6. Ket cấu của khoá luận
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chiphí của Công ty Lưới điện cao
cao
thế Thành phố Hà Nội
3.2.1. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch chi phí
Công tác lập kế hoạch là đề xuất ra các mục tiêu cần phải thực hiện được trong tương lai và đưa ra các bước thực hiện cũng như đưa ra phương hướng và cách thức để hoàn thành những mục tiêu đó. Các kế hoạch và mục tiêu có thể thực hiện trong thời gian dài hay ngắn, tuỳ vào mục đích và các kế hoạch đặt ra. Tuy nhiên là một nhà quản trị, các các kế hoạch và mục tiêu phải có tính liên kết với nhau, cần chỉ ra và lên kế hoạch cụ thể, chỉ rõ ra được cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có.
Đối với việc lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh là việc xác định rõ các chi phí và ước lượng toàn bộ các chi phí của kỳ kế hoạch mà công ty cần chi cho sản xuất hay tiêu thụ sản phẩm. Dựa vào đó, Công ty có thể thuận tiện hơn trong việc tiếp cận và
kiểm tra thực trạng sử dụng chi phí của Công ty, cũng như có những kế hoạch nhằm đẩy
mạnh việc tiết kiệm chi phí.
Việc lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh cũng để tiết kiệm chi phí của Công ty. Khi đã lập ra kế hoạch chi phí, Công ty sẽ có một cái nhìn rõ ràng hơn trong công tác quản lý. Và trong sản xuất kinh doanh, Công ty luôn cố gắng để thực hiện theo kế hoạch đã đặt ra và tìm tòi thêm cũng như khai thác thêm về khả năng hạ thấp các chi
Thuận lợi
- Được Lãnh đạo Công ty chú
Khó khăn
- Hiện nay, Phòng TCKT chiếm 50% là CBCNV mới. Đặc thù chương trình phần mềm kế toán ERP (MMIS) rất phức tạp, yêu cầu mỗi cán bộ đều phải có trình độ chuyên môn tốt, mỗi một nghiệp vụ phát sinh phải thao tác qua nhiều công đoạn
theo sát quá trình thực hiện kế hoạch dự toán, hay đánh giá, phân tích dựa trên sự biến động của chi phí trong các khoảng thời gian cũng giúp Công ty rút ra những biện pháp thích hợp trong từng thời kỳ hoạt động. Và nếu như vậy thì việc lập kế hoạch và triển khai kế hoạch mới phát huy được tác dụng trong việc giảm chi phí và giảm giá thành của sản phẩm.
Công tác triển khai thực hiện:
Đối với chức năng và đối với các công tác triển khai thực thiện, để đem lại hiệu quả tối ưu, việc liên kết giữa mọi người trong công ty, giữa các tổ chức với nhau là điều
vô cùng quan trọng. Dựa vào số liệu được cung cấp bởi kế toán, nhà quản trị trong quá trình lãnh đạo và hoạt động hàng ngày để có những quyết định đúng đắn, phù hợp với mục tiêu chung và mục tiêu đã đề ra.
Để có một kế hoạch kinh doanh khả thi, đòi hỏi nỗ lực hơn nữa của CBCNV trong
Công ty. Hiện nay việc thực hiện các kế hoạch của Công ty tương đối đầy đủ về các hoạt
động SXKD. Tuy nhiên trong thời gian tới cần có sự sâu sắc hơn nữa trong việc phân tích các khía cạnh, giữa các mối liên hệ về tác động qua lại, các chỉ tiêu tài chính cần được dự báo cụ thể hơn thông qua dự báo các chỉ tiêu về SXKD. Khi lập kế hoạch kinh doanh, Công ty nên áp dụng mô hình SWOT (cơ hội - điểm yếu - điểm mạnh - nguy cơ)
để có thể đưa ra một kế hoạch mang tính khả thi và ít biến động nhất, từ đó tạo cho Công
ty tính chủ động trong sản xuất, mang lại hiệu quả kinh tế cao.
kinh nghiệm lâu năm trong công việc, luôn đoàn kết và tương trợ lẫn nhau. - Kế toán chi tiết các phân hệ luôn hạch toán chính xác và đầy đủ để giúp kế toán tổng hợp có thể kiểm soát báo cáo tài chính nhanh, không mất nhiều thời gian..
dẫn đến thời gian hoàn thành công việc kéo dài hơn.
