Công ty áp dụng sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính. Các doanh nghiệp tùy thuộc vào từng loại hình, quy mô và điều kiện kế toán của mình mà lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Theo Thông tư 133, có 5 hình thức ghi sổ kế toán:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
1.3.1. Hình thức kế toán nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của của hình thức kế toán Nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau :
+ Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt : Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền,...
+ Sổ cái : các tài khoản 155, 156, 157, 511, 632,.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết : Sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết bán hàng, sổ kế toán chi tiết.
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối phát sinh.
Sơ đồ Hình thức kế toán Nhật ký chung (Phụ lục 02)
1.3.2. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ để làm cơ sở ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp phải đảm bảo ghi theo trình ttự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng trong hình thức chứng từ ghi sổ là: + Sổ Cái
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ + Sổ cái các TK 111,112, 511, 632, 156, 155, 131, ...
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết bán hàng, sổ kế toán chi tiết.
Hằng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên, chứng từ gốc sau khi được kiểm tra được ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ sau khi được lập xong chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái. Cuối tháng khoá sổ tìm ra tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và số tổng số phát sinh Nợ, số tổng số phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ cái. Tiếp đó căn cứ vào Sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp đúng với nhau và số dư của từng tài khoản (dư Nợ, Dư Có) trên bảng cân đối phải khớp với số dư của tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên,
37
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
bảng cân đối số phát sinh được sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.
Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo cáo kế toán.
Sơ đồ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (Phụ lục 03)
1.3.3. Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng Nợ. Căn cứ vào chứng từ kế toán gốc đã được kiểm tra sẽ phân loại lấy số liệu và ghi vào các Nhật ký - chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết liên quan. Các sổ kế toán được sử dụng kết hợp với kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống.
Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng trong hình thức nhật ký chứng từ là: + Sổ tổng hợp: Sổ cái TK 511, 632, 157, 131, 111, 112
+ Sổ nhật ký và sổ chi tiết.
+ Nhật ký chứng từ số 8: ghi Có TK 131, 156, 155, 511, 641, ....
Sơ đồ Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ (Phụ lục 05)
1.3.4. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là sử dụng Nhật ký - Sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
thống hóa theo nội dung kinh tế, số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ cái dùng để lập Báo cáo tài chính. Hình thức này được áp dụng chủ yếu ở các DN có quy mô nhỏ.
Các sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng trong hình thức Nhật ký - Sổ cái: + Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký - Sổ cái
+ Các sổ, thẻ chi tiết: Sổ chi tiết HTK, sổ chi tiết thanh toán, sổ theo dõi thuế GTGT, sổ chi tiết bán hàng.
Hằng ngày, căn cứ chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ, kế toán định khoản rồi ghi trực tiếp vào Nhật ký - Sổ cái. Nếu các chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều lần trong ngày thì ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cuối ngày hay định kỳ (3-5 ngày) cộng các bảng kê chứng từ gốc cùng loại rồi lấy số tổng đó ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái.
Những nghiệp vụ kinh tế cần phải hạch toán chi tiết, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Cuối kỳ, cộng phát sinh trên sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ chi tiết để xác định số dư cuối kỳ của từng TK cấp 1 và cấp 2. Căn cứ vào số tổng và số dư trên sổ kế toán chi tiết, lập Bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết với các số liệu tương ứng trên Bảng cân đối tài khoản, nếu đã khớp đúng kế toán tiến hành lập Bảng cân đôí kế toán và các BCTC khác.
Sơ đồ Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Phụ lục 01)
1.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
39
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức nào sẽ có loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống sổ mẫu kế toán ghi bằng tay.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật Ký- Sổ cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Ket thúc chương 1 ta đã tìm hiểu về KTBH và xác định KQKD của doanh nghiệp thương mại, đề cập đến các vấn đề : nội dung, nhiệm vụ, yêu cầu và các nghiệp vụ phần hành cũng như các hình thức ghi sổ của KTBH. Như vậy, sang chương 2 ta đi sâu vào tìm hiểu về thực trạng KTBH và xác định KQKD tại Công ty Cổ phần Y dược Bảo An.
