc sổ sách theo dõi không chặt chẽ nên dẫn đến thất thoát công nợ hay nhầm lần trong theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng.
1.2.3.1. Môi trường kiểm soát:
Để KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền hữu hiệu cần tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Cách thức KSNB tại các doanh nghiệp khác nhau sẽ khác nhau phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên tất cả các doanh nghiệp cần xây dựng chính
sách bán hàng rõ ràng, phân công phân nhiệm rõ ràng, theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi nợ.
1.2.3.2. Đánh giá rủi ro
Ban giám đốc có trách nhiệm cuối cùng để đảm bảo rằng hệ thống đánh giá rủi ro của KSNB phù hợp. Quản lý nên xác định và đánh giá rủi ro mà công ty phải đối mặt, chính vì vậy Hội đồng quản trị có thể tạo ra một hệ thống quản trị rủi ro (ERM), hệ thống này cần có cấu trúc được tổ chức tốt để cho phép các hội đồng định kỳ xem xét và giám sát các rủi ro hiện có. Branson (2010) đã đề cập: "Hội đồng quản trị phải xem xét cơ cấu tổ chức tốt nhất để giám sát rủi ro sự quan tâm đầy đủ ở cấp độ hội đồng quản trị”. Grace và cộng sự (2015) cũng nhận thấy rằng có một mối quan hệ tích cực giữa báo cáo rủi ro với ban giám đốc hoặc CEO và hiệu suất hoạt động của công ty
Cấu trúc phụ thuộc vào từng công ty, vì vậy không có cấu trúc tốt nhất có thể đề nghị. Nhiều hội đồng đã nhận ra lợi ích của việc giao rủi ro, giám sát nhiệm vụ cho một ủy ban của hội đồng quản trị đầy đủ vì phạm vi và sự phức tạp của ERM. Do đó, nhiều công ty thiết lập một ủy ban quản lý rủi ro riêng biệt để tăng cả sự chú ý và ủy thác giám sát quản lý rủi ro. Đối với các công ty khác, rủi ro được định kỳ xem xét trong các cuộc họp định kỳ của ủy ban kiểm toán. Branson (2010) đã chỉ ra rằng: "Ủy ban kiểm toán có thể không phải luôn luôn là lựa chọn tốt nhất để cung cấp giám sát trực tiếp của chương trình ERM ở cấp độ hội đồng vì ủy ban kiểm toán thường có chương trình họp đông người và có thể không có đủ thời gian và nguồn lực để dành cho mức độ tối ưu của giám sát rủi ro. Ngoài ra, ủy ban kiểm toán tập trung vào tuân thủ các quy tắc báo cáo tài chính và chuẩn mực kiểm toán không nhất thiết cách tiếp cận tốt nhất để hiểu được nhiều rủi ro mà họ phải đối mặt cơ quan."
1.2.3.3. Hoạt động kiểm soát
Công việc kiểm soát cần thực hiện theo từng chức năng của chu trình bán hàng -thu tiền:
Nhận đơn đặt hàng: đây là khâu đầu tiên của chu trình, thông thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc bộ phận kinh doanh, đơn đặt hàng của khách hàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể khách hàng điền vào mẫu
đơn in sẵn hoặc có thể gọi điện thoại, hoặc fax, gửi qua mail. Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận cụ thể và chính xác về chủng loại, số lượng hàng hóa, thời gian, địa điểm giao hàng, người nhận hàng, điều kiện thanh toán. Đây là thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo của chu trình.
Xét duyệt bán chịu: bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu. Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi được các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhập thông tin tài chính của khách hàng, hoặc yêu cầu khách hàng có tài sản thế chấp, ký quỹ hoặc có sự bảo lãnh từ phía ngân hàng.
Lập lệnh bán hàng: căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại...để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng hay phiếu xuất kho. Trường hợp nhận đặt hàng qua mail hoặc điện thoại...cần có thủ tục đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách hàng đã đặt hàng, và phải hồi báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn đặt hàng để tránh tranh chấp xảy ra.
Xuất kho hàng bán: căn cứ lệnh bán hàng và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng, đồng thời lập phiếu xuất kho gửi cho các bộ phận liên quan.
Gửi hàng: Bộ phận gửi hàng lập chứng từ (vận đơn) chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng, chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách, chủng loại, số lượng và các thông tin liên quan đến hàng hóa. Doanh nghiệp nên thành lập bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và gian lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho và người nhận hàng.
Lập và kiểm tra hóa đơn: hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ chuyển hàng, kiểm tra số hiệu các lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có); ghi dữ liệu cần thiết vào hóa đơn, ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá quy định. Ngoài ra, các chứng từ hóa đơn cần được đánh số theo thứ tự liên tiếp.
