2.2.1. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH TÂMHỮUDŨNG HỮUDŨNG
2.2.1.1. Đặc điểm sản phẩm hàng hoá và phương thức bán hàng tại Công ty
a. Đặc điểm sản phẩm hàng hoá:
- Công ty Tâm Hữu Dũng kinh doanh các sản phẩm trái cây sấy, các loại hạt
dinh dưỡng, sản phẩm từ dừa, nhàu, cà phê...
- Thu mua các nông sản trong nước để thực hiện sản xuất kinh doanh.
b. Phương thức bán hàng:
- Thị trường đầu vào: thu mua nông sản ở các nơi trong nước sau đó đóng gói
và tiêu thụ.
- Thị trường đầu ra: hiện nay thị trường đầu ra chủ yếu của Tâm Hữu Dũng là
các hệ thống siêu thị trên cả nước bao gồm: Lotte, Vinmart, Big C.đến năm 2019 còn vươn ra một số nước ở khu vực châu Á như Nhật Bản, Hàn Quốc, ...
- Phương thức bán hàng: chủ yếu là hàng gửi bán và hàng thanh toán ngay và một số ít là thanh toán chậm (bán chịu)
- Phương thức thu tiền: tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Miêu tả chu trình bán hàng thu tiền:
- Nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và nhập liệu
vào máy sai đó gửi qua cho kế toán để đối chiếu thông tin của khách hàng, sau đó đưa ra quyết định nên tiến hành duyệt đơn hàng hay không.
- Đơn đặt hàng đã duyệt sẽ được chuyển đến kế toán máy để lập hóa đơn
GTGT, lập phiếu giao nhận và thanh toán.
- Khi thủ kho nhận được hóa đơn GTGT sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng và
đưa 1 liên của phiếu giao hàng cho nhân viên giao hàng
- Nhân viên giao hàng sẽ tiến hành giao hàng hóa cùng bộ chứng từ nhận được
cho khách hàng, sau đó khi giao hàng xong thì sẽ tiến hành nhận chữ ký của khách hàng vào các loại giấy tờ.
- Thủ quỹ sẽ nhận phiếu thu cùng tiền mặt từ nhân viên giao hàng sau đó tiến
hành ghi sổ và gửi phiếu thu tới kế toán công nợ
- Kế toán công nợ sẽ tiến hành cập nhật thông tin vào dữ liệu khách hàng và
ghi nhận doanh số bán hàng.
2.2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán bán hàng và thu tiền tại Công ty
a) Hệ thống chứng từ kế toán:
Một số chứng từ kế toán được Công ty sử dụng như: phiếu mua hàng, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, biên lai thu tiền, hóa đơn bán hàng, bảng kê doanh thu, giấy báo có, hóa đơn GTGT, phiếu yêu cầu mua hàng. Bên cạnh đó là các hợp đồng kinh tế kèm theo các cam kết..., bảng kiểm kê quỹ và các chứng từ khác...
b) Hệ thống tài khoản kế toán:
Tâm Hữu Dũng hiện nay đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư số 200/2014/TT-BTC. Các tài khoản được sử dụng trong chu trình là:
- TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 131 - Phải thu của khách hàng
Thông tin xu t hóa dtfn (Billing Information)ấ
CHI NHÁNH HÀ NỘI- CÔNG I Y cở PHÀN DICH VV THUONG MẠI TÔNG HdP
VINCOMMERCE
l ằng 3, Tower I, KDT l imes City,số 458 Minh Khai Phurmg Vĩnh Tuy. Quận Hai Bá Tnmg. Thảnh phổ Hà NỘI Vict Nam
Thông tin don háng (Information)
S đ n hàng (PO No.)ố ơ 4118426297 Ngày đ t hàng ặ (PO date) 28.04.2020
Ngườ ặi đ t háng (Purchaser) 102 • T.phâm công nghệ
So đi n tho i (TcI)ệ ạ
Ngày giao (Delivery Date) 06.05.2020 Ghi chú:
Nhà cung c p (Supplier): 2003823ấ
CÙNG I Y TNHH TÂM Hữu DŨNG
Căn A4. To họp Vàn phòng ITTM vả nhà o, 257 Giai phông, phường Phuong Mai, Quận Dong Da, TP- Hã NỘI, Việt Nam
Stt INO J_ Tên hàng (Item Description) Mã vạch
_______(Barcode) (Quantity)Sổ lượng DVT(Unit) (Unit Price)Đơn giá Thành tiên (VND)__________
IO 10190963 8936125671899 24,0 G IỐ 18.000 432.000
20 10190964 8936125672018 20,0 G IỎ 25.000 M t dâu l m đà l t khô 250g-DSứ ả ạ
500.000
l õng giá tr tr óc thu (Total excl Tị ư ế ∖ Λ
- 5¾ ( VAT HjU M∣
932.000 0
- TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu...
c) Quy trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty
- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: đối với quy trình bán hàng và thu tiền thì xử lý đơn đặt hàng chính là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình, đơn đặt hàng từ khách hàng có thể là lời đề nghị mua hàng đến từ khách tương lai hay hiện tại. Đơn đặt hàng của người mua là các đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua web của công ty, điện thoại đặt mua ... Dựa vào đơn đặt hàng thì nhân viên phụ trách sẽ xem xét để duyệt sau đó lập đơn bán hàng.
