Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy tính
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức
kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng in được đầy đủ sổ kế toán vào báo cáo tài chính theo quy định.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy tính
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi
nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ
Chú thích: ---► Ghi thường xuyên - t Ghi cuối tháng hoặc định kỳ <---► Đối chiếu, kiểm tra số liệu
Sơ đồ 1.15: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
Kết luận chương 1
Trong chương này, bài luận đã phân tích, trình bày cụ thể và làm sáng tỏ về các vấn đề lý luận cơ bản trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh
nghiệp thương mại như các khái niệm cơ bản, vai trò của hoạt động, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh; nội dung các phương thức bán hàng, phương thức thanh
toán; các hình thức ghi sổ được sử dụng trong công tác kế toán kèm theo các biểu số biểu diễn cụ thể và cả những loại chứng từ được sử dụng trong kế toán. Và đây là cơ sở lý luận quan trọng làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK FUJI.
r ▼ 1 r ⅛ Phòng kinh doanh Phòng nhân sự Phòng kế toán Kho CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU FUJI 2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần XNK FUJI
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần XNK FUJI
Thông tin giao dịch:
Tên công ty: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Fuji Ngày thành lập: 07/07/2017
Giám đốc công ty: Nguyễn Công Dự Mã số thuế: 0107875928
Địa chỉ: Số nhà 24 D7, khu đô thị Đại Kim - Định Công, phường Đại Kim, Quận
Hoàng Mai, thành phố Hà Nội
Vốn điều lệ: 3.000.000.000 (3 tỷ đồng) Điện thoại: 0904022722
Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Fuji được thành lập ngày 07/07/2017, đã được
cấp giấy phép kinh doanh của Chi cục thuế quận Hoàng Mai. Từ số lượng ban đầu chỉ 50 nhân viên đến nay công ty đã phát triển lên con số 128 nhân viên, với một hệ thống phân phối xuất khẩu nhập khẩu, mua bán và dịch vụ trên khắp địa bàn thành phố Hà Nội
và nhiều tỉnh thành lân cận.
Phạm vi kinh doanh: Công ty kinh doanh thông qua các cơ sở trên cả nước.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty:
+ Chế biến sữa và các sản phẩm từ sữa
+ Phân phối, bán buôn, bán lẻ các loại hoa quả trong và ngoài nước (ngành chính).
35
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của Công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Thủ quỹ Kế toán công nợ
Kế toán bán hàng
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy tại công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Ban giám đốc: Là người đứng đầu đại diện cho toàn công ty trong việc vận hành,
quản lý tất các hoạt động của công ty.
Phòng kinh doanh: Tìm hiểu thị trường cũng như nắm bắt nhu cầu người tiêu dùng, lưu giữ thông tin khách hàng. Lập kế hoạch và xây dựng các phương án kinh doanh phù hợp, thực hiện công tác kinh doanh theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc công ty.
Phòng nhân sự: Quản lý đời sống của các cán bộ công nhân viên, theo dõi và làm
các thủ tục theo yêu cầu, thay mặt Ban giám đốc tiếp nhận hồ sơ và tuyển dụng lao động
cho công ty cũng như chấm dứt hợp đồng với người lao động.
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ thu thập, xử lý,ghi chép và cung cấp những thông tin cần thiết cho Ban giám đốc khi được yêu cầu và thực hiện các nghĩa vụ liên quan tới
thuế . Lưu trữ các chứng từ, sổ sách, hợp đồng của công ty. Phán ánh những thông tin về Tài sản, nguồn vốn với giám đốc cũng như tình hình sử dụng nó, lập BCTC kịp thời, đầy đủ, chính xác, đồng thời đề ra các giải pháp cần thiết để giúp công ty phát triển.
Kho: Xử lý việc nhập xuất hàng, quản lý theo dõi hàng trong kho.
36
2.1.3 Tổ chức Công tác kế toán tại công ty
Cơ cấu, bộ máy kế toán tại công ty
Ke toán trưởng
Kế toán thuế
Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức kế toán tại công ty
Kế toán hàng tồn
kho
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Kế toán trưởng: Đại diện chịu trách nhiệm trực tiếp trước công ty về công việc thuộc nhiệm vụ của phòng kế toán, có quyền chỉ đạo phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán.
Kế toán thuế: Có trách nhiệm lưu giữ các chứng từ, sổ sách gốc quan trọng. Lập báo cáo thuế, làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi được yêu cầu. Theo dõi tình hình biến động ngân sách thuế của công ty; tình hình giao nhận hóa đơn,xử lý các nghiệp vụ liên quan tới thuế; tính và nộp thuế vào ngân sách.
Thủ quỹ: Quản lý và chịu trách nhiệm về tiền mặt của công ty, theo dõi tình hình thu-chi dựa vào phiếu thu và phiếu chi tại công ty.
Kế toán công nợ: Theo dõi tất cả các hoạt động thanh toán của khách hàng cũng như của các nhà cung cấp hàng kỳ.
