Song song với thời đại nền kinh tế ngày càng phát triển thì khoa học công nghệ cũng lên ngôi và trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Và một trong những điều cần phải được chú trọng, quan tâm đến đó chính là việc trong công tác quản lý ở bất kì công ty hay doanh nghiệp tổ chức nào. Cụ thể quản lý tốt các quy trình phát triển hệ thống không chỉ giúp cho nhà lãnh đạo nắm bắt, theo dõi được tình hình hiện tại, tiết kiệm chi phí cho tổ chức doanh nghiệp mà còn là một trong những yếu tố quyết định đến sản phẩm có đảm bảo chất lượng và đúng như yêu cầu mong muốn hay không. Chính vì điều ấy nên đòi hỏi sự quản lý cần phải có sự chuyên nghiệp hóa hơn, phải biết áp dụng và kết hợp các phương pháp quản lý để đạt hiệu quả cao.
Hiện nay, trong quy trình phát triển dự án MeeyCRM, các phòng ban như phòng nghiên cứu thị trường, phòng kĩ thuật và phòng triển khai vẫn đều sử dụng cộng cụ Microsoft Excel để tiến hành lập kế hoạch làm việc theo từng tuần, tháng. Chỉ riêng phòng kĩ thuật, đã sử dụng công cụ quản lý công việc đó chính là Iira và Jira và Jira Assistant để thực hiện các thao tác phân công các công việc cần làm cho các nhân viên trong phòng kĩ thuật, mội nhân viên kĩ thuật sẽ tiếp nhận các công việc được giao và tiến hành ước lượng thời gian hoàn thành công việc đó. Sau khi hoàn thành công việc đó xong sẽ chuyển trạng thái công việc về kết thúc và thực hiện thao tác báo cáo thời gian làm thực tế cho công việc ấy. Tuy nhiên dù áp dụng công cụ Jira để quản lý công việc nhưng phòng kĩ thuật cũng như hai phòng ban còn lại vẫn cần phải họp ít nhất một tuần một ngày để có thể thống nhất các công việc và từng nhân viên sẽ báo cáo tiến độ công việc mà mình được giao và các công việc cần xử lý đến thời điểm hiện tại. Nhân viên cũng cần báo cáo các kế hoạch dự kiến trong tuần của mình và sau đó trưởng bộ phận sẽ xem xét và đánh giá. Mặc dù phòng kĩ thuật đã sử dụng công cụ để hỗ trợ trong việc quản lý, nhưng bài toán ở đây được đặt ra đó chính là các nhân viên phòng kĩ thuật vẫn phải lập báo cáo tiến độ bằng việc mở cuộc họp hàng tuần và hơn thế nữa tiến độ công việc của mỗi phòng ban tham gia vào dự án phát triển MeeyCRM sẽ không được báo cáo rõ ràng ví dụ như các công việc thuộc phòng kĩ thuật đang thực hiện đến giai đoạn nào thì phòng triển khai không thể nắm bắt được vì chưa có sự đồng bộ hóa, cũng như là sử dụng chung một công cụ để hỗ trợ trong việc quản lý, gây ra sự trì trệ trong công việc.
Từ những nhu cầu và bài toán thực tế, công ty nói chung và các phòng ban tham gia vào dự án phát triển hệ thống MeeyCRM nói riêng đều cần phải có một phần mềm quản lý công việc trong dự án phát triển hệ thống MeeyCRm của công ty một cách đồng bộ. Nhờ áp dụng phần mềm mà nhà quản lý và các nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và nằm bắt, tổng hợp thông tin tình trạng, trạng thái các công việc, có thể xuất ra các báo cáo thống kê mà không cần phải lập bằng cách thủ công như trước đây. Hơn thế nữa, phần mềm còn cần phải giúp nhà quản lý kịp thời đưa ra các quyết định trong công việc điều hành và lập kế hoạch chi tiết các việc cần làm sao cho phù hợp với năng lực của từng nhân viên. Từ những yêu cầu trên, phần mềm quản lý cần phải đáp ứng được nhu cầu quản lý của các thông tin sau:
3.2.1. Thiết kế các chức năng a. Chức năng đăng nhập
Mỗi nhân viên sẽ được công ty cung cấp một tài khoản Email được sử dụng trong
Khóa luận tốt nghiệp Nghiên cứu ứng dụng quản lý quy trình nghiệp vụ vào hoạt động phát triển hệ thống MeeyCRM của công ty cổ phần tập đoàn MeeyLand
Quản lý thông tin nhân viên Quản lý công việc
Quản lý phân công công việc
Quản lý tình trạng/ trạng thái các công việc Lập báo cáo thông kê theo tuần/tháng