2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Tại Tâm Hữu Dũng thì môi trường kiểm soát được coi là một nhân tố nền tảng để KSNB có thể đạt được hiệu quả cao nhất, bào gồm những yếu tố sau:
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo
đức: trong Tâm Hữu Dũng từ lãnh đạo đến các nhân viên luôn đề cao việc thực hiện
các giá trị đạo đức thuần túy của Việt Nam cũng như các quy tắc đạo đức nghề nghiệp được xây dựng trên nguyên lý đạo đức cơ bản.
Chính sách và thông lệ về nhân sự: Ban lãnh đạo công ty quản lý nhân sự theo phương châm coi đội ngủ nhân viên là yếu tố tất yếu để quyết định sự thành
công của công ty để từ đó có thể tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể phát huy được đầy đủ năng lực và phát triển thế mạnh bản thân:
- Chính sách nhân sự: mỗi nhân viên qua thử việc sẽ được ký hợp đồng thử
việc từ 01-02 tháng với công ty và với số lương thỏa thuận (không dưới 85% số lương được hưởng của công việc đó), mỗi người sẽ có phiếu đánh giá công việc để xem mức độ phù hợp với công việc như nào, và hiệu quả đạt được trong công việc ra sao. Chính sách lương thưởng hay về cơ hội thăng tiến được ghi rõ trong hợp đồng lao động để đảm bảo sự công bằng cho đôi bên. Hơn thế nữa Tâm Hữu Dũng còn có các gói phúc lợi ưu đãi phi tài chính để đảm bảo sức khỏe cũng như vấn đề tài chính cho nhân viên của công ty.
- Chính sách đãi ngộ tài chính: lương của nhân viên sẽ bao gồm lương cơ bản
được thống nhất đôi bên kí trên hợp đồng lao động, lương phụ cấp tùy thuộc theo chức vụ, thưởng năng suất. Tiền lương của nhân viên sẽ được trả vào ngày 10 đến 15 hàng tháng. Bên cạnh đó công ty còn có các chế độ phúc lợi kèm theo như: tặng quà lễ, tết, tổ chức sinh nhật cho các nhân viên có sinh nhật trong tháng, thưởng tháng, quý cho nhân viên xuất sắc, trợ cấp các khoản xăng xe đi lại ăn uống cho trường hợp nhân viên được cử đi công việc của công ty theo chỉ thị lãnh đạo.
- Chế độ nghỉ phép: Người lao động được ký Hợp đồng chính thức với công ty
từ đủ 12 tháng làm việc liên tục trở lên thì sẽ được nghỉ phép 12 ngày/1 năm. Người lao động ký Hợp đồng chính thức và làm việc liên tục tại Công ty từ 05 năm trở lên thì sẽ được nghỉ thêm 01 ngày phép.
Sự tham gia của Ban quản trị (bao gồm Ban giám đốc, trưởng bộ phận): Tổng Giám đốc là người đứng đầu trong bộ máy quản trị cũng như phê duyệt các khoản chi tiêu lớn. Các cấp lãnh đạo tại từng bộ phận thì có nhiệm vụ vừa là
Vấn đề Nội dung Rủi ro Giải pháp
Cam kết về năng lực: nhân sự trong công ty được chọn lọc, tuyển dụng dựa vào quy trình công khai và chặt chẽ. Các nhân sự trúng tuyển đều là người có năng lực và cam kết tận tâm với công ty
Triết lý và phong cách của Ban giám đốc: rõ ràng luôn chú trọng đến hoạt động kinh doanh. Quan điểm của ban giám đốc là kinh doanh lành mạnh, sử dụng tối đa nguồn lực, tài nguyên của công ty để từ đó đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt là phải kinh doanh theo luật, yêu cầu bộ phận kế toán phản ánh đúng, đủ, trung thực các số liệu trên BCTC để có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty nhằm cung cấp cho những người quan tâm trong và ngoài công ty những thông tin đáng tin cậy. Với những chỉ đạo, điều hành linh hoạt của ban giám đốc mà công ty đã không ngừng nâng cao uy tín trên thị trường.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: nhân sự trong công ty đều được phân công quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, các công việc tách biệt không chồng chéo phù hợp với năng lực trình độ của từng người. Việc phân công này tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm tuy nhiên thì có trường hợp nhân viên nay làm việc của nhân viên khác khi người đó vắng mặt, việc này được thực hiện dựa trên thủ tục ủy quyền đúng quy định. Đặc biệt là không nhận viên nào được thực hiện quá quyền hạn của mình khi chưa nhận được sự cho phép.
