7. Kết cấu khóa luận:
3.3.1. Giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán và quy trình quản lý chứng từ:
a. Giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán:
Qua quá trình thực tập tại bộ phận kế toán ở Chi nhánh công ty TNHH ống
thép Hòa Phát, nhận thấy rằng bộ máy kế toán của công ty còn có khuyết điểm. Các
nghiệp vụ ở các phần hành có khối lượng không giống nhau, có phần hành nhiều (Kế toán bán hàng, kế toán công nợ, kế toán tổng hợp), ngược lại có phần hành ít nghiệp vụ hơn ( kế toán kho, kế toán thuế). Mà lượng nhân viên cho mỗi phần hành này lại bằng nhau (7 nhân sự), hơn nữa các kế toán viên ở phần hành nào chỉ
chuyên làm nghiệp vụ của phần hành đó không có sự linh hoạt hay hỗ trợ các bộ phận kế toán phần hành khác.
Cụ thể thì mỗi phần hành kế toán tại công ty đang có bảy nhân sự, chỉ riêng có thủ quỹ là có 2 người. Như đã nói ở trên thì kế toán kho và kế toán thuế có số lượng nghiệp vụ không nhiều, với số lượng là bảy nhân sự là đang thừa nhân lực. Kế toán kho mỗi lần nhập hàng hóa đã có bộ phận sản xuất, nhân viên phòng vật tư của công ty hỗ trợ, kế toán chỉ ghi số lượng, lập phiếu nhập kho dựa trên các hóa đơn. Mỗi lần xuất kho thì chỉ cần dựa trên hóa đơn, báo giá của kế toán bán hàng hay đề nghị xuất kho của phòng vật tư để lập phiếu xuất kho. Kế toán thuế thì đến mỗi quý, mỗi năm mới phải khai báo thuế một lần.
Thay vào đó bộ phận kế toán bán hàng hay kế toán công nợ một ngày có đến hàng chục, thậm chí là hàng trăm nghiệp vụ phát sinh cần giải quyết. Phải tiếp xúc, theo dõi nhiều khách hàng. Trong khi đó lượng nhân viên quá mỏng không đủ để đáp ứng nhu cầu công việc. Kế toán tổng hợp là bộ phận quan trọng, phụ trách công tác nhập liệu lên phần mềm, hoàn thiện sổ sách trước khi lên báo cáo cho kế toán trưởng. Bộ phận này yêu cầu kế toán viên phải có trình độ chuyên môn cực cao, cùng với đó thì số lượng nhân viên cũng phải nhiều hơn các bộ phận khác.
Tuy nhiên lãnh đạo công ty có thể chưa nắm rõ tình hình khối lượng công việc cho từng phần hành tại bộ phận kế toán của doanh nghiệp mình nên sắp xếp lượng nhân viên chưa phù hợp. Điều này đẫn đến thực tế là các nhân viên kế toán bán hàng, kế toán công nợ và kế toán tổng hợp thường xuyên phải tăng ca làm thêm giờ. Vừa làm cho hiệu quả công việc không được cao vừa lãng phí chi phí lương của công ty. Dẫn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không đạt mức tối đa.
Giải pháp cho vấn đề này là công ty nên mở một số lớp đào tạo để đào tạo các kế toán viên vừa làm nâng cao trình độ phần hành kế toán của mình vừa có thể hỗ trợ cho các phần hành khác, đồng thời cũng phân bổ lại lượng nhân viên cho phù hợp với khối lượng nghiệp vụ công việc. Điều này vừa làm giảm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động cho bộ máy kế toán tại công ty, tạo sự liên kết, hỗ trợ lẫn nhau trong bộ phận kế toán. Tạo không khí hòa hợp, công bằng cho các nhân viên.
Ví dụ 3.1: Cho kế toán ba kế toán thuế và bốn kế toán kho đi đào tạo thêm về các phần hành khác như kế toán bán hàng, kế toán công nợ, kế toán tổng hợp. Sau đó chuyển 3 nhân viên vào làm kế toán tổng hợp, 2 kế toán hỗ trợ kế toán bán hàng, 2 kế toán khác hỗ trợ kế toán công nợ.
b. Giải pháp cho quy trình luân chuyển chứng từ:
Hiện tại thì quy trình quản lý chứng từ tại bộ máy kế toán của công ty là chưa hợp lý. Các chứng từ gốc được lưu ở các kế toán phần hành không được tập hợp lại. Điều này làm cho chứng từ dễ bị mất, việc tìm kiếm chứng từ trở nên khó khăn. Trong tình trạng hiện nay, các hóa đon của công ty hầu hết là hóa đơn điện tử, việc cho các kế toán viên dễ dàng có được hóa đơn gốc và lưu trữ chúng như vậy một khi bị đánh cắp thông tin, hoặc thông tin bị truyền ra ngoài sẽ gây ra tổn thất vô cùng lớn cho công ty.
Giải pháp, chứng từ gốc (bao gồm cả bản mềm, bản điện tử và bản cứng) cần được bộ phận kế toán tổng hợp lưu trữ, vừa phục vụ tốt cho công tác tìm kiếm, nhập liệu vừa có thể đem đi báo cáo kế toán trưởng dễ dàng hơn. Cùng với đó tiến hành photo và gửi cho các kế toán các phần hành khác nếu cần thiết. Quy định trách nghiệm cho mỗi kế toán viên nếu làm thông tin bị lộ, tránh trường hợp đùn đẩy trách nghiệm khi có sự việc phát sinh.