6. Ket cấu của khoá luận
3.2.4. Quản lý chiphí quản lý doanh nghiệp
Chi phí nhân viên quản lý
Nhằm phản ánh đúng thực chất hiệu quả kinh doanh mang lại qua việc tăng quỹ lương, Công ty cần cải thiện về năng suất lao động cho nhân viên quản lý qua các biện pháp sau:
Công ty phải thường xuyên đào tạo và bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn,
năng lực quản lý của đội ngũ CBCNV trong công ty. Với đặc điểm của ngành sản xuất điện năng thì việc đào tạo người lao động phải rất bài bản và có thời gian. Có thế mới có thể đảm bảo được chất lượng, hiệu quả và an toàn trong quá trình sản xuất. Nhìn chung các CBCNV cần phải được đào tạo qua trường lớp cụ thể của ngành điện lực. Hiện nay, cán bộ công nhân viên của công ty có trình độ tương đối cao nhưng để đáp62
về bộ máy tổ chức tại Công ty, cần có sự phân cấp rõ ràng về trách nghiệm và quyền hạn của mỗi người nhằm phát huy hết năng lực của người lao động. Bên cạnh có CBCNV trong công ty nên gắn kết hơn trong mối quan hệ với nhau, cùng hỗ trợ để phát
huy tốt nhất hiệu quả trong công việc. Công ty cần thường xuyên nâng cao và nghiêm túc thực hiện kiểm tra định kỳ tay nghề đội ngũ cán bộ kỹ thuật và vận hành, vì đây là những người trực tiếp sử dụng thiết bị máy móc nên họ quyết định đến năng suất của máy móc và hiệu quả sử dụng vốn cố định. Về đội ngũ làm công tác kế toán, cần có nhóm chuyên thực hiện phân tích tài chính thực hiện đều đặn theo mỗi quý hoặc theo sự
chỉ định của Công ty. Thực hiện phân tích cụ thể, chi tiết hơn để những rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng đến công ty có thể được phát hiện một cách kịp thời.
Vì mỗi một cá nhân đều có trách nhiệm và công việc của riêng mình, vậy nên cán bộ công nhân viên phải có trách nhiệm với việc bảo vệ tài sản do mình phụ trách. Đồng thời Công ty quy định rõ hình thức khen thưởng xứng đáng và hình thức khiển trách đối
với cá nhân không có trách nhiệm trong công việc, trong tập thể chung và với tài sản mình được giao.
Quản trị vật tư tồn kho và quản lý chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng
Định kỳ hàng quí, Công ty cẩn tiến hành phân loại vật tư tồn kho còn ứ động, kém
chất lượng, hoặc không cần dùng để tiến hành thanh xử lý. Tổ chức thanh xử lý kịp thời
theo quy định để thu hồi vốn và giảm giá trị hàng tồn kho: Định kỳ hàng quý, các đơn vị rà soát VTTB ứ đọng không có nhu cầu sử dụng, VTTB kém, mất phẩm chất, lập báo
cáo lãnh đạo đơn vị để đề nghị bán thanh lý. VTTB ứ đọng, kém mất phẩm chất tại ngày
31/12 hoàn thành thanh lý trước ngày 30/9 năm sau. Các phát sinh từ đầu năm đến ngày
30/9 hoàn thành thanh lý trước 31/12 năm đó. Trong năm 2021, cần thực hiện thanh lý 63
nào có nhu cầu Tổng công ty điện lực Thành phố Hà Nội sẽ ra quyết định điều chuyển sang đơn vị đó. Nếu không có đơn vị nào có nhu cầu thì mới bán thanh lý ra bên ngoài. Mặc khác, khi phát sinh đối với những nhu cầu sử dụng về vật tư nên ưu tiên sử dụng mặt hàng hiện tại còn trong kho trước, khi hàng tồn kho không thể đáp ứng được nhu cầu ví như không có đủ số lượng, hoặc không đáp ứng chủng loại mong muốn,...thì lúc đó doanh nghiệp mới nên tiến hành mua sắm.
Đối với việc mua sắm vật tư, thiết bị để phục vụ cho kinh doanh, sản xuất, hay nhằm phục vụ cho quá trình thi công các công trình,... cần phải ước lượng và tính toán chính xác về nhu cầu sử dụng. Bên cạnh đó nên có công tác khảo sát hiện trường để có thể dự toán mua sắm vật tư sát với nhu cầu thực tế. Khi việc hoạch định mua sắm vật tư cao hơn nhu cầu thì chắc chắn phải nhập vật tư thừa là điều không thể tránh khỏi.