Cơ cấu tổ chức: như sơ đồ 2.1 đã nêu thì mỗi phòng ban, nhân viên thực hiện đúng quy định.
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Hiện tại thì Tâm Hữu Dũng đang thực sự xây dựng một quy trình đánh giá rủi ro cụ thể. Hàng năm thì phòng kiểm soát nội bộ trên công ty tổng sẽ cử đội kiểm soát viên để đi xác định các sai phạm tồn tại từ đó sẽ có các biện pháp khắc phục chứ không có bước đánh giá các khả năng có thể xảy ra
Qua kiểm toán nội bộ thì có một số vấn đề tồn tại đối với chu trình bán hàng và thu tiền:
Xử lý đơn đặt hàng 1. Chấp nhận bán hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán. 2. Người không có nhiệm vụ lại chấp nhận đơn đặt hàng của khách 1. Phát sinh nợ xấu khó đòi 2. Rủi ro đơn đặt hàng: có thể đơn đặt hàng không được xem xét đủ điều kiện gặp rất nhiều rủi ro như: Khách hàng không đủ khả năng thanh toán, chấp nhận đơn hàng quá sức với khả năng của công ty ( ví dụ nhận số lượng lớn trong thời gian ngắn)... - Có đầy đủ các mức xử phạt cho nhân viên vi phạm quy định xử lý đơn hàng gây thất thoát cho công ty - Xử lý nghiêm đối với các trường hợp làm không đúng nhiệm vụ của mình gây giảm doanh thu cho công ty.
Chuyển giao hàng hóa
1. Nhân viên không có phận sự lại tham gia vào quá trình kiểm hàng xuất kho và tiến hàng xuất gửi hàng
1. Có thể gây ra nhiều vấn đề liên quan đến hàng hóa: hàng hóa không được kiểm tra nghiêm ngặt, gây xuất hàng xấu ảnh hưởng đến hình ảnh công ty; hàng hóa bị tuồn ra - Đối với bộ phận kho và chuyển giao hàng hóa công ty cần có những quy định nghiêm ngặt về trách nhiệm của
2. Xuất hàng khi chưa cho phép 3. Xuất không đúng số lượng hay loại mặt hàng theo yêu cầu 4. Chuyển hàng đến sai địa chỉ trên hóa đơn hoặc nhầm đơn hàng với nhau. ngoài vì mục đích cá nhân thất thoát hàng hóa. 2. Gây thất thoát hàng hóa 3 và 4. Gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng có thể bị khách hàng phản ảnh xấu về công ty làm mất hình ảnh công ty mỗi người. - Đối với những cá nhân làm sai phận sự được giao phải xử lý nghiêm ngặt. Lập hóa đơn bán hàng 1. Mất hóa đơn bán hàng. 1. Không kiểm soát được khoản phải thu làm giảm doanh thu.
Phát sinh doanh thu là sẽ lập hóa đơn và ghi sổ luôn.
Để giảm thiểu rủi ro thì công ty cần tăng cường thực hiện các thủ tục kiểm soát để hệ thống KSNB có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra
- Đầu tiên, bộ phận bán hàng sẽ tiếp cận các đối tượng khách hàng tiềm năng, xác định nhu cầu sau đó tư vấn cho khách.
- Thu thập tài liệu của khách hàng sau đó hướng dẫn họ về các bước đặt hàng
Các chốt kiểm soát:
- Ban Giám đốc sẽ phê duyệt các chính sách bán hàng mà bộ phận bán hàng
trình lên. Sau đó trưởng phòng kinh doanh sẽ cử các nhóm lên kế hoạch để quảng bá sản phẩm đến với khách hàng, tìm ra phương án hợp lí và tiến hành
Bước 2: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:
- Nhân viên kinh doanh sẽ có trách nhiệm thu thập đầy đủ thông tin cũng như
giấy tờ cẩn thiết từ người mua (từng mục sẽ quy định trong đơn đặt hàng)
- Nhân viên kinh doanh sẽ đối chiếu các thông tin, giấy tờ của khách hàng
nhằm đảm bảo tính đầy đủ hợp lệ hợp pháp theo đúng quy định bán hàng của Công ty.
