3.3.1.1. Về hiệu quả sử dụng tổng tài sản
Thông qua phân tích hiệu quả sử dụng tổng tài sản của công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân (trích dẫn chỉ tiêu ở bảng 3.5) cho thấy hiệu suất sử dụng tài sản dài hạn và tài sản cố định của Công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân khá tốt. Mặc dù công ty đầu tư chủ yếu vào tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trên tổng tài sản, khoảng 20-23% trong vòng ba năm từ 2015 đến 2017, thì công ty vẫn khai thác hiệu suất tài sản dài hạn cao (hiệu suất sử dụng tài sản dài hạn dao động trong khoảng 8-9 lần giữa giai đoạn 2015-2017), đặc biệt là hiệu suất sử dụng tài sản cố định (đạt cao nhất là 74.67 lần vào năm 2015 và thấp nhất là 61.83 lần vào năm 2016).
3.3.1.2. Về cơ cấu tài chính
Thông qua phân tích cơ cấu tài chính (từ biểu đồ 3.4) cho thấy công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân có cơ cấu tài sản ngắn hạn cao hơn tài sản dài hạn (tài sản dài hạn luôn chiếm tỷ trọng dưới 30% tổng tài sản của doanh nghiệp từ năm 2015 đến năm 2017) cho thấy khả năng thanh toán ngắn hạn của công ty được đảm bảo.
Bên cạnh đó, quy mô nguồn vốn của công ty tăng lên (được thể hiện trong biểu đồ 3.5) do huy động vốn của chủ sở hữu, cho thấy chính sách huy động vốn đã mang lại hiệu quả, công ty có đủ khả năng kinh doanh bằng 100% vốn chủ sở hữu mà không cần vay nợ. Ngoài ra, trong khoảng thời gian từ năm 2015 đến năm 2017, nợ phải trả của công ty giảm dần đều (giảm xấp xỉ 3%/năm) và vốn chủ sở hữu luôn chiếm tỷ trọng lớn trên tổng nguồn vốn (trên 55%) cho thấy công ty đủ năng lực trả được các khoản nợ.
3.3.2. Hạn chế tồn tại và nguyên nhân
3.3.2.1. Về hiệu quả sử dụng tổng tài sản
Do việc phát sinh các khoản chi phí trả trước ngắn hạn do sửa đổi văn phòng Hồ Chí Minh và Hà Nội cùng với khoản phải thu ngắn hạn của công ty tăng nhiều hơn do chính sách chiết khấu và kéo dài thời gian thanh toán cho khách hàng để mở rộng thị trường đã khiến doanh thu thu hồi của công ty giảm đi đáng kể và các khoản chi phí trả trước tăng lên làm hiệu quả sử dụng tổng tài sản thấp. Ngoài ta, tốc độ biến động doanh thu thấp hơn so với tốc độ biến động khoản phải thu và chi phí trả trước khiến vòng quay khoản phải thu kéo dài hơn. Bên cạnh đó, hiệu suất sử dụng tài sản dài hạn không ổn định và có xu hướng giảm qua ba năm.
3.3.2.2. về khả năng sinh lời
Qua phần phân tích về khả năng sinh lời (bảng 3.6), mặc dù chỉ số ROA của công ty so với chỉ số ROA của doanh nghiệp cùng ngành (Công ty Cổ phần Logistics Vinalink) thấp hơn. Chỉ số ROE trong giai đoạn 2015 - 2017 giảm thể hiện việc sử dụng nguồn vốn của công ty không hiệu quả. Thêm vào đó, chỉ số ROS của công ty thấp gần một nửa so với chỉ số ROS của doanh nghiệp cùng ngành (Công ty Cổ phần Logistics Vinalink) cho thấy doanh nghiệp vẫn chưa biết cách cắt giảm và quản lý chi phí, khiến cho chi phí phát sinh ngày càng lớn mà lợi nhuận tạo ra thấp.