Khi Công ty Lưới điện cao thế Hà Nội tiếp nhận quản lý vận hành các tuyến đường
dây và trạm biến áp từ các Ban quản lý dự án, thường phải tiếp nhận luôn một lượng vật
tư dự phòng kèm theo. Thực tế đã cho thấy rằng chỉ có khoảng 20% các vật tư dự phòng
kèm theo là thật sự cần thiết. Vì thế Công ty Lưới điện cao thế Hà Nội cần chủ động tiếp
nhận các vật tư dự phòng bàn giao từ các Ban quản lý dự án một cách có chọn lọc và từ chối những chủng loại vật tư không cần thiết. Làm được điều này sẽ có lợi cho Công ty mà cũng tránh hiện tượng mua sắm vật tư dự phòng tràn lan như hiện nay tại các Ban quản lý dự án.
Để đánh giá được các phòng ban, đơn vị trực thuộc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí
vật tư, Công ty cần phải xây dựng và quy định về mức tiêu hao. Và để hoàn thiện hơn về các hệ thống và định mức tiêu hao, việc thường xuyên theo dõi và kiểm tra định kỳ về tình hình định mức vật tư tại Công ty Lưới điện cao thế Hà Nội là nhiệm vụ cấp thiết.
Theo lý thuyết thì hàng tồn kho có chiều hướng tăng lên sẽ kéo theo chi phí tăng lên, vậy nên cần ban hành và xây dựng định mức về dự trữ vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh, dự phòng. Do đó trong cơ chế thị trường cẩn phải hạn chế dự trữ vật tư thông thường mà thay vào đó nên dự trữ về mặt tài chính, tìm kiếm các nhà cung ứng uy tín64
việc trực tiếp và quản lý trực tiếp tại các kho mới có thể thống kê và phân loại chính xác
nhất. Công ty Lưới điện cao thế Hà Nội cần quan tâm hon trong việc nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn cho các cán bộ phụ trách quản lý kho vật tư. Việc kiểm kê thường chỉ tiến hành một lần trong năm vào cuối năm, vậy khi thực hiện công tác kiểm kê, Công ty lưới điện cao thế Hà Nội phải chủ động hon trong việc tăng cường nhân lực
phục vụ công tác kiểm kê trực tiếp tại các kho vật tư để đảm bảo tiến độ và chất lượng trong công tác kiểm kê. Việc tăng cường trao đổi các chuyên đề, nâng cao công tác đào tạo để phục vụ cho việc nâng cao kiến thức của CBCNV đối với vật tư, thiết bị để các cán bộ có khả năng tự xem xét, đề xuất việc sử dụng vật tư thiết bị, tận dụng các thiết bị
còn tồn kho phù hợp hoặc có đánh giá chính xác nhất về chất lượng vật tư, thiết bị tồn kho.
Hiện nay Công ty Lưới điện cao thế Hà Nội có 10 đon vị trực thuộc phân tán trên toàn địa bàn thành phố Hà Nội. Hiện tại, chủ yếu việc mua sắm vật tư được tập trung thực hiện ở Công ty. Do đó dẫn đến hiện tượng Công ty chưa mua sắm kịp thời thì đon vị có thể thiếu vật tư khi xảy ra các sự cố, buộc đon vị phải mượn đon vị thi công hoặc kho đon vị khác đang có dự phòng để xử lý.. .Mặt khác, vì Công ty thực hiện mua sắm thì đon vị phải xây dựng kế hoạch trước mà giữa kế hoạch và thực tế luôn có sự khác nhau dẫn đến vật tư khi cần thì thiếu mà vật tư có thì không cần. Chính vì điều kiện sản xuất và quản lý vận hành phân tán cũng như tính bị động khi tập trung mua sắm toàn bộ
tại Công ty, Công ty Lưới điện cao thế Hà Nội cần phải phân cấp mạnh cho các đon vị điện lực trực thuộc trong việc quản lý và mua sắm vật tư. Cụ thể nên qui định những chủng loại vật tư nào sẽ do Công ty phụ trách mua sắm, bảo quản và xuất sử dụng (chẳng
hạn như các vật tư phải nhập khẩu, những vật tư chiến lược phục vụ cho toàn công ty,...),
các vật tư còn lại nên để các đon vị chủ động thực hiện. Ngoài ra các đon vị trực thuộc cũng nên có cách làm tưong tự với các tổ, đội, trạm của mình. Hiệu quả của việc làm này sẽ giảm thiểu và tiết kiệm được chi phí vận chuyển cũng như thời gian đáp ứng
những chính sách giúp cho CBCNV trong Công ty nâng cao ý thức cũng như nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Chi phí khấu hao TSCĐ
Khi sử dụng TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh khác cần lập Bảng
tính chi phí khấu hao cho từng TSCĐ. Dựa vào bảng này sẽ tính được chính xác giá trị khấu hao TSCĐ cho hoạt động sản xuất kinh doanh khác, và hoạt động sản xuất kinh doanh điện.