41
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y DƯỢC BẢO AN
2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Y dược Bảo An và ảnh hưởng của
các nhân
tố môi trường đến kế toán bán hàng tại công ty
2.1.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần y dược Bảo An.
• Tên công ty viết bằng tiếng Việt : CÔNG TY CỔ PHẦN Y DƯỢC BẢO AN
• Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: BAO AN PHARMACEUTICAL JOINT STOCK COMPANY
• Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 19, ngõ 40 phố Tô Vĩnh Diện, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Tp. Hà Nội, VN
• Điện thoại : 0989604336
• Loại hình công ty : Công ty Cổ phần
• Vốn điều lệ : 3.000.000.000 đồng
• Mã số thuế : 0107558076
• Người đại diện : Nguyễn Thùy Dung
Công ty Cổ phần Y dược Bảo An là một công ty có tư cách pháp nhân, được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 09/09/2016.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị
- Chức năng: Là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty
phải đảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lại
hiệu quả cao, góp phần tích lũy vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao
cho xã hội, đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho doanh
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
+ Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao đảm bảo uy tín cho khách hàng.
+ Kinh doanh các mặt hàng, dịch vụ theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích ban đầu thành lập công ty
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, tuân thủ nghiêm túc các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý kinh doanh; tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh doanh với các đối tác, khách hàng trong và ngoài nước
+ Đa dạng hóa ngành, nghề kinh doanh, mở rộng thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh của toàn công ty nhằm xây dựng và phát triển thành tập đoàn kinh tế có tiềm lực mạnh.
+ Không ngừng nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên, xây dựng môi trường kinh doanh cạnh tranh lành mạnh, môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp, có kỷ luật.
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh
Các ngành nghề kinh doanh hiện nay của Công ty bao gồm:
• Bán buôn máy móc, thiết bị y tế và phụ tùng máy khác
• Bán buôn thực phẩm chức năng
• Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình : Bán buôn thuốc, vacxin và sinh phẩm y tế, bán buôn dụng cụ y tế
• Sản xuất sản phẩm chịu lửa, cấu kiện kim loại
• Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển
• Sửa chữa máy móc, thiết bị, thiết bị điện tử và quang học
• Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
• Xây dựng nhà các loại, công trình đường sắt và đường bộ, công trình công ích, công trình kỹ thuật dân dụng khác
• Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí và hệ thống xây dựng khác
43
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị
Hoạt động kinh doanh của công ty có một số đặc điểm chính sau:
- Nguồn vốn của công ty được hình thành từ 3 nguồn vốn cơ bản: vốn tự bổ sung,
vốn vay và vốn huy động khác. Trong đó vốn tự bổ sung là chủ yếu.
- Đội ngũ lao động của công ty gồm 25 nhân viên. Số lượng người có trình độ đại
học và trên đại học chiếm 80%.
- Phạm vi hoạt động của công ty tương đối rộng nhưng thị trường mục tiêu là Hà Nội và các tỉnh miền Bắc.
- Đối tác của Công ty chủ yếu là các công ty Y dược, các nhà thuốc, bệnh viện,...
2.1.5. Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị
Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Sau đây là
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Luận văn tốt nghiệp ThS. Nguyễn Thanh Tùng
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản nhưng vẫn phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh:
- Giám đốc: Là người điều hành toàn bộ các hoạt động của công ty và chịu trách
nhiệm về việc thực hiên các quyền và nghĩa vụ được giao theo chức năng,
nhiệm vụ
ghi trong điều lệ công ty và kết hợp với Phó Giám đốc, kế toán trưởng và các phòng
ban chức năng điều hành hoạt động và phát triển của công ty.
- Phó Giám đốc: Là người trực tiếp giúp Giám đốc điều hành về công tác sản
xuất kinh doanh trong Công ty, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được
thực hiện đúng kế hoạch và đạt được các chỉ tiêu đã đề ra.
- Bộ phận Hành chính - Nhân sự : Là bộ phận giữ vai trò hướng dẫn, giữ vững