2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay thì bất kể là doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì đều cần một bộ máy quản lý hiệu quả để lái công ty đi đúng hướng. Bộ
máy quản lý luôn đứng vai trò lãnh đạo điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chính vì vậy doanh nghiệp muốn đạt hiệu quả cao trong kinh tế cần xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp. Hiện nay Công ty TNHH Tâm Hữu Dũng tổ chức quản lý theo mô hình sau:
Sơ đồ 2. 1 Sơ đồ bộ máy quản lý
(Nguồn: Hồ sơ công ty)
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận:
- Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên hoạt động theo quy định tại điều lệ công ty, đây được coi là cơ quan đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tại công ty: Bổ nhiệm và bãi miễn Phòng giám đốc, chọn lựa sản phẩm mới, thông qua các quyết định xây dựng hay mua sắm cơ bản hoặc mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn, đưa ra ý kiến khuyến cáo nhằm điều chỉnh hay bổ sung chiến lược kinh doanh của công ty.
- Phòng giám đốc: trực tiếp lãnh đạo quản lý mọi hoạt động của công ty. Ban giám đốc có nhiệm vụ nắm bắt tình hình hoạt động của công ty, từ đó đề ra các chiến lược phát triển đúng đắn cho công ty; Nghiên cứu thị trường, đối thủ, người
- Phòng tài chính - kế toán: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chế độ kế toán; Bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán; Quản lý và đảm bảo nguồn vốn hoạt động kinh doanh; Xác định kết quả kinh doanh, lập BCTC; Thanh quyết kịp thời cho người lao động, khách hàng, nhà cung cấp.
- Khối sản xuất và kho vận: chịu trách nhiệm thu mua nông sản theo đơn, kiểm thành phẩm nhập kho theo đơn và tiến hành sản xuất sản phẩm theo đúng quy trình sau đó thực hiện vận chuyển sản phẩm đến khách hàng.
2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Tại công ty Tâm Hữu Dũng, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung tức là mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán, dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng chứ không tổ chức kế toán riêng ở các bộ phận, chỉ phân công việc cho kế toán viên xử lý. Sơ đồ bộ máy kế toán được trình bày bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2. 2 Bộ máy kế toán của công ty Tâm Hữu Dũng
(Nguồn: Hồ sơ công ty) Bộ máy kế toán của công ty có hoạt động hiệu quả hay không là phụ thuộc lớn vào việc phân công công việc giữa các nhân viên kế toán trong phòng ban, cụ thể tại Tâm Hữu Dũng các nhân viên có nhiệm vụ như sau:
- Kế toán trưởng: tại bộ phận kế toán của công ty thì kế toán trưởng được coi là người quản lý, chỉ đạo mọi hoạt động cũng như kiểm tra công tác tài chính kế
toán của công ty; cũng như tham mưu giúp ban giám đốc các vấn đề liên quan đến tài chính kết toán và đánh giá các phương án kinh doanh ở công ty. Kế toán trưởng cũng là người lập các báo cáo để cung cấp thông tin cho người có nhu cầu.
- Kế toán tống hợp: là người tập hợp doanh thu, chi phó, công nợ, ... từ đó lập các Báo cáo tài chính, kê khai, quyết toán thuế và nộp các loại thuế cho Nhà nước theo quy định thêm vào đó là lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu của BGĐ.
- Thủ quỹ: trong công ty thủ quỹ là người trực tiếp quản lý về tiền mặt chịu trách nhiệm về số dư của tài khoản tiền mặt tại quỹ cũng như xem xét về sự hợp lí của phiếu thu phiếu chi của công ty.
- Kế toán viên:
• Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt.
• Kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm về các giao dịch ngân hàng, thu
chi tiền gửi ngân hàng
• Kế toán doanh thu chịu trách nhiệm về các khoản doanh thu tại công
ty
• Kế toán chi phí chịu trách nhiệm ghi chép hạch toán các loại chi phí
trong quá trình kinh doanh
• Kế toán công nợ phụ trách các khoản phải thu khách hàng hay phải trả
nhà cung cấp.
• Kế toán tiền lương tính toán và hạch toán lương nhận viên.
• Kế toán lập bảng kê tổng quát
2.1.3.3 Hệ thống sổ sách kế toán Hình thức sổ kế toán sử dụng:
- Tâm Hữu Dũng có đặc điểm là có nhiều nghiệp vụ phát sinh nên để thuận
tiện cho công tác ghi sổ sách chính xác nhất thì kế toán công ty áp dụng kế toán chứng từ ghi sổ.
- Chứng từ ghi sổ gồm: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ; Sổ cái; Các sổ
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ:
- Các chứng từ kế toán hay bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được
kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán sẽ lập chứng từ ghi sổ, sau đó dựa vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó là ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán liên quan đến quá trình ghi sổ sẽ được dùng để ghi vào sổ kế toán có liên quan.
- Đến cuối tháng thì kế toán sẽ tiến hành khóa sổ để tình ra tổng sổ tiền của
các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó tính ra tổng phát sinh nợ, có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái sau đó lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu các số trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết thì kế toán sẽ
tiến hành lập báo cáo tài chính.
- Trong quá trình đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo: Tổng phát sinh Nợ và tổng
phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bằng nhau cũng như bằng số phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, số dư trên từng tài khoản phải bằng số tương ứng trên bang tổng hợp chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính
Sơ đồ 2. 4 Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính tại Tâm Hữu Dũng
Thực hiện hàng ngây Thưc tiện CUỐI thăng Đô< chiểu
Ke toán viên có trách nhiệm phân loại các chứng từ định khoản sau đó nhập chứng từ vào phần mềm máy tính sau đó các dữ liệu sẽ được xử lý tự động vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản, các bảng kê.