Ghi sổ kế toán: do bộ phận kế toán làm, căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan (phiếu xuất kho, lệnh bán hàng, vận đơn) kế toán ghi sổ nghiệp vụ bán hàng (ghi nhận doanh thu, giá vốn, tiền mặt hoặc khoản phải thu).
Theo dõi thanh toán: sau khi đã lập hóa đơn và hàng hóa đã giao cho khách hàng, kế toán cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi nợ. Doanh nghiệp nên phân công cho hai người phụ trách kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Ngoài ra, cần thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi được nợ, xác minh và điều chỉnh chênh lệch giữa hau bên.
Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả
lại: cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, khấu trừ các
khoản liên quan đến hàng hóa này.
Xử lý xóa nợ: khi không còn khả năng thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xóa sổ các khoản nợ này, căn cứ vào đó kế toán sẽ ghi chép vào sổ kế toán.
Mục tiêu của chu trình bán hàng và thu tiền:
- Các đơn đặt hàng phải được xử lý kịp thời, không bỏ sót; các nghiệp vụ phải
được phê chuẩn đúng đắn; các nghiệp vụ phải được ghi sổ đầy đủ và được đánh giá đúng đắn; các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý; các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc; các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác.
Quy trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng
Xử lý các đơn đặt hàng của người mua: Căn cứ nhu cầu của khách hàng các bộ phận có trách nhiệm sẽ đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ có chữ ký của mình trên đó. Phiếu tiêu thụ là một quyết định bán của doanh nghiệp thể hiện số lượng đặc tính. Một bản sao của phiếu tiêu thụ được gửi lên bộ phận tín dụng để thực hiện việc xét duyệt bán chịu...
Phê chuẩn phương thức bán chịu: Bộ phận tín dụng có trách nhiệm nhiệm xem xét quyền mua chịu của khách hàng và phê duyệt...
Xuất kho hàng hóa: Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận tín dụng, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách chuyển hàng
Chuyển giao hàng hóa: Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho có chữ ký của trưởng phòng và chuyển cho thủ kho.
Lập và kiểm tra hoá đơn bán hàng: Hoá đơn là căn cứ ghi sổ và theo dõi khoản phải thu.
Xử lý và ghi sổ doanh thu: kế toán doanh thu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào số theo dõi doanh thu. Đồng thời kế toán hàng tồn kho phản ánh giá vốn hàng bán theo nguyên tắc phù hợp với doanh thu.
Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng.
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán: Kế toán phải kiểm tra lại chứng từ về hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá đã được phê duyệt đầy đủ và đúng đắn chưa trước khi vào sổ kế toán.
Thẩm định xoá sổ các khoản nợ không thu được: Bộ phận tín dụng có trách nhiệm xác định và trình lên lãnh đạo phê duyệt các khoản phải thu không có khả năng thu hồi được bằng văn bản và chứng từ có liên quan.
Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Định kỳ lập bảng theo dõi tuổi nợ của các khoản nợ của từng đối tượng khách hàng để làm cơ sở trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Cuối năm, kế toán căn cứ vào số chênh lệch giữa mức trích lập năm trước với mức cần phải trích lập năm nay mà tiến hành lập dự phòng cho năm tới hay hoàn nhập khoản dự phòng.
1.2.3.4. Thông tin và truyền thông
Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
- Các chứng từ và sổ kế toán phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp
lập, ký chứng từ theo đúng quy định của Luật kế toán và các văn bản quy phạm hiện hành bao gồm: Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho; Chứng từ vận chuyển; Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT) ; Các chứng từ phê chuẩn; Giấy báo thanh toán; Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng; Sổ nhật ký bán hàng; Sổ nhật ký thu tiền mặt; Sổ nhật ký doanh thu bị trả lại hoặc giảm giá; Sổ quỹ
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; Nhật ký theo dõi các khoản CKTM, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại ; Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng ; Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra; Bảng kê nghiệp vụ; Các báo cáo hay bảng kê công nợ khách hàng; Báo cáo chi tiết thanh toán hay bảng kê thanh toán; Báo cáo doanh thu ...
Sơ đồ 1. 3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 chu trình bán hàng - thu tiền
1.0 Đặt hàng 2.0 Giao hàng 3.0 Lập hóa đơn 4.0 Thu tiền
Các chứng từ được lập:
- Ở 1.0 lập lệnh bán hàng (do nhân viên kinh doanh lập sau đó trưởng bộ phận
kinh doanh xét duyệt và ký xác nhận), gửi cho bộ phận kế toán
- Ở 3.0 lập hóa đơn bán hàng (do kế toán lập và gửi cho bộ phận giao hàng sau đó bộ phận giao hàng lấy chữ ký xác nhận từ khách hàng khi chuyển giao hàng hóa xong)
- Ở 4.0 thủ kho ghi sổ và lưu giữ chứng từ liên quan.
