3.2. Nội dung biện pháp hoàn thiện hệ thống đảm bảo chất lượng đào tạo tại trường
3.2.2.2. Vận hành hệ thống đảm bảo chất lượng đào tạo
- Mục đích của biện pháp: hệ thống ĐBCL đào tạo được vận hành một cách đồng bộ; các thành tố có tác động qua lại với nhau một cách có qui luật để tạo thành một thể thống nhất.
- Ý nghĩa của biện pháp: nâng cao hiệu quả trong ĐBCL đào tạo của Nhà trường, góp phần nâng cao chất lượng đầu ra SV.
- Nội dung của biện pháp:
Vận hành hệ thống ĐBCL đào tạo thông qua việc áp dụng đồng thời 02 nhóm biện pháp quản lý, bao gồm: nhóm biện pháp chuẩn bị vận hành hệ thống; nhóm biện pháp vận hành hệ thống.
* Chuẩn bị các điều kiện vận hành hệ thống
(1) Thực hiện cam kết của lãnh đạo về chính sách chất lượng của Nhà trường. Việc xây dựng và vận hành hệ thống ĐBCL đào tạo chỉ thực sự có hiệu quả với điều kiện bắt buộc có sự cam kết của lãnh đạo nhà trường. Lãnh đạo phải tin tưởng vào triết lý ĐBCL và cam kết thực hiện ĐBCL. Sự cam kết này sẽ tạo ra mối quan hệ mật thiết giữa sứ mạng, mục tiêu của nhà trường với chính sách, chiến lược ĐBCL đào tạo. Hoạt động ĐBCL sẽ khơng đạt hiệu quả nếu khơng có sự cam kết triệt để của lãnh đạo. Vì vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống ĐBCL đào tạo cần có sự cam kết bằng văn bản của lãnh đạo nhà trường đối với chính sách chất lượng của Trường nói chung, chất lượng dạy học nói riêng. Sự cam kết phải thể hiện được các nội dung sau:
+ Thể hiện sự hiểu biết về yêu cầu quan trọng của việc xây dựng và vận hành hệ thống ĐBCL đào tạo;
+ Kiên định về chủ trương, chỉ đạo xây dựng và vận hành hệ thống ĐBCL đào tạo; + Cam kết cung cấp các nguồn lực cần thiết đảm bảo cho quá trình thực hiện hệ thống được liên tục;
+ Công bố rộng rãi chính sách chất lượng của Nhà trường đến tất cả khách hàng bên trong và bên ngoài được biết.
(2) Nâng cao nhận thức của toàn bộ thành viên trong Nhà trường và người học về hệ thống ĐBCL đào tạo. Các biện pháp nâng cao nhận thức đã được đề cập ở nhóm biện pháp chung.
(3) Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác ĐBCL tại bộ phận chuyên trách và bộ phân ở Khoa/Viện.
Đội ngũ làm cơng tác ĐBCL đóng vai trị quan trọng trong việc vận hành, theo dõi và duy trì quá trình vận hành hệ thống.
Thiết lập và phát triển đội ngũ cán bộ theo dõi, thực hiện ĐBCL đào tạo tại các Khoa/Viện. Đây là đội ngũ cán bộ chịu trách nhiệm về quy trình ĐBCL đào tạo hàng ngày, hàng năm, điều phối và thực hiện giám sát để mọi hoạt động hướng tới đạt chất lượng như đã cam kết, đảm bảo các nguồn lực trong đơn vị có thể phát huy năng lực tối đa…, cũng như đưa ra những đánh giá sơ bộ và báo cáo thường kỳ để
Trung tâm ĐBCL giáo dục cấp trường xem xét, lập kế hoạch thực hiện ĐBCL đào tạo phù hợp với các tiêu chuẩn/tiêu chí theo mục tiêu và định hướng phát triển của nhà trường và khu vực quốc tế.