Bên cạnh đó, Công ty cũng cần nâng cao chất lượng quản lý TSCĐ: Tăng tài sản kịp thời phù hợp với thực tế quản lý:
- Để khắc phục tình trạng tăng tài sản chậm muộn, đối với các công trình do đại diện chủ đầu tư (X9, X10) thực hiện nên:
+ Gia tăng giám sát chất lượng các công trình và yêu cầu đon vị phụ trách thi công
xử lý ngay các tồn tại phát sinh (nếu có) tránh để tồn tại cần khắc phục khi nghiệm thu công trình.
+ Đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện hồ so tăng tài sản ngay khi có biên bản nghiệm thu
hoàn thành đưa vào sử dụng hoặc nghiệm thu đóng điện sau 72h (đối với công trình có nghiệm thu đóng điện).
+ Cần kiểm tra rà soát kỹ các số liệu tài sản có thực trên lưới cũng như các số liệu trong quyết toán khi lập biên bản bàn giao tài sản với đon vị quản lý vận hành, đảm bảo sự chính xác các số liệu để thuận lợi việc kiểm tra rà soát số liệu khi ký biên bản bàn giao. Có thể yêu cầu Kế toán Ban QLDA cung cấp chi tiết giá thành công trình tại thời điểm nghiệm thu để so sánh với giá trị tạm tăng và nếu có chênh lệch, đề nghị Ban QLDA điều chỉnh phù hợp.
- Ngoài ra các công trình do khách hàng là chủ đầu tư: Để đẩy nhanh tiến độ tăng tài sản thì ngoài việc cán bộ làm thủ tục tăng tài sản hướng dẫn các đon vị khách hàng
hoàn thiện hồ so thì phải tăng cường nhắc nhở tránh tình trạng chủ đầu tư để hồ
so quá
soát lại quy hoạch kết hợp với dự báo phụ tải, tiến hành xây dựng danh mục các công trình ĐTXD theo thứ tự ưu tiên thực tế đảm bảo hiệu quả đầu tư và không đầu tư dàn trải.
Chi phí bằng tiền khác
Như đã nói ở trên, chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty tăng lên rất nhiều mà nguyên nhân chủ yếu là từ chi phí bằng tiền khác. Những chi phí đó dành cho các khoản
như mua sắm văn phòng phẩm, tiếp khách, giao dịch, báo chí.... Trong trường hợp hoạt động của Công ty ngày càng mở rộng cùng với sự gia tăng hợp tác của những đối tác kinh doanh, thì việc gia tăng về chi phí này là điều không thể tránh khỏi.
Ngoài ra, Công ty cần ban hành quy chế về việc sử dụng các thiết bị văn phòng, qua đó nhằm cải thiện và nâng cao hon về ý thức tiết kiệm năng lượng, hạn chế và tránh
được hao tổn điện năng đối với các cán bộ công nhân viên của Công ty khi sử dụng các hệ thống chiếu sáng. Bên cạnh đó các công tác như tăng cường giao dịch, trao đổi qua các ứng dụng miễn phí như: viber, zalo.nhằm giảm thiểu các chi phí điện thoại; tăng cường học hỏi trên ứng dụng đào tạo trên hệ thống đào tạo dùng chung nhằm tiết kiệm chi phí đào tạo, họp trực tuyến để hạn chế chi phí hội họp.
