Hiện tại, công ty Cổ phần Vinh Vân Minh Vân đang cho phép những khách hàng ký hợp đồng dài hạn hay những khách hàng có sự đảm bảo từ nhân viên bộ phận kinh doanh được thanh toán chậm nhất trong vòng 4 tháng, đặc biệt với những khách hàng ký hợp đồng dài hạn công ty chấp nhận thanh toán trước cho khách hàng. Ngoài ra, công ty đang thực hiện chính sách chiết khấu 5% dịch vụ đối với khách hàng chiếm doanh thu lớn của công ty và khách hàng mới nhằm tạo uy tín và thu hút thêm khách hàng. Nhưng do xảy ra tình trạng số lượng khách hàng mới và khách hàng của nhân viên kinh doanh đảm bảo thanh toán chậm hơn so với thời hạn và có trường hợp một số ít khách hàng ký hợp đồng dài hạn xin trả chậm khiến doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng tổng tài sản và nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản ngắn hạn của công ty cần phải cải thiện tính thanh khoản khoản phải thu theo những hướng sau:
- Công ty cần xây dựng quy trình quản lý và thu hồi công nợ, có sự phân loại khách hàng và áp dụng chiết khấu thanh toán và thời gian trả nợ khác nhau. Đối với khách hàng thân thiết và khách hàng VIP (khách hàng ký hợp đồng dịch vụ lâu dài), công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán và thời gian trả nợ có thể kéo dài hơn; còn đối với khách hàng không kí hợp đồng thuê dịch vụ, nếu thanh toán ngay sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán và chỉ cho thời gian trả nợ trong vòng 2 tháng. Tuy nhiên, nếu để cho khách hàng vãng lai nợ thì phải xem xét năng lực tài chính và uy tín của họ để quyết định có nên cho nợ hay không.
- Thực hiện theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phân loại chi tiết các khoản nợ theo quy mô nợ và thời gian nợ. Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn. Chủ động tích cực thu hồi các khoản nợ đến hạn và nợ quá hạn. Doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp thu hồi thích hợp, chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi phù hợp.
- Thường xuyên cập nhật tình hình thanh toán và đối chiếu công nợ với khách hàng, đôn đốc thu hồi đối với nợ kéo dài.
- Gắn kết trách nhiệm thu hồi nợ đối với nhân viên kinh doanh và kế toán công nợ.