- Sẽ có hai trường hợp:
✓Nếu giấy tờ khách hàng cung cấp hợp lệ và yêu cầu mua hàng phù
hợp với quy định, chính sách của công ty thì nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng, đưa cho trưởng phòng kinh doanh xét duyệt và kí nhận sau đó giao cho bộ phận kho để tiến hành sản xuất và giao hàng.
✓Còn trong trường hợp các yêu cầu của khách hàng nằm ngoài quy
định hay các giấy tờ không hợp lệ mà nhân viên không có quyền hạn giải quyết thì cần phải trình lên trưởng phòng kinh doanh để xin ý kiến, cần lưu ý chỉ từ chối khi trưởng phòng kinh doanh đồng ý.
- Đặc biệt đối với khách hàng trả sau thì cần xem xét cẩn trọng khả năng thanh
toán phải trình đầy đủ thông tin và hồ sơ để trưởng phòng kinh doanh xem xét, ban giám đốc xét duyệt sau đó mới tiến hành các bước sau.
- Sau các bước trên sẽ tiến hành lập hợp đồng mua bán với đầy đủ chữ ký của
các bên liên quan.
Các chốt kiểm soát:
- Cần có các giấy tờ cần thiết cho việc chấp nhận đơn đặt hàng của từng loại
- Nhân viên phụ trách chốt đơn hàng phải tiến hành kiểm tra các loại giấy tờ cần thiết trước khi đưa cho cấp trên xét duyệt.
- Tất cả các giấy tờ thông qua đơn đặt hàng và tiến hành kí hóa đơn phải có
chữ kí của nhân viên chốt hóa đơn và trưởng phòng kinh doanh.
- Quy định bằng văn bản các trường hợp trong quyền hạn giải quyết của nhân
viên hay trưởng phòng kinh doanh.
- Quy định về việc lập hợp đồng đối với bán chịu
Bước 3: Thu tiền và lập hóa đơn:
- Sau khi phê duyệt đơn đặt hàng của khách hàng thì sẽ tiến hành thu tiền đối
với khách hàng (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)
- Với trường hợp trả tiền ngay thì khách hàng cần tiến hành gửi tiền ngay,
hàng gửi bán thì sẽ tiến hành thu tiền vào cuối tháng, còn hàng mua chịu thì sẽ trả trước số tiền được quy định trong hợp đồng mua bán.
- Kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu, lập hóa đơn 3 liên bao gồm đầy đủ chữ kí
(thủ quỹ, kế toán doanh thu, kế toán trưởng và khách hàng)
- Kế toán sau đó tiến hành hạch toán doanh thu vào các phần mềm kế toán
- Chuyển phiếu thu và hóa đơn GTGT liên 2 cho khách hàng còn liên 3 giao
lại cho phòng kinh doanh cùng với đơn đặt hàng của khách (đã có phê duyệt của các nhân viên liên quan)
Các chốt kiểm soát:
- Quy định rõ về việc thanh toán đối với khách hàng trả chậm, có các mức
chiết khẩu phù hợp.
- Quy định bằng văn bản về việc lập hóa đơn cần đầy đủ chữ kí xác nhận của
nhân viên liên quan.
Bước 4: Giao hàng cho khách và tiến hành theo dõi công nợ:
- Bộ phận kế toán tiến hành gửi hóa đơn đến bộ phận kho, trưởng bộ phận sản
xuất và kho vận sẽ tiến hành kí duyệt phiếu xuất kho tiến hành xuất kho và lập phiếu giao hàng, sau đó vận chuyển đến với khách hàng.
- Sau khi giao cho khách hàng bộ phận kế toán tiến hành theo dõi công nợ.
Các chốt kiểm soát:
- Nhân viên kinh doanh sẽ có trách nhiệm thu hồi công nợ kho đã đến hạn thanh toán.
Thủ tục kiểm soát chu trình thu tiền và bán hàng:
Bước 1: Tiến hành in ấn phiếu giao hàng và hóa đơn:
- Sau khi phòng kinh doanh tiến hành xử lý xong tất cả các thủ tục đặt hàng thì
sẽ lập hóa đơn và gửi cho bộ phận kho vận, sau đó trưởng bộ phận kho vận sẽ tiến hành lập trình và in phiếu giao hàng ( có đầy đủ chữ kí của người liên quan)
- Giá bán được duyệt là bao gồm cả giá hàng hóa, chi phí vận chuyển, giảm
giá, chiết khấu.