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý chi phí
Ứng dụng công nghệ thông tin trong tài chính kế toán nhằm đảm bảo các thông tin kịp thời phục vụ công tác quản trị. Thực hiện chủ đề năm 2021 “Chuyển đổi số trong
Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội”, Phòng Tài chính Kế toán của Công ty cần xây dựng
chưong trình chuyển đổi số trong các hạng mục báo cáo quản trị, quản lý tài sản và quản
lý chi phí:
- Báo cáo quản trị: Hiện tại Phòng Tài chính Kế toán đang phải thực hiện hon 40
báo cáo quản trị định kỳ, chưa tính báo cáo đột xuất và các biểu mẫu báo cáo tài chính theo quy định của Bộ tài chính và EVN. Mục tiêu đặt ra là xây dựng một phần mềm có
- Quản lý Tài sản: Đồng bộ mã tài sản từ phân hệ FA với các tài sản thực tế tại các đơn vị sử dụng, hiệu chỉnh và cập nhật lần đầu cho toàn bộ các thông tin của tài sản:
Mã tài sản, tên tài sản, năm đưa vào sử dụng, số lượng, tình trạng, đơn vị sử dụng; tiến hành gắn QR code nhằm phục vụ công tác tăng giảm điều chính và kiểm kê cuối năm. Mục tiêu đặt ra là bất kỳ sự thay đổi nào của Tài sản sẽ được quản lý và theo dõi trên phần mềm và có cảnh báo kịp thời để các đơn vị thực hiện các thủ tục tăng giảm theo quy định. Cuối năm, chuyên viên chỉ cần thao tác trên điện thoại thông minh quét mã vạch và xuất báo cáo kiểm kê trên phần mềm, giảm thiểu thời gian, số lượng công việc phải tham gia công tác kiểm kê. Ngoài ra, dữ liệu hệ thống sẽ cho phép bộ phận kỹ thuật
kiểm tra được tình hình sửa chữa, cải tạo qua các năm, làm cơ sở thuyết minh trong các phương án ĐTXD, SCL tài sản sau này.
+ Quản lý chi phí: tạo dựng trên phần mềm quản lý công việc. Dựa vào kế hoạch
Công ty tạm giao đầu năm, các đơn vị cập nhật tình hình thực hiện theo tháng. Mục tiêu
nhằm phục vụ lập kế hoạch tài chính trên phân hệ BU, đồng thời kiểm soát tình hình thực hiện chi phí của các đơn vị, kịp thời đưa ra đề xuất với Lãnh đạo Công ty các giải pháp thúc đẩy tiến độ thực hiện chi phí theo kế hoạch đã giao.
Kiểm soát chặt chẽ, hàng tuần kiểm tra việc cập nhật các phần mềm quản lý: ERP, quản lý dự án, cập nhật quản lý nguồn vay, kiểm soát tuân thủ,
Thực hiện lưu trữ chứng từ và sổ sách kế toán trên các phương tiện điện tử thay cho việc lưu bản giấy khiến cho công tác lưu trữ trở nên thuận lợi hơn và tối ưu hóa chi phí.
Thường xuyên cập nhật, nghiên cứu nắm bắt kịp thời những thay đổi trong hệ thống văn bản pháp lý, các chính sách chế độ liên quan đến lĩnh vực TCKT của Nhà nước, của EVN và EVN HANOI. Thường xuyên trao đổi kinh nghiệm trong công tác với các đồng nghiệp trong và ngoài Công ty góp phần xử lý linh hoạt, hạn chế những sai
sót còn tồn tại trong quản lý tài chính, hạch toán kế toán.
Hướng dẫn thực hiện kịp thời các chế độ, quy định về tài chính, kế toán của Nhà nước, Tập đoàn và Công ty cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty.68
động nguồn vốn. Nhà nước đối với công tác quản lý doanh nghiệp phần nào cũng đã nới
lỏng hon và chỉ can thiệp ở tầm vĩ mô, cùng với đó những những chính sách về kinh tế và xã hội được ban hành. Bên cạnh đó, đối với ngành điện, là một lĩnh vực “nhạy cảm” của nền kinh tế, vẫn chịu sự can thiệp, quản lý của nhà nước vì vậy nhà nước luôn có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Để hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói riêng và tập đoàn Điện lực nói chung mang liệu hiệu quả, tác giả xin đề
xuất một số kiến nghị:
Thứ nhất, đẩy nhanh lộ trình tăng giá điện, chuyển sang giá bán điện theo co chế thị trường:
Mặc dù trong thời gian vừa qua, mỗi lần tăng giá điện, ngành điện, Bộ Công thưong
và Nhà nước đều nhận được từ người dân và các doanh nghiệp khác những ý kiến khác nhau và đều thể hiện sự không đồng tình. Điều bất lợi đối với các doanh nghiệp đó là