— thu tiền
Hiện tại thì hệ thống KSNB đối với chu trình thu tiền và bán hàng của Tâm Hữu Dũng bên cạnh những ưu điểm thì còn một số mặt tồn tại cần được nhanh chóng hoàn thiện và khắc phục như:
Về môi trường kiểm soát:
- Đối với một số lần tuyển nhân sự nhà quản lý của Tâm Hữu Dũng đã đánh
giá nhân viên dựa trên cảm tính mà không thật sự dựa vào năng lực cá nhân, chính vì vậy đôi khi làm cho hiệu suất làm việc của nhân viên đó không đảm bảo được trong công việc.
- Nguồn nhân lực bị hạn chế khi đến mua cao điểm: các dịp lễ trong năm đặc biệt là Tết Nguyên đán, nhân viên thường xuyên phải tăng ca đến muộn, có nhiều nhân viên không chịu được áp lực nên đã xin nghỉ việc, trong mùa cao điểm lại không tuyển được nhân viên, trong trường hợp này cách giải quyết của nhà quản lý là để các nhân viên làm thêm công việc đáng lẽ của người khác, dẫn đến tình trạng nhân viên quá tải công việc, có khi phải làm đến tận tối muộn mới giải quyết xong.
- Đến mùa cao điểm thì có tuyển nhân sự nhưng không có thời gian đào tạo
chuyên sâu, làm cho các nhân sự mới chưa quen việc có thể làm theo cảm tính chứ không dựa trên năng lực dẫn đến các quyết định sai lầm ảnh hưởng đến cả quá trình kinh doanh.
Ví dụ như: nhân viên chốt đơn hàng mới chưa được đào tạo hết về việc xem xét khách hàng để chốt đơn đã chốt đơn với khách hàng không có khả năng thanh toán nên gây ra một khoản nợ khó đòi cho công ty.
- Chính sách lương thưởng của công ty vào mùa cao điểm cũng như các tháng
bình thường nên không thu hút được nhân viên không tạo được động lực làm việc để nhân viên cống hết nhiều hơn bình thường.
về quy trình đánh giá rủi ro:
- Hiện tại tồn tại lớn nhất của Tâm Hữu Dũng là chưa có bộ phận riêng thực
hiện phân tích đánh giá rủi ro và bộ phận kiểm toán nội bộ, chức năng của hai bộ phận này đều do bộ phận KSNB thực hiện. Bộ phận kiểm toán nội bộ hiện tại chưa được tổ chức nên đơn vị vẫn có nguy cơ tiềm ẩn các rủi ro, sai phạm trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo hay trong việc bảo mật thông tin của đơn vị. Thêm vào đó thì những khiếm khuyết của KSNB cũng không được công ty phát hiện và điều chỉnh kịp thời.
- Quy trình đánh giá rủi ro của Tâm Hữu Dũng trên thực tế chưa xây dựng
được phương pháp mô hình để phân tích mức độ và khả năng xảy ra rủi ro từ đó có biện pháp phòng tránh thích hợp. Hiện tại còn đang ở mức phát hiện được rủi ro sau đó mới tránh, tồn tại này được đánh giá là gây thiệt hại rất nhiều cho công ty.
- Đánh giá rủi ro tại công ty hiện tại vẫn còn dựa vào cảm tính, tính chủ quan
của KSNB dẫn đến bỏ sót do cố ý hoặc cố tình các rủi ro.
- Hiện tại thì Tâm Hữu Dũng đang mắc phải tồn tại trong việc kiểm soát đơn đặt hàng, vì nhân viên kinh doanh vẫn chấp nhận giải quyết đơn đặt hàng qua điện thoại, tác giả cho rằng việc nhận đơn đặt hàng qua điện thoại tồn tại rất nhiều rủi ro về sự chính xác của thông tin. Ban quản trị cũng chưa có văn bản quy định về vấn đề này.
- Các biện pháp xử phạt về sai thông tin, thiếu tài liệu hóa đơn hiện tại chưa
được thực hiện một cách rõ ràng.
- Tâm Hữu Dũng cũng chưa giải quyết đối với việc nhân viên tiến hành giải
quyết các đơn đặt hàng mà bản thân khách hàng không đủ khả năng thanh toán.
về hê thống thông tin và trao đổi thông tin
- Hiện tại thì các hệ thống thường xuyên nâng cấp cập nhật nhiều nhân viên
không kịp cập nhật cách thức hoạt động.
- Hiện tại thì Tâm Hữu Dũng đang chưa có các quy định về việc lưu giữ các
thông tin chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, nhiều thông tin được nhân viên truyền miệng sau đó xảy ra sai sót thì lại dẫn đến tranh chấp.
về giám sát:
- Như đã nói công ty hiện tại không có bộ phận kiểm soát riêng mà việc giám
sát chủ yếu do ban quản trị thực hiện, điều này có thể gây sai sót vì sự chủ quan của các trưởng phòng đối với nhân viên phòng mình.