Các chốt kiểm soát:
- Quy định thông tin có trên phiếu giao hàng và hóa đơn bán hàng.
- Quy định rõ về chiết khấu hàng hóa được viết trong hợp đồng mua bán.
Bước 2: Theo dõi hóa đơn bán hàng:
- Nhân viên giao hàng ( bộ phận kho vận ) và nhận viên kế toán phụ trách lập
hóa đơn cần theo dõi các số liệu trên hóa đơn và phiếu giao hàng để phát hiện lỗi nếu có.
- Kế toán theo dõi nợ phải thu thì sẽ lập bản kê theo dõi tình hình công nợ để
gửi cho khách hàng.
Các chốt kiểm soát:
- Quy định rõ về mức xử lý với trường hợp số liệu không khớp trên hóa đơn so
với phiếu giao hàng
> Các thủ tục kiểm soát cần được thực hiện ở tất cả các bộ phận liên quan đến chu trình để không xảy ra sai sót trong quá trình kinh doanh ảnh hướng đến đơn vị
- Thủ tục đối chiếu công nơ
Thủ tục đối chiếu công nợ:
- Sau mỗi một tháng trong mỗi quý bộ phận kế toán sẽ phải đối chiếu công nợ,
so sánh giữa số tiền thu được và các hóa đơn GTGT đã xuất, cũng như kiểm tra việc trả tiền của các khách hàng trả chậm hoặc việc thu tiền từ các hoạt đông gửi bán ở các siêu thị.
- Bộ phận kế toán có trách nhiệm lập các biên bản đối chiếu công nợ cho từng
Các chốt kiểm soát:
- Quy định rõ về biên bản đối chiếu công nợ và sổ sách theo dõi công nợ
2.2.2.4. Thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin:
Hiện tại Tâm Hữu Dũng đang sử dụng phần mềm kế toán MISA để lưu trữ thông tin kế toán, quản lý tài chính công ty, đây được coi là công cụ đắc lực giúp Tâm Hữu Dũng thống kê nợ và trị số thặng dư đưa ra số liệu cụ thể cho công ty. Sử dụng phần mềm này giúp bộ phận kế toán bớt phần việc tính toán nợ có vào cuối mỗi kì kế toán và phần mềm này cũng có chế độ bảo mật tốt phù hợp với Tâm Hữu Dũng.
Hình 2. 6 Giao diện phần mềm kế toán Misa
Trao đổi thông tin:
- Mỗi nhân viên trong công ty có yêu cầu lập một tài khoản zalo và một tài
khoản mail để trao đổi thông tin thông qua 2 kênh trên. Tại văn phòng công ty ở P3124, CT2 Toà nhà The Pride, Tố Hữu, P. La Khê, Q. Hà Đông, Thành Phố Hà Nội các phòng ban được thiết kế khá gần nhau để tiện trao đổi thông tin, nhân viên các phòng ban thi ngăn cách nhau bởi một vách ngăn giữa các bàn. Để trao đổi
hoạt động hay văn bản phản hồi việc thực hiện công việc như nào đã đạt yêu cầu chưa ...); bên cạnh đó cấp dưới cũng có thể phản hồi với cấp trên về các hoạt động của tổ chức thông qua hòm thư góp ý, hay báo cáo hàng ngày thông qua gửi văn bản trên nhóm ở zalo.
- Nhân viên bán hàng của bộ phận sau khi tiếp nhận thông tin đặt hàng của
khách hàng thì sẽ tiến hành lập lệnh bán hàng, sau đó sẽ gửi thông tin bán hàng cho kế toán qua mail công ty, đối với khách hàng trả chậm thì sẽ chờ bên kế toán xét duyệt sau đó tiến hành lập lệnh bán hàng, với thủ tục này thì hình thức trao đổi chủ yếu là trực tiếp hoặc qua mail công ty.
- Sau khi đơn đặt hàng được duyệt, lập xong hóa đơn thì sẽ tiến hành gửi mail
hóa đơn GTGT xuống bộ phận kho để lập phiếu xuất kho, chuyển trực tiếp phiếu xuất kho đến bộ phận chuyển giao hàng hóa, bộ phận chuyển giao hàng hóa sẽ trực tiếp giao hàng cho khách hàng cùng với các chứng từ liên quan sau đó nhận chữ ký