Hình 2. 1 Đơn đặt hàng của Vinmart ngày 28/04/2020
VinMart Trang 1 /1
28.04.2020 10:57:43
Đơn đặt hàng / Purchase Order
__________Dirực phê duyệt bới: Nguven Xuân Tú __________
ĐƠN ĐẠT HÀNG KHÁCH LẺ
Ngày: 29/04/2020
Khách mua hãng: Chi Ninh Cường So điện thoại KH: "θ9722O9491
Địa chì nhận hãng: Nhận hàng tại Văn phòng
Người lãm đom đặt hãng:
Phạm Thị Thu Huệ Phòng ban: Kh Kho hãng xuất: Kho văn phòng
Hmh thức giao hàng: Giao Trực tiep
Ghi nhận còng nợ : Chi Ninh Cường Hinh thức thanh toán: TMZCK
Thòi hạn thanh toàn: Thanh toán trong vòng 5 ngày sau khi nhận
hàng
Nội dung: Mua Trực tɪep
Xuat hóa đon: có không X
S T T TÊN SẢN PHẨM Q ii y HV T ĐạtSL ĐƠN GLi IHAXH TIỀN TRVƠC GHICHi 1 Nước nhâu Ion Lon Thù ng 3 144,00 0 432,0 00 ___________Tông (trước VAT)______ 3 432,000 ______________Tien VAT ___________ Tòng (sau VAT) 432,000 Ngày nhận háng Khác :
Người lãm đom hàng Trưởng phòng kinh
doanh Giám đôC kinh doanh Ban lãnh đạo
ΛSζp, ghi rõ họ tẻn) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Phạm Thi Thu Huệ Lưu Thi Thanh Minh Bùi Thu Hương
Hình 2. 2 Đơn đặt hàng của khách lẻ ngày 29/04/2020
Còng ty TNHH Tâm Hữu Dùng
Địa chi: Căn A4, tô hợp vàn phòng ITTM và nhà ờ, 257 Giai Phóng, Phương Maii Đỏng Đa, Hà Nội
NOTE:
- Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu: đối với việc bán chịu doanh nghiệp phải xem xét hết sức cẩn trọng vì đây được coi là “con dao hai lưỡi” đối với doanh nghiệp, bán chịu đối với doanh nghiệp sẽ giúp gia tăng doanh số nhưng cũng rất rủi
S T __________Tta ⅛⅝nχhθn. dx⅛ IU_________ Dtm .Itlnh Sfl lw⅜χ f -I Γ.d Thtahcita A ___________________B___________________ C 1 2 3*1x2 i Mtt ⅛e t⅜i⅛ι_____________________________M________ • ■ a∙P0M _______axĩ OM 1 Uu <4» loại I_____________________________ í N UflOM •*- CflntXtehtM________________________________• " ThuitfOttQTGT 10 ⅜ TitethuOGTGT tntte
_____________________________________Tteg Iitethach tote
_____________________________________IMroco
Sfl Ute 'xát btog íhữ Urr ∙T4U lr∙> MM*t Mt ɪɪfkn 4*Mf AM
hay bán chịu một phần. Công ty cũng có các khoản chiết khấu phù hợp để khách hàng trả tiền đúng hoặc trước hạn.
- Chuyển giao hàng hóa: Sau hai bước trên thì hai bên sẽ có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận kho sẽ nhận lệnh xuất kho sau đó dựa trên các thông tin trên đơn đặt hàng tiến hành xuất kho và chuyển giao hàng.
Hình 2. 3 Phiếu giao hàng ngày 24/04/2020
Lập hóa đơn đồng thời ghi sổ nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng chính là chứng từ bao gồm đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, số lượng, thông tin bên mua, giá cả thanh toán ...). Tổng số thanh toán sẽ bao gồm: giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các loại thuế theo luật như GTGT. Hóa đơn bán hàng sẽ bao gồm 3 liên: liên 1 và liên 3 sẽ được lưu lại để ghi sổ và theo dõi thu tiền còn liên 2 sẽ được giao cho khách hàng. Bước lập hóa đơn đặc biệt quan trọng vì nó vừa cung cấp cho khách hàng đầy đủ thông tin thanh toán hay thời hạn thanh toán vừa là căn cứ để kế toán hạch toán sổ ghi cũng để theo dõi các khoản phải thu.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ ClA TẢNG
/lển M M” cũa kte ír* ẩifi tịt}
VỆỂ} ti Mtef
Hình 2. 4 Hóa đơn GTGT
Sổ tu khote
MiuUI OIOTKTO OOl Kỹ lute MD Irt ú: OMlor Ecm n bin hteg CθNG TY TNHH TAM HỨV DÙNG
Mlidthiil OKTHtSii DiaeM
Ho ttn πnftι mua Elnạ
Tte đtmXi CÔNG TY co PMAN PMAT TWiN VP
Mliflthxil 0107104222
Eja ch: Sfl ỉ IB TrtD Quflc Tc te Phiaost MtDg Bte Qute Hote KitaD. Mt Nflk ViOt Nam
- Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền: kế toán có nhiệm vụ kiểm sóa các khoản phải thu tránh các gian lận xảy ra. Kiểm soát viên cần đảm bảo rằng tất cả số tiền phải được ghi vào sổ, số tiền thu được thì sẽ được nhập vào quỹ tiền mặt hoặc được gửi vào ngân hàng.
- Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được: đối với những khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi thì công ty có yêu cầu thẩm định rõ ràng lí do không thu được tiền. Đối với những khoản này sau khi thẩm định khách hàng bị phá sản hoặc vì lí do bật khả kháng nào đó thì cần chuyển thành nợ khó đòi và xóa sổ nợ phải thu.
- Lập dự phòng phải thu khó đòi: đối với các khoản phải thu khó đòi thì vào cuối niên độ kế toán, kế toán chiếu theo quy định của Bộ Tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán của công ty để lập dự phòng phải thu khó đòi.
Hình 2. 5 Tổng hợp công nợ phải thu từ ngày 01/02/2020 đến ngày 27/04/2020
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công TyTNHH TÂM HỮU DŨNG