7. Kết cấu khóa luận:
3.3.4. Giải pháp hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp:
Hiện nay thì các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng không cao trong tổng chi phí của doanh nhiệp. Tuy nhiên nếu tiết kiệm được các khoản chi phí này thì đây cũng đem lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Trên thực tế thì doanh nghiệp quản lý chưa tốt các khoản chi phí này.
Ve chi phí bán hàng, cụ thể là chi phí vận chuyển hàng hóa cho khách hàng là do nhân viên kinh doanh liên hệ với bên vận chuyển sau đó bên vận chuyển sẽ xuất hóa đon cho công ty. Ở đây kế toán không thể nào kiểm soát được chi phí thực tế của đon vận chuyển có đúng số tiền trên hóa đon hay không. Các khoản trích cho nhân viên đi tiếp khách phục vụ công tác bán hàng cũng không được kiểm soát. Nhân viên đi tiếp khách chỉ cần mang hóa đon và giấy đề nghị thanh toán đưa cho kế toán trưởng duyệt và gửi cho thủ quỹ để lấy tiền. Điều này rất dễ khiến cho nhân viên sử dụng lãng phí tiền vào những hoạt động không cần thiết.
Về chi phí quản lý doanh nghiệp, các khoản chi phí đồ dùng văn phòng không được kiểm soát. Các nhân viên dùng và rồi lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho kế toán trưởng duyệt và gửi cho thủ quỹ để trích tiền đi mua. Điều này dẫn đến việc sử dụng lãng phí đồ dùng văn phòng. Mặc dù khoản chi phí cho đồ dùng văn phòng mỗi nhân viên là ít, tuy nhiên với lượng nhân sự các phòng ban như của Chi nhánh mỗi nhân viên văn phòng đóng góp lại thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Các khoản trích tạm ứng cho nhân viên phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp cũng không được kiểm soát sát sao. Nhân viên chỉ cần lập giấy đề nghị thanh toán dựa trên hóa đon và mức tiêu hao thực tế đưa cho kế toán trưởng duyệt và gửi cho thủ quỹ để lấy tiền. Việc này dẫn đến nhân viên sử dụng lãng phí tiền vào những việc không cần thiết.
Giải pháp, doanh nghiệp nên tiến hành lập định mức cho hai khoản chi phí. Các khoản chi phí bán hàng, chi phí tiền vận chuyển hàng hóa cho khách hàng doanh nghiệp nên lập định mức chi phí vận chuyển dựa trên số lượng, khoảng cách, mặt hàng mà khách hàng mua, cũng như giá cả thực tế trên thị trường. Cùng với đó, nên thành lập các đối tác tin cậy để phục vụ công tác vận chuyển. Ví dụ thiết lập bảng chi phí vận chuyển đối với mặt hàng thép của doanh nghiệp.
Phần hành nhân
viên làm việc ( GiấyTập)
Bút ( Cái) Kẹp giấy (Hộp) Kẹp ghim (Hộp) Định mức chi phí (Đồng) Kế toán tổng hợp 5 7 2 2 277.500 Kế toán kho 3 5 ĩ ĩ ĩ62.500 Kế toán bán hàng 4 7 2 2 237.500 Kế toán ngân hàng 3 3 ĩ 2 ĩ72.500 Kế toán công nợ 4 5 ĩ ĩ 202.500 Thủ quỹ 2 3 ĩ ĩ ĩ77.500 Kế toán thuế 2 3 ĩ ĩ ĩ77.500
Ngoài các khoản định mức trên thì khách hàng tự vận chuyển hàng hóa. Các mặt hàng như nhôm, sắt thì cũng thiết lập tưong tự.
Các khoản chi đồ dùng văn phòng cũng nên tiến hành lập định mức dựa trên nhu cầu thực tế tại mỗi phòng ban, đon giá thực tế trên thị trường rồi từ đó chia ra cho từng nhân viên để cho mỗi người có trách nghiệm, ý thức trong việc quản lý đồ dùng văn phòng. Ví dụ tại phòng kế toán là một trong những noi dùng đồ văn phòng nhiều nhất, đi vào cụ thể chi tiết cho từng nhân viên phụ trách các phần hành khác nhau trong vòng một tuần. Chi tiết đon giá trên thị trường: Giấy (40.000 đồng/Tập); Bút (2.500 đồng/Cái); Kẹp giấy (15.000 đồng/ Hộp); Kẹp ghim (15.000 đồng/ Hộp).