- Từ năm 2020 Tổng công ty đưa
vào vận
hành thêm các phân hệ BU, FI,
LE, ME,
mỗi kế toán ngoài các phân hệ kế
toán còn
phải thực hiện thêm các phân hệ trên.
- Sự phối hợp giữa bộ phận tài
chính và
một số bộ phận khác trong đơn vị
đôi khi
còn chưa chặt chẽ;
- Ngoài công việc chuyên môn
hàng ngày
còn phát sinh rất nhiều công việc,
báo cáo
phục vụ công tác quản trị của
Tổng công
ty, CBNV phòng TCKT phải thường
xuyên làm việc thêm giờ để đáp
ứng yêu
cầu về thời hạn hoàn thành.
- Do địa bàn hoạt động của Công ty rất
rộng, nhiều địa hình, các trạm
biến áp và
đường dây nằm rải rác trên toàn
thành phố
Cơ hội Thách thức
- Từ năm 2018, Tổng công ty đã
giao kế
hoạch SXKD, tài chính, ĐTXD
cho các
đơn vị. Trên cơ sở kế hoạch được giao,
các đơn vị chủ động lập kế hoạch
chi phí,
mua sắm đáp ứng yêu cầu hoạt động
SXKD, đảm bảo nguyên tắc không vượt
định mức Tổng Công ty giao. Điều này
Khối lượng đường dây và TBA do Công ty quản lý ngày càng tăng lên do yêu cầu phát triển và sự gia tăng không ngừng của các phụ tải, triển khai mô hình TBA không người trực và TBA thao tác xa nên khối lượng công việc ngày một lớn hơn. Mặt khác, các văn bản quy phạm pháp luật liên tục thay đổi, điều này đòi hỏi nỗ lực cố gắng không ngừng của các CBNV làm công tác TCKT.
Hệ thống các báo cáo ngày càng nhiều: Báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị về tài chính, đầu tư xây dựng... và đòi hỏi tiến độ hoàn thành ngày một nhanh hơn, yêu cầu theo dõi quản lý chi phí, lưu trữ các thông tin phải khoa học, tốc độ làm việc và có thể thích nghi với áp lực công việc của cán bộ nhiên viên.
Công tác rà soát, đánh giá:
Sau khi đã lập ra kế hoạch đầy đủ, hợp lý thì trong quá trình thực hiện cần phải theo sát kiểm tra kết hợp với đánh giá công việc khi thực hiện kế hoạch. Các phương pháp mà nhà quản trị thường xuyên phải sử dụng là phương pháp số liệu kế hoạch và dự
toán với số liệu thực hiện để dễ dàng hơn trong việc nhận diện được sai biệt giữa kế hoạch và kết quả đạt được. Vậy nên các báo cáo và những thông tin được cung cấp từ kế toán viên là tài liệu vô cùng quan trọng có thể giúp cho nhà quản trị nhận ra các vấn đề còn tồn đọng tại Công ty, để đưa ra các phương án thực hiện và cách giải quyết vấn đề phù hợp.
Công tác đánh giá và công tác kiểm tra là hai việc có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Các nhà quản trị thường đánh giá các công việc và các phần của công việc trong phạm vi, chức năng và quyền hạn của họ. Đối với những nhà quản trị với trình độ và cấp cao hơn bên cạnh việc họ không trực tiếp kiểm tra trong hoạt động diễn ra trong và56
hàng ngày, tuy nhiên họ sẽ đánh giá dựa trên những báo cáo được cung cấp từ các bộ phận cũng như kế toán quản trị.
Neu nhận ra sự sai biệt lớn trong báo cáo, giữa các chỉ tiêu đã đề ra trước đó của kế hoạch và các chỉ tiêu cần hoàn thành, cần phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và khắc phục những sai biệt này
Nếu sai biệt nhỏ hoặc không có thì không phải quan tâm. Tuy nhiên trong công tác
kiểm tra, đánh giá và thực hiện, việc lựa chọn các cách đánh cũng có thể giúp cho nhà quản trị thực hiện tốt vai trò của mình và thực hiện tốt nhiệm vụ đã được đề ra. Ngược lại nếu chọn không đúng có sẽ ảnh hưởng không tốt đến sự phát triển lâu bền của Công
ty.