3.3.2.3. về cơ cấu tài chính
Hiện tại, công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân đang cho phép những khách hàng ký hợp đồng dài hạn hay những khách hàng có sự đảm bảo từ nhân viên bộ phận sales được thanh toán chậm nhất trong vòng 4 tháng, đặc biệt với những khách hàng ký hợp đồng dài hạn công ty chấp nhận thanh toán trước cho khách hàng. Ngoài ra, công ty đang thực hiện chính sách chiết khấu 5% dịch vụ đối với khách hàng chiếm doanh thu lớn của công ty và khách hàng mới nhằm tạo uy tín và thu hút thêm khách hàng. Nhưng do xảy ra tình trạng số lượng khách hàng mới và khách hàng của sales đảm bảo thanh toán chậm hơn so với thời hạn và có trường
khách hàng tiềm năng đang hoạt động chưa hiệu quả khi không làm lợi nhuận công ty tăng lên. Ngoài ra, nó còn thể hiện nguồn khách hàng sử dụng dịch vụ chưa ổn định vững chắc.
3.3.2.4. về hiệu quả sử dụng chi phí
Chi phí giá vốn hàng bán tăng cao trong vòng ba năm khiến lợi nhuận của công ty giảm đi cho thấy chính sách quản lý chi phí của công ty yếu kém và việc mở rộng thị trường kinh doanh đang trở nên kém hiệu quả. Nguyên nhân của việc chi phí giá vốn tăng là do giá thành cước vận tải và dịch vụ khai hải quan của công ty cao so với các công ty dịch vụ logistics quốc tế cùng ngành nên chưa tạo ra được nhiều lợi nhuận. Bên cạnh đó, hệ thống đại lý chưa đa dạng ở thị trường nước ngoài nên giá cả dịch vụ lớn ảnh hưởng tới tính cạnh tranh, việc khai thác nguồn lực từ các đại lý còn hạn chế. Ngoài ra, hệ thống phần mềm nghiệp vụ chưa đáp ứng được các yêu cầu dịch vụ mang tính chuyên nghiệp cao, thiếu kho lưu trữ ở vị trí phù hợp và phương tiện vận chuyển cơ giới làm cơ sở để chào bán dịch vụ cho những khách hàng lớn. Phần lớn các phương tiện làm việc, vận tải đều có dấu hiệu xuống cấp, chi phí sửa chữa bảo dưỡng cao, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cũng như chi phí của doanh nghiệp.
Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân
4.1. Định hướng phát triển công ty
Trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải và logistics ngày càng phát triển và hội nhập nhanh với thị trường khu vực và thế giới, cạnh tranh ngày càng lớn, tính chuyên nghiệp ngày càng cao, hoạt động của công ty được tổ chức và thực hiện trên cơ sở các kết nối nội bộ, kết nối với các khách hàng, đối tác trong và ngoài nước để đạt mục đích là mang lại thành công cho tất cả.
Mục tiêu chủ yếu của công ty là ổn định và phát triển các dịch vụ kinh doanh chủ lực, tìm kiếm cơ hội đầu tư, thường xuyên tìm kiếm và phát triển quan hệ kinh doanh với các đại lý nước ngoài, đảm bảo mục tiêu tăng trường hàng năm. Khai thác tốt các nguồn lực về vốn, nhân sự, đại lý, tập trung và nâng cao chất lượng các dịch vụ cơ bản, sàng lọc loại bỏ các dịch vụ hiệu quả thấp.
- Mục tiêu và nhiệm vụ kinh doanh của năm tới
+ Tiếp tục ổn định các mặt hoạt động, thực hiện các biện pháp linh hoạt tranh thủ khai thác các nguồn thu có thể, cố gắng đảm bảo kết quả kinh doanh trực có mức tăng 5-7% so với năm trước.