Kế toán bán hàng: Kiểm soát, ghi chép kịp thời, đầy đủ khối lượng, đơn giá của từng mặt hàng bán ra. Cung cấp thông tin cần thiết về hoạt động bán ra khi có yêu cầu của ban lãnh đạo
Kế toán hàng tồn kho: Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin liên quan tới hàng hóa
trong kho.
Hình thức kế toán áp dụng:
Hình thức kế toán Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán SAP.
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty cổ phần XNK FUJI hiện đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ Tài Chính.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12
Phương pháp, nguyên tắc kế toán áp dụng:
+ Tính và nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ + Tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
+ Tính giá hàng xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập + Kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc.
Hoạt động bán hàng:
Công ty áp dụng 2 hình thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ.
2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạiCông Công
ty cổ phần XNK FUJI
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ tại Công ty cổ phần XNKFUJI FUJI
2.2.1.1 Đặc điểm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty
Doanh thu bán háng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các hoạt động đồng thời chính
là nguồn thu chủ yếu để bù đắp các khoản chi phí và duy trì hoạt động của công ty. Loại
sán phẩm mà công ty cổ phần XNK FUJI kinh doanh chủ yếu là các loại hoa quả, rong nho được trưng bày bán ở các siêu thị, đại lý và bán buôn trên toàn quốc.
2.2.1.2 Chứng từ, tài khoản sử dụng
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ đầy đủ, ghi chép chính xác và kịp thời. Các giấy tờ sử dụng trong công ty phải được lập dựa theo biểu mẫu của BTC, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế tại công ty.
Chứng từ sử dụng tại công ty:
Hóa đơn GTGT (3 liên); Phiếu xuất kho (3 liên); Phiếu thu; Bảng kê xuất hóa đơn; Giấy báo Có của Ngân hàng và các chứng từ kế toán khác có liên quan.
Tài khoản sử dụng:
TK 511- Doanh thu Bán hàng và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng
các TK khác như TK 111,112,131,133 ...
Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp 2 bao gồm: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5118: Doanh thu khác
Sổ sách kế toán:
Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 511 và Sổ chi tiết các tài khoản.
2.2.1.3 Trình tự lập, luân chuyển chứng từ, hạch toán và ghi sổ
Đối với hình thức bán buôn
Hàng hóa sau khi đã được bộ phận kho kiểm tra kỹ càng về cả số lượng lẫn chất lượng sẽ được nhập vào kho. Rồi sau đó công ty gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng
để thông báo tới nhận hàng dựa theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã ký trước đó.
Căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế, kế toán lập hóa đơn GTGT gồm
3 liên, trên hóa đơn phải ghi rõ ràng và đầy đủ các mục như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán, trong đó: liên số 1 lưu tại cuống, liên số 2 giao cho khách hàng khi khách tới nhận hàng và liên số 3 kế toán sẽ giữ lại để làm căn cứ ghi chép sau này.
Dựa vào các thông tin trên hóa đơn GTGT đã lập, kế toán lập Phiếu xuất kho gồm
3 liên: liên 1 lưu lại, liên 2 giao cho thủ kho, còn liên 3 dùng để thanh toán.
Thủ kho kiểm tra và ký vào phiếu xuất kho, đồng thời xuất hàng cho khách theo phiếu xuất kho.
Đối với hình thức bán lẻ qua các siêu thị
Hàng hóa được trưng bày sẵn trong các kệ tủ của siêu thị, khách hàng có nhu cầu
mua sẽ tự đến chọn và lấy hàng sau đó mang ra quầy thu ngân để thanh toán.
Tại quầy, thu ngân sẽ quét mã vạch của hàng hóa, dữ liệu bán hàng tự động nhập
vào phần mềm máy tính, sau đó thực hiện thanh toán cho khách hàng đồng thời xuất hóa
đơn gồm 2 liên: Liên 1 lưu tại quầy cuối ngày chuyển về cho kế toán, còn liên 2 gửi cho
khách ký và giữ.
Khi tất cả các chứng từ gốc liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh được chuyển tới bộ phận kế toán, kế toán tập hợp, sắp xếp theo trình tự nhất định và tiến hành ghi nhận giá trị doanh thu đồng thời ghi chép số liệu các loại sổ sách.
Ví dụ minh hoa:
Ngày 09 tháng 12 năm 2020 xuất hàng bán cho Sở tài chính tỉnh Thái Nguyên theo hóa đơn GTGT số 0000043 và 0000044 ngày 09 tháng 12 năm 2020, số tiền lần lượt là 1.250.199đ và 130.000đ, Thuế GTGT là 5% và 10%, trả bằng chuyển khoản.