3.2.2. Sử dụng nguồn vốn vay có trách nhiệm và hiệu quả
Như đã nhận xét ở trên, Công ty có nguồn vốn vay cần trả lãi ngày càng tăng, vì việc việc kiểm soát và sử dụng nguồn vốn huy động mang lại hiệu quả đóng vai trò quan
trọng.
Do Tổng công ty là đơn vị trực tiếp ký hợp đồng và ủy quyền cho các đơn vị giải
ngân nên Tổng công ty là đầu mối, thường xuyên tập hợp các vướng mắc của các đơn vị. Một mặt, Tổng công ty cần giải quyết nhanh chóng, triệt để các vướng mắc phát sinh
trong quá trình ký kết, thực hiện các hợp đồng tín dụng. Mặt khác, đơn vị cần chủ động trong công việc, đồng thời thực hiện tốt chế độ thông tin, báo cáo định kỳ cho Tổng công ty để có chỉ đạo kịp thời, sát với thực tế và loại bỏ những hạn chế còn tồn đọng.
Đối với các hạng mục về ĐTXD, trong mỗi giai đoạn đều phải đưa ra các giải pháp phù hợp:
❖ Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Dựa trên danh mục công trình ĐTXD 2021-2023 đã lập đã được sắp xếp theo thứ
tự ưu tiên trình duyệt Tổng công ty phê duyệt để làm cơ sở chuẩn bị và bố trí vốn để triển khai thực hiện, tránh tình trạng thiếu vốn hoặc không có vốn để thực hiện góp
để phối hợp chỉ đạo và điều chỉnh thích hợp và khắc phục ngay nếu có biểu hiện chậm so với tiến độ được duyệt
• Giai đoạn kết thúc đầu tư
• Hoàn thiện các biên bản và tập hợp hồ sơ quyết toán ngay trong quá trình thực hiện dự án không để đến khi hoàn thành toàn bộ công trình mới tập hợp.
• Khẩn trương phối hợp với đơn vị thi công, tư vấn giám sát hoàn thành các thủ tục nghiệm thu khối lượng hoàn thành để làm thủ tục giải ngân thanh toán và
làm các
thủ tục quyết toán đối với các công trình đã hoàn thành.
• Hoàn thành và thực hiện việc quyết toán vốn đối với các dự án đầu tư xây dựng, phù hợp với các quy định đã được đề ra của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, đối với Công ty nên triển khai đồng bộ các biện pháp sau đây để góp phần làm giảm nợ vay trong thời gian tới:
Mặc dù Công ty đã chú trọng tới việc tập hợp nguồn vốn dành cho các công trình quyết toán, các công trình dở dang chuyển tiếp. Tranh thủ mọi nguồn vốn vay ưu đãi tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch ĐTXD đã đăng ký với Tổng Công ty. Bên cạnh đó Công ty nên có đội ngũ CBCNV hàng tháng chịu trách nhiệm theo dõi tình hình, tiến độ
đối với mỗi dự án, mỗi công trình cũng như đánh giá hiệu quả của các dự án, với những
dự án chậm trễ cần đôn đốc các nhà thầu thực hiên và thực hiện nhanh thời gian thi công
các dự án dở dang, hoàn thiện hồ sơ giải ngân trình Tổng công ty phê duyệt giải ngân; phân loại các dự án theo tính khả thi, theo tính cấp bách để có kế hoạch sử dụng vốn hiệu quả và hợp lý, ví dụ: đặc biệt ưu tiên các dự án sử dụng vốn vay ODA; vốn vay tín dụng thương mại thực hiện đầu tư vào các dự án có tỷ lệ hoàn vốn và hiệu quả cao ; vốn
khấu hao cơ bản: ưu tiên sử dụng trả gốc và lãi vay đầu tư dài hạn, góp vốn, bố trí vốn cho các dự án đã phê duyệt quyết toán, vốn đối ứng cho các dự án vay vốn. Đầu tư các dự án dự án chống quá tải lưới điện 110kV và các dự án, công trình mang lại hiệu quả kinh tế cao, giãn tiến độ đối với các dự án chưa thực sự cấp bách;
Công tác kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn: Công ty có thể tạo dựng một hệ thống chỉ tiêu kinh doanh trong mối quan hệ với chỉ tiêu tài chính để đánh giá58
vốn tín dụng thương mại cần được tính toán, kiểm soát kỹ lưỡng để không làm tăng dư nợ vay, Công ty cần xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản phù hợp với kế hoạch vốn và dòng tiền thực tế của Công ty đã cân đối để sử dụng. Để giải phóng vốn và nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng vốn công ty cần đẩy nhanh tiến độ thi công, bảo đảm chất lượng các công trình đồng thời tiết kiệm chi phí trong quá trình sửa chữa và thi công. Việc này cũng giúp công ty tiết giảm chi phí do không phải sửa chữa sau này, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cùng với tiết giảm chi phí; đôn đốc sát sao việc lập phương án, dự
toán ngay từ đầu năm, hàng tháng phải thực hiện đánh giá nhận xét các khâu để sớm thi công các hạng mục và quyết toán, hạch toán giá thành kịp thời, tận dụng vật tư thu hồi hợp lý để tiết kiệm và giảm thiểu về chi phí mua sắm vật tư mới.