Bảng 3.2. Bảng tổng hợp định mức chi phí văn phòng cho một nhân viên kế toán trong một tuần.
Các chi phí tạm ứng cho nhân viên phục vụ công tác bán hàng hay quản lý doanh nghiệp nên thực hiện theo cơ chế khoán, kế toán căn cứ tình hình thực tế dự kiến một mức chi phí hợp lý, trích trước cho nhân viên. Nếu thừa thì nhân viên đem trả lại, nếu thiếu thì phải lập bảng tường trình rõ ràng. Đồng thời nếu cảm thấy khoản chi phí không đáng tin cậy kế toán cần gọi điện xác nhận với bên cung ứng dựa trên nền tảng hóa đơn nhân viên cung cấp.
3.3.5. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị:
Hiện nay thế giới công nghệ thông tin bùng nổ, nhiều phần mềm hỗ trợ kế toán ra đời giúp đỡ một số công việc thay thế cho các kế toán viên. Tuy nhiên dù công nghệ có tốt đến đâu cũng không thay thế hoàn toàn được con người. Các kế toán viên hiện nay ngoài thực hiện các công việc kế toán tài chính hàng ngày còn phải biết thêm về kế toán quản trị. Công tác kế toán quản trị đối với bất cứ doanh nghiệp nào đều vô cùng quan trọng. Nó giúp các nhà lãnh đạo hiểu hơn về công tác kế toán, tình hình tài chính thông qua các báo cáo, kiến nghị của kế toán viên.
Hiện nay, bộ phận kế toán quản trị tại các công ty ở Việt Nam còn yếu kém. Chi nhánh công ty TNHH ống thép Hòa Phát cũng không ngoại lệ. Kế toán trưởng và các kế toán phần hành đều đang kiêm nhiệm quá nhiều công việc, việc thực hiện
tổ chức công tác kế toán quản trị là chưa được chú trọng. Công tác quản trị phân tích kết quả bán hàng và xác định KQKD theo khu vực chưa được triển khai và thực hiện. Việc phân tích kết quả bán hàng theo các khu vực sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được nên tập chung mặt hàng nào ở khu vực nào để bán được nhiều nhất. Từ đó ra các quyết định về việc sản xuất, phân bổ các loại mặt hàng sao cho phù hợp. Ngoài ra còn xác định được nhu cầu của khách hàng từ đó khai thác quảng cáo, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Quan trọng kết quả cuối cùng là gia tăng doanh thu và thu được lợi nhuận.
Giải pháp, trước hết yêu cầu nhân viên bán hàng ở các đại lý thống kê, lập báo cáo doanh thu theo mặt hàng. Tăng cường nhân lực cho bộ phận kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng để kế nhân viên kế toán bán hàng hỗ trợ bộ phận kế toán tổng hợp trong việc thống kê lập báo cáo doanh thu theo mặt hàng. Từ đó kế toán trưởng lập báo cáo quản trị kế toán bán hàng chi tiết từng mặt hàng theo từng khu vực vào cuối mỗi tháng. Ngoài việc yêu cầu những nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng làm nghiệm vụ công tác thống kê số liệu thì công ty cũng nên tổ chức một số cuộc khảo sát thị trường vì khi lên báo cáo quản trị kế toán trưởng không chỉ dựa trên các báo cáo của cấp dưới mà còn phải dựa trên nhu cầu thực tế.
Chẳng hạn như ở miền Bắc người dân có xu hướng xây nhà cố định kiên cố vững chắc, cùng với thành phố Hà Nội cũng đang trong quá trình xây dựng đổi mới. Nhu cầu về sắt, thép là vô cùng lớn, nên lập các đại lý sắt, thép lớn ở đây. Ngược lại, ở khu vực miềm Trung thường xuyên chịu nhiều thiên tai, người dân khó khăn thường có xu hướng mua nhiều tôn để xây dựng nhà cửa.