Sơ đồ 1. 4 Lưu đồ dòng dữ liệu quy trình bán hàng - thu tiền
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này trình bày những vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ về doanh thu và hoạt động thu tiền trong các doanh nghiệp. Trước hết, trình bày những vấn đề chung về KSNB, khái niệm, đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng - thu tiền và xác định các thủ tục kiểm soát cần thiết.
Đây sẽ là cơ sở lý luận cho việc phản ánh thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty TNHH Tâm Hữu Dũng từ đó tìm ra giải pháp nhằm hoàn thiện hơn KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TÂM HỮU DŨNG 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triểnGiới thiệu chung về công ty: Giới thiệu chung về công ty:
- Tên giao dịch: Công ty TNHH Tâm Hữu Dũng
- Loại hình hoạt động: Công ty TNHH hai thành viên
- Mã số thuế: 0107119569
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Căn A4 tổ hợp VP, TTTM và nhà ở, 257 giải
phóng, P. Phương Mai, Q. Đống Đa, Thành Phố Hà Nội
- Văn phòng giao dịch: P3124, CT2 Toà nhà The Pride, Tố Hữu, P. La Khê, Q.
Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Đại diện pháp luật: Bùi Thu Hương
- Điện thoại: 035.468.5883
- Địa chỉ mail: tamhuudung15@gmail.com
- Website chính: https://tamhuudung.com/
Quá trình phát triển:
- Được thành lập vào ngày 17/11/2015, Công ty TNHH Tâm Hữu Dũng đặt
trụ sở chính ở Hà Nội cùng khát vọng sẽ trở thành nhà sản xuất và cung cấp các mặt hàng thực phẩm sấy với độ phủ sóng rộng khắp cả nước và xuất khẩu ra các khu vực.
- Trong quá trình phát triển, Tâm Hữu Dũng luôn nỗ lực hết sức để mang đến
cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất và có lợi cho sức khỏe. Thị trường bán hàng chủ yếu của Tâm Hữu Dũng là các kênh siêu thị: Hệ thống siêu thị Lotte, Vinmart và Big C'’...trên toàn quốc (Chiếm khoảng 90%), bên cạnh đó là các hệ thống bán lẻ khác.
- Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tâm Hữu Dũng trong năm 2015 đến
2018 chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại, thu mua nguyên liệu sau đó đóng gói và tiêu thụ. Đến năm 2019 công ty chuyển mình sang một lĩnh vực mới là sản xuất và đầu tư, đưa sản phẩm của mình đến các thị trường quốc tế: Nhật Bản,
Hàn Quốc... Cũng trong năm 2019 Tâm Hữu Dũng đặt nhà máy chế biến hoa quả sấy rộng hơn 15000m2 tại Yên Châu, Sơn La. Toàn bộ hệ thống nhà máy công ty sẽ tiến hành sản xuất theo tiêu chuẩn ISO.
- Công ty đã đạt tốc độ tăng trưởng nhanh chóng chỉ qua 4 năm kể từ khi thành
lập, từ chưa có doanh thu khi mới thành lập năm 2015 đến đạt doanh thu 101 tỷ năm 2018 và hướng tới mức doanh thu trên 200 tỷ năm 2019.
- Đặc biệt, Tâm Hữu Dũng đã vinh dự đạt được giải thưởng Hàng Việt Nam
chất lượng cao do người tiêu dùng bình chọn. Niềm tin của khách hàng chính là giải thưởng lớn nhất dành cho Công ty, là động lực để công ty ngày càng phát triển.
Các sản phẩm chủ yếu:
- Hiện tại, các sản phẩm của Tâm Hữu Dũng bao gồm: Các loại trái cây sấy
(Xoài sấy dẻo, mít sấy, chuối sấy, khoai lang sấy, ..); Các loại hạt dinh dưỡng sấy (hạt điều, hạt macca, hạnh nhân, hạt dẻ cười, ...); các sản phẩm từ dừa (bánh dừa nướng, dừa sấy giòn, ...); Các sản phẩm từ trái Nhàu (Viên nhàu, bột nhàu, trà nhàu, nước ép nhàu), Cà phê (cà phê dừa. cà phê sầu riêng) và nhiều sản phẩm khác.
2.1.2 Chức năng hoạt động và nhiệm vụ của công ty2.1.2.1. Chức năng hoạt động