3.2.3. Củng cố và hoàn thiện quy trình thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ
Với mỗi doanh nghiệp thì nhà cung ứng là đối tác quan trọng bởi việc cân nhắc và
lựa chọn nhà cung ứng có thể tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty. Do vậy, thay vì chỉ lựa chọn những nhà cung ứng có giá thành rẻ, Công ty nên tập trung tìm những nhà cung cấp mang uy tín và danh tiếng nhất định trên thị trường, hoặc
những nhà cung ứng đã hợp tác lâu năm với công ty để mua hàng. Vì những nhà cung này có thể sẽ đảm bảo cho công ty về các yêu cầu như yêu cầu về thời gian, số lượng đặt hàng và cả về chất lượng về vật liệu như công ty yêu cầu, tránh cho việc làm chậm tiến độ sản xuất của Công ty. Tuy nhiên việc thường xuyên tìm kiếm cho mình một nhà cung ứng mới là một điều vô cùng cần thiết, và không nên chỉ dừng lại ở một nhà cung ứng hiện tại. Vì như vậy công ty sẽ tự đẩy mình vào tình thế lệ thuộc hoàn toàn vào một
nhà cung ứng, và có thể sẽ khiến cho mình rơi vào trường hợp bị nhà cung ứng ép giá. Việc tìm kiếm cho mình các nhà cung cấp khác nhau giúp cho Công ty chủ động hơn khi lựa chọn nguồn hàng, tuy nhiên Công ty cần bám sát về tiêu chí khi lựa chọn nơi cung ứng, từ đó có thể chủ động trao đổi thông tin, tăng cường giao tiếp, chủ động học hỏi để nâng cao trình độ kỹ thuật của nhân viên trong Công ty.
Bên cạnh việc tìm kiếm nhà cung ứng mới thì công ty vẫn cần giữ mối quan hệ với các nhà cung ứng hiện tại. Để duy trì hợp tác với các nhà cung ứng lâu năm thì
Tiêu chí
Trọng số
Thang điểm
1 2 3 4 5
Để hạn chế việc liên kết giữa nhân viên công ty và nhà cung cấp gian lận thì doanh
nghiệp nên linh hoạt hơn cũng như nên chủ động hơn trong công việc việc tìm kiếm và lựa chọn cho mình những nhà cung ứng để tiến hành mua mới. Và những lợi ích và ưu điểm từ việc mua của nhà cung ứng có thể kể như sau:
+ Tiêu chí giữ đúng thời gian giao hàng mà bên cung ứng đã thoả thuận trước đó với công ty.
+ Không gây khó khăn cho công ty.
+ Công ty thu được nhiều thông tin có liên quan từ những nhà cung ứng mới. Công ty nên xây dựng dựa vào những tiêu chí đã đề ra để có thể tìm kiếm và chọn lựa một nhà cung cấp hàng hoá dành cho Công ty mình đáp ứng đủ các tiêu chí ổn định về mặt hàng, ổn định về chất lượng mà giá cả hợp lý:
+ Về chất lượng: Là một tiêu chí luôn được chú trọng trong việc đánh giá để lựa chọn nhà cung ứng của mỗi doanh nghiệp. Để tạo dựng được sự tin tưởng của khách hàng, cũng như gây dựng được uy tín trên thị trường thì cần phải dựa vào chất lượng tốt
từ sản phẩm mà công ty cung ứng.
+ Về giá cả: Giá mà bên cung ứng đưa ra phải hợp lý và cùng có lợi dành cho bên mua và bán. Giá cả cần phải theo giá của thị trường hoặc thấp hơn và có thể đưa ra một