+ Tập trung củng cố hoạt động của hai chi nhánh, tìm kiếm và phát triển các sản phẩm dịch vụ mới nhằm đa dạng hóa kinh doanh đảm bảo nguồn thu ổn định. Chỉ tiêu chủ yếu: Tổng doanh thu đạt 600 tỷ VND; Lãi trước thuế đạt 20 tỷ
4.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân
Dịch vụ logistics liên quan đến việc nhận hàng, vận chuyển hàng hóa, lưu kho, bãi, làm thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ tư vấn khách hàng khác liên quan. Vậy nên một số giải pháp sau sẽ giúp cải thiện, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho
4.2.1. Nâng cao hiệu quả sử dụng tổng tài sản
Hiện tại, công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân đang cho phép những khách hàng ký hợp đồng dài hạn hay những khách hàng có sự đảm bảo từ nhân viên bộ phận kinh doanh được thanh toán chậm nhất trong vòng 4 tháng, đặc biệt với những khách hàng ký hợp đồng dài hạn công ty chấp nhận thanh toán trước cho khách hàng. Ngoài ra, công ty đang thực hiện chính sách chiết khấu 5% dịch vụ đối với khách hàng chiếm doanh thu lớn của công ty và khách hàng mới nhằm tạo uy tín và thu hút thêm khách hàng. Nhưng do xảy ra tình trạng số lượng khách hàng mới và khách hàng của nhân viên kinh doanh đảm bảo thanh toán chậm hơn so với thời hạn và có trường hợp một số ít khách hàng ký hợp đồng dài hạn xin trả chậm khiến doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng tổng tài sản và nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản ngắn hạn của công ty cần phải cải thiện tính thanh khoản khoản phải thu theo những hướng sau:
- Công ty cần xây dựng quy trình quản lý và thu hồi công nợ, có sự phân loại khách hàng và áp dụng chiết khấu thanh toán và thời gian trả nợ khác nhau. Đối với khách hàng thân thiết và khách hàng VIP (khách hàng ký hợp đồng dịch vụ lâu dài), công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán và thời gian trả nợ có thể kéo dài hơn; còn đối với khách hàng không kí hợp đồng thuê dịch vụ, nếu thanh toán ngay sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán và chỉ cho thời gian trả nợ trong vòng 2 tháng. Tuy nhiên, nếu để cho khách hàng vãng lai nợ thì phải xem xét năng lực tài chính và uy tín của họ để quyết định có nên cho nợ hay không.
- Thực hiện theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phân loại chi tiết các khoản nợ theo quy mô nợ và thời gian nợ. Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn. Chủ động tích cực thu hồi các khoản nợ đến hạn và nợ quá hạn. Doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp thu hồi thích hợp, chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi phù hợp.
- Thường xuyên cập nhật tình hình thanh toán và đối chiếu công nợ với khách hàng, đôn đốc thu hồi đối với nợ kéo dài.
- Gắn kết trách nhiệm thu hồi nợ đối với nhân viên kinh doanh và kế toán công nợ.
4.2.2. Nâng cao khả năng sinh lời
Với bối cảnh thực tế của công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân, để nâng cao khả năng sinh lời, cần phải nâng cao công tác marketing và chất lượng dịch vụ của công
ty:
- Tăng cường công tác marketing ở phạm vi công ty tạo môi trường cho việc bán dịch vụ ở các đơn vị, với các hình thức thích hợp như quảng cáo, quan hệ khách hàng và đối tác; tiếp tục củng cố các mối quan hệ đối tác với các đại lý ở các khu vực và tìm kiếm đối tác mới.
+ Chủ động nghiên cứu thị trường, khảo sát, tìm kiếm thị trường ký kết hợp đồng với các đại lý nước ngoài theo điều kiện chuẩn đối với từng thị trường và khu vực.
+ Thông qua các đại sứ quán, cơ quan đại diện của Việt Nam tại các nước, các diễn dàn trao đổi hợp tác để thu thập thông tin cần thiết về khả năng và nhu cầu cũng như phương thức tiếp cận thị trường mới. Tuy nhiên trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc mở rộng thị trường cần đi kèm với việc giữ ổn định và phát triển dịch vụ tại các thị trường vốn có, để làm được điều này thì công ty phải nâng cao uy tín.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ:
+ Công ty cần tiến hành khảo sát khách hàng thường xuyên để hiểu nhu cầu khách hàng và xác định được các mục tiêu chất lượng và hiệu quả cần nâng cao. Khảo sát bao gồm các khía cạnh khác nhau của quy trình làm việc trong dịch vụ logistics như: lưu trữ, thủ tục nhận và giao hàng, thủ tục xuất-nhập
ra phạm vi công việc theo từng nhóm, xây dựng các tiêu chuẩn và phương pháp đo lường hoạt động kinh doanh, và dự đoán và thu thập các nguồn thông tin hay tài nguyên cần thiết cho việc thực thi hệ thống quản lý chất lượng thành công.
