Bên cạnh các ưu điểm trong công tác kế toán bán hàng thì tại RES, cơ cấu tổ chức và vận hành kế toán vẫn còn tồn tại một vài những mặt hạn chế sau:
- Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ tuổi thiếu kinh nghiệm
Làm việc trong các bộ phận tại RES đều chỉ có 1-2 full-time quản lý và hầu hết là part- time hỗ trợ mà bộ phận kế toán chi nhánh cũng không phải ngoại lệ. Trong bộ phận kế toán chi nhánh của RES sẽ chỉ có nhiều nhất 2 full-time chịu trách nhiệm chính và thực hiện các công việc ghi nhận sổ sách, kí hóa đơn mua hàng, giữ quỹ chi nhánh và lập phiếu thu cho khách hàng, còn lại toàn bộ những công việc khác như nhập dữ liệu lên máy tính, phần mềm, lập hợp đồng cho khách hàng hay tính lương và trợ cấp cho nhân viên đều được thực hiện bởi các nhân viên part-time là sinh viên chưa ra trường và có thể không theo học chuyên ngành kế toán. Các bạn sinh viên chưa ra trường còn thiếu rất nhiều kinh nghiệm cũng như các kiến thức kế toán cần thiết nhưng lại được trực tiếp tham gia vào các công việc kế toán đòi hỏi tính cẩn thận, tỉ mỉ của một doanh nghiệp lớn. Từ đó, sẽ rất dễ xảy ra các nhầm lẫn và sai sót trong quá trình làm việc và ghi nhận giao dịch CCDV của chi nhánh.
- Sổ sách kế toán chi nhánh chưa đầy đủ
Tuy đóng vai trò chính trong việc ghi nhận doanh thu cho công ty, thế nhưng tại các chi nhánh, bộ phận kế toán vẫn còn khá phụ thuộc vào bên kế toán tổng - trụ sở chính. Toàn bộ các giao dịch thu chi của chi nhánh, sau khi nhập lên máy tính sẽ được kế toán tổng - trụ sở tổng hợp lại và ghi nhận vào các sổ cái và sổ Nhật ký chung. Còn tại chi nhánh chỉ sử dụng sổ quỹ tiền mặt để ghi nhận các khoản tiền thu của khách hàng và chi cho hàng hóa, dịch vụ mua ngoài. Việc này khiến cho bộ phận kế toán tổng của công ty bị dồn quá nhiều việc, khó đảm bảo được tính chính xác khi ghi nhận doanh
thu, chi phí của doanh nghiệp. Hơn nữa kế toán tại RES cũng chưa sử dụng sổ chi tiết từng tài khoản vào ghi nhận giao dịch mà sử dụng sổ cái thay cho sổ chi tiết.
- Hạch toán số tiền thanh toán trước của khách hàng vào doanh thu
Tại RES, khách hàng được yêu cầu thanh toán toàn bộ học phí trước khi bắt đầu tham gia các khóa học. Tuy nhiên, thay vì hạch toán số tiền đó vào doanh thu chưa thực hiện thì kế toán tại RES thực hiện hạch toán toàn bộ số tiền vào doanh thu CCDV.
- Hạch toán tiền hoàn lại khách hàng sau khi hủy hợp đồng vào chi phí khác
Tại RES, sau khi khách hàng cảm thấy không phù hợp với chương trình học sẽ yêu cầu hủy hợp đồng và hoàn lại học phí những khóa học mà học viên chưa tham gia. Sau khi được sự đồng ý của Kế toán trưởng và Giám đốc chi nhánh, kế toán lấy lại phiếu thu của khách hàng và photo chứng minh thư của khách hàng để xác nhận lấy lại tiền. Khoản tiền này được kế toán hạch toán vào TK 811 - chi phí khác thay vì các khoản giảm trừ doanh thu. Điều này làm cho các nhà quản lý không đánh giá được chính xác hoạt động bán hàng và CCDV của công ty.
- Chưa có phần mềm kế toán riêng
RES là một trong những trung tâm tiếng Anh lớn nhất tại Việt Nam hiện nay với số lượng học viên và chi nhánh cơ sở không ngừng gia tăng. Tuy nhiên, việc ghi nhận, hạch toán của kế toán còn khá đơn sơ, chưa có sử dụng phần mềm kế toán riêng hỗ trợ việc ghi nhận và quản lý các TK, khoản mục của công ty. Điều này gây ra rất nhiều khó khăn và phiền phức cho các kế toán khi phải quản lý số lượng lớn các giao dịch phát sinh trong kì kế toán của chi nhánh, doanh nghiệp.
- Không có sổ tách biệt giữa tiền mặt và tiền chuyển khoản
Tại RES, toàn bộ khoản tiền khách hàng thanh toán với trung tâm dù là bằng tiền mặt hay quẹt thẻ cũng đều được bên kế toán ghi chép lại vào sổ quỹ tiền mặt tại chi nhánh thay vì chia ra 2 sổ riêng. Việc này gây khó khăn rất nhiều trong việc kiểm soát tiền tại chi nhánh.
Dưới đây là những nguyên nhân dẫn đến tồn tại các hạn chế đó: - Yếu tố nguồn nhân lực
Với đặc điểm hoạt động là một trung tâm ngoại ngữ thu hút rất nhiều nhân lực trẻ là sinh viên của nhiều trường đại học, bên cạnh ưu điểm là sự năng động và sáng tạo, thế nhưng với những vị trí quan trọng, yêu cầu kinh nghiệm và sự cẩn thận như kế toán thì lại là một nhược điểm lớn. Số lượng kế toán full-time giàu kinh nghiệm còn ít so với khối lượng công việc quá lớn khiến cho tiến độ công việc chậm cũng như dễ xảy ra nhầm lẫn và sai sót trong quá trình làm việc.
- Chế độ kế toán của công ty
Chế độ kế toán, các quy định hạch toán, ghi nhận giao dịch tại RES còn sơ sài, thiếu chính xác dẫn đến việc ghi nhận các khoản mục sai, hạch toán chồng chéo các tài khoản. Bên cạnh đó, các nhà quản lý tại RES vẫn còn coi nhẹ, chưa nhận thức được tầm quan trọng của bộ máy kế toán, chưa dành sự quan tâm đúng mức cho việc xây dựng hệ thống và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán để đáp ứng yêu cầu ghi nhận giao dịch đầy đủ, khách quan, trung thực và kịp thời.
- Khối lượng công việc lớn và sự liên kết giữa kế toán trụ sở và kế toán chi nhánh còn yếu
Sự liên kết giữa bộ máy kế toán tại trụ sở và các chi nhánh còn mang tính cơ học, ghép nối. Công việc của kế toán tại trụ sở bị dồn lại quá nhiều trong khi các kế toán tại chi nhánh chưa thể san sẻ cùng, dẫn tới nhiều công việc dồn dập nên dễ gây chồng chéo, ách tắc.
3.3. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, cung cấp dịch vụ và xácđịnh kết quả bán hàng, cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH MTV Giáo dục RES