Tăng cường trao đổi, giao lưu học hỏi giữa các cán bộ làm công tác ĐBCL của các trường thành viên trong ĐHQGHN và các trường có cũng lĩnh vực đào tạo như trường Đại học Ngoại thương, trường đại học Kinh tế Quốc dân, trường đại học Thương mại, …
Tạo điều kiện thuận lợi với các chính sách tạo động lực như giảm giờ dạy, khen thưởng đột xuất, khen thưởng thường xuyên nhằm động viên các cán bộ làm công tác ĐBCL.
* Vận hành hệ thống
(1) Công bố công khai về vận hành hệ thống
Cần thông báo việc áp dụng và thực hiện hệ thống đối với các khách hàng bao gồm SV và phu huynh, toàn thể cán bộ, GV trong Nhà trường cùng với các cam kết tạo điều kiện thuận lợi để hệ thống được thực hiện thành công. Hành động này vừa thể hiện sự quyết tâm của Nhà trường đồng thời động viên, khuyến khích mọi thành viên trong trường tham gia thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các qui trình đã được xây dựng.
(2) Áp dụng đồng bộ các quy trình ĐBCL đào tạo
Ngay sau khi lãnh đạo Nhà trường thông báo rộng rãi về việc vận hành hệ thống ĐBCL đào tạo, các quy trình của hoạt động đào tạo được kích hoạt và áp dụng đồng bộ với sự tham gia tích cực, tự nguyện của tất cả thành viên tham gia trong hệ thống nhằm đảm bảo “làm đúng ngay từ đầu”.
Để thực hiện đồng bộ các quy trình ĐBCL đào tạo, yếu tố VHCL chiếm vai trò quan trọng bởi việc thực hiện quy trình ln có sự phối hợp giữa các phòng, trung tâm, bộ phận. Vì vậy, để xây dựng VHCL trong Nhà trường, lãnh đạo nhà trường cần thực hiện:
+ Phát huy cơ chế dân chủ ở cơ sở. Các thành viên đều biết, cùng bàn, cùng làm và cùng kiểm tra hướng đến việc đồng thuận trong Trường nhằm đạt các mục tiêu chung về chất lượng nhà trường đã đặt ra;
từng tổ, cá nhân nhằm loại bỏ hình thức quản lý quan liêu, hành chính;
+ Xây dựng truyền thống về chất lượng của Nhà trường. Truyền thống về chất lượng của Nhà trường là sự tiếp nối và phát triển các tư tưởng, quan điểm và hành vi chất lượng độc đáo và riêng biệt của Nhà trường qua các giai đoạn phát triển, đảm bảo sự phù hợp với triết lý chất lượng, tầm nhìn chất lượng và hệ giá trị chất lượng
(3) Theo dõi việc thực hiện các quy trình ĐBCL đào tạo
Lãnh đạo, CBQL các cấp theo dõi việc thực hiện các quy trình ĐBCL đào tạo theo tuần, theo tháng, yêu cầu các cán bộ thực hiện ghi rõ mức độ hồn thành cơng việc chia theo tỷ lệ % hoàn thành với các mức 1 = 0 – 30%, 2 = 31% - 50%, 3 = 51 – 70 % và 4 = 71 – 100%, các vướng mắc và đề xuất nếu có để lãnh đạo chỉ đạo khắc phục kịp thời.
Phương pháp này sẽ giúp tất cả các thành viên theo dõi, biết rõ về tiến độ công việc; đồng thời phát hiện lỗi tập trung ở giai đoạn nào để có biện pháp khắc phục, cải tiến.
- Điều kiện tổ chức thực hiện:
+ Lãnh đạo Nhà trường phải nhận thức sâu sắc về chính sách chất lượng, xây dựng VHCL
+ Lãnh đạo Nhà trường và các thành viên trong Nhà trường quyết tâm thực hiện đồng bộ.
+ Có đủ nguồn lực về tài chính để thực hiện.