+ Việc đo lường chất lượng dịch vụ sẽ cho công ty thấy được các vấn đề đánh giá và sửa chữa. Sau khi đánh giá được chất lượng, ban giám đốc và người quản lý các bộ phận của công ty sẽ đều chỉnh lại tiêu chuẩn và quy trình làm hàng ở mỗi bộ phận có ảnh hưởng đến sự hài long của khách hàng với sự hướng dẫn đầy đủ cho nhân viên ở mỗi yêu cầu trong từng giai đoạn làm hàng và trách nhiệm và vai trò của họ trong mỗi yêu cầu.
+ Mọi nhân viên trong công ty cần phải phục vụ với thái độ thành thật và chất lượng, giảm thiểu sự thiếu sót với khách hàng; cùng với đó là cần trang bị trình độ nghiệp vụ cao nhất và tuân theo bất cứ yêu cầu nào mang tính an toàn.
+ Công ty phải tổ chức thường xuyên những buổi đào tạo nhân viên về mặt chuyên môn hay tạo điều kiện cho nhân viên đi bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cùng với việc đưa ra những cuộc họp với nhân viên và ban giám đốc, quản lý để trao đổi và giải đáp nhằm đảm bảo mọi nhân viên hay các vấn đề khó khăn với khách hàng được hỗ trợ và giải quyết tốt nhất.
+ Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh sẽ khiến sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tăng lên. Vậy nên công ty cần đặt ra mục tiêu từ những biểu hiện thực tế để cân bằng giữa lực lượng và các nguồn vốn trong công ty hiệu quả nhằm đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Việc này cần nhân viên công ty làm việc theo nhóm, cùng nhau hỗ trợ để nâng cao chất lượng dịch vụ. Mọi bộ phận trong công ty cần coi sự hài lòng của khách hàng như chìa khóa quan trọng trong công việc để có thể đưa ra các mục tiêu cụ thể và thực tế nhất. Bên cạnh đó, công ty cũng cần cho nhân viên nói lên quan điểm và những khó khăn của bản thân trong công việc hàng ngày. Hơn nữa, công ty cần có chính sách thưởng-phạt rõ ràng, xứng đáng với năng lực của mỗi nhân viên.
4.2.3. Nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí
Công ty cần quản lý tốt chi phí giá vốn hàng bán để cải thiện hiệu suất sinh lợi từ doanh thu bằng các biện pháp sau:
- Lập dự toán chi phí hàng năm: xây dựng dự toán dựa trên các định mức về nhân viên, chi phí dịch vụ hàng hóa
- Công ty cần tiến hành loại bỏ các chi phí bất hợp lý, cắt giảm chi phí không hiệu quả tại các bộ phận bằng cách tập hợp và nhận diện các chi phí để tính toán các biến động
+ Giảm chi phí vận tải: Công ty nên sử dụng từng phương tiện vận tải trong phạm vi hiệu quả hoạt động. Cụ thể, xe tải công ty chỉ nên dùng vận chuyển hàng hóa với cự li vận chuyển ngắn (dưới 300km). Ngoài ra, công ty nên tận dụng vận chuyển hàng hóa nội địa đường dài bằng các loại hình khác như đường sắt, đường biển với chi phí rẻ hơn và có khả năng vận chuyển hàng hóa khối lượng lớn trong cùng thời điểm
+ Giảm chi phí lưu ca xe: Tính toán phương án dựa trên tiến độ đóng hàng xem những hàng nào đã xong, cùng kho hoặc khác kho có thể ghép vào một xe cho đi trước (thay vì cách đóng hàng tiến độ dựa trên từng xe, ví dụ như hai xe vào đóng hàng mà cả hai xe đóng được một nửa rồi đều phải nằm chờ lại, thay vì thế nên chuyển đổi sang cùng một xe cho chạy trước, còn một xe chờ) hay xe đóng hết rồi chỉ thiếu 1 thùng cũng phải ở lại chờ (phương án 1 thùng này sẽ gửi vào xe)
+ Giảm cho phí nâng dỡ: Chuyển đổi từ phương pháp vận tải truyền thống sang vận tải bằng tấm kê hàng (pallet - một kết cấu bằng phẳng để vận chuyển hàng hóa, xếp dỡ bằng xe nâng). Cách này cho phép hàng hóa được bốc dỡ nhanh hơn so với cách bốc dỡ bằng tay và tiết kiệm được chi phí nhân công.
Kết luận
Công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân đang trong giai đoạn mở rộng quy mô