CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀISẢN NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
3.2.3 Quản trị cơ cấu khoản mục tiền và tương đương tiền của doanh nghiệp
nghiệp
Tiền và tương đương tiền là tài sản có độ lỏng cao nhất của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSNH, doanh nghiệp cần:
Xác định đúng nhu cầu tiền trong từng thời kỳ: công ty giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu sẽ dẫn đến việc ứ đọng vốn, tăng chi phí sử dụng vốn (vì tiền mặt tại quỹ không sinh lời, tiền mặt tại tài khoản thanh toán tại ngân hàng thường có lời rất thấp so với chi phí lời vay của công ty). Hơn nữa, sức mua của đồng tiền có thể giảm sút nhanh do lạm phát. Nếu công ty dự trữ quá ít tiền mặt, không đủ tiền để thanh toán sẽ bị giảm uy tín với nhà cung cấp, ngân hàng và các bên liên quan. Công ty sẽ mất cơ hội hưởng các khoản ưu đãi dành cho giao dịch thanh toán ngay bằng tiền mặt, mất khả năng phản ứng linh hoạt với các cơ hội đầu tư phát sinh ngoài dự kiến. Do đó, cần xây dựng các mô hình dự báo tiền mặt để xác định cho mình lượng tiền dự trữ hợp lý nhất, tránh hiện tượng dự trữ quá ít gây giảm khả năng thanh toán, qua đó giảm uy tín với nhà cung cấp, mất cơ hội giành được các khoản ưu đãi hay quá nhiều ứ đọng và tăng chi phí sử dụng vốn, từ đó sẽ đưa ra được các biện pháp xử lý hợp lý nếu dự trữ quá nhiều hoặc quá ít.
Thực hiện tốt công tác quản lý tiền: Tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính của công ty. Vì thế, nhà quản trị cần phải tập trung quản lý tiền mặt để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ tổng công ty hoặc qua bên thứ ba. Quá trình quản lý tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ở ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của công ty, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng như dài hạn. Công ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau:
- Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp nhất chỉ để đáp ứng nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan.
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của tổng công ty và số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
- Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền vào ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận....). Xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý trên cơ sở quy mô của tổng công ty. Đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diễn ra thuận lợi và chính xác.
- Tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách giúp tổng công ty ước lượng được khoảng định mức ngân quỹ, là công cụ hữu hiệu trong công việc dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để công ty chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này. Nhà quản lý phải dự đoán các nguồn nhập, xuất ngân quỹ theo đặc thù về chu kỳ kinh doanh, theo mùa vụ, theo kế hoạch phát triển của tổng công ty trong từng thời kỳ.