2.2.3 Thực trạng kế toán Chi phí quản lý kinh doanh tại công ty Cổ phần XNKFUJI FUJI
2.2.3.1 Đặc điểm chi phí quản lý kinh doanh của công ty
Chi phí quản lý kinh doanh bao gồm các khoản chi phí như:
+ Các khoản chi lương và thưởng cho nhân viên bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác.
Mức lương trả cho nhân viên kinh doanh = 2.000.000 (VNĐ) + % doanh sô đã bán ra.
Mức lương trả cho các bộ phận còn lại dựa trên mức lương thỏa thuận ghi trong hợp đồng lao động.
+ Chi mua đồ dùng văn phòng: là các loại chi phí mua đồ dùng cho các phòng ban như máy tính, bàn ghế, giấy in, bút các loại, ghim, côc, tranh treo tường.
+ Chi phí khấu hao tính vào chi phí quản lý kinh doanh: bao gồm khấu hao các loại TS sử dụng phục vụ cho hoạt động bán hàng và quản lý công ty. Công ty cổ phần XNK FUJI tính khấu hao các loại TS sử dụng theo phương pháp đường thẳng:
Nguyên giá TS Giá trị KH hàng tháng =
Thoi gian sử dụng hữa ích (tháng)
+ Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi mua có liên quan tới hoạt động bán hàng và quản lý công ty như chi phí điện, nước, vệ sinh. trừ các chi phí ở trên.
2.2.3.2 Chứng từ, tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng tại công ty:
Hóa đơn GTGT; Phiếu chi; Giấy báo Nợ của Ngân hàng ... và các chứng từ liên quan.
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 642- Chi phí quản lý kinh doanh; TK 111, 112, 133, 331, 242.
Tài khoản 642 chia thành 2 tài khoản cấp 2 là: TK 6421- Chi phí bán hàng và TK
6422- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Sổ sách kế toán:
Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 642.
2.2.3.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ
Hàng ngày khi mà phát sinh các khoản chi phí quản lý kinh doanh, căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ gốc như bảng tính tiền lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, phiếu chi...nhân viên kế toán phụ trách ghi nhận các loại chi phí phù hợp và ghi chép số liệu vào các loại sổ liên quan.
Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh sang tài
khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Ví dụ minh hoa:
Ngày 05 tháng 11 năm 2020, Công ty cổ phần XNK FUJI thanh toán tiền dịch vụ
SMS Brand name HDD576 cho Công ty cổ phần truyền thông và thương mại HTC theo
hóa đơn số 0000576 ngày 05/11/2020, đã thanh toán bằng tiền mặt VNĐ.
Hình 2.9: Hóa đơn GTGT số 0000576
(Nguồn: Số liệu tại phòng kế toán của Công ty cổ phần XNK FUJI)
Ke toán ghi nhận Chi phí bán hàng: Nợ TK 6421 : 90.909
Nợ TK 133 : 9.091 Có TK 1111: 100.000
Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000576 (Htnh 2.9) và Phiếu chi PC324 (Htnh 2.10),
kế toán thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký chung (Htnh 2.4) . Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái TK 6421 (Htnh 2.11).
Hình 2.11: Sổ cái TK 6421
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán của Công ty cổ phần XNK FUJI)
2.2.4 Kế toán Doanh thu và Chi phí hoạt động tài chính tại công ty Cổ phần XNK
FUJI
2.2.4.1 Đặc điểm doanh thu tài chính và chi phí tài chính của công ty
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty đa số là các khoản lãi từ tiền gửi tại các ngân hàng. Tuy nhiên, giá trị của các khoản doanh thu hoạt động tài chính chỉ chiếm
một tỷ lệ vô cùng nhỏ trong tổng giá trị doanh thu của công ty.
Chi phí tài chính bao gồm các khoản lãi vay ngân hàng và các khoản phí dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Cũng giống như doanh thu tài chính, chi phí tài chính tuy phát sinh nhiều hơn nhưng so với tổng chi phí của công ty thì tỷ trọng chi phí tài chính là không đáng kể.