Hình 2.1: Hóa đơn GTGT ngày 09 tháng 12 năm 2020
(Nguồn: Số liệu tại phòng kế toán của Công ty cổ phần XNK FUJI)
Hình 2.2: Hóa đơn GTGT ngày 09 tháng 12 năm 2020
(Nguồn: Số liệu tại phòng kế toán của Công ty cổ phần XNK FUJI)
Tại ngày 09/12/2021, tại thời điểm khi đã xuất hàng và chuyển giao quyền sở hữu
cho khách đồng thời khách hàng chấp nhận thanh toán tiền qua ngân hàng, khi đó kế toán sẽ tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 1121 : 1.455.709 Có TK 511:1.380.199 Có TK 333:75.510
Dựa theo hóa đơn số 0000043, hóa đơn số 0000044(Hιnh 2.1 và Hinh 2.2) và Giấy báo có của Ngân hàng MSB (Hình 2.3) nhân viên kế toán phụ trách tiến hành ghi sổ Nhật ký chung (Hình 2.4), rồi sau đó từ Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái TK
511(Hιnh 2.5)
Hình 2.5: Sổ cái TK 511
(Nguồn: Số liệu tại phòng kế toán của Công ty cổ phần XNK FUJI)
'P XUẤT NHAP KHXU FUJI Mâu số: 02-VT
. KĐĨ Đai Kim - ĐỊnh Công. Phường Đại Kim. Quặn Hoàng Mai. TP.Hà Nôi (Ban hành theo ττ sô 133/2016/TT-BTC
ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bô Tài chinh)
PHIẾU XUẤT KHO SỐ: BHE43
Ngày 9 tháng 12 năm 2020 Nợŋɪ1
Có. 1561
2.2.2 Thực trạng công tác kế toán Giá vốn hàng bán tại Công ty cổ phần XNKFUJI FUJI
2.2.2.1 Đặc điểm chi phí Giá vốn hàng bán của công ty
Chi phí giá vốn hàng bán của công ty bỏ ra trong năm 2020 là loại chi phí có tỷ trọng cao nhất trong tổng số giá trị chi phí bỏ ra trong năm. Giá vốn hàng bán tại công ty là giá trị thực tế xuất kho của hàng hóa bán được bao gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho những hàng hóa đã bán ra trong kỳ.
Công ty cổ phần XNK FUJI đã áp dụng phương pháp tính giá xuất kho hàng bán
ra theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhậphàng. Nhân viên kế toán phụ trách sẽ xác định giá xuất đơn vị bình quân thực tế của hàng tồn kho theo công thức sau:
Giá xuất đơn vị Giá trị thực tế của loại hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau =
mỗi lần nhập Số lượng thực tế của loại hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập Có thể thấy rằng, phương pháp tính giá xuất này đã khắc phục được những hạn chế của phương pháp tính giá bình quân cả kỳ như là: Độ chính xác cao hơn và đáp ứng
kịp thời nhu cầu về thông tin kế toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ xuất nhập hàng khi có yêu cầu của ban lãnh đạo. Tuy nhiên, phương pháp này cũng khá phực tạp, tốn nhiều công sức nên chỉ phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại hàng hóa và số lượng nhập - xuất ít.
Về chi phí nhập mua hàng, do giá trị phát sinh trong kỳ không đáng kể nên nhân viên kế toán không cần bắt buộc theo dõi chi tiết riêng cho từng loại chi phí này.
2.2.2.2 Chứng từ, tài khoản sử dụng
Chứng từ kế toán sử dụng:
Phiếu xuất kho; Phiếu kế toán và các chứng từ liên quan khác.
Tài khoản sử dụng:
TK 632 - Giá vốn hàng bán. Ngoài ra, còn sử dụng TK 156-Hàng hóa,
44
Sổ sách kế toán sử dụng:
Sổ nhật ký chung và Sổ cái TK 632.
2.2.2.3 Trình tự lập, luân chuyển chứng từ, hạch toán và ghi sổ
Khi xuất hàng hóa để bán, kế toán căn cứ vào số lượng thực xuất và giá trị của nó ghi trên hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp giao để tính trị giá mua đơn vị bình quân
sau lần nhập gần nhất của hàng bán ra theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Sau khi nhận được Phiếu xuất kho, nhân viên kế toán phụ trách thực hiện ghi nhận Giá vốn hàng bán và ghi chép số liệu vào các loại sổ sách cần ghi.
Ví dụ:
Ngày 09/12/2020, công ty cổ phần XNK FUJI xuất kho hoa quả giao bán cho Sở
tài chính tỉnh thái nguyên với tổng trị giá xuất bán là 756.802đ.
—
Stt Mã kho
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (san phẩm
___________hàng hỏa) _________________
Đơn vị
tính ________ Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B _________________C__________________________ D ______1 _______2 3__________ _________4_________ 2 HQ HQ
NHOXAN105 - Nho Xanh CRYDO - Cherry đỏ Kg Kg 2,4 8 1,6 6 105 000,00 260 000,00 261 135 433 420 I ___________________________________________________Tổng cộng: ___________694 555
Ho. tên người nhặn hàng
Đơn vị: KH62 - sở tài chinh tỉnh Thái Nguyên Địa chỉ:
Tổng sô tiền bằng chữ: Sáu trăm chín mươi bốn nghìn, năm trăm năm mươi /âm đồng chẵn
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Xuất ngày .... tháng ... năm