3.2.3.1. Tại văn phòng công ty:
a) Thủ tục kiểm soát bán hàng
- Về đơn đặt hàng công ty cần có mẫu đơn đặt hàng để khách hàng có thể thực
hiện theo, yêu cầu phải đúng mẫu đơn mới thực hiện xét duyệt bán hàng từ đó có thể kiểm soát được tính xác thực của bán hàng.
- Tất cả các chứng từ bao gồm: đơn đặt hàng, đơn bán hàng, phiếu xuất kho
phải được lưu cùng nhau.
- Thực hiện đánh số thứ tự đơn đặt hàng ghi sổ sau đó chuyển đến các bộ phận
- Đối với đơn đặt hàng mua chịu cần liên hệ ngay với Trưởng phòng kinh doanh luôn đồng thời đối chiếu thông tin khách hàng với bộ phận kế toán để xem có thể xét duyệt hay không.
b) Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng
- Có thể xây dựng quy định kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán với nhau,
cũng như ban quản trị đột xuất kiểm tra việc kiểm kê tiền mặt vào cuối tuần hay cuối tháng.
3.2.3.2. Tại bộ phận kho:
a) Thủ tục kiểm soát bán hàng:
- Yêu cầu trưởng bộ phận kho mới được xuất phiếu xuất kho.
- Tăng cường kiểm soát việc nhập và xuất hàng hóa.
- Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phải xuất hóa đơn GTGT theo quy định.
- Xây dựng phần mềm quản lý hàng bán ra cũng như quản lý tồn kho, tránh
gây gian lận thất thoát hàng hóa.
b) Thủ tục kiểm soát thu tiền:
- Yêu cầu nhân viên giao hàng thu tiền hàng phải nộp đầy đủ hóa đơn và tiền
mặt về quỹ vào cuối mỗi ca trong ngày.
- Quy định về thời gian có thể nộp chậm doanh thu nếu trong ngày nhân viên
thu tiền chưa thực hiện được việc nộp luôn.