2.2.4.2 Chứng từ, tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng tại công ty:
Phiếu thu tiền; Phiếu chi tiền; Giấy báo Nợ; Giấy báo Có; Hợp đồng cho vay vốn kinh doanh và các chứng từ liên quan khác.
Tài khoản sử dụng:
TK 515- Doanh thu tài chính và TK 635- Chi phí tài chính, TK 111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi Ngân hàng.
Sổ sách kế toán:
Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 515, TK 635.
2.2.4.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ
Khi nhận được giấy báo có hay giấy báo nợ của các ngân hàng về số tiền lãi tiền gửi không kỳ hạn hoặc lãi vay, kế toán thực hiện ghi chép vào các loại sổ sách cần thiết liên quan.
Cuối kỳ nhân viên kế toán phụ trách sẽ kết chuyển toàn bộ doanh thu tài chính và chi phí tài chính sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Qua làm việc trực tiếp với các chứng từ cũng như khảo sát thực tế thì trong quý III và IV năm 2020 doanh thu tài chính của công ty phát sinh rất ít, cụ thể là 43.927 VNĐ. Còn giá trị của chi phí tài chính mặc dù cao hơn so với giá trị của doanh thu tài chính, cụ thể chi phí tài chính năm 2020 là 2.959.189 VNĐ, nhưng so với chi phí giá vốn và chi phí quản lý kinh doanh phát sinh thì chi phí này chỉ chiếm một phần rất nhỏ ( giá trị chi phí giá vốn và chi phí quản lý kinh doanh lên tới con số hàng tỷ trong năm 2020 còn giá trị của chi phí tài chính có hàng triệu.)
Ví dụ:
Ví dụ 1: Ngày 31/12/2020 công ty nhận được Giấy báo có thông báo số tiền lãi
được hưởng tại Ngân hàng MSB
Khi đó bút toán hạch toán như sau: Nợ TK 1121 : 11.145
Có TK 515: 11.145
Căn cứ Giấy báo có ngày 31/12/2020- Ngân hàng MSB (Hinh 2.12) kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung (Hinh 2.4) . Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi nhận vào Sổ cái TK 515 (Hinh 2.13).
30/01/2020 BNPGOOI 30/01/2020
Lãi vay liền mua xe ô lô ThangOI/2020 11211 71042 1
26/02/2020 BNPG003 26/02/2020
Lãi vay liền mua xe ô lủ ThangO2∕2O2O 1121 I 513 924 26/03/2020 BNPG005
26/03/2020 Lãi vay liền mua xe ô ló Tháng 03/2020 11211 647 517 01/04/2020 BNPG007
01/04/2020
THU TT THEO KU 107T1031X222000I/CTY FUJI 11211 100 797 01/04/2020 BNPGOOX
01/04/2020
THU PHI TNTH CTY FUJI/SO TIEN 2%*53.320.000
11211 1 066 400 01/04/2020 BNPG009
01/04/2020
THU PHI XOA CHAP XE CTY FUJI 11211 50 000 31/12/2020 0 31/12/2020 Kết chuyên chỉ phí lài chính -911.635 91 1 2959 189 2 959 189 Hình 2.13: So cái TK 515
(Nguồn: Số liệu tại phòng kế toán của Công ty cổ phần XNK FUJI)
Ví dụ 2: Ngày 30/01/2020 nhận được hóa đơn GTGT kiêm Giấy báo nợ số tiền
lãi vay giấy nhận nợ của Ngân hàng PG Bank. Ke toán ghi nhận Chi phí tài chính: Nợ TK 635 : 710.421
Có TK 1121: 710.421
53
Căn cứ Giấy báo nợ ngày 30/01/2020- Ngân hàng MSB (Hình 2.14) kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung (Hình 2.4) . Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi nhận vào Sổ cái TK 635